Lathund Projektledare Jönköpingsprojektplats

Transkript

1 Lathund Projektledare Jönköpingsprojektplats Linda Höglund Pulsen Application AB 1

2 Innehållsförteckning Logga in på projektkontoret... 3 Startsida Projektkontoret... 4 Funktioner på projektkontorets startsida... 4 Skapa projekt... 6 Projektbehörighet... 7 Startsida Projekt... 9 Funktioner på projektets startsida... 9 Ändra status på projektet

3 Logga in på projektkontoret Om du redan är inloggad i kompassen behöver du inte logga in igen utan endast navigera dig under övriga applikationer och välja projektkontoret. Annars surfa in på projektkontoret.jonkoping.se. Logga in i inloggnings-rutan, se pil. Fyll i användarnamn och lösenord, klicka på knappen Logga in. Efter inloggning kommer du till projektkontorets startsida. Här visas information om alla projekt du är delaktig i. 3

4 Startsida Projektkontoret Vänstermeny Mina projekt Senaste uppdaterade dokument/filer Kalender Nyheter Menysystem Funktioner på projektkontorets startsida Mina projekt Här presenteras alla de projekt per status som du är delaktig i, förvalt är status genomförande. För att ändra status klicka på pilen i rullgardinsmenyn. Nyheter Här listas nyheter för alla projekt du är delaktig i. 4

5 Senaste uppdaterade dokument/filer Här listas de fem senaste uppdaterade dokument/filer för de projekt du är delaktig i. Kalender Här visas en kalender innehållande aktiviteter för de projekt du är delaktig i. Dagar med aktiviteter markeras med ljusblå färg. Dagens datum markeras med grå färg. Under presenteras en lista med aktiviteter. Finns inga aktiviteter för markerad månad är listan tom och endast dagens datum är markerad. Vänstermeny Mina kontakter Här listas alla kontakter för alla de projekt som jag är delaktig i. Mallar Här listas de generella dokumentmallarna. Skapa projekt Se under Skapa projekt. 5

6 Skapa projekt Klicka på länken Skapa projekt i vänstermenyn på projektkontorets startsida. Detta menyval visas endast för de användare som har tilldelats roll projektledare eller styrgrupp på sidan Skapa projekt. Nu kommer du till sidan skapa projekt. Fyll i önskat projektnamn och klicka på skapa projekt. Grundstruktur och grundfunktionalitet skapas för projektet. Följande bekräftelse sida visas när projektet är skapat. För att editera det nya projektet, klicka på den gröna knappen längst ner till höger. 6

7 Projektbehörighet Med projektbehörighet menas att man sätter upp vilka användare som skall kunna läsa/editera projektet, är projektmedlemmar osv. Se till att du befinner dig i redigeringsläge och ställ dig på det nyskapade projektets startsida i navigatorn, högerklicka och välj Egenskaper. Välj Säkerhet. I dialogrutan finns nu endast den som skapade projektet upplagd och denna användare har tilldelats rollen projektledare. Välj knappen Lägg till användare för att lägga till projektmedlemmar, referensgrupp, styrgrupp eller fler projektledare. Sök fram användaren genom att fylla i användarnamn och klicka sök (för mer specifik sökinformation se under avsnittet Sökning i SiteVision Lathunden Behörigheter.pdf). När den nya användare har kommit fram i listan, markera denna, och välj vilken roll denna skall ha. När du lagt till den eller de personer som skall få behörighet till projektet markera sidan Uppdatera behörigheter i projektet, i redigeringsläge. Växla till visningsläge 7

8 genom att klicka på den gröna knappen uppe i snabbvalsmenyn. Behörigheterna är nu uppdaterade per automatik i filarkivet, bildarkivet och i forumet. Lägga till personer som skall få skapa nya projekt Ställ dig på mappen projekt i navigatorn i redigeringsläge, välj högerklick och Egenskaper. Gå in på ikonen Säkerhet. Välj knappen Lägg till användare för att lägga till fler projektledare, sök fram användaren genom att fylla i användarnamn och klicka sök. När den nya användare har kommit fram i listan, markera denna och välj rollen projektledare. I redigeringsläge ställ dig på sidan Skapa projekt i navigatorn, högerklicka och välj Egenskaper. Gå in på ikonen Säkerhet. Välj knappen Lägg till användare för att lägga till fler projektledare, sök fram användaren genom att fylla i användarnamn och klicka sök. 8

9 När den nya användaren har kommit fram i listan, markera denna och välj rollen projektledare. Startsida Projekt Meddelande från projektledaren Vänstermeny Vänster- Tidsaxel Dokument arkiv Nyheter Kalender Funktioner på projektets startsida Meddelande från projektledaren Här kan projektledaren lägga in ett meddelande som visas för alla som är delaktiga i projektet. Tidsaxel Här visas vilken status projektet befinner sig i. Denna tidsaxel ändras beroende på projekt status. För att ändra status se rubrik Ändra status på projektet. 9

10 Dokumentarkiv Här listas dokumentarkivet med projektets fem grundmappar. Genom att klicka på mapparna kan du navigera dig ner i mappstrukturen och öppna önskad fil. Lägg till fil: 1. Navigera dig ner i den mapp du vill lägga filen. 2. Klicka på Browse, din utforskare öppnas, markera en eller fler filer och tryck på knappen Öppna. 3. Sökvägen till filen visas då i fältet, klicka på Lägg till Nyheter Här visas projektets aktuella nyheter. Under dessa finns en länk till nyhetsarkivet 10

11 Kalender Här visas en kalender innehållande aktiviteter för de projekt du är delaktig i. Dagar med aktiviteter markeras med ljusblå färg. Dagens datum markeras med grå färg. Under presenteras en lista med aktiviteter. Finns inga aktiviteter för markerad månad är listan tom och endast dagens datum är markerad. Har man behörighet projektledare eller styrgrupp så har man också möjlighet att lägga till en aktivitet i kalendern direkt under listan för kalender. Klicka på Lägg till aktivitet. Redigeringsläge öppnas då och man kan editera önskade textfält. Publicera sedan aktiviteten genom att klicka på symbolen publicera uppe i snabbvalsmenyn (dokument+grönpil), och aktiviteten visas i kalendern. Vänstermeny Om projektet Här skrivs beskrivande information om projektet. Dokumentarkiv Här listas dokumentarkivet med projektets fem grundmappar. Genom att klicka på mapparna kan du navigera dig ner i mappstrukturen och öppna önskad fil Lägg till fil: 1 Navigera dig ner i den mapp du vill lägga filen. 2 Klicka på Browse, din utforskare öppnas, markera en eller fler filer och tryck på knappen Öppna. 3 Sökvägen till filen visas då i fältet, klicka på Lägg till Kalender Här visas en kalender innehållande aktiviteter för de projekt du är delaktig i. Dagar med aktiviteter markeras med ljusblå färg. Dagens datum markeras med grå färg. Under presenteras en lista med aktiviteter. Finns inga aktiviteter för markerad månad är listan tom och endast dagens datum är markerad. Har man behörighet projektledare eller styrgrupp så har man också möjlighet att lägga till en aktivitet i kalendern direkt under listan för kalender. Klicka på Lägg till aktivitet. Redigeringsläge öppnas då och man kan editera önskade textfält. Publicera sedan aktiviteten genom att klicka på symbolen publicera uppe i snabbvalsmenyn (dokument+grönpil), och aktiviteten visas i kalendern. Diskussionsforum Här finns ett forum uppsatt för projektet. Klicka på Lägg till ämne i visningsläge för att starta diskussion. 11

12 Projektmedlemmar Här visas information (namn, roll, telefon och mobil) om alla medlemmar i projektet. Dessa uppgifter hämtas automatiskt ifrån katalogtjänsten som är kopplad till Projektkontoret. Övriga kontakter Här fylls kontaktinformation till andra kontakter som är knutna till projektet i. Länka namnet på kontaktpersonen till kontaktpersonens e-postadress. Arbetsgruppen Informationssida för arbetsgruppen. Projektuppföljning Här finns möjlighet att klistra in information från excel om uppföljning, status, planering och ekonomi. Tidsaxel En tidsaxel presenteras. Denna tidsaxel ändras beroende på vilken status projektet befinner sig i. För att ändra status se under rubrik Ändra status på projektet. Ändra status på projektet För att ändra projektets status högerklicka på startsidan för projektet i redigeringsläge och välj Egenskaper. Gå in på ikonen Allmänt och välj fliken Metadata. Scrolla neråt i listan tills du ser Projektstatus. Klicka på pilen och status alternativen visas, markera önskad status och klicka på ok. Spara sedan sidan genom att klicka på symbolen spara uppe i snabbvalsmenyn (blå diskett). Status ändras då för projektet. 12

13 13