För att komma åt din webmail gör du som tidigare, startar din webläsare och skriver "epost.tierp.se" i adressfältet.

Transkript

1 Outlook Webmail

2 Innehåll Outlook Webmail... 3 Inloggning... 3 Navigeringsfönstret... 4 E-post... 5 Skapa och skicka meddelande... 6 Ange alternativ för meddelanden... 6 Adressboken... 7 Kontrollera stavning... 8 Ta bort ett meddelande:... 9 Spara ett meddelande... 9 Alternativ... 9 Postlådans kvot Arbeta med mappar Ombud/Gemensamma e-postkonton Kalendern Lägga till en påminnelse Mötesförfrågan Schemaläggningsassistenten Uppgifter

3 Outlook Webmail Inloggning För att komma åt din webmail gör du som tidigare, startar din webläsare och skriver "epost.tierp.se" i adressfältet. När du skall logga in i Outlook webmail så loggar du in med ditt AD:konto samt samma lösenord som du använder i AD inlogggningen (inloggningen på din dator). 3

4 Navigeringsfönstret Du kommer åt alla mappar i din postlåda genom att klicka en gång i huvudfönstret. Via navigeringsfönstret kan du hantera e-post mappar, kontakter och kalendern. E-post: Ger åtkomst till alla mappar(borttaget, Kalendern, Kontakter, Utkast, Inkorgen mm samt alla mappar du skapat själv. Här kan du även hantera innehållet i din postlåda genom att byta namn, flytta eller ta bort mappar. Kalendern: Låter dig navigera i kalendern. Kontakter: låter dig visa och arbeta med dina kontakter, du kan även skapa fler kontaktmappar och välja vilka kontakter som skall visas. Uppgifter: Med alternativen i Uppgifter kan du även skapa fler uppgiftsmappar och välja vilka uppgifter som skall visas. Navigeringsfönster I det översta fältet i Outlook Web Access hittar man: 1. Sök - sök person genom att skriva någon av de första bokstäverna i namnet. 2. Alternativ här gör du dina egna inställningar i brevlådan. 3. Alternativ tre - Visar vilken användare som är inloggad. 4. Logga ut. 4

5 E-post I vänstra sidan ligger inkorgen med de mappar du skapat, på högra sidan är det ett läsfönster som är det samma som förhandsgranskning. Detta går att ta bort. Genom att markera Av. Om man avmarkerar läsfönstret måste man dubbelklicka på ett mail för att öppna det, och då öppnas det i nytt fönster. 5

6 Skapa och skicka meddelande För att skapa nytt meddelande klickar man på Nytt Här kan du formatera texten, sätta prioritet, bifoga filer mm. Om man vill sätta prioritet eller begära läskvitto klickar du på Alternativ och väljer det i dialogrutan som kommer upp: Ange alternativ för meddelanden Du kan använda flera Outlook Web Access funktioner i meddelanden. Följande funktioner kan du använda i nya meddelanden, svar och vidarebefordrade meddelanden: Prioritet Anger meddelandets prioritet till Låg, Normal eller Hög. Standardinställningen är Normal. Känslighet Anger känslighetsnivån till Normal, Personlig, Privat eller Konfidentiell. Standardinställningen är Normal. 6

7 Om du väljer en annan inställning kan mottagaren se en kommentar om detta i meddelandet. Inställningen är endast rådgivande. Visa hemlig kopia Lägger till fältet Hemlig kopia i meddelandeformuläret. Begär ett leveranskvitto för detta meddelande. Begär leveranskvitto på meddelandet du skapar, ett mail talar om när mottagaren öppnat posten. Adressboken Lägg till kontakt Klicka på Nytt och välj kontakt, fyll i önskade fält i kontaktformuläret 7

8 Detta gäller dina egna kontakter. Man kan ha flera adressböcker, för att skapa kontaktbok gör du så här: Högerklicka på kontakter och välj, namnge kontaktboken. För att adressera från den Globala adressboken gör du så här: Klicka på Adressboken eller skriv in namnet i fältet Till eller skriv namn i adressfältet.. OBS! Om man skrivit in ett namn i adressfältet så kommer den ihåg detta, det gäller även felstavade adresser. För att ta bort felaktig adress, högerklicka och välj Ta bort. Kontrollera stavning Du kan stavningskontrollera meddelanden innan du skickar dem i Outlook Web Access. Obs! Meddelandets ämnesrad kontrolleras inte av stavningskontrollen. Så här kontrollerar du och rättar stavfel i meddela Klicka i meddelandetexten när du har skrivit meddelandet. Klicka på Kontrollera stavning i verktygsfältet eller tryck på F7. Alla ord som inte känns igen av stavningskontrollen får en röd understrykning. Högerklicka på ett ord för att visa en lista över möjliga rättelser. Ersätt det felstavade ordet genom att klicka på en rättelse. 8

9 Ta bort ett meddelande Du tar bort ett eller flera meddelanden från en mapp i Outlook Web Access genom att markera meddelandena och sedan klicka på Ta bort i verktygsfältet, eller högerklicka och välja Ta bort på menyn. Du kan även ta bort de markerad genom att trycka på Delete-tangenten. Du kan markera flera intilliggande meddelanden genom att klicka på det första och det sista meddelandet samtidigt som du håller ned SHIFT-tangenten. Om du vill markera flera meddelanden som inte är intill-liggande skall du hålla ner CTRLtangenten medan du klickar på vart och ett av meddelandena. Spara ett meddelande Du kan spara ett meddelande som du vill skicka eller skriva färdigt vid ett senare tillfälle. Det gäller både nya meddelanden och meddelanden du vidarebefordrar samt meddelanden du svarar på. Sparade meddelanden lagras som standard i mappen Utkast. Så här sparar du ett meddelande: 1. Öppna ett nytt meddelande, svara på eller vidarebefordra ett befintligt meddelande. 2. Klicka på Spara i verktygsfältet eller tryck på CTRL+S. 3. Nu kan du stänga webbläsarfönstret med det sparade meddelandet. Obs! Du öppnar ett meddelande som du har sparat genom att öppna mappen Utkast. Alternativ Här gör du dina personliga inställningar för din brevlåda. Tänk på att du måste klicka på knappen spara så fort du gjort någon förändring under Alternativ. 9

10 Nationella inställningar Här ställer du in vilket språk du vill använda. Meddelandehantering Egenskaper för objekten. Skapa en egen e-postsignatur. Meddelandeformat - typsnitt, färg och storlek på texten. Alternativ för uppföljning av meddelanden, läskvitto mm. Alternativ för läsfönstret Stavning Stavningskontroll Ordlistans språk Kalenderalternativ Veckodagar - olika visningsalternativ Kalenderns arbetsvecka Alternativ för påminnelse Automatisk kalenderhantering Frånvarohantering Skicka automatiska svar till avsändare när du inte är tillgänglig eller under en viss tidsperiod. Ändra lösenord Här ändrar du ditt lösenord Allmänna inställningar Namnmatchning för e-post Utseende på din Outlook Hjälpmedel för synskadade Borttaget Inställning för tömning av mappen Borttaget när du loggar ut. Postlådans kvot De flesta organisationer har en övre utrymmesgräns för enskilda postlådor. Om innehållet i Postlådan når den gränsen kan du inte skicka nya meddelanden förrän du tagit bort delar av innehållet i postlådan. Eventuellt kan du inte heller ta emot post. Så här tar du reda på gränsen för postlådan: Klicka på E-post i navigeringsfönstret Peka på ditt namn längst upp i mapplistan Ett fönster öppnas där du kan se din gräns för postlådan. 10

11 Arbeta med mappar Meddelanden som skickas till dig lagras som standard i Inkorgen. Du kan dock sortera meddelandena i ett hierarkiskt mappsystem och anpassa det allt eftersom dina behov ändras. Du kan till exempel skapa en mapp med Mitt team med undermappar för de olika medlemmarna i teamet. Om någon lämnar teamet kan du ta bort den personens mapp. Om någon flyttar till ett annat team kan du flytta mappen till det teamets mapp. Mapparna du skapar kan vara på samma nivå egen mapphierarki genom att skapa undermappar till befintliga e-postmappar. Du kan tex skapa undermappar till Inkorgen. Mappar som skapas i Kalender, Kontakter eller Uppgift blir undermappar till dessa mappar. Undermapparna blir samma typ av mapp som den överordnade mappen. Du kan eventuellt uppdatera [F5] webläsaren för att den nya mappen skall visas i mapplistan Såhär skapar du ny e-post mapp: Högerklicka på mappen och välj skapa ny mapp. Mappen hamnar i den mappen du står i. Vill du skapa en mapp på samma nivå som inkorgen högerklickar du på ditt namn längst upp. Namnge mappen Tryck Enter så ändringarna sparas. Så här skapar du en ny kalender mapp: Klicka på Kalender i navigeringsfönstret Högerklicka på Kalender, välj skapa ny kalender Namnge kalendern Spara genom att trycka Enter. 11

12 Flytta eller kopiera mapp Man kan dra en mapp till önskad plats eller kopiera den och flytta den till önskad mapp. Ombud/Gemensamma e-postkonton När du skall bevaka kollegas brevlåda eller om ni har en gemensam brevlåda, gör du så här för att öppna den: Öppna din brevlåda Högerklicka på ditt namn, välj Öppna annan användares Inkorg. Skriv in namnet på Kollegan/postlådan du skall bevaka 12

13 Kalendern Med kalendern i Outlook Web Access kan du skapa och följa upp avtalade tider. Du kan även ordna och schemalägga möten med kollegor och sedan uppdatera eller ändra informationen (tid, plats och deltagare) efter behov. När du använder kalendern för dina möten och avtalade tider kan dina kollegor se din tillgänglighet, vilket underlättar schemaläggning. Du kan även ange att en avtalad tid eller ett möte ska vara återkommande. Detta innebär att den avtalade tiden eller mötet inträffar vid återkommande intervall. Du kan till exempel schemalägga ett återkommande möte som inträffar 14:00 varje onsdag. Avtalad tid Till skillnad från möten, som även innefattar andra personer, är avtalade tider åtaganden som endast du behöver närvara vid. Exempel på en avtalad tid kan vara att besöka en läkare eller hämta ett barn på skolan. Du kan även använda en avtalad tid om du vill avsätta tid för att arbeta med ett projekt. När du skapar en avtalad tid i kalendern kan du ange hur tiden ska visas för andra som tittar på ditt schema (exempelvis med beskrivningen Upptagen eller Frånvarande). 13

14 Så här skapar du avtalad tid: 1. Klicka på Nytt i verktygsfältet i Kalendern Tips! Du kan även skapa en ny avtalad tid genom att dubbelklicka på en tid i någon av kalendervyerna. 2. Skriv en kort beskrivning av den avtalade tiden i rutan Ämne 3. I rutan Plats anger du platsen där den avtalade tiden ska äga rum. 4. Ange datum och tid i listorna Starttid och Sluttid 5. I listan Visa tid som anger du hur du vill att schemat ska visas under det avtalade mötet. Andra kan se ditt val (Upptagen, Ledig, Preliminärt eller Frånvarande. 6. Om du vill ändra standardtidsintervallet för påminnelser anger du önskat intervall. 7. Om du vill hindra andra från att visa information om den avtalade tiden klickar du på Privat. 8. I meddelandetexten kan du ange ytterligare information, till exempel en lista över material som du ska ta med till den avtalade tiden. 9. Under fliken Schemaassistenten Kan du se hur tiden passar in i ditt schema för dagen. 10. Klicka på Spara och stäng eller tryck på CTRL+S innan du stänger webbläsarfönstret med formuläret för den avtalade tiden. Ändra en avtalad tid För att ändra en post, dubbelklicka på den i kalendern och skriv in de nya uppgifterna Spara Ta bort en avtalad tid Om du vill ta bort en avtalad tid klickar du på den i kalendervyn. Klicka sen på Ta Bort i verktygsfältet eller tryck på Delete-tangenten på tangentbordet. Du kan även ta bort en avtalad tid genom att öppna den och klicka påta Bort i meddelandets verktygsfält. 14

15 Lägga till en påminnelse Påminnelser är meddelanden som visas vid en angiven tid innan ett möte startar. Så här ställer du in en påminnelse om ett kalenderobjekt Öppna det aktuella kalenderobjektet. Kontrollera att kryssrutan Påminnelse är markerad om du vill få en påminnelse om objektet. Avmarkera kryssrutan om du inte vill ha en påminnelse. Välj hur långt i förväg du vill få en påminnelse med hjälp av den nedrullningsbara listan. Klicka på Spara och stäng eller tryck på CTRL+S innan du stänger webläsarfönstret med formuläret för mötet eller den avtalade tiden. Flytta eller kopiera ett objekt I postlådan kan du sortera e-postmeddelanden, avtalade tider, möten, kontakter och uppgifter på olika sätt. Du kan flytta eller kopiera objekt till andra mappar genom att dra dem från en mapp till en annan. Så här flyttar du ett objekt till en befintlig mapp: 1. Markera objektet som ska flyttas. 2. Flytta objektet till målmappen genom att dra det dit. Så här kopierar du ett objekt till en befintlig mapp: 1. Markera objektet som ska kopieras. 2. Kopiera objektet till målmappen genom att hålla ned CTRL medan du drar det till målmappen. Obs! Meddelanden kan bara flyttas eller kopieras till meddelandemappar, kontakter till mappar för kontakter, uppgifter till mappar för uppgifter och kalenderobjekt till kalendermappar. 15

16 Mötesförfrågan Du kan skapa en ny mötesförfrågan i kalendern genom att klicka på nedpilen bredvid Nytt och sedan välja Mötesförfrågan, eller klicka på Nytt och Bjud in Deltagare i verktygsfältet. 1. Öppna Kalendern och välj Mötesförfrågan 2. Under Obligatoriskt eller valfritt anger du namnen på de personer som du vill skicka mötesförfrågan till. Om du vill ange ett konferensrum eller annan resurs. Anger du det i rutan Resurser. 3. Skriv in Ämne och Plats. 4. Datum och tid. Anger du påminnelse följer den med i mötesförfrågan. 5. Begär du ett svar på inbjudan får deltagaren i sitt mail en svarsförfrågan från dig. 6. När de svarar får du en bekräftelse om att de läst mailet. Automatiskt hamnar bokningen i Deltagarens kalender. Du kan sedan se i din e-post när deltagaren accepterat och läst din mötesförfrågan och du får en bra översikt över vilka som kan delta 16

17 Schemaläggningsassistenten För att se om personer som är kallade till ett möte är lediga använder man schemaläggningsassistenten för att kontrollera ledig tid för deltagarna Uppgifter Skapa en uppgift: Med hjälp av uppgifter kan du följa upp sådant som du måste göra. 1. Klicka på Uppgiftet i navigeringsfönstret 2. Klicka på Ny i verktygsfältet i Uppgifter. 3. Ange ett ämne och andra egenskaper. Det är endast ämnet som är obligatoriskt. 4. Om du vill att uppgiften ska återkomma klickar du på Återkommande 5. Klicka på Spara och stäng Obs! Du kan också skapa en ny uppgift genom att skriva ämnet i rutan sedan klicka på Lägg till en ny uppgift Markera en uppgift som slutförd När du är klar med en uppgift i uppgiftslistan kan du markera den som slutförd. Slutförda objekt visas i grå, genomstruken text. 17