Dokumentation

Transkript

1 Dokumentation

2 Innehåll 1. Kom igång Växla språk Logga in Registrera ny användare Verifikation Glömt lösenord Börja använda IQ Mail Logga ut 5 2. Mottagare Personer Lägg till person Ta bort person Inaktivera/aktivera personer Tilldela e-postlista Exportera personlista Importera personlista Företag Lägg till företag Ta bort företag Lista personer Exportera företagslista Importera företagslista E-postlista Skapa e-postlista Ta bort e-postlista Lägg till/ta bort personer Detaljdata Skapa Mallar Skapa mall Ta bort mall Välkomstbrev Skapa välkomstbrev Ta bort välkomstbrev #Mailinglista Nyhetsbrev Skapa nyhetsbrev Ta bort nyhetsbrev Tidsstyrning Uppföljningsbrev Skapa uppföljningsbrev Ta bort uppföljningsbrev Tidsstyrning "Läs mer"-sidor Skapa läs mer -sida Ta bort läs mer -sida Mediabank Bläddra bland underkataloger Skapa underkatalog Ta bort underkatalog Lägg till objekt Ta bort objekt Flytta objekt Skicka Skicka e-post Välj nyhetsbrev Skicka testmail Välj mottagare Tidsstyrning Skickade e-postlista Se mer information Ta bort listning Skicka uppföljningsbrev Skicka uppföljningsbrev Ta bort tidsstyrning SMS SMS-mallista Skapa SMS-mall Ta bort SMS-mall Tidsstyrning Skickade SMS Se mer information Ta bort listning SMS-utskick Välj SMS-mall Välj mottagarinformation Inställningar Tidsstyrning 33 2

3 6. Rapporter Historik Se mer information Studsar Se mer information Inställningar Mitt konto Ändra lösenord Ändra lösenord Anmälningslänk Skapa anmälningslänk Länk skicka till en vän Skapa tipsa en vän -länk Företagskriterier Skapa företagskriterium Ta bort företagskriterier Detaljdata Lägg till detaljdata Rensa detaljdata Support Frågor och svar Handledning Arbetssteg med IQ Mail Starta med IQ Mail Skicka nyhetsbrev Skicka SMS Arbetsteg med Outlook Filtrera bort mjuka studsar Quid 3

4 1. Kom igång Växla språk I hörnet uppe till höger kan du växla språk genom att klicka på någon av flaggorna. Detta ändrar dock endast språket som visas när du inte är inloggad på IQ Mail. Språket som visas när du är inloggad beror på dina personliga inställningar. För information hur du ändrar dessa inställningar, se avsnitt Logga in Skriv in ditt användarnamn och lösenord för att logga in. Klicka därefter på Loggin. 1.3 Registrera ny användare Om du ännu inte har ett konto, klicka på Registrera? och en ny sida kommer upp. Fyll här i fälten med dina uppgifter och bestäm om du vill se IQ Mail på svenska och engelska. Observera att lösenordet måste vara mellan 8 och 20 tecken. Avsluta genom att klicka på Registrera Verifikation När du klickar på Registrera får du upp en verifikation på registreringen och ett skickas även till den e-postadress du angav. Observera att detta kan ta ett par minuter. Klicka sedan på länken i et och du skickas tillbaka till IQ Mails startsida. Du kan nu logga in. 4

5 1.5 Glömt lösenord Skulle du glömma ditt lösenord kan du ta hjälp av Glömt lösenord? via IQ Mails startsida. Ange där ditt användarnamn och klicka på Skicka så skickas ditt lösenord till din e-postadress Börja använda IQ Mail Väl inloggad ser du denna skärmbild. Längst upp på sidan har du åtta menyer att välja bland. Du kan nu klicka runt på egen hand eller ta hjälp av denna dokumentation. 1.7 Logga ut När du för tillfället inte längre behöver använda IQ Mail är det rekommenderat att du loggar ut. Det gör du genom att klicka på Logout i hörnet uppe till höger. 5

6 2. Mottagare 2.1 Personer Här kan du se och hantera de personer som finns i ditt system. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt eller filtrera efter e-postlistor genom att välja en eller flera i listan och sedan klicka på Sök Lägg till person För att lägga till en person, börja med att klicka på den gröna plusikonen och fyll i uppgifterna på den nya sidan. Välj sedan en eller flera e-postlistor att koppla personen till. Har du tidigare angivit detaljdata kommer fler parametrar upp ifall e-postlistan du har valt tillåter det. Avsluta med att klicka på Spara. För information om e-postlistor, se avsnitt 2.3. För information om detaljdata, se avsnitt Ta bort person För att snabbt ta bort en person, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en person åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Förnamn i det röda fältet så markeras alla namn i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen Inaktivera/aktivera personer Vill du inaktivera en person gör du detta lätt genom att klicka på den gröna figuren i Status -kolumnen. Detta kan vara användbart om t.ex. en anställd är långtidssjukskriven. På samma sätt aktiverar man även personen. Klicka på den röda figuren i Status -kolumnen. Vill du göra samma sak med en större mängd personer, använd kolumnen till vänster för att markera vilka personer du vill behandla och klicka därefter på Aktivera eller Inaktivera nedtill tabellen beroende på vad du vill göra. 6

7 2.1.4 Tilldela e-postlista Man kan även koppla personer till diverse utskickslistor. Markera först en eller flera e-postlistor i listan ovanför tabellen och bocka sedan för de personer du vill behandla. Avsluta med att klicka på Tilldela nedtill tabellen

8 Exportera personlista Du kan exportera personlistor i både CSV- och Excelformat. Använd ikonerna till höger för att göra detta Importera personlista Om du vill importera en personlista, börja med att klicka på dokumentikonen med en grön vänsterpil och en ny sida kommer upp. Klicka nu på Här för att ladda hem en Excelfil (People.xls) och öppna sedan filen. Väl inne i Excel, gå först in på Sheet 2, markera hela den första raden och kopiera den. Gå sedan tillbaka till Sheet 1, markera fälten B2 och nedåt, gå in på Redigera -menyn och klicka på Klistra in special. Bocka nu för Transponera, klicka på OK, gå tillbaka till Sheet 2, skriv in alla personer som du vill importera och dess respektive uppgifter och spara dokumentet. När du är färdig med att redigera personlistan, välj din Excelfil i IQ Mail och klicka på Importera. Efter lyckad import, klicka på Tilldela e-postlista och en ny sida kommer upp. Markera här en eller flera e-postlistor som du vill koppla personerna i personlistan till. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt. Avsluta med att klicka på Tilldela nedtill tabellen. För information om e-postlistor, se avsnitt

9 2.2 Företag Här kan du se och hantera de företag som finns i ditt system. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt eller filtrera efter företagskriterier genom att välja en eller flera i listan och sedan klicka på Sök Lägg till företag För att lägga till ett företag, börja med att klicka på den gröna plusikonen och fyll i uppgifterna på den nya sidan. Du kan även koppla företag till diverse kriterier. Avsluta med att klicka på Spara. För information om företagskriterier, se avsnitt Ta bort företag För att snabbt ta bort ett företag, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än ett företag åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Företagsnamn i det röda fältet så markeras alla företag i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen Lista personer För att se vilka personer som är listade inom ett visst företag, börja med att klicka på ikonen i Personer -kolumnen och du skickas vidare till sidan Personer. Se avsnitt

10 Exportera företagslista Du kan exportera företagslistor i både CSV- och Excelformat. Använd ikonerna till höger för att göra detta Importera företagslista Om du vill importera en företagslista, börja med att klicka på dokumentikonen med en grön vänsterpil och en ny sida kommer upp. Klicka nu på Här för att ladda hem en Excelfil (Company.xls) och öppna sedan filen. Väl inne i Excel, gå in på Sheet 2, skriv in alla företag som du vill importera och dess respektive uppgifter och spara dokumentet. När du är färdig med att redigera företagslistan, välj din Excelfil i IQ Mail och klicka på Importera

11 2.3 E-postlista Här kan du se och hantera e-postlistor. E-postlistor är listor över personer som kan väljas vid utskick för att enkelt skicka till flera en gång. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa e-postlista För att skapa en e-postlista, börja med att klicka på den gröna plusikonen och fyll i dess namn i tabellen. Välj sedan vilket brev du vill koppla e-postlistan till. Avsluta med att klicka på diskettikonen i Ändra -kolumnen för att spara Ta bort e-postlista För att snabbt ta bort en e-postlista, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en e-postlista åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Namn i det röda fältet så markeras alla e-postlistor i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen Lägg till/ta bort personer För att se och hantera personer som prenumererar på ett visst brev, börja med att klicka på ikonen i Personer -kolumnen i tabellen och du skickas vidare till sidan Personer. Se avsnitt

12 Detaljdata För att välja vilka parametrar en viss e-postlista ska tillåta, börja med att klicka på den gula ikonen i Detaljdata - kolumnen och en ny sida kommer upp. Här aktiverar du parametrarna genom att bocka för boxarna i Tilldela -kolumnen och inaktiverar dem genom att avbocka dem. Avsluta med att klicka på Spara. För information om detaljdata, se avsnitt

13 3. Skapa 3.1 Mallar Här kan du se och hantera mallar. Dessa kan du sedan läsa in när du skriver nyhetsbrev. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa mall För att skapa en mall, börja med att klicka på den gröna plusikonen och en ny sida kommer upp. Här redigerar du mallen. Vill du först läsa in en tidigare mall att redigera den nya utifrån kan du göra det genom att klicka på en av mallarna i listan till vänster. Är listan till vänster dold, klicka på högerpilen i övre vänstra hörnet för att ta fram den. Nu är det dags att skriva mallen. Behöver du komma åt verktygsfälten för textfälten kan du göra det genom att klicka på den svarta pilen uppe till vänster om ett textfält. Med verktygen i verktygsfältet kan du lätt formatera din text, infoga bilder och länkar etc. För att infoga en bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan en i listan och klicka på Infoga. Vilka bilder som visas i listan beror på vilken katalog du befinner dig i. För att gå till en underkatalog, klicka på en i listan till vänster. Avsluta med att klicka på Stäng för att infoga. För att infoga annan media än bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan i rullistan på sidans övre del vilken mediatyp du vill infoga och klicka på filens namn i listan nedtill. För att infoga en länk, klicka på globikonen med en kedja och en ny ruta kommer upp. Under URL, skriv in en webbadress och klicka på OK för att infoga. Avsluta med att klicka på Spara som mall för att spara den färdiga mallen. För information om hur du lägger till media i mediabanken, se avsnitt

14 Ta bort mall För att snabbt ta bort en mall, använd den röda kryss en längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en mall åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Mallnamn i det röda fältet så markeras alla mallar i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen. 14

15 3.2 Välkomstbrev Här kan du se och hantera välkomstbrev. Välkomstbrev är brev man får vid anmälningen till ett nyhetsbrev och kopplas till dina e-postlistor. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa välkomstbrev För att skapa ett välkomstbrev, börja med att klicka på den gröna plusikonen och en ny sida kommer upp. Här redigerar du brevet. Börja med att skriva in en rubrik. Fyll under Från i e-postadressen som mailet ska skickas från och ange därefter ett ämne. Nu är det dags att skriva brevet. För att göra det lite personligare kan man lägga till mottagarens för- eller efternamn. Behöver du komma åt verktygsfälten för textfälten kan du göra det genom att klicka på den svarta pilen uppe till vänster om ett textfält. Med verktygen i verktygsfältet kan du lätt formatera din text, infoga bilder och länkar etc. För att infoga en bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan en i listan och klicka på Infoga. Vilka bilder som visas i listan beror på vilken katalog du befinner dig i. För att gå till en underkatalog, klicka på en i listan till vänster. Avsluta med att klicka på Stäng för att infoga. För att infoga annan media än bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan i rullistan på sidans övre del vilken mediatyp du vill infoga och klicka på filens namn i listan nedtill. För att infoga en länk, klicka på globikonen med en kedja och en ny ruta kommer upp. Skriv här in en webbadress under URL och klick på OK för att infoga. Avsluta med att klicka på Spara för att spara det färdiga välkomstbrevet. För information om hur du lägger till media i mediabanken, se avsnitt

16 Ta bort välkomstbrev För att snabbt ta bort ett välkomstbrev, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än ett välkomstbrev åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Rubrik i det röda fältet så markeras alla välkomstbrev i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen #Mailinglista För att se vilka e-postlistor som ett välkomstbrev är kopplat till, klicka på den gula ikonen i #Mailinglista -kolumnen och du skickas vidare till sidan E-postlista. För information om e-postlistor, se avsnitt

17 3.3 Nyhetsbrev Här kan du se och hantera nyhetsbrev. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa nyhetsbrev För att skapa ett nyhetsbrev, börja med att klicka på den gröna plusikonen och en ny sida kommer upp. Här redigerar du brevet. Vill du först läsa in en mall kan du göra det genom att klicka på en av mallarna i listan till vänster. Är listan till vänster dold, klicka på högerpilen i övre vänstra hörnet för att ta fram den. Nu är det dags att redigera brevet. Börja med att skriva in ett namn på brevet. Fyll under Från e-post i e-postadressen som det ska skickas från och ange sedan ett ämne. Skriv sedan nyhetsbrevet i textfälten. För att göra det lite personligare kan man lägga till mottagarens föreller efternamn. Behöver du komma åt verktygsfälten för textfälten kan du göra det genom att klicka på den svarta pilen uppe till vänster om ett textfält. Med verktygen i verktygsfältet kan du lätt formatera din text, infoga bilder och länkar etc. För att infoga en bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan en i listan och klicka på Infoga. Vilka bilder som visas i listan beror på vilken katalog du befinner dig i. För att gå till en underkatalog, klicka på en i listan till vänster. Avsluta med att klicka på Stäng för att infoga. För att infoga annan media än bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan i rullistan på sidans övre del vilken mediatyp du vill infoga och klicka på filens namn i listan nedtill. För att infoga en länk, klicka på globikonen med en kedja och en ny ruta kommer upp. Här kan du skriva in en webbadress eller välja en läs mer -sida under Page name. Avsluta med att klicka på OK för att infoga. 17

18 Avsluta med att klicka på Spara för att spara det färdiga nyhetsbrevet. För information om hur du skapar mallar, se avsnitt För information om hur du lägger till media mediabanken, se avsnitt För information om hur du skapar en läs mer -sida, se avsnitt Ta bort nyhetsbrev För att snabbt ta bort ett nyhetsbrev, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än ett nyhetsbrev åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Namn i det röda fältet så markeras alla nyhetsbrev i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen Tidsstyrning Här kan du ställa in när ett nyhetsbrev ska skickas. För att ställa in tidsstyrning, börja med att klicka på den gula ikonen i Tidsstyrning - kolumnen och du skickas vidare till sidan Skicka e-post. Se avsnitt

19 3.4 Uppföljningsbrev Här kan du se och hantera uppföljningsbrev. Uppföljningsbrev är brev som skickas automatiskt en tid efter anmälan till ett nyhetsbrev, till skillnad från välkomstbrev som skickas omgående. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa uppföljningsbrev För att skapa ett uppföljningsbrev, börja med att klicka på den gröna plusikonen och en ny sida kommer upp. Här redigerar du brevet. Skriv först in en rubrik. Fyll under Från i e-postadressen som brevet ska skickas från och ange sedan ett ämne. Nu kan du skriva brevet. För att göra det lite personligare kan man lägga till mottagarens för- eller efternamn. Är verktygsfälten för textfälten dolda kan du ta fram dem genom att klicka på den svarta pilen uppe till vänster om ett textfält. Med verktygen i verktygsfältet kan du lätt formatera din text, infoga bilder och länkar etc. För att infoga en bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan en i listan och klicka på Infoga. Vilka bilder som visas i listan beror på vilken katalog du befinner dig i. För att gå till en underkatalog, klicka på en i listan till vänster. Avsluta med att klicka på Stäng för att infoga. För att infoga annan media än bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan i rullistan på sidans övre del vilken mediatyp du vill infoga och klicka på filens namn i listan nedtill. För att infoga en länk, klicka på globikonen med en kedja och en ny ruta kommer upp. Under URL, skriv in en webbadress och klicka på OK för att infoga. Avsluta med att klicka på Spara för att spara det färdiga uppföljningsbrevet. För information om hur du lägger till media i mediabanken, se avsnitt

20 Ta bort uppföljningsbrev För att snabbt ta bort ett uppföljningsbrev, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än ett uppföljningsbrev åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Rubrik i det röda fältet så markeras alla uppföljningsbrev i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen Tidsstyrning Här kan du ställa in ett datum och en tid som ett uppföljningsbrev ska skickas på. För att ställa in tidsstyrning, klicka på den gula ikonen i Tidsstyrning -kolumnen och du skickas vidare till sidan Skicka uppföljningsbrev. Se avsnitt

21 3.5 "Läs mer"-sidor Här kan du se och hantera läs mer -sidor. Läs mer -sidor är sidor på webben som du kan länka till i ett nyhetsbrev om läsaren vill läsa mer om det du skriver om. Detta för att nyhetsbrev helst bör hållas korta för att undvika att de hamnar i ens skräppostmapp. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa läs mer -sida För att skapa en läs mer -sida, börja med att klicka på den gröna plusikonen och en ny sida kommer upp. Här redigerar du läs mer -sidan. Skriv först in en rubrik. Skriv sedan läs mer -sidan i textfältet. Är verktygsfältet för textfältet dolt kan du ta fram det genom att klicka på den svarta pilen uppe till vänster om det. Med verktygen i verktygsfältet kan du lätt formatera din text, infoga bilder och länkar etc. För att infoga en bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan en i listan och klicka på Infoga. Vilka bilder som visas i listan beror på vilken katalog du befinner dig i. För att gå till en underkatalog, klicka på en i listan till vänster. Avsluta med att klicka på Stäng för att infoga. För att infoga annan media än bild, börja med att klicka på bildikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan i rullistan på sidans övre del vilken mediatyp du vill infoga och klicka på filens namn i listan nedtill. För att infoga en länk, klicka på globikonen med en kedja och en ny ruta kommer upp. Under URL, skriv in en webbadress och klicka på OK för att infoga. Avsluta med att klicka på Spara för att spara den färdiga läs mer -sidan. För information om hur du lägger till media i mediabanken, se avsnitt

22 Ta bort läs mer -sida För att snabbt ta bort en läs mer -sida, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en läs mer -sida åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Sidrubrik i det röda fältet så markeras alla sidor i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen. 22

23 3.6 Mediabank Här kan se och hantera media som finns i ditt system. Detta kan vara bild, ljud, video eller övrigt. Vilka mediatyper som visas i listan beror på vad rullistan ovan tabellen står på. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Bläddra bland underkataloger Till vänster om tabellen ser du vilken katalog du befinner dig i samt dess underkataloger. Klicka på en underkatalog för att ta dig till den. För att ta dig tillbaka, klicka på den gröna tillbakapilen. Observera att tabellen till höger endast visar de filer som finns i den aktiva katalogen Skapa underkatalog För att skapa en underkatalog, börja med att klicka på den gröna plusikonen och ett nytt fönter kommer upp. Till vänster ser du vilken katalog du befinner dig i samt dess underkataloger. Kontrollera först att du befinner dig i den katalog du vill skapa den nya katalogen i. Klicka därefter på den gröna plusikonen, namnge katalogen och godkänn genom att klicka på den gröna bockikonen. För information om hur du lägger till ett objekt i en katalog, se avsnitt Ta bort underkatalog För att ta bort en underkatalog, klicka på den röda ikonen och sedan på OK i popuprutan som kommer upp Lägg till objekt För att lägga till ett objekt, börja med att klicka på den gröna plusikonen och ett nytt fönster kommer upp. Välj sedan i rullistan på sidans övre del vilken mediatyp du vill ladda upp. Till vänster ser du vilken katalog du befinner dig i samt dess underkataloger. Kontrollera först att du befinner dig i den katalog som du vill lägga till det nya objektet i. Välj sedan vilken fil du vill ladda upp, skriv in ett filnamn under Filnamn och taggar under Taggar. Anger du flera taggar, separera med kommatecken (,). Avsluta med att klicka på Klar för att spara. 23

24 Ta bort objekt För att snabbt ta bort ett objekt, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än ett objekt åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Typ i det röda fältet så markeras alla objekt i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen Flytta objekt För att flytta ett objekt till en annan katalog, klicka först på dokumentikonen med en grön vänsterpil och ett nytt fönster kommer upp. Klicka nu på en likadan ikon intill den mapp du vill flytta objektet till. 24

25 4. Skicka 4.1 Skicka e-post Här kan du skicka e-post. Du kan även ställa in tidsstyrning, med hjälp av vilket ett kan skickas automatiskt på ett visst datum och vid en viss tid Välj nyhetsbrev Under Välj nyhetsbrev, välj det nyhetsbrev i listan som du vill skicka genom att klicka på det. Observera att det kan finnas flera sidor med nyhetsbrev och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. För att förhandsvisa ett nyhetsbrev, klicka på dokumentikonen med ett förstoringsglas Skicka testmail Innan du skickar iväg ditt mail är det rekommenderat att du skickar ett testmail för att kontrollera att nyhetsbrevet ser ut som du önskar när det når mottagarna. Under Skicka testmail, börja med att skriva in den e-postadress som du vill att testmailet ska skickas till eller välj en av de som finns i testlistan. För att skicka till en adress i testlistan, välj Mail testlista, klicka på pennan och markera en adress i fönstret som kommer upp. Klicka därefter på Stäng. För att lägga till en adress i testlistan, klicka på den gröna plusikonen, ange en e-postadress och klicka på diskettikonen i Ändra -kolumnen för att spara. För att slutligen skicka testmailet, klicka på Skicka testmail Välj mottagare Under Välj mottagare bestämmer du vilka personer du vill att nyhetsbrevet ska skickas till. I steg 3, börja med att välja om du vill skicka till en e-postlista eller till en eller flera e-postadresser som du skriver in manuellt. För att välja en e-postlista, markera en i det vita fältet nedtill. Bestäm sedan om du vill välja sökkriterium eller individer för att bestämma vilka personer du ska skicka till och klicka på GO och ett nytt fönster kommer upp. 25

26 Valde du sökkriterium kan du i det nya fönstret använda detaljdata för att enbart skicka till de personer som matchar de kriterier du anger. Klicka därefter på Spara. Valde du individer kan du i det nya fönstret bocka för boxarna till vänster intill de personer du vill skicka till eller välja alla objekt i tabellen genom att klicka på den lilla boxen bredvid E-post i det röda fältet. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Klicka därefter på Spara. För att skicka till en eller flera manuellt inmatade adresser, välj Manuellt istället för Lista i det första valet och ange en eller flera e-postadresser i textfältet nedtill. Anger du flera e-postadresser, separera med semikolon (;). För information om detaljdata, se avsnitt Tidsstyrning Under Tidsstyrning väljer du antingen ett datum och en tid som nyhetsbrevet ska skickas på eller att skicka det genast. Vill du ställa in tidsstyrning så att nyhetsbrevet skickas automatiskt vid ett visst datum och en viss tid kan du använda kalendern och klockan för att göra detta. Klicka först på kalenderikonen och välj ett datum och sedan på klockikonen och välj en tid. Vill du istället skicka brevet genast, bocka för boxen Skicka genast. Avsluta med att klicka på Skicka för att skicka. 26

27 4.2 Skickade e-postlista Här kan du se dina skickade nyhetsbrev. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Se mer information För mer information om ett nyhetsbrev, klicka på dess namn i tabellen Ta bort listning För att snabbt ta bort ett utskicks listning i historiken, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en listning åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Förnamn i det röda fältet så markeras alla listningar. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen. 27

28 4.3 Skicka uppföljningsbrev Här kan du skicka och hantera uppföljningsbrev. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skicka uppföljningsbrev För att skicka ett uppföljningsbrev, börja med att klicka på den gröna plusikonen och en ny sida kommer upp. På den nya sidan, skriv först in ett namn på tidsstyrningen. Välj sedan en mall och vilken e-postlista du vill skicka till. Bestäm därefter om du vill välja sökkriterium eller individer för att bestämma vilka personer du ska skicka till och klicka på GO och ett nytt fönster kommer upp. Valde du sökkriterium kan du i det nya fönstret använda detaljdata för att enbart skicka till de personer som matchar de kriterier du anger. Klicka därefter på Spara. Valde du individer kan du i det nya fönstret bocka för boxarna till vänster intill de personer du vill skicka till eller välja alla objekt i tabellen genom att klicka på den lilla boxen bredvid E-post i det röda fältet. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Klicka därefter på Spara. Nu är det dags att välja när det första uppföljningsbrevet ska skickas. Under Urval, välj Daglig eller Veckans beroende på om du vill skicka efter ett antal dagar eller efter ett antal veckor. Under Antal, välj antalet dagar eller veckor som du vill att det första uppföljningsbrevet ska skickas efter. Nu är det dags att bestämma hur ofta och hur många gånger uppföljningsbrev ska skickas efter det första utskicket. Under Tidsstyrning, välj en intervall mellan uppföljningsbreven. Under Att skicka Frekvens, välj hur många uppföljningsbrev som ska skickas. 28

29 När du är klar, klicka på Klart och en bekräftelse kommer upp. Avsluta med att klicka på Spara. För information om detaljdata, se avsnitt Ta bort tidsstyrning För att snabbt ta bort en tidsstyrning av ett uppföljningsbrev, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en tidsstyrning åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Mallnamn i det röda fältet så markeras alla tidsstyrningar i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen. 29

30 5. SMS 5.1 SMS-mallista Här kan du skriva och hantera SMS-mallar som du skickar under SMS-utskick. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt. För information om SMS-utskick, se avsnitt Skapa SMS-mall För att skapa en SMS-mall, börja med att klicka på den gröna plusikonen och en ny sida kommer upp. Nu är det dags att redigera mallen. Skriv först in ett namn på mallen. Klicka sedan på textfältet och skriv mallen. För att göra det lite personligare kan man lägga till mottagarens för- eller efternamn. Avsluta med att klicka på Spara Ta bort SMS-mall För att snabbt ta bort en mall, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en mall åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Mallnamn i det röda fältet så markeras alla mallar i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen Tidsstyrning Här kan du ställa in ett datum och en tid som en SMS-mall ska skickas på. För att ställa in tidsstyrning, klicka på den gula ikonen i Tidsstyrning -kolumnen och du skickas vidare till sidan SMS-utskick. Se avsnitt

31 5.2 Skickade SMS Här kan du se dina skickade SMS. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Se mer information För att se mer information om ett SMSutskick, klicka på dess namn i tabellen Ta bort listning För att snabbt ta bort ett SMS-utskicks listning i historiken, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än en listning åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Förnamn i det röda fältet så markeras alla listningar. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen. 31

32 5.3 SMS-utskick Här kan du skicka SMS. Du kan även ställa in tidsstyrning, med hjälp av vilket ett SMS kan skickas automatiskt på ett visst datum och vid en viss tid Välj SMS-mall Under Välj SMS-mall, klicka på namnet på det SMS i listan som du vill skicka för att välja den. För att förhandsvisa ett objekt, markera det i listan och sedan på dokumentikonen med ett förstoringsglas Välj mottagarinformation Här bestämmer du vilka personer du vill att SMS:et ska skickas till. Under Välj mottagarinformation, börja med att välja om du vill skicka till en e-postlista eller till en eller flera mobilnummer som du skriver in manuellt. För att välja en e-postlista, markera en i det vita fältet nedtill. Bestäm sedan om du vill välja sökkriterium eller individer för att bestämma vilka personer du ska skicka till och klicka på GO och ett nytt fönster kommer upp. Valde du sökkriterium kan du i det nya fönstret använda detaljdata för att enbart skicka till de personer som matchar de kriterier du anger. Klicka därefter på Spara. Valde du individer kan du i det nya fönstret bocka för boxarna till vänster intill de personer du vill skicka till eller välja alla objekt i tabellen genom att klicka på den lilla boxen bredvid E-post i det röda fältet. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Klicka därefter på Spara. För att skicka till en eller flera manuellt inmatade mobilnummer, välj Enskilda istället för Lista i det första valet och ange en eller flera mobilnummer i det vita fältet nedtill. Anger du flera mobilnummer, separera med kommatecken (,). För information om detaljdata, se avsnitt

33 Inställningar Under Inställningar börja med att välja det detaljdatafält i vilket du har lagrat personens mobilnummer. Under Från namn, skriv sedan in det avsändarnamn som ska synas hos mottagarna när de får SMS:et. För information om detaljdata, se avsnitt Tidsstyrning Under Tidsstyrning väljer du antingen ett datum och en tid som SMS:et ska skickas på eller att skicka det genast. Vill du ställa in tidsstyrning så att SMS:et skickas automatiskt vid ett visst datum och en viss tid kan du använda kalendern och klockan för att göra detta. Klicka först på kalenderikonen och välj ett datum och sedan på klockikonen och välj en tid. Vill du istället skicka SMS:et genast, bocka för boxen Skicka genast. Avsluta med att klicka på Skicka för att skicka. 33

34 6. Rapporter 6.1 Historik Här kan du se en historik över skickade nyhetsbrev med detaljerad information och statistik. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Se mer information För grafiska rapporter om ett skickat nyhetsbrev, klicka på dokumentikonen med ett förstoringsglas och en ny sida kommer upp. Här kan du se statistik med cirkel- och stapeldiagram med uppgifter om t.ex. hur många som har läst nyhetsbrevet. För att se vilka personer som har öppnat, klickat på en länk i eller avanmält sig från ett nyhetsbrev eller för att se studsar etc, klicka på respektive siffra i tabellen och en ny ruta kommer upp. För information om studsar, se avsnitt

35 6.2 Studsar Här kan du se studsar. Studsar är rapporter om problem vid utskick och du kan även få förklaringar till dessa. Studsar kan vara hårda eller mjuka. Hårda studsar är i regel mer allvarliga och innebär att ett meddelande ej kommit fram. Mjuka studsar är oftast mindre allvarliga och kan t.ex. innebära att en mottagare är sjukskriven eller föräldraledig. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även filtrera efter hårda studsar och mjuka studsar och/eller e-postlistor genom att välja i rulllistorna och sedan klicka på Sök Se mer information För att se mer information om en studs, klicka på More i Studsbeskrivning - kolumnen. 35

36 7. Inställningar 7.1 Mitt konto Här kan du ändra det mesta som har med ditt konto och dina personuppgifter att göra. Du kan även ställa in språket på IQ Mail Ändra lösenord Här kan du ändra ditt lösenord Ändra lösenord För att ändra ditt lösenord, skriv först in ditt nuvarande lösenord och sedan det lösenord du vill ändra till och repetera det. Lösenordet måste vara mellan 8 och 20 tecken. Avsluta med att klicka på Spara. 36

37 7.3 Anmälningslänk Här kan du generera anmälningslänkar till nyhetsbrev att använda t.ex. på en hemsida eller i ett annat nyhetsbrev. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa anmälningslänk Klicka på det brev i listan som du vill skapa en anmälningslänk till. Kopiera därefter den kod du vill ha nedtill och klistra in den på ett lämpligt ställe på en hemsida, i ett nyhetsbrev eller någon annanstans Länk skicka till en vän Här kan du generera tipsa en vän -länkar till nyhetsbrev att använda t.ex. på en hemsida eller i ett annat nyhetsbrev. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa tipsa en vän -länk Klicka på det brev i listan som du vill skapa en tipsa en vän -länk till. Kopiera därefter den kod du vill ha nedtill och klistra in den på ett lämpligt ställe på en hemsida, i ett nyhetsbrev eller någon annanstans

38 7.5 Företagskriterier Här kan du se och hantera företagskriterier du kan använda för att göra dina utskick mer specifika. Dessa kan vara vad som helst, t.ex. en bransch eller ett län. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. Du kan även använda sökfunktionen för att leta fram ett visst objekt Skapa företagskriterium För att skapa ett kriterium, börja med att klicka på den gröna plusikonen och fyll i ett kriterienamn i tabellen. Du kan även ange sorteringskriterier. Anger du flera sorteringskriterier, separera med kommatecken (,). Avsluta med att klicka på diskettikonen i Ändra -kolumnen för att spara Ta bort företagskriterier För att snabbt ta bort ett kriterium, använd den röda kryssikonen längst till höger på sidan. Vill du ta bort mer än ett kriterium åt gången, markera de önskade objekten till vänster och klicka på Ta bort nedtill tabellen. Vill du ta bort alla objekt, klicka på den lilla boxen bredvid Kriterienamn i det röda fältet så markeras alla kriterier i listan. Klicka därefter på Ta bort nedtill tabellen. 38

39 7.6 Detaljdata Här kan du se och hantera detaljdata. Detaljdata är sökkriterier som kan appliceras på personer. När du gör utskick kan du sedan använda detaljdata för att filtrera ut personer och därmed bara skicka till dem som matchar dina kriterier Lägg till detaljdata För att lägga till detaljdata, fyll i textfälten. Under Parameternamn skriver du in mer allmänomfattande parametrar, t.ex. Titel eller Bilmärke. Under Värden skriver du in mer konkreta värden åt en parameter. Har du under Parameternamn t.ex. skrivit Bilmärke kan du här skriva Saab,,Volvo,,Övrigt. Anger du flera värden, separera med dubbla kommatecken (,,). Lämnar du värdefältet blankt kan du sedan själv skriva in ett värde som du har angivit för en person. Har du under Parameternamn t.ex. skrivit Bilmärke kan du vid utskick skriva in Volvo för att skicka till alla personer på e-postlistan med Volvo. Avsluta med att klicka på Spara Rensa detaljdata För att rensa en rad, använd den röda kryssikonen till höger. 39

40 8. Support 8.1 Frågor och svar Här kan du läsa vanliga frågor och svar som berör IQ Mail. 8.2 Handledning Här finner du hjälpfilmer och en nedladdningsbar dokumentation om IQ Mail. 40

41 9. Arbetssteg med IQ Mail 9.1 Starta med IQ Mail Här följer instruktioner steg för steg för hur du kommer igång med IQ Mail. För mer information om ett visst steg eller en viss funktion kan du klicka på hyperlänkarna eller bläddra till hänvisat avsnitt. 1. Gå in på IQ Mail i din webbläsare. 2. Klicka på den svenska flaggan i hörnet uppe till höger. (1.1) 3. Klicka på Registrera?. (1.3) 4. Ange din e-postadress. (1.3) 5. Skriv in ditt önskade användarnamn. Användarnamnet är personligt och endast du kan se det. (1.3) 6. Skriv in ditt önskade lösenord och repetera det. Lösenordet måste vara mellan 8 och 20 tecken. (1.3) 7. Ange organisationsnumret för den verksamhet du tillhör. (1.3) 8. Ange din landskod. (1.3) 9. Ange din adress. (1.3) 10. Ange ditt postnummer. (1.3) 11. Ange din postort. (1.3) 12. Ange ditt land. (1.3) 13. Bestäm om du vill se IQ Mail på svenska och engelska. (1.3) 14. Klicka på Registrera. (1.3) 15. En bekräftelse kommer nu upp och ett skickas även till den e-postadress du angav. Observera att detta kan ta ett par minuter. (1.4) 16. Klicka på länken i et och du skickas tillbaka till IQ Mails startsida. Du kan nu logga in. (1.4) 41

42 9.2 Skicka nyhetsbrev Här följer instruktioner steg för steg för hur du skickar nyhetsbrev. För mer information om ett visst steg eller en viss funktion kan du klicka på hyperlänkarna eller bläddra till hänvisat avsnitt. 1. Gå in på IQ Mail i din webbläsare och logga in. (1.2) 2. För att skapa ett nyhetsbrev, gå in på Skapa och sedan vidare till Nyhetsbrev. För att skicka ett redan existerande nyhetsbrev, hoppa till steg 4. (3.3) 3. Klicka på den gröna plusikonen och skriv nyhetsbrevet. Vill du börja med att läsa in en mall kan du göra det genom att klicka på en i listan till vänster. Behöver du komma åt verktygsfälten kan du göra det genom att klicka på den svarta pilen uppe till vänster om ett textfält. Avsluta med att klicka på Spara. (3.3.1) 4. Gå in på Skicka och sedan vidare till Skicka e-post. (4.1) 5. Under Välj nyhetsbrev, klicka på det nyhetsbrev som du vill skicka. Har du många objekt i tabellen visas dessa på flera sidor och då bläddrar du med hjälp av siffrorna i tabellens nedre röda fält. (4.1.1) 6. Under Skicka testmail rekommenderas det att du skickar iväg ett testmail för att kontrollera att nyhetsbrevet ser ut som du önskar när det når mottagarna. För att skicka ett testmail, skriv in en adress i det gula textfältet som du vill att testmailet ska skickas till eller välj en adress i testlistan. Klicka därefter på Skicka testmail. (4.1.2) 7. Under Välj mottagare, välj först om du vill skicka till en e-postlista eller till en eller flera e-postadresser som du skriver in manuellt. Väljer du att skicka till Lista, klicka på en e-postlista i listan nedtill och välj sedan sökkriterium eller individ för att bestämma vilka i e-postlistan som ska få brevet. Med sökkriterier kan du filtrera personer efter detaljdata och under individ kan du markera enstaka eller samtliga individer i e-postlistan. Väljer du att skicka till Manuellt, skriv in en eller flera e-postadresser i fältet nedtill. Anger du flera e-postadresser, separera med semikolon (;). (4.1.3) 8. Under Tidsstyrning, bestäm när brevet ska skickas. (4.1.4) 9. Klicka på Skicka. (4.1.4) 42

43 9.3 Skicka SMS Här följer instruktioner steg för steg för hur du skickar SMS. För mer information om ett visst steg eller en viss funktion kan du klicka på hyperlänkarna eller bläddra till hänvisat avsnitt. 1. Gå in på IQ Mail i din webbläsare och logga in. (1.2) 2. För att skapa en SMS-mall, gå in på SMS och sedan vidare till SMS-mallista. För att skicka en redan existerande SMS-mall, hoppa till steg 4. (5.1) 3. Klicka på den gröna plusikonen och skriv SMS-mallen. Avsluta med att klicka på Spara. (5.1.1) 4. Gå in på SMS-utskick. (5.3) 5. Under Välj SMS-mall, klicka på den SMS-mall som du vill skicka. (5.3.1) 6. Under Välj mottagarinformation, välj först om du vill skicka till en e-postlista eller till ett eller flera mobilnummer som du skriver in manuellt. Väljer du att skicka till Lista, klicka på en e-postlista i listan nedtill och välj sedan sökkriterium eller individ för att bestämma vilka på e-postlistan som ska få meddelandet. Med sökkriterier kan du filtrera personer efter detaljdata och under individ kan du markera enstaka eller samtliga individer på e-postlistan. Väljer du att skicka till Manuellt, skriv in ett eller flera mobilnummer i fältet nedtill. Anger du flera mobilnummer, separera med kommatecken (,). (5.3.2) 7. Under Inställningar, välj först det detaljdatafält i vilket du har lagrat personens mobilnummer. Under Från namn, skriv sedan in det avsändarnamn som ska synas hos mottagarna när de får SMS:et. (5.3.3) 8. Under Tidsstyrning, bestäm när SMS:et ska skickas. (5.3.4) 9. Klicka på Skicka. (5.3.4) 43

44 10. Arbetssteg med Outlook 10.1 Filtrera bort mjuka studsar Här följer instruktioner steg för steg för hur du ställer in regler i Microsoft Outlook för att automatiskt flytta mjuka studsar till Borttaget -mappen. 1. I Outlook, gå in på Verktyg -menyn. 2. Klicka på Regler och aviseringar. 3. Klicka på Ny regel. 4. Välj Börja med en tom regel. 5. Välj Kontrollera meddelanden när de anländer i listan. 6. Klicka på Nästa. 44

45 7. Bocka för med specifika ord i avsändarens adress i listan. 8. Klicka på specifika ord nedtill. 9. Ange först Postmaster utan citationstecken och klicka på Lägg till. Ange sedan Mailer-daemon och klicka på Lägg till. 10. Klicka på OK och sedan på Nästa. 11. Bocka för ta bort det i listan. 12. Klicka två gånger på Nästa. 45

46 13. Ange ett namn för regeln och klicka på Slutför. 14. Klicka på OK. 46