INOTES-WEBBMAIL Liten lathund om e-postprogrammet inotes

Transkript

1 INOTES-WEBBMAIL Liten lathund om e-postprogrammet inotes

2 Innehållsförteckning Inloggning på inotes på jobbet... 3 Inloggning på inotes hemma... 3 Startsidan... 4 Läsa e-post... 5 Ta bort mail... 6 Bifogade filer... 7 Skicka e-post... 8 Inställningar Skapa kontakter i adressboken Byta lösenord Skapa ny postregel Skapa en kalenderuppgift Snabbmeddelanden (chatt) Logga ut

3 INLOGGNING PÅ INOTES PÅ JOBBET När du är på jobbet (dvs inloggad i komnet) går du till Kikaren och väljer inotes webbmail. INLOGGNING PÅ INOTES HEMMA Öppna Internet. Gå till och klicka på Anställda: Logga in Skriv i ditt användarnamn och samma lösenord som du loggar in med på jobbet. Skulle du ha glömt ditt lösenord klickar du på Glömt lösenord. Du kan då återställa lösenordet själv under förutsättning att du registrerat dig för den tjänsten. Vet du vilket lösenord du har men kanske vill ändra det så gör du det genom att klicka på Glömt lösenord. 3

4 Nu kan du logga in på inotes Webbmail precis på samma sätt som du gör när du är på jobbet. STARTSIDAN Klicka på Ändra layout och välj hur du vill att din startsida ska se ut. Här är ett exempel på en startsida. 4

5 LÄSA E-POST Genom att klicka på Post och Inkorg så kommer du till din inkommande post. För att öppna brevet markerar du det brev du vill läsa och dubbelklickar. För att stänga brevet klickar du på krysset. När du står i inkorgen finns det olika flikar att välja mellan: Nytt klickar du på om du vill skapa ett nytt meddelande. Svar klickar du på om du vill svara på meddelandet. Svar med historik innebär att den text du fått följer med till mottagaren. Svar till alla innebär att alla som står som mottagare till brevet får svaret. Vidarebefordra klickar du på om du vill vidarebefordra meddelandet till någon. Flytta till mapp innebär att Du kan sortera din post i olika mappar. Stjärna Här kan du använda stjärnor som minne för t ex en uppföljningsåtgärd. Flytta till papperskorgen 5

6 Om du vill visa meddelanden grupperade tillsammans med deras svar så att du kan se en hel diskussion samtidigt (upp till 32 nivåer) så klickar du på Postuppslag. TA BORT MAIL När man står i sin inkorg och man vill ta bort flera mail på en gång kan man hålla ner Ctrlknappen på tangentbordet och med musen klicka på de mail man vill ta bort. Resultatet kan likna nedanstående bild. 6

7 När man valt de meddelanden man vill ta bort trycker man på Delete på tangentbordet eller på i menyn ovanför mailen. Skulle man råka ta bort ett mail men ångrar sig så kan man gå in i Papperskorgen, välja mailet man vill ha tillbaka och trycka på inkorgen.. Då skickas mailet tillbaka till BIFOGADE FILER Iakttag alltid stor försiktighet när du får e-post med bifogade filer eftersom detta är ett vanligt sätt att sprida virus på. Vill man öppna en bilaga, klicka på pilen framför Bilagor och dubbelklicka på filen för att öppna eller högerklicka för att spara filen. 7

8 SKICKA E-POST För att skicka nytt meddelande, klicka på Nytt och därefter Meddelande. Ett nytt fönster öppnas. Om du klickar på Till får du upp adressboken. Här väljer du den adressbok du vill söka i. Karlskogas adressbok är där alla som har e-post i kommunen finns med. Börja skriva efternamnet och klicka sedan på sök. Du kan också skicka till en grupp, t ex KS ITenhet. När du hittat den person eller grupp du söker klickar du på Till, Kopia eller Blank. I fältet Kopia skrivs adressen till den som ska få en kopia av brevet. I fältet Blank kan man skriva in en adress om man vill skicka en kopia till någon utan att någon annan ser det. 8

9 I ärendefältet skriver man motsvarande överskriften i ett brev och i den stora rutan nertill skriver du nu ditt meddelande. Du kan även skicka med en fil som bilaga. För att bifoga en fil, klicka på gemet så öppnas filbiblioteket. Leta fram den fil du vill bifoga och klicka på öppna. Filen lägger sig nu som en bilaga längst ner i mailet. Under Leveransalternativ kan du begära mottagningsbevis så att du vet när mottagaren öppnat brevet. För att skicka brevet, tryck på Sänd. Du får då en fråga om du vill ha kvar meddelandet i Sända-mappen. 9

10 Trycker du på Sänd och spara kan du spara meddelandet i den mapp du väljer. Skulle du inte ha hunnit skriva färdigt kan du välja alternativet spara som utkast och fortsätta på brevet nästa gång du loggar in. INSTÄLLNINGAR Under Mer/ Inställningar finns flera användbara inställningar du kan göra. Under fliken Post så kan du ställa in om du alltid vill få frågan Vill du spara en kopia av det här meddelandet i vyn Sända? Under Signatur kan du lägga till en hälsningsfras mm så att du inte behöver skriva den varje gång du skickar ett brev. Nedan ser du hur du ska skriva din signatur enligt kommunens grafiska manual. 10

11 Med vänlig hälsning Namn Namnsson Titel (+ eventuellt enhet) Exempel: Personalspecialist alternativt Rektor, Aggerudsskolan Karlskoga kommun Förvaltning Karlskoga Besöksadress: Gatan 4 Telefon: X XX alt XX XX SMS: XX XX (Frivillig uppgift) E-post: namn.namnsson@karlskoga.se (Frivillig uppgift) twitter.com/karlskogakommun (Frivillig uppgift) Under fliken Delegering anger du vilken eller vilka personer som ska få läsa din e-post, kalender osv. samt hur hög behörighet du vill ge. Det är viktigt att delegera till någon som bevakar din e-postlåda under din semester eller om du blir sjuk. 11

12 SKAPA KONTAKTER I ADRESSBOKEN Under ikonen Kontakter kan du skapa egna kontakter eller grupper. Klicka på Nytt och välj Kontakt eller Grupp beroende på om du vill skapa en kontakt eller en grupp av kontakter. Tänkt dock på att inte skapa en grupp med samma namn som redan finns i Karlskogas adressbok. BYTA LÖSENORD Du ska inte byta lösenord i inotes utan det ska du göra när du loggar in på din dator på jobbet. När du byter lösenord i Windows synkroniseras det så att du får samma lösenord i inotes. SKAPA NY POSTREGEL För att skapa en regel i inotes behöver du tänka till vilka unika egenskaper varje meddelande har. När du noterat detta, t ex alltid samma användare, samma text på ärenderaden eller att texten alltid börjar med samma mening så öppnar du din brevlåda i inotes och klickar på Verktyg och sedan Regler Skapa dina villkor utifrån de specifika egenskaper som e-posten har. Se exemplet nedan. När du skapat ett villkor så tryck på knappen Lägg till. Du kan lägga till flera villkor för samma regler. 12

13 När du valt dina specifika e-postmeddelanden genom att ange villkoren enligt ovan så ska du bestämma vad du vill göra med dem. Detta görs genom att ange åtgärder. Genom att klicka på mappikonen så kan du välja vilken mapp du vill kopiera eller flytta e-post till. Det finns en mapp som heter Skräppost som du kan välja för SPAM. Valet ta bort ska man vara lite försiktig med då all e-post som kommer till kommunen är offentlig och får alltså inte tas bort med automatik utan man måste aktivt sortera bort post. När du fyllt i enligt ovan klicka på Spara och stäng. SKAPA EN KALENDERUPPGIFT Du kan skapa bokningar, påminnelser, högtidsdagar, heldagshändelser och kallelser. De här uppgifterna visas i din kalender. Boka i kalendern: Klicka på Nytt och sedan på Bokning 13

14 Skriv några beskrivande ord om uppgiften i ärendefältet. Detta fält visas i Trio telefonkatalog och kan därmed läsas av alla. Vill du inte att ärendefältet ska synas kan du bocka i Markera som privat. Välj ett startdatum. Ange starttid och slutartid. (Valfritt) Ange en plats. Du kan bocka i Påminn mig och ange hur långt innan mötet du vill bli påmind. Klicka sedan på Spara och stäng. Kalla till möte i kalendern: Klicka på Nytt och sedan Möte. Skriv några beskrivande ord om uppgiften i ärendefältet. Detta fält visas i Trio telefonkatalog och kan därmed läsas av alla. Vill du inte att ärendefältet ska synas kan du bocka i Markera som privat. Klicka på Obligatoriskt och välj de personer som du vill kalla. Du kan också välja Valfritt och För Kännedom Välj ett startdatum samt starttid och sluttid. Klicka på Sök efter ledig tid, längst bort till höger, för att se om den/de du kallat är lediga då. (Valfritt) Ange en plats. Du kan boka ett sammanträdesrum genom att klicka på Rum längst bort till höger. Du kan bocka i Påminn mig och ange hur långt innan mötet du vill bli påmind. Du kan bocka i Begär svar Klicka sedan på Spara och sänd inbjudan 14

15 SNABBMEDDELANDEN (CHATT) Med snabbmeddelanden kan du chatta med alla Sametime-kontakter när du sitter på personalnätet, komnet. Du kan alltså inte använda chatten från din dator hemma. Öppna sidofältet genom att klicka på de små prickarna längst bort i inkorgen. När du är inloggad i Sametime visas din onlinestatus för andra användare, och du kan se vilka som är online. (den gröna fyrkanten visar att du är aktiv) Onlinestatusikoner visas i postmeddelanden, i kallelser och i vyerna Post, Kontakter och Kalender. Du kan skapa en kontakt eller en grupp av kontakter. Klicka på pilen till höger och därefter Ny grupp 15

16 Om du vill ta bort ett namn från en grupp högerklickar du på namnet på gruppen eller personen och klickar sedan på Ta bort. Markera och dubbelklicka på den person du vill chatta med. 16

17 17

18 LOGGA UT När Du ska stänga inotes så klickar du på pilen efter ditt namn längst bort i högra hörnet och väljer sedan Logga ut Markera Lämna sidan Klicka på stäng fönster Har du några frågor är du alltid välkommen att ringa vår stödtelefon 1044 eller skicka e-post till ithelp@karlskoga.se Du kan också titta i Kikaren under lathundar. 18