Office 365. Skapa och administrera dokumentbibliotek

Transkript

1 Office 365 Skapa och administrera dokumentbibliotek

2 Innehåll Skapa och administrera dokumentbibliotek... 3 Skapa... 3 Administrera... 5 Ta bort dokumentbibliotek... 6 Döpa om... 7 Snabbstart... 8 Skapa kolumner... 9 Skapa vyer Hantera vy Versionshantering Dokumentmallar Tips, Tricks och Rekommendationer... 22

3 Skapa och administrera dokumentbibliotek Skapa 1. Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet 2. Klicka på Webbplatsinnehåll 3. Klicka på lägg till ett program 4. Klicka på dokumentbibliotek 5. Skriv in namn på dokumentbiblioteket VIKTIGT! För att URL:en ska bli lättnavigerad ska inga specialtecken (å, ä, ö, # etc.) eller mellanslag användas. Ex: NamnPaBibliotekListor istället för Namn på Bibliotek & Listor.

4 6. Om du klickar på Avancerade alternativ kan du även aktivera/inaktivera versionshantering, detta är aktiverat som standard, lägga till beskrivning och välja vilken dokumenttyp som ska användas vid skapande av ny fil

5 Administrera Det finns två sätt att komma till inställningar för ditt bibliotek eller din lista. Metod 1 1. Navigera till ditt bibliotek 2. Klicka på fliken BIBLIOTEK 3. Klicka på Inställningar för bibliotek. En gul mapp med ett kugghjul lite längre till höger Metod 2 1. Följ steg 1 och 2 i Skapa. 2. Hovra över biblioteket och klicka sedan på de tre prickarna i övre hörnet bredvid namnet. 3. Klicka på inställningar.

6 Ta bort dokumentbibliotek 1. Klicka på Ta bort dokumentbiblioteket under Behörigheter och hantering 2. Klicka OK om du vill ta bort dokumentbiblioteket. En SharePoint-administratör kan återhämta från webbplatsens papperskorg 3. För att återställa ett bibliotek går du in på Webbplatsinnehåll. Se Steg 1 och 2 under Skapa. Klicka sedan på Papperskorgen till höger 4. Markera det dokumentbibliotek som ska återställas och klicka sedan på Återställ markering ovanför listan. Här kan du även ta bort från papperskorgen genom att klicka på Ta bort markering

7 Döpa om 1. Klicka på Listnamn, beskrivning och navigering under Allmänna inställningar 2. Här kan du byta namn utan att ändra url:en, sätta en beskrivning och om den ska visas i navigeringen till vänster.

8 Snabbstart 1. Klicka på redigera länkar under snabbstart navigeringen 2. Dra länken och placera den där du vill ha den i navigeringen 3. Byt namn genom att klicka på länken. 4. Redigera länken genom att markera den, klicka på globen, ändra och klicka ok.

9 Skapa kolumner 1. Klicka på skapa kolumn inne på inställningar för ett bibliotek eller lista

10 2. Skriv in namn på kolumn 3. Du kan välja mellan text, alternativ, tal, valuta, datum och tid, uppslag, ja/nejkryssruta, hyperlänk, beräknad, externa data och metadata 4. Beskriv din kolumn om det behövs 5. Du kan kräva att kolumnen fylls i vid nytt objekt 6. Unika värden är användbart vid t.ex. interna ID:n eller liknande. SharePoint har annars ett ID på objektet. 7. Checka i Lägg i standardvy om du vill att kolumnen ska visas i din standardvy.

11 Skapa vyer 1. Klicka på skapa vy längst ner i inställningar för biblioteket/listan 2. Klicka på Standardvy. Du kan även skapa andra vytyper beroende på behov

12 3. Ange Vynamn 4. Om behov finns kan vyn göras till standardvy, välj sedan offentlig eller personlig vy. 5. Välj vilka kolumner som ska visas i vyn samt vilken plats från vänster varje kolumn ska ha. 6. Sortering och gruppering kan ske i två steg. Först efter en kolumn stigande eller fallande och sedan efter annan kolumn stigande eller fallande. Grupperingarna kan visas dolda eller expanderade vid laddning av sidan. 7. Filtrering använder sig av villkor för att visa eller inte visa objekt i vyn.

13

14 Hantera vy 1. Hantera vy genom att klicka på vyn i inställningar för biblioteket/listan

15 Versionshantering 1. Klicka på Versionsinställningar under Allmänna inställningar på bibliotekets/listans inställningar 2. Här kan du välja att skapa huvudversioner, huvudversioner och delversioner eller stänga av versionshantering samt hur många huvudversioner som ska behållas av SharePoints minne innan det betas från de äldsta versionerna. 3. Kräv utcheckning innan ändring genom att klicka i Ja 4. Kräv godkännande av författare eller ägare av objekt och välj att visa dessa med val av rättigheter

16 Dokumentmallar Skapa dokumentmallar genom en innehållstyp (rek.), eller redigera den befintliga tomma mallen. 1. Klicka på Avancerade inställningar 2. För att redigera den nuvarande mallen klickar du på (Redigera mall) Vid Dokumentmall -> Mall-URL: 3. För att använda en befintlig mall via en innehållstyp: Tillåt hantering av innehållstyper. Tryck sedan ok längre ner på sidan.

17 4. Gå till webbplatskollektionens huvudsida t.ex. tenant.sharepoint.com eller tenant.sharepoint.com/sites/x. tryck sedan på kugghjulet uppe i högra hörnet och sedan på webbplatsinställningar eller lägg till denna url efter: /_layouts/15/settings.aspx 5. Klicka sedan på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesigngallerier

18 6. Tryck på Skapa ovanför befintliga innehållstyper 7. Namnge innehållstypen. Detta kommer synas som rubrik under filer -> nytt dokument 8. Beskriv innehållstypen. Detta kommer synas under rubriken. 9. För dokument välj Dokumentinnehållstyper och som Överordnad innehållstyp välj dokument 10. Lägg till innehållstypen i en befintlig grupp eller skapa en helt ny grupp 11. Tryck sedan OK Omdirigering till webbplatsinnehållstypens inställningar..

19 12. Klicka på Avancerade inställningar 13. Ange URL:en till dokumentet, ex: /dokumentbibliotek/dokumentnamn.filändelse 14. Navigera till inställningar för det dokumentbibliotek som ska använda mallen.

20 15. Klicka på Lägg till från befintliga webbplatsinnehållstyper vid Innehållstyper 16. Välj den grupp där du lagt din innehållstyp 17. Markera den innehållstyp dokumentbiblioteket ska använda sig av och tryck på Lägg till > 18. Klicka på OK

21 19. Navigera till ditt bibliotek. Klicka på fliken Filer 20. Klicka på nytt dokument och skapa via mallen

22 Tips, Tricks och Rekommendationer Mallar som du lägger till i SharePoint borde rensas på XML och annan data innan det laddas upp. Detta görs i excel på Start > Info > Felsök > Kontrollera dokument Ta bort Dokumentegenskaper, Anpassade XML-data och annat du inte vill ha med. Namnet på dokumentmallen bör inte innehålla mellanslag och specialtecken. Detta kan göra att URL:en blir svårdefinierad i SharePoint. Mellanslag i Mall URL:en kommer att vara ex: Dokument Namn.docx = Dokument%20Namn.docx Spara även om dokumentet från.doc till.docx om det behövs eller klicka på Konvertera i Infofliken.

23