Huvudfönstret för GroupWise

Transkript

1 Huvudfönstret för Det mesta arbetet i utförs i huvudfönster. Huvudfönstrets olika delar beskrivs nedan. HUVUDMENY visas längst upp i och innehåller menypunkter: Arkiv, Redigera, Visa, Åtgärder, Verktyg, Konton, Fönster och Hjälp. Du kan t.ex. klicka på Arkiv-> Nytt -> välj Post NAVIGERINGSFÄLTET visas nedanför huvudmenyn. I navigeringsfältet kommer du lätt åt de mappar du använder mest. Som standard finns mapparna Hem, Brevlåda, Skickade försändelser och Kontakter med i navigeringsfältet. Du kan lägga till objekt i navigeringsfältet. Klicka på i vänstra hörnet och välj Anpassa navigeringsfältet. Längst till höger finns knappar för: Visa eller dölj mapplista, Visa eller dölj snabbgranskning och Visa eller dölj huvudmeny. VERKTYGSFÄLT Med hjälp av verktygsfältet kan du snabbt utföra de vanligaste arbetsuppgifterna i, som att öppna adressboken, skicka meddelanden och söka efter försändelser. Använd listrutan Visa i verktygsfältet om du vill ändra visningen av försändelselistan. Använd verktygsfältet när du snabbt vill välja funktioner och alternativ i. Verktygsfältet är sammanhangskänsligt och ändras beroende på vilken vy du befinner dig i. Varje verktygsfält innehåller de alternativ som du behöver i det sammanhanget. Alla verktygsfält kan anpassas. Du kan lägga till och ta bort knappar, ändra ordning på knapparna och placera avgränsare mellan knapparna. Anpassa ett verktygsfält genom att Högerklicka i verktygsfältet -> klicka på Anpassa verktygsfält - > Klicka på fliken Visa. Ange hur du vill att verktygsfältet ska visas. Om du vill ta bort eller visa listrutan med visningsinställningar markerar respektive avmarkerar du kryssrutan Visa listruta med visningsinställningar. Eller om du vill visa Ulla-Maija Barsk 1 (6)

2 de knappar som är mest användbara för den markerade försändelsen markerar du Visa verktygsfält för objektkontext. Eller om du vill visa de knappar som är mest användbara för den markerade mappen markerar du Visa verktygsfält för mappkontext. Högerklicka i verktygsfältet -> klicka på Anpassa verktygsfält -> Klicka på fliken Anpassa. Du kan lägga till en knapp genom att klicka på en kategori i listan Kategorier -> tryck på en knapp i rutan Knappar- > Lägg till knapp. Kategorierna motsvarar menyerna i huvudfönstret. Knapparna i rutan Knappar motsvarar funktionerna på menyerna. Knapparna för kategorin Arkiv är till exempel åtgärder på Arkiv-menyn (öppna fönster, skriva ut, spara och så vidare). Om du vill ta bort en knapp drar du bort den från verktygsfältet. Ändra ordning på knapparna i verktygsfältet genom att dra dem dit du vill ha dem. Om du vill ha mer utrymme mellan knappar drar du den ena knappen bort från den andra. Eller vill du ta bort utrymme mellan knapparna drar du en knapp mot en annan. Klicka på OK. Vid knappen Ansluten i verktygsfältet kan du ändra visning av mapplistan och fylla på fullmaktslistan för brevlåda och kalender. Klicka på Ansluten -> Fullmakt -> Bläddra från adressboken (kalendermappen skall vara markerad). Bläddra från adressväljaren och välj namnet på personen du är fullmaktsinnehavare för. Då öppnas hans eller hennes brevlåda och namnet visas högst upp i mapplista för Ansluten fullmakt i verktygsfältet. Använd genom att klicka på Ansluten -> välj fullmaktsnamn. Om användaren inte ännu har gett dig fullmaktsbehörighet i hans eller hennes behörighetslista läggs namnet till i fullmaktslistan, men användarens brevlåda öppnas inte. Om du tar bort en användare från fullmaktslistan innebär inte att fullmakten upphör att gälla. Den användare vars brevlåda du kan öppna måste ändra din behörighet i sin behörighetslista. När du vill gå tillbaka till din brevlåda klickar du på Ansluten -> ditt namn. Innan du kan fungera som fullmaktsinnehavare (hantera en annan persons brevlåda eller kalender) för någon måste den personen ge dig fullmakt i behörighetslistan i Alternativ genom att Klicka på Verktyg i huvudmenyn -> Alternativ -> Säkerhet -> fliken Fullmaktsbehörighet. Du kan ha flera brevlådor öppna samtidigt genom att öppna ett nytt huvudfönster för varje brevlåda Fönster -> Nytt huvudfönster. Du kan skilja mellan brevlådorna genom att kontrollera brevlådeägarens namn, som visas som etikett för rotmappen i varje brevlåda. Om du har rätt fullmaktsbehörighet kan du visa kalender för flera användare eller resurser sida vid sida: Markera Kalender mapp -> klicka på flera användare. MAPPLISTAN I mapplistan till vänster i huvudfönstret kan du ordna dina försändelser. Du kan skapa nya mappar för lagring av försändelserna. Ta fram mapplistan genom att klicka på Visa (i huvudmenyn) -> kryssa för mapplista. Du kan använda mappar för att lagra och ordna försändelser i. Du kan t ex gruppera alla försändelser, som hör ihop. Allmän information om mappar Alla mappar i huvudfönstret är undermappar till din användarmapp. I användarmappen finns Brevlådan, Skickade försändelser, Kalendern, Mappskåpet, Kontakter, Checklista, Dokument, Arbete pågår och Papperskorgen. Klicka på + och - för att utöka respektive dölja mappar. Bredvid alla mappar (utom delade mappar) visas antalet olästa försändelser inom hakparenteser. Bredvid mappen Skickade försändelser anger siffran inom hakparentes hur många försändelser som väntar på att skickas i cacheläge eller fjärrläge. När man använder onlineläget är man ansluten till postkontoret på nätverket. I cacheläget sparas en kopia av nätverksbrevlådan, inklusive alla meddelanden och övrig information, på din Ulla-Maija Barsk 2 (6)

3 lokala hårddisk. Fjärranslutet läge används normalt av användare som är på resande fot. På samma sätt som i läget cachelagring sparas en kopia av nätverksbrevlådan, eller den del av brevlådan som du anger, på din lokala hårddisk. Du kan hämta och skicka meddelanden regelbundet med den typ av anslutning som du anger: modem, nätverk eller TCP/IP. Du kan ordna försändelser i mapparna genom att flytta eller länka dem. När du flyttar en försändelse till en mapp tas den bort från en plats och placeras på en annan. När du länkar en försändelse till en mapp fortsätter den att finnas i den ursprungliga mappen och visas dessutom i den nya. När du ändrar en länkad försändelse ändras den också i de andra mapparna. Om en försändelse är kopplad till flera mappar och du tar bort originalförsändelsen, finns kopiorna kvar i de övriga mapparna. Du kan definiera olika egenskaper för alla mappar i din brevlåda. Du kan exempelvis sortera försändelserna efter datum i en mapp och efter företag i en annan. Mappen Brevlåda I brevlådan visas alla försändelser som du har tagit emot, med undantag för schemalagda försändelser (bokningar, uppgifter och anteckningar) som du har godkänt eller avslagit. De godkända, schemalagda försändelserna flyttas till kalendern. Mappen Skickade försändelser I mappen Skickade försändelser visas alla skickade försändelser från brevlådan och kalendern. Försändelsemappen har följande egenskaper: Det går inte att ta bort en systemmapp. Alla skickade försändelser finns i den här mappen om de inte flyttas till en annan mapp än brevlådan eller kalendern. Om en skickad försändelse flyttas till en annan mapp visas den inte längre i mappen Skickade försändelser Du kan skicka om, schemalägga på nytt och återkalla skickade försändelser i den här mappen. Mappen Kalender Kalendervyn i mapplistan innehåller flera kalendervyalternativ: en dag, vecka, månad och år. Med fleranvändaralternativ kan du hämta andra personers och resursers kalender till din kalendervy förutsatt att du har tillåtelse att läsa dessa kalendrar. Med Redigera -> lägg till kalenderflik kan du lägga till egna kalendervyalternativ i verktygsfältet. Med Redigera > Kalendrar > Nytt Kalender kan du skapa och färgsätta flera namngivna kalendrar under din kalendermapp. Du kan via urvalsökning ta fram ett speciellt urval av försändelser i kalendern och urvalet gäller för alla listor, bokningar, anteckningar och uppgifter, i en kalendervy. Dubbelklicka på urvalsikonen och välj urval t ex en tillsatt kategori, som du har använt för att kategorisera dina försändelser eller fyll i ett eller flera av följande fält. När du har aktiverat ett urval ändrar urvalsikonen utseende (färg). Från Om du vill visa försändelser från en specifik person skriver du ett namn i fältet Från. Klicka på bläddra om du vill välja ett namn från en lista. Till, kopia Om du vill visa försändelser till en specifik person skriver du ett namn i fältet Till, kopia. Klicka på bläddra om du vill välja ett namn från en lista. Ärende Om du vill visa försändelser som innehåller specifik text i ärendet skriver du texten i fältet Ärende. Texten du skriver är inte skiftlägeskänslig. Meddelande Om du vill visa försändelser som innehåller specifik text i meddelandet skriver du texten i fältet Meddelande. Texten du skriver är inte skiftlägeskänslig. Kategori Om du vill visa försändelser som har tilldelats en kategori klicka på Kategorier -> väljer ett kategorinamn. Ulla-Maija Barsk 3 (6)

4 Om du vill ange annan information för urvalet klickar du på Avancerat urval. Du kan dölja mapplistan genom att klicka på Visa (i huvudmenyn) -> Mapplista då syns kalendern bättre i huvudfönstret. Mappen Kontakter Mappen Kontakter motsvarar som standard adressboken Favoritadresser i adressboken. Alla ändringar som du gör i mappen Kontakter görs även i adressboken Favoritadresser. I den här mappen kan du visa, skapa och ändra kontakter, resurser, organisationer och grupper genom att klicka på Ny kontakt, Ny resurs, Ny grupp eller Nytt företag i verktygsfältet. Dina fullmaktsinnehavare ser aldrig mappen Kontakter. Om du skapar ett urval i mappen Kontakter visas fälten Visningsnamn, E-postadress, Efternamn, Företag, Avdelning och Kategori i dialogrutan Urval. Filtrera ut de önskade kontakterna genom att skriva eller välja information i ett eller flera fält. Tips: Klicka på Adressbok i verktygsfältet för att arbeta med adressboken. Mappen Checklista Använd mappen Checklista när du vill skapa en uppgiftslista. Du kan flytta alla poster (meddelanden, telefonmeddelanden, anteckningar, uppgifter och bokningar) till den här mappen och sortera dem i valfri ordning. Varje post är markerad med en kryssruta så att du kan bocka av dem i takt med att du utför dem. Om du vill att en annan mapp ska fungera på samma sätt som mappen Checklista, klickar du på mappen, klickar på listrutan Visa i verktygsfältet och väljer Checklista. Mappen innehåller sedan ett checklisteområde överst i mappen dit du kan dra försändelser. Egenskaper för checklistamapp: Det går inte att ta bort en systemmapp. Den här mappen innehåller följande försändelser: Försändelser som du har flyttat till den här mappen. Försändelser som du har skapat i den här mappen. Försändelser i andra mappar som du har markerat med Visa i checklistan. Försändelser som ingår i en checklista som du har skapat i en annan mapp Alla typer av försändelser kan finnas i den här mappen. När du vill markera en uppgift som slutförd klickar du i kryssrutan bredvid uppgiften i uppgiftslistan. Om du vill ange ett förfallodatum, öppnar du försändelsen, klickar på fliken Checklista och anger ett datum. Om du vill ange en försändelses prioritet, drar du uppgiften till en annan plats i checklistan. Försändelser i en checklista visas inte i uppgiftslistan i kalendern. Om en försändelse i en checklista förfaller i dag är kryssrutan i checklistan grön. Om en försändelse i en checklista har förfallit är kryssrutan röd. Mappskåp Mappskåpet innehåller alla dina egna mappar. Du kan sortera om mappar och skapa undermappar genom att klicka på Redigera och välja Mappar. Du kan även skapa mappar via Arkiv -> Nytt -> välj mapp. (Välj alternativet personlig mapp) Delade mappar En delad mapp fungerar precis som alla andra mappar i mappskåpet, förutom att andra användare har tillgång till den. Du kan skapa delade mappar och dela befintliga egna mappar i mappskåpet. Du anger vem du vill dela mappen med och vilka rättigheter varje användare ska tilldelas. Sedan kan andra användare anslå meddelanden i den delade mappen, lägga befintliga försändelser i den och skapa diskussioner. Du kan inte dela systemmappar, det vill säga Ulla-Maija Barsk 4 (6)

5 mapparna Mappskåp, Papperskorg och Arbete pågår. Personer som har behörighet till den delade mappen får inte automatiskt behörighet att redigera ett dokument du placerar i mappen. Innan de kan redigera dokumentet måste du ge dem redigeringsbehörighet på fliken Dokumentdelning. Mappen Dokument Dina dokumentreferenser ordnas i mappen Dokument så att det alltid är lätt att hitta dem. Alla dokumentreferenser som du skapar eller öppnar läggs till i mappen Dokument. Du kan också ange att alla dokumentreferenser som du läser eller importerar ska läggas till. Du kan dessutom ange att ingen av dessa åtgärder ska lägga till någon dokumentreferens i mappen Dokument. Mappen Dokument kan bara innehålla dokumentreferenser. Om någon annan typ av försändelse flyttas till den här mappen av en -klient tas försändelsen bort. Mappen Dokument innehåller som standard de 20 senaste dokumentreferenserna. Du kan ändra detta antal till ett tal mellan 0 och När maximalt antal har uppnåtts tas den äldsta dokumentreferensen bort. Du kan också ta bort dokumentreferenser manuellt från mappen Dokument. Dokumentreferenser är referenser till de verkliga dokumenten i ett dokumentbibliotek. Systemadministratören bestämmer vilka bibliotek du har tillgång till. Mappen Dokument innehåller två sökmappar. Mappen Författat innehåller dokumentreferenser till alla dokument som du är författare till. Mappen Standardbibliotek innehåller dokumentreferenser till alla dokument som du har tillgång till i standardbiblioteket. Du kan ändra eller ta bort mapparna Författat och Standardbibliotek. Du kan också skapa andra sökmappar till dokument efter dina egna behov. Du kan exempelvis skapa en sökmapp för ett visst bibliotek, ett visst ärende, en viss författare eller en viss dokumenttyp. Mappen Arbete pågår Mappen Arbete pågår är en mapp där du kan spara meddelanden som du har påbörjat men tänker slutföra vid ett senare tillfälle. Öppna och skriv ett meddelande. Välj därefter Arkiv-> Spara utkast Mappen Skräppost Alla e-postförsändelser från adresser och Internet-domäner som hanteras som skräppost i Skräpposthantering placeras i mappen för skräppost. Den här mappen skapas inte i mapplistan om inte ett alternativ för skräppost aktiveras. När ett alternativ för skräppost har aktiverats går det inte att radera den här mappen. Det går dock att byta namn på mappen eller flytta den till en annan plats i mapplistan. Om du vill ta bort försändelser från mappen för skräppost högerklickar du på mappen, klickar på Töm skräppostmappen och sedan ja. Mer information finns under hjälpen. Papperskorgen Alla borttagna meddelanden, bokningar, uppgifter, dokument och anteckningar lagras i papperskorgen. Försändelser i papperskorgen kan visas, öppnas och åter placeras i brevlådan ända tills du tömmer papperskorgen. (När du tömmer papperskorgen raderas försändelserna från systemet.) Du kan tömma hela papperskorgen eller endast markerade försändelser. Försändelser i papperskorgen raderas efter det antal dagar som har angivits under fliken Radera i Verktyg -> Alternativ för arbetsinställningar eller när du tömmer papperskorgen manuellt. Systemadministratören kan ange att papperskorgen ska tömmas regelbundet och automatiskt. Ulla-Maija Barsk 5 (6)

6 I PANELERNA ges en överblick över den mest använda informationen. Du kan lägga till ytterligare paneler från en lista med fördefinierade paneler, men du kan också skapa nya paneler som visar den information du vill. Vyn Hem är indelad i kolumner som i sin tur innehåller paneler. En panel är en anpassad informationsvy i. I vyn Hem visas till exempel som standard en panel med olästa meddelanden, kalender och checklista. I panelen med olästa meddelanden visas en lista över försändelser som du inte har läst och i panelen Checklista visas försändelser som finns i mappen Checklista. Klicka på ditt namn Hem i mapplistan. Du kan skapa paneler för olika typer av information, allt ifrån olästa försändelser till en översiktskalender. Det finns en fördefinierad lista över paneler (checklista, kalender, olästa försändelser, senaste aktivitet och översiktskalender) men du kan även skapa egna paneler. Använd listrutan Visa i verktygsfältet -> Välj Paneler. Du kan redigera och ta bort (stäng) paneler från en vy genom att klicka på i högra hörnet på panelen (ändra panelinställningar). Ulla-Maija Barsk 6 (6)