Hjälp till MV-Login Administration Elevdata AB

Transkript

1 Hjälp till MV-Login Administration Elevdata AB Dokumentversion: A

2 1 Innehållsförteckning Förord... 3 Kapitel 1. Aktivera administratörkontot... 4 Kapitel 2. Tillgång till MV-Login Administration Skola Företag... 7 Kapitel 3. Funktioner i MV-Login Administration Funktioner för kommunadministratörer Funktioner för skoladministratörer Funktioner för pedagoger Funktioner för företagsadministratörer Kapitel 4. Import Tabulatorseparerad fil Kommun-/Skoladministratör: Data i tabulatorseparerad fil Företagsadministratör: Data i tabulatorseparerad fil Välj fil Nya användare Ändrade användare Teckenkodning Kolumner Filtrera Starta importen Resultat Efterredigering Kapitel 5. Administrera Skolor Upprätta ny skola Redigera skola Ta bort skola Klasser Upprätta ny klass Redigera klass... 24

3 Ta bort klass Användare Upprätta ny användare Redigera användare Ta bort användare Exportera till fil Kapitel 6. Grupper Upprätta ny grupp Redigera grupp Ta bort grupp Kapitel 7. Hjälp Kapitel 8. Logga ut... 29

4 3 Förord MV-Login Administration är ett webbverktyg, som används för administrering av skolor, företag och användare i Elevdatas inloggningssystem. Förutsättningen för användning av MV-Login Administration är att kommunen, skolan eller företaget via kontakt med Elevdata fått tillgång till detta verktyg. Copyright Copyright 2013 Elevdata AB, Fosievägen 13, Malmö Se även

5 4 Kapitel 1. Aktivera administratörkontot Du anmäler kommunen, skolan eller företaget till MV-Login Administration, genom att kontakta Elevdata och får kort därefter ett aktiveringsmail. Aktiveringsmailet med rubriken Aktivera ditt MV-Login administratörkonto, innehåller en länk till aktiveringssidan. Du använder länken för att aktivera kommunens, skolans eller företagets administratörkonto. På aktiveringssidan skriver du in valfritt användarnamn och lösenord och klickar på knappen Registrera och Aktivera, varefter administratörkontot kommer att vara aktiverat: Figur 1 - Registrera och aktivera administratör När aktiveringen är genomförd, sänder vi dig ett statusmail med rubriken "Ditt administratörkonto är nu aktiverat".

6 5 Kapitel 2. Tillgång till MV-Login Administration MV-Login Administration nås via sidan MV-Login, som visas när aktiveringen av administratörkontot genomförts. Länken finns även i det utsända statusmailet. Välj flik i förhållande till kundtyp: Figur 2 MV-Login 2.1. Skola Kommuner, skolor och pedagoger ska välja fliken Skola : Figur 3 - MV-Login Skola

7 6 Sätt en markering i fältet Visa kommuner : Figur 4 - Visa kommuner i MV-Login Skola Som kommunadministratör ska du ange namn för aktuell kommun och som skoladministratör ska du ange namnet för aktuell skola. Därefter kan kommunen eller skolan väljas i listan: Figur 5 - Sök skola eller kommun i MV-Login Skola När skola eller kommun valts, ska du ange användarinformation för administratörkontot (Läs mer om administratörkontot i Kapitel 1). Därefter får du tillgång till MV-Login Administration genom att klicka på knappen Logga in :

8 7 Figur 6 - Logga in på skola eller kommun i MV-Login 2.2. Företag Som företagare ska du välja fliken Företag och ange företagets namn. Notera att företagsnamnet ska skrivas exakt som det angivits i det statusmail du tidigare mottagit med rubriken "Ditt administratörkonto är nu aktiverat (läs mer i Kapitel 1). Klicka därefter på knappen Fortsätt : Figur 7 MV-Login Företag När företaget har valts, ska du skriva in användarinformationen för administratörkontot (Läs mer om administratörkontot i Kapitel 1). Därefter kan du tillgå MV-Login Administration genom att klicka på knappen Logga in :

9 Figur 8 - Logga in på företag i MV-Login 8

10 9 Kapitel 3. Funktioner i MV-Login Administration Funktionerna i MV-Login Administration har anpassats efter de olika användartyper, som finns i MV-Login. Det innebär att MV-Login Administration kommer att se olika ut för de användartyper som har tillgång till verktyget: Kommunadministratör (läs mer i Kapitel 3.1) Skoladministratör (läs mer i Kapitel 3.2) Pedagog (läs mer i Kapitel 3.3) Företagsadministratör (läs mer i Kapitel 3.4)

11 Funktioner för kommunadministratörer Som kommunadministratör har du åtkomst till följande funktioner i MV-Login Administration: Import På sidan Import kan du som kommunadministratör importera användare och klasser. Läs mer i Kapitel 4. Administrera På sidan Administrera kan du som kommunadministratör upprätta, redigera och ta bort skolor och användare. Läs mer i Kapitel 5. Figur 9 Huvudmeny Kommunadministratör

12 Funktioner för skoladministratörer Som skoladministratör har du åtkomst till följande funktioner i MV-Login Administration: Import På sidan Import kan du som skoladministratör importera användare och klasser. Läs mer i Kapitel 4. Administrera På sidan Administrera kan du som skoladministratör upprätta, redigera och ta bort klasser och användare. Läs mer i Kapitel 5. Grupper På sidan Grupper kan du som skoladministratör upprätta, redigera och ta bort grupper, samt ändra användarnas lösenord. Läs mer i Kapitel 6.

13 Figur 10 Huvudmeny Skoladministratör 12

14 Funktioner för pedagoger Som pedagog har du åtkomst till följande funktion i MV-Login Administration: Grupper Pedagoger kan upprätta, redigera och ta bort grupper, samt ändra användarnas lösenord. Läs mer i Kapitel 6. Figur 11 Huvudmeny Pedagog

15 Funktioner för företagsadministratörer Som företagsadministratör har du åtkomst till följande funktioner i MV-Login Administration: Import På sidan Import kan du som företagsadministratör importera användare. Läs mer i Kapitel 4. Administrera På sidan Administrera kan du som företagsadministratör upprätta, redigera och ta bort användare. Läs mer i Kapitel 5. Figur 12 Huvudmeny Företagsadministratör

16 15 Kapitel 4. Importera På sidan Importera är det möjligt att importera data till MV-Login. Företagsadministratörer kan importera användare till MV-Login, och kommun- /skoladministratörer kan importera både användare och klasser till MV-Login. Figur 13 Import 4.1. Tabulatorseparerad fil För att kunna importera data till MV-Login ska du använda en tabulatorseparerad fil. En tabulatorseparerad fil är en textfil med tabulatorseparerat innehåll, vilket betyder, att det finns en tabulator som separatör mellan varje värde i en rad. Notera, att MV-Login Administration inte kan hantera tabulatorseparerade filer med mer än 1000 rader Kommun-/Skoladministratör: Data i tabulatorseparerad fil Följande exempel visar de data, som kommun-/skoladministratörer kan importera i MV-Login Administration via en tabulatorseparerad fil:

17 boj294 Bo Jensen pupil Kd4H6gw male empel.dk Bredgade Malmö Sverige 6.A Skolkod Användar Förnamn Efternamn Roller Lösenord Kön Födelsedat Mobilnummer Hemtelefon Adress Postnum Postadres Land Klass namn um mer s (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) Notera att det endast är den översta raden i exemplet, som kan användas i en tabulatorseparerad fil, eftersom de andra raderna endast tjänar som förklaring för den översta raden. Vi har skapat en schablon för generering av tabulatorseparerade filer och schablonen kan med fördel användas i samband med import av data i MV-Login Administation: Finn filen här. Krav för tabulatorseparerad fil Den tabulatorseparerade filen får inte innehålla följande tecken: ( ) < > + = * \ " $ { } [ ] # Följande lista visar, vilka krav som gäller för kolumnerna i den tabulatorseparerade filen: Användarnamn: engelska bokstäver. Denna kolumn är obligatorisk och får endast innehålla siffror och Roller: Kön: Denna kolumn är obligatorisk och måste innehålla minimum en roll. Rollerna för skolor är orden pupil, teacher och admin, som var och en anger en roll. Du kan tilldela användarna flera roller genom att ange rollerna efter varandra utan mellanrum (t.ex. teacher,admin). Denna kolumn är valfri och kan innehålla orden female eller male. Födelsedatum: DD (t.ex ). Denna kolumn är valfri och kan innehålla datum i formatet YYYY-MM- Klass: Denna kolumn är valfri och kan innehålla en klassbeteckning, som ska bestå av en årskurs (t.ex. 7) och ett spår (t.ex. A) separerad av en prick (.) - Exempel: 7.A Företagsadministratör: Data i tabulatorseparerad fil Följande exempel visar de data, som företagsadministratörer kan importera i MV-Login Administration via en tabulatorseparerad fil: da-1234 boj294 Bo Jensen employee Kd4H6gw male boj294@ex empel.dk Bredgade Odense C Danmark

18 17 kundnr. (obligatorisk) Användar Förnamn Efternamn Roller Lösenord Kön Födelsedat Mobilnummenummer Hemtelefon Adress Post- Postadres Land namn um s (obligatoriskriskrisk) (obligato- (obligato- (obligatorisk) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) (valfri) Notera att det endast är den översta raden i exemplet, som kan användas i en tabulatorseparerad fil, eftersom de andra raderna endast tjänar som förklaring för den översta raden. Vi har skapat en schablon för generering av tabulatorseparerade filer och schablonen kan med fördel användas i samband med import av data i MV-Login Administation: Finn filen här. Krav för tabulatorseparerad fil Den tabulatorseparerade filen får inte innehålla följande tecken: ( ) < > + = * \ " $ { } [ ] # Följande lista visar, vilka krav som gäller för kolumnerna i den tabulatorseparerade filen: Användarnamn: engelska bokstäver. Denna kolumn är obligatorisk och får endast innehålla siffror och Roller: Kön: Denna kolumn ska innehålla minimum en roll. Rollerna för Företag är orden admin, superuser och employee, som var och en anger en roll. Du kan tilldela användarna flera roller genom att ange rollerna efter varandra utan mellanrum (t.ex. admin,employee). Denna kolumn kan innehålla orden female eller male. Födelsedatum: ). Denna kolumn kan innehålla ett datum i formatet YYYY-MM-DD (t.ex Välj fil För att välja den tabulatorseparerade filen, ska du klicka på knappen Välj fil. Sök och markera därefter filen och klicka på knappen Öppna, varmed innehållet i den tabulatorseparerade filen kommer att visas i översikten. Översikten är enbart en förhandsvisning av hur data från den tabulatorseparerade filen kommer att tolkas. Det är möjligt att se om det rör sig om nya eller ändrade användare, genom att observera ikonen intill varje enskilt användarnamn. Nya användare visas med -ikonen intill användarnamnet. Existerande användare, som kommer att ändras med ny information från den tabulatorseparerade filen, visas med -ikonen intill användarnamnet.

19 18 Figur 14 - Nya och ändrade användare Nya användare En användare betraktas som helt ny användare, om användarnamnet inte redan finns i aktuell skola/företag. Användaren kommer därefter automatiskt att bli upprättad i systemet med all den information, som framgår av den tabulatorseparerade filen. Notera att denna process kan ta lite tid, om ett stort antal användare ska upprättas Lösenord för nya användare Om det inte angivits information i kolumnen Lösenord, kommer det automatiskt att genereras ett lösenord för aktuell användare. Om det angivits information i kolumnen Lösenord, kommer den aktuella användaren att få detta Lösenord. Notera att det endast är möjligt att exportera lösenord vid senare tidpunkt, om användarnas lösenord automatiskt genererats av systemet. Detta innebär att lösenord som importerats via en tabulatorseparerad fil, inte kan exporteras vid senare tidpunkt.

20 Ändrade användare En användare betraktas som ändrad användare, om användarnamnet redan finns i aktuell skola/företag och om det finns ny information i en av kolumnerna i den tabulatorseparerade filen. Användarens information i systemet kommer därmed att uppdateras med den nya informationen från den tabulatorseparerade filen Lösenord för ändrade användare Om det inte angivits information i kolumnen Lösenord, kommer den andrade användarprofilen att behålla det existerande lösenordet. Om det angivits information i kolumnen Lösenord, kommer den aktuella användaren att få det nya lösenordet. Du kan också administrera lösenord för existerande användare genom att använda följande parametrar i den tabulatorseparerade filen: [restore] [reset] Denna parameter återställer till det senast använda lösenordet, som automatiskt genererats till användaren. Denna parameter genererar ett helt nytt lösenord till användaren. Följande exempel visar användningen av lösenordsparametrar i en tabulatorseparerad fil: alm823 Allan Meyer pupil [restore] boj294 Bo Jensen pupil [reset] Skolkod/kundnr. Användarnamn Förnamn Efternamn Roller Lösenord (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (valfri) Notera, att det endast är de översta två raderna i exemplet, som kan användas i en tabulatorseparerad fil, eftersom de andra raderna endast tjänar som förklaring för tabellen Teckenkodning Systemet kommer automatiskt att försöka gissa, vilken teckenkodning som används i den tabulatorseparerade filen. Men om systemet inte kan gissa teckenkodningen korrekt, kommer det att visas några felaktiga tecken i översikten. Det kan därmed vara nödvändigt att välja en teckenkodning manuellt, vilket görs genom att man klickar på listan Teckenkodning och därefter väljer den teckenkodning, som används i den tabulatorseparerade filen.

21 Kolumner Som utgångspunkt visas följande kolumner i översikten: Användarnamn Förnamn Efternamn Roller Lösenord Kön Det är möjligt att tillfoga ytterligare kolumner i översikten genom att man markerar dessa i fältet Visa kolumner : Födelsedatum Mobilnummer Hemtelefon Adress Postnummer Postadress Land Klass* *Kolumnen kan endast visas, om du är kommun-/skoladministratör Filtrera För att kontrollera om datan från den tabulatorseparerade filen tolkats korrekt, kan du göra en filtrering i förhandsvisningen. Det gör du genom att skriva in t.ex. ett efternamn eller del av efternamn i fältet Filtrera, varmed det enbart är användare, som motsvarar kriteriet, som kommer att visas i översikten. För att se alla användare igen ska all text i fältet tas bort Starta importen Klicka på knappen Starta import för att påbörja import av data från den tabulatorseparerade filen Resultat När importen genomförts, visas en liten ikon i första kolumnen intill varje användare. Ikonen anger importens förlopp. Man kan se en kort beskrivning av de olika resultaten genom att hålla musen över ikonerna.

22 21 Figur 15 - Resultat 4.8. Efterredigering Det är möjligt att sätta en påminnelse vid en eller flera av de importerade användarna, om de t.ex. saknar information eller innehåller felaktig information. Genom att sätta en påminnelse, säkrar du att du kommer ihåg att uppdatera användarinformationen senare. För att sätta en påminnelse vid en användare ska du sätta en markering i fältet vid den första kolumnen. Därefter kan du gå till sidan Administrera och välja fliken Användare, där det nu tydligt framgår vilka användare som ska uppdateras.

23 22 Kapitel 5. Administrera På sidan Administrera är det möjligt att administrera skolor, klasser och användare manuellt i MV-Login. Flikarna på sidan Administrera är anpassade efter olika användartyper i systemet. Följande gäller på sidan Administrera för de olika användartyperna: Som kommunadministratör kan du administrera skolor (läs mer i Kapitel 5.1) och användare (läs mer i Kapitel 5.3). Som skoladministratör kan du administrera klasser (läs mer i Kapitel 5.2) och användare (läs mer i Kapitel 5.3). Som företagsadministratör kan du administrera användare (läs mer i Kapitel 5.3). Notera att du som pedagog eller skoladministratör också har möjlighet att administrera grupper i systemet (läs mer i Kapitel 6) Skolor Som kommunadministratör kan du administrera kommunens skolor. Figur 16 - Skolor

24 Upprätta ny skola Börja upprättandet av en skola genom att klicka på knappen Upprätta. Ange först ett unikt skolnamn och därefter skolkoden för den aktuella skolan. Var mycket uppmärksam på att du har skolans officiella skolkod, då denna används i Elevdatas system. Ange ev. en beskrivning av skolan och klicka på knappen OK. Nu kommer skolan att upprättas i systemet. Figur 17 Exempel på upprättande av ny skola Redigera skola Det är möjligt att redigera skolupplysningarna för en skola genom att markera denna på listan och därefter klicka på knappen Redigera. Notera att ändring av skolkoden kan medföra att skolan mister åtkomsten till MV-ID program. Om du är osäker, kontakta Elevdata support. Efter genomförd redigering ska du klicka på knappen OK, för att spara de nya upplysningarna i systemet. Elevdatas support Ta bort skola Det är möjligt att ta bort en skola genom att markera denna på listan och klicka på knappen Ta bort. Notera att borttagningen av en skola kommer att medföra, att samtliga användare i skolan också tas bort. Klicka på knappen OK för att genomföra borttagningen av skolan Klasser Som skoladministratör kan du administrera skolans klasser.

25 24 Figur 18 - Klasser Upprätta ny klass Börja upprättandet av en klass, genom att klicka på knappen Upprätta. Kontrollera därefter noga att korrekt skola valts i listan kallad Domän. Välj nu årskurs(obligatoriskt), spår (valfri) och skriv eventuellt en beskrivning av klassen. Klicka på knappen OK för att genomföra upprättandet av klassen. Figur 19 Exempel på upprättande av ny klass Redigera klass Det är möjligt att redigera beskrivningen för en klass genom att markera denna på listan och klicka på knappen Redigera. Notera att upplysningarna gällande domän, årskurs och spår inte kan ändras. Efter genomförd redigering ska du klicka på knappen OK, för att spara de nya upplysningarna i systemet.

26 Ta bort klass Det är möjligt att ta bort en klass genom att markera den på listan och klicka på knappen Ta bort. Notera att borttagningen av en klass inte medför borttagning av de användare som är knutna till klassen. Klicka på knappen OK för att fullfölja borttagningen av klassen Användare Som kommun-, skol- eller företagsadministratör har du möjlighet att administrera användare manuellt i systemet. Figur 19 - Användare Upprätta ny användare Börja upprättandet av ny användare, genom att klicka på knappen Upprätta, varefter du kommer att se fliken Användarinformation. Du ska först kontrollera att korrekt skola/företag valts i listan Domän. Därefter ska du ange ett nytt användarnamn, samt skriva in användarens förnamn och efternamn. Du kan låta fältet Lösenord vara tomt, för att låta systemet generera ett lösenord till användaren. Välj nu användarens primärroll (du kan tillfoga extra relationer på fliken Relationer ). Om du har valt pupil (elev) som primärroll, kan du via klass knyta eleven till en av de klasser, som redan är upprättade i systemet.

27 26 Fältet Sista Inloggningsdatum kan fyllas i, om du vill att det aktuella användarkontot automatiskt ska löpa ut på ett bestämt datum. Figur 20 Fliken Användareinformation På fliken Valfri användarinformation kan du ange diverse valfri information om användaren. Figur 21 Fliken Valfri användarinformation På fliken Relationer har du möjlighet att tilldela användaren extra roller.

28 27 Figur 22 Fliken Relationer Klicka på knappen OK, för att fullfölja upprättandet av användaren Redigera användare Du kan redigera en användare genom att markera denna i listan och klicka på knappen Redigera. Notera, att upplysningarna gällande domän och användarnamn inte kan ändras. Efter genomförd redigering ska du klicka på knappen OK, för att spara de nya upplysningarna i systemet Ta bort användare Det är möjligt att ta bort en användare genom att markera denna i listan och klicka på knappen Ta bort. Klicka på knappen OK för att fullfölja borttagningen av användaren Exportera till fil Du kan göra en export av samtliga användarkonton, genom att klicka på knappen Exportera till fil. Notera, att lösenord, som importerats eller är användargenerat, inte kan exporteras från systemet. Du kan dock sätta en markering i fältet Kopiera med Lösenord, om du vill att de systemgenererade lösenordet ska med i exporten. Klicka på knappen OK för att fullfölja utdraget av alla användarkonton.

29 28 Kapitel 6. Grupper Som pedagog eller skoladministratör har du möjlighet att administrera grupper i systemet. Figur 23 - Grupper Upprätta ny grupp Börja upprättandet av en grupp genom att klicka på knappen Upprätta. Kontrollera därefter att korrekt skola valts i listan Domän. Skriv ett nytt gruppnamn och eventuellt en beskrivning av gruppen. Klicka på knappen OK för att fullfölja upprättandet av gruppen. Figur 24 Exempel på upprättande av ny grupp Redigera grupp Det är möjligt att redigera beskrivningen för en grupp genom att markera denna på listan och klicka på knappen Redigera. Notera att upplysningarna gällande domän och gruppnamn inte

30 29 kan ändras. Efter genomförd redigering ska du klicka på knappen OK, för att spara de nya upplysningarna i systemet Ta bort grupp Du kan ta bort en grupp genom att markera denna på listan och klicka på knappen Ta bort. Klicka på knappen OK för att fullfölja borttagningen av gruppen. Kapitel 7. Hjälp Knappen Hjälp öppnar en supportsida på webben, som bl.a. innehåller denna användarvägledning samt en översikt över ofta ställda frågor och svar. Kapitel 8. Logga ut Knappen Logga ut loggar ut dig från MV-Login Administration, vartefter du ska ange användarinformation på nytt, för att åter få åtkomst till verktyget.