2.4.2 Grundfunktioner hos Office 365

Transkript

1 2.4.2 Grundfunktioner hos Office 365 Via Office 365 portalen kan du läsa din e-post med vilken webbläsarförsedd dator, telefon eller surfplatta som helst. Hankens Office 365 finns på adressen Här kommer vi att behandla följande saker som berör e-posten i Office 365: Hur man börjar använda den Hur man hanterar meddelanden Bifogade filer Mappar och organisering Börja använda Office 365 Man börjar använda Office 365 genom att logga in i tjänsten med användarnamn@student.hanken.fi och lösenord. Hantering av meddelanden Läs meddelanden Efter att du har loggat in ser du mappen med inkomna meddelanden, d.v.s. Inkorg. De nya meddelandena i inkorgen är märkta med blått. (se följande bild)

2 Du kan läsa meddelanden genom att klicka på det. Radera meddelanden Du kan radera meddelanden genom att antingen klicka på det röda Radera-krysset för varje meddelande eller genom att högerklicka på meddelandet och välja radera. Du kan även markera flera meddelanden med hjälp av shift- eller ctrl-knappen för att sedan högerklicka och radera. Skriv meddelanden Du kan börja skriva ett nytt meddelande genom att klicka på ikonen nytt e- postmeddelande uppe till vänster i Office 365.

3 Då du klickat på länken öppnas ett meddelandefönster till höger i webläsaren. Fyll i fälten Till och Ämne och skriv sedan meddelandet i textfältet. En mera detaljerad beskrivning av de olika textfältens betydelse hittar du i kapitel 1. Meddelandet kan sändas iväg genom att klicka på Skicka högst upp i meddelandefönstret. Det är en standardinställning att avsända meddelanden lagras i Skickade objekt-mappen. Genom att öppna och läsa igenom mappen kan du kontrollera att meddelandet har sänts iväg. Du kan svara på ett meddelande som du har mottagit genom att öppna meddelandet och klicka på Svara (Reply) uppe till höger i meddelandefönstret. Om meddelandet du har emottagit har flera mottagare kan du skicka svar till alla på en gång genom att klicka på Svara alla (Reply all).

4 Office 365 och bifogade filer Öppna inte bifogade filer om du inte är absolut säker på vad de innehåller: bilagor innehåller ofta virusprogram! Vid Office 365 granskas ankommande e-postmeddelanden för kända virusprogram och alla meddelanden med virus i förstörs automatiskt. Men eftersom det hela tiden kommer nya virusprogram kan det ibland hända att ett meddelande som innehåller ett virusprogram kommer ända till din inbox. Var alltså försiktig då du hanterar meddelanden med bilagor! Läs mera i kapitlet om datasäkerhet. Öppna bifogade filer Ibland kan det komma bifogade filer med meddelanden. Om ett meddelande innehåller en bilaga har meddelandet en ikon som ser ut som ett gem. Du kan öppna en bifogad fil genom att klicka på bilden av filen i meddelandet och välja ladda ned. Beroende på din webbläsare laddar den ner filen till en förutbestämd mapp eller frågar dig vart du vill spara den.

5 Efter att bilagan har laddats ner från webben till din arbetsstation kan du öppna den antingen genom att ta fram den från det ställe där du lagrade den eller genom att klicka på Open (Öppna) i, beroende på vilken webbläsare du använder, den ruta som meddelar att nedladdningen är klar. Bifoga en fil till ett meddelande Om du vill bifoga en fil, t.ex. ett textdokument eller en bild, till ett meddelande ska du börja skriva meddelandet som det beskrevs ovan. De flesta webbläsare klarar av att du drar din önskade fil och släpper den i innehållsfältet för ditt meddelande. Du kan också klicka på Infoga som du hittar högst upp bredvid Skicka-knappen. Välj attachment och bläddra fram och välj önskad fil.

6 När bilagan har bifogats kan du se filen ovanför meddelandefältet. Om du vill ta bort den klickar du på det lilla krysset efter bilagan. I Office 365 är storleken på totala mailet, inklusive bilagor, begränsad till 25 megabyte (MB). E-postmappar Det är möjligt att lagra meddelanden i olika mappar. Hanteringen av stora mängder e-post blir lättare om man organiserar mailen i olika mappar. Det lönar sig också känna igen åtminstone följande standardmappar: Mappnamn Mappens betydelse Inbox Inkomna meddelanden Drafts Ofullbordade meddelanden Sent Items Avsända meddelanden Deleted Items Raderade meddelanden