Kleos 6.5 (Mars 2019) Nya och förbättrade funktioner. Kleos Knowledge Center. Choose a building block.

Transkript

1 Choose a building block. Kleos Knowledge Center Version av det här dokumentet : 1.05 (SW) Datum: 25 februari 2019 Kleos 6.5 (Mars 2019) Nya och förbättrade funktioner

2 Den här sidan visar en översikt över de största förändringarna i Kleos 6.5 som släpps i mars Denna version kretsar främst kring förbättringar i e-posthanteringen, inklusive en helt ny version av Kleos för Outlook. 1 E-Post: ny version av Kleos för Outlook 3 2 E-post: Använd Outlook för hantering av mail i Kleos 18 3 E-post: inställning: visa/dölj lista över e-postmallar 19 4 E-post: visa senast använda mallar 20 5 Exportera listor till Excel: begränsning är nu poster 21 Page 2

3 1 E-Post: ny version av Kleos för Outlook Kleos för Outlook är ett kostnadsfritt tillägg till Outlook som låter dig spara inkommande och utgående mail direkt från Outlook till Kleos. Kleos 6.5 kommer med en helt ny version av Kleos för Outlook med stora förbättringar och ny funktionalitet. KLEOS FÖR OUTLOOK: installera och starta (även om Kleos inte är igång) Om du redan har använt en tidigare version av Kleos för Outlook på din dator kommer Kleos automatiskt hämta och installera den nya versionen. Om du inte har använt Kleos för Outlook tidigare eller behöver installera om programmet kan det laddas ner här: BRA ATT VETA: - Kleos för Outlook är kompatibelt med Outlook 2013 och senare - Kleos för Outlook är också kompatibelt med Outlook 365 (men enbart installerade skrivbordsversioner, inte den webbaserade tjänsten) När du startar Outlook kommer Kleos för Outlook automatisk att startas och öppnas som en panel på höger sida i Outlook. När programmet startas för första gången får du välja land: Page 3

4 För att logga in i Kleos för Outlook: använd samma användarnamn/lösenord som du använder i Kleos. För att förenkla inloggningen kan du klicka i valet Logga in automatiskt vid start : Om valet är ikryssat kommer Kleos för Outlook automatiskt startas och loggas in när Outlook startas om du inte aktivt väljer att logga ut ur Kleos för Outlook. För att logga ut ur Kleos för Outlook klickar du på ditt användarnamn längst ner till vänster i panelen och väljer Logga ut. Page 4

5 KLEOS FÖR OUTLOOK: välj ärenden: automatisk identifiering, senaste ärenden eller manuell sökning Det här är en av de största förändringarna. Varje gång du väljer ett mail i Outlook kommer Kleos för Outlook automatiskt att försöka identifiera vilket ärende mailet bör sparas i. För att försöka göra det utför Kleos flera sökningar och ett eller flera ärenden föreslås om: För inkommande och utgående mail: - Mailet är del av en konversation => konversationen identifieras och samma ärende föreslås - Ärendenumret nämns i mailets ämnesrad - Referensen till en part (exempelvis målnumret hos en domstol) nämns i mailets ämnesrad För inkommande mail: - Kleos för Outlook letar om avsändarens e-postadress finns i Kleos och listar de ärenden där avsändaren förekommer - Kleos för Outlook letar om mottagarnas e-postadresser finns i Kleos och listar de ärenden där mottagarna förekommer För utgående mail: - Kleos för Outlook letar om avsändarens e-postadress finns i Kleos och listar de ärenden där avsändaren förekommer - Kleos för Outlook letar om mottagarnas e-postadresser finns i Kleos och listar de ärenden där mottagarna förekommer Om inga ärenden hittas eller om relevansen är för låg: - Kleos för Outlook föreslår att mailet ska sparas i ett av de senast använda ärendena - Du kan även söka efter ett ärende manuellt KLEOS FÖR OUTLOOK: välj mapp: automatiskt förslag Efter att ett ärende har valts (automatiskt eller manuellt) kommer Kleos för Outlook föreslå en mapp för att spara mailet och/eller bilagor enligt följande: 1. Mailet finns i en konversation som redan sparats i Kleos. Kleos för Outlook kommer i detta fall föreslå samma mapp som det senaste mailet sparats i. 2. Om det i valt ärende redan finns minst ett mail spara men inte i samma tråd som det valda meddelandet: a. Valt mail i Outlook är ett skickat mail. Kleos för Outlook kommer att föreslå den mapp som senast använts för att spara ett skickat mail i föreslaget ärende. b. Valt mail i Outlook är ett mottaget mail. Kleos för Outlook kommer att föreslå den mapp som senast använts för att spara ett mottaget mail i föreslaget ärende. Page 5

6 3. Om det inte finns ett mail sparat i ärendet kommer Kleos för Outlook att föreslå den mapp som angetts som standar i Kleos inställningsmeny. För detta syfte har två nya inställningsval lagts till i Mina inställningar i Kleos (för inkommande och utgående mail). Om du vill ändra mapp där mailet ska sparas kan du klicka på Ändra till höger om mappens namn: KLEOS FÖR OUTLOOK: skapa ny mapp i valt ärende Kleos för Outlook låter dig nu skapa en ny mapp i ett ärende när ett mail ska sparas. När du valt ett ärende klicka på Ändra efter namnet på den förslagna mappen. Du kan härifrån välja att Skapa ny mapp Ange namn på den nya mappen och tryck på Enter eller klicka utanför mappen för att spara den. Page 6

7 Du kan sedan flytta mappen genom att dra den I önskad ordning i din mappstruktur. KLEOS FÖR OUTLOOK: spara ett inkommande mail Klicka i Outlook på ett mail. Kleos för Outlook kommer automatiskt att försöka identifiera rätt ärende enligt beskrivningen ovan. Om ett ärende har hittats kommer den att visas i panelen till höger: Om ärendet som förslås av Kleos för Outlook inte är korrekt kan du klicka på Ändra och välja ett annat ärende. Om inget ärende hittas kan du välja ett av dina senaste ärenden eller söka efter ett annat ärende (ange minst 3 tecken för att påbörja sökningen). När du har valt ett ärende finns två möjliga situationer: SITUATION 1: mailet har inga bilagor ELLER mailet med bilagor ska importeras som ett dokument Klicka på Spara nu för att spara mailet. Kleos för Outlook kommer att visa en bekräftelse på att mailet sparats. Page 7

8 .och du kan välja att utföra ytterligare steg enligt beskrivning nedan i detta dokument. SITUATION 2: mailet har en eller flera bilagor som du vill spara som separata filer i Kleos. Välj Spara bilagor som separata dokument För mailet och för varje document kan du: - Klicka ur de bilagor som du inte vill spara - Ändra vald mapp - Döpa om dokumentet (klicka på namnet för att ändra det) Klicka sedan på Spara nu Page 8

9 Kleos för Outlook kommer att visa en bekräftelse på att mailet sparats.och du kan välja att utföra ytterligare steg enligt beskrivning nedan i detta dokument. KLEOS FÖR OUTLOOK: spara flera meddelanden på en gång Markera fler mail i Outlook. Kleos för Outlook kommer att visa senaste ärenden, ett sökfält och antalet markerade mail: Välj eller sök efter ett ärende (ange minst tre tecken för att söka) När ett meddelande har valts kan du ändra vilket mapp meddelandet ska sparas i. Klicka därefter på Spara nu En bekräftelse kommer att visas Page 9

10 .och du kan välja att utföra ytterligare steg enligt beskrivning nedan i detta dokument. BRA ATT VETA: när flera mail markeras - ärendet kommer inte att identifieras automatiskt - du kan inte spara bilagor som separata dokument KLEOS FÖR OUTLOOK: skapa ett nytt mail För att skapa ett nytt mail, klicka på den vanliga knappen i Outlook ( Nytt meddelande ) Ett tomt meddelande kommer att visas och Kleos för Outlook kommer att visa dina senast använda ärenden och föreslå att söka efter ett. Välj bland dina senast ärenden eller sök efter ett annat ärende genom att ange minst tre tecken i sökfältet. Efter att ett ärende har valts visar Kleos för Outlook ett fönster för att hjälpa dig att skapa ditt mail: Page 10

11 Valt ärende visas. Klicka på < för att välja ett annat ärende. Kleos för Outlook föreslår en mapp där mailet kommer att sparas. (klicka på Ändra om du vill spara mailet i en annan mapp). Klicka på Använd mall från Kleos för att välja bland dina fem senast använda e-postmallar eller att söka efter en annan mall. Mallen appliceras därefter på ditt mail och kommer att (beroende på mallen) fylla i mottagare, ämne och text i ditt mail. BRA ATT VETA: - Om du manuellt anger mottagare (Till, Cc eller Bcc) innan mallen används kommer deltagare inte att hämtas från mallen - Om du angett ett ämne innan mallen används kommer ämne inte att uppdateras av mallen - Om du manuellt angett text i dokumentet kommer text från mallen att läggas till utöver den text du skrivit. Klicka på Lägg till mottagare för att välja mottagare från ditt ärende. Klicka på e-postadressen för att lägga till som mottagare, alternativt på CC och BCC som visas när e- postadressen markeras. Page 11

12 Klicka på Lägg till bilagor för att hämta bilagor från ditt ärende i Kleos. Du kan lägga till en eller flera bilagor till ditt mail (men bara en i taget). Page 12

13 BRA ATT VETA: för att förenkla val av bilagor kan du använda filtret för att visa vilka typer av dokument som ska visas i listan: Om du vill genomföra ytterligare steg i samband med att meddelandet skickas, välj Nästa steg Klicka sedan på Skicka och spara Om du markerat Nästa steg har du möjlighet att skapa en kalenderpost, en uppgift, aktivitet eller delegering enligt beskrivning nedan. KLEOS FÖR OUTLOOK: nästa steg efter att mail sparats (kalenderpost, uppgift, aktivitet ) När du sparar ett mail kan du välja att lägga till ett möte, en uppgift, en delegering eller en aktivitet. Dessa nästa steg föreslås på olika sätt beroende på sammanhanget. Scenario 1: spara ett inkommande mail eller ett mail som redan har skickats Page 13

14 Funktionen för nästa steg är alltid tillgänglig och kan utföras flera gånger. Det är också möjligt att spara samma mail I ytterligare ett ärende: Scenario2: skicka och spara ett nytt mail: I detta fall behöver du manuellt välja Nästa steg för att komma åt ytterligare funktioner när ditt mail skickas och sparas. Om valet är ikryssat öppnas ett nytt fönster i Kleos för Outlook: Till vänster ser du en summering av mailet du har skickat Til höger hittar du tillgängliga steg Page 14

15 Screen KLS-BI Registrering av nästa steg sker på samma sätt I båda scenarierna. Lägg till ett möte (automatiskt länkat till det ärende där mailet har sparats) BRA ATT VETA: - Mötestyp: Kleos föreslår automatiskt mötestyp enligt vad som angetts i inställningsmenyn. - Mötet kommer alltid att skapas i din kalender. Page 15

16 Lägg till uppgift (automatiskt länkat till ärendet där mailet har sparats) BRA ATT VETA: - Typ av uppgift: Kleos föreslår automatiskt uppgiftstyp enligt vad som angetts i inställningsmenyn. - Uppgiften anges som standard till dig, men kan tilldelas en annan medarbetare Registrera aktivitet (länkat till det ärende där mailet har sparats) BRA ATT VETA: Page 16

17 - Det går bara att registrera tidsposter och poster med fast kostnad här - Aktivitetstyp: Kleos föreslår automatiskt aktivitetstyp enligt vad som angetts i inställningsmenyn. - Ägare till aktiviteten är du (den inloggade användaren) Lägg till delegering KLEOS FÖR OUTLOOK: svara på eller vidarebefordra ett mail som redan sparats Funktionerna som används när du skapar ett nytt mail är också tillgängliga när du svarar på eller vidarebefordrar ett mail. När du svarar eller vidarebefordrar ett mail som redan sparats i Kleos kommer Kleos för Outlook automatiskt att föreslå att spara mailet du skickar i samma ärende (men du kan ändra ärende om du vill). Page 17

18 2 E-post: Använd Outlook för hantering av mail i Kleos Kleos har tidigare använt en intern mailklient för att skapa nya mail. I Kleos 6.5 har du nu möjligt att ange Outlook som standard. För att aktivera funktionen och för att skicka mail med Outlook från Kleos behöver du justera dina inställningar i Kleos (ändringen sker enbart hos dig och kommer inte att påverka dina kollegor). Gå till inställningsmenyn i Kleos genom att klicka på kugghjulet i övre höra hörnet i Kleos. Klicka därefter på Allmänt och Mina inställningar. I fliken Dokument klickar du i valet Använd Outlook för att skicka nya mail. Avsluta med Ok. Du behöver logga ut ur Kleos innan ändringarna är på plats. Du kommer från och med nu kommer Outlook användas när du använder Kleos funktioner för att skicka ett mail. BRA ATT VETA: - Denna funktion är bara relevant om du använder nya Kleos för Outlook som du kan läsa mer om ovan. - Information från Kleos kommer att bli tillgänglig i Outlook (relaterat ärende och/eller ett dokument som ska bifogas mailet). Du kommer även att kunna använda en e-postmall, välja mottagare från ärendet, o.s.v. - Om du inte använder Kleos för Outlook kommer ett tomt mail att öppnas i Outlook utan att ärva någon information från Kleos. Page 18

19 3 E-post: inställning: visa/dölj lista över e-postmallar Tidigare frågade Kleos alltid om val av e-postmall när ett nytt mail skulle skapas - även om du inte använda en mall. I Kleos 6.5 har detta beteende ändrats. Listan över tillgängliga mallar kommer inte längre upp utan ett tomt mail kommer att skapas som standard. För att använda en mall klickar du istället på knappen Använd mall: Om du vill återgå till det tidigare beteendet, d.v.s. att listan över dokumentmallar visas när ett nytt mail skapas behöver du ändra det i Inställningsmenyn. Du hittar denna inställning i Inställningar/Mina inställningar/dokument/tvinga val av dokumentmall för nya mail. Avsluta med OK. Page 19

20 4 E-post: visa senast använda mallar Kleos kommer framöver att, istället för att visa samtliga tillgänliga e-postmallar, visa dig de mallar DU senast använt. Page 20

21 5 Exportera listor till Excel: begränsning är nu poster I Kleos kan du från knappen Skapa rapport skriva ut och exportera nästan samtliga listvyer. Denna funktion ger dig möjlighet att flytta, dölja gruppera och spara din vy. Du kan också exportera listan till Excel. Tidigare har inte Kleos tillåtit att fler än rader exporteras. I Kleos 6.5 har denna begränsning utökats till rader. BRA ATT VETA: Om din export innehåller mer än rader kommer du bli varnad om att exporten kan ta lite tid och du kan välja att godkänna eller avbryta exporten. End of document Page 21