Workshop om Outlook. Outlook klient och Outlook Web App Christina Bodén och Eva Eriksson

Transkript

1 Workshop om Outlook Outlook klient och Outlook Web App Christina Bodén och Eva Eriksson

2 Två vägar in till eposten Outlook Web App - epost.varmdo.se Används på webben Upplevs av många som enklare att använda än klienten Har alla grundläggande funktioner Outlook Klienten, används när du är inloggad i kommunens nät Har fler funktioner och inställnings-möjligheter

3 Outlook klienten - Startsidan På startfliken hittar du knappar för allt du kan göra med det markerade mailet svara, vidarebeforra, flytta till en mapp osv. Dina egna mappar Om du har tillgång till en funktionsbrevlåda visas den under dina mappar Om de inblandade personerna är med i Lync se du deras status med färgmarkeringar

4 Epost När du skriver in ett namn som du tidigare inte använt i Till-fältet så kan du klicka på knappen: Kontrollera namn Välj aktuellt namn OK Nästa gång du skickar mail till den personen kommer namnet att visas direkt

5 Adressboken Klicka på Till-knappen eller Adressboken Välj vilken adressbok du vull söka i Välj Endast namn eller Flera kolumner

6 Visa-fliken välj vad du vill se Förhandsgranska är här inställd på: visa 1 rad

7 Flagga ta bort mail Ta bort mail genom att klicka på krysset när mailet är markerat Flagga mail antingen genom att bara klicka på flaggan eller högerklicka på flaggan och välj i listan

8 Att göra-fältet - Uppgifter VISAfliken Att göra-fältet, Uppgifter Här visas nu alla flaggade mail

9 Kalender kontakter- uppgifter m.m. Längst ned till vänster finns antingen text-länkar eller ikoner för att växla mellan olika funktioner i Outlook Epost Kalender Kontakter Uppgifter. Anteckningar Mappar mm

10 Kalendariet Välj vy dag, vecka, månad, schema (löpande bläddra i sidled)

11 Delade kalendrar Andra kalendrar som delats med dig kan visas bredvid din egen kalender eller sammanfogad med din egen Växla mellan lägena med hjälp av pilen på fliken

12 Kalendergrupp Gör en egen kalendergrupp, t.ex. för dina favorit-lokaler Passar bra att visa i schemavy

13 Lync-möte Om du använder knappen Lyncmöte i kalendern skapas automatiskt en länk till det planerade mötet. Alla deltagare får länken i sitt kalendarium och kan klicka på den för att ansluta när det är dags.

14 Arkiv-fliken Info-sidan Kontoinformation Kontoinställningar Diverse inställningar för eposten Under fotosymbolen klickar du på Ändra-länken för att byta foto Fyll i användarnamn: varmdo\xxxyyy Automatiska svar Här lägger du in autosvar som används när du är frånvarande

15 Outlook klienten - Inställningar Arkiv Alternativ Här kan du ändra Office-tema till en grå variant, då blir flikarna tydligare Detta kan du göra på samma sätt i alla MSOffice-programmen

16 Offline ändra inställning för cache Arkiv Kontoinställningar På fliken Epost Ändra Bocka av Använd cachelagrat.

17 Outlook Web App Används när du inte är inloggad i Värmdös nät

18 Outlook Web App - Inloggning Startrutan ger dig olika alternativ Klicka på Visa förklaring Alternativ ett absolut på Internetcafé eller annan publik dator Använd normalt alternativet privat dator längre inloggningstid Varianten Light är utmärkt om du bara ska läsa och skriva epost och kolla kalendern

19 Sammanhangsberoende hjälp Hjälpen är mycket bra använd den ofta i början så lär du dig snabbt alla möjligheter. Exempel: Om du först har klickat på kugghjulet uppe till höger och valt alternativ, inställningar och sedan klickar på? så visas hjälp om alla epostinställningar i ett separat fönster. Fönstren får bra plats bredvid varandra.

20 Epost-vyn Sortera på olika sätt och välj konversationer på/av Filtrera eposten på olika sätt

21 Automatsvar Klicka på Kugghjulet i övre högra hörnet Välj Alternativ - ordna e-post Välj fliken automatiska svar När du kopplar på automatsvar väljer du vilken tidsperiod. Du kan t.ex. skapa ett automatsvar för din semester i förväg. Därefter väljer du om adresser både inom och utanför organisationen ska få automatsvaret och kan göra olika meddelanden för dem. Klicka på Spara längst ned när du är klar.

22 Signatur I webmailen kan du lägga in en signatur. Här kan man göra en företags-signatur som alla kan/ska använda OBS! Det är olika signatur för webmail och klient!

23 Flera kalendrar i samma vy - kopplad Här ser jag deras färgkoder Här har jag bockat för andras kalendrar som dom delat med mig I Dag-vyn kan jag välja om de ska vara kopplade eller uppdelade

24 Flera kalendrar i samma vy - uppdelad Detta är uppdelad vy varje kalender ligger i en egen kolumn. Färgkoderna gäller det smala bandet i vänsterkanten. Om man själv lagt på en kategori-färg visas den som bakgrund i bokningen. Om man inte lagt egen kategorifärg visas här en svagare denna dessa bokningar har fått egen egna kategorifärg kategorifärger