Uppdaterad: Lathund Ny medlem

Transkript

1 Uppdaterad: Lathund Ny medlem 1 1

2 Innehållsförteckning Inledning 3 Ny layout (fr.o.m 12/3) 4 Medlemmar 5 Ny medlem med fullständigt personnummer 6 Vanliga felmeddelanden 7 Ny medlem med ofullständigt personnummer 7 Ny medlem med utländskt personnummer 8 Prova på person 9 Ny medlem med skyddade personuppgifter 10 Importera nya medlemmar via Excel 11 Vanliga felmeddelanden

3 Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken Utbildning på Lathundar Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig besöka vårt bibilotek på Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. 3 3

4 Ny layout FR.O.M 12:E MARS

5 Medlemmar För att börja fylla på medlemsregistret med personer klicka på MEDLEMMAR i den lodräta menyraden till vänster på sidan. För att lägga in en person åt gången klicka på NY MEDLEM. Det går att registrera medlemmar med födelsedatum eller fullständigt personnummer. Fördelen med att använda fullständigt personnummer: Personens folkbokföringsadress hämtas och uppdateras automatiskt från folkbokföringsregistret När föreningen använder sig av licenser så behövs detta Vid en ev. LOK stödskontroll behöver de sista siffrorna kunna anges Vid närvaroregistrering av LOK stöd behövs fullständigt personnummer För att importera in flera medlemmar samtidigt klicka på LADDA NER IMPORTFIL. 5 5

6 Ny medlem med fullständigt personnummer Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personnummret och vänta någon sekund. Personens namn och adress dyker upp i fältet. OM det stämmer klicka på NÄSTA. SPARA. Personen är nu medlem i föreningen. För tillsättning av roller behörigheter förklaras längre fram i manualen. 6 6

7 VANLIGA FELMEDDELANDEN Du fyller i rätt personnummer men fel namn dyker upp i fältet. Lösning: Dubbelkolla igen, med personen samt via att personnummret verkligen stämmer. Om det gör det klicka på NÄSTA även om namnet i fältet är fel. SPARA medlemmen. Gå in igen på personens profil. Sök då upp namnet som var felaktigt. Fälten är nu redigerbara och du kan skriva in det korrekta namnet och adressen. SPARA. Ny medlem med ofullständigt personnummer Obligatoriska uppgifter: POSTADRESS och GATUADRESS Klicka på NY MEDLEM. Fyll i födelsedatum och klicka i rutan för OFULLSTÄNDIGT PERSON- NUMMER. Fyll i personens förnamn och efternamn samt kryssa i om det är en man eller kvinna samt postnummer och postort. NÄSTA. För att kunna spara lägg in personens postadress. Klicka på pilen till vänster om Kontaktadress. Fyll i Gatuadress. SPARA längst ner till höger på sidan. 7 7

8 Du kommer nu få en informationstext om att dessa medlemmar inte kommer kunna hanteras som de personer som har fullständigt personnummer. Detta betyder att de sista siffrorna måste kunna anges vid närvaroregistrering samt en ev. kontroll för LOK stödet. Det går inte heller att tilldela några roller på personen. SPARA. Ny medlem med utländskt personnummer Klicka på NY MEDLEM. Fyll i födelsedatum i den följd som skrivs i Sverige. 19ååmmdd. Klicka i rutan framför UTLÄNDSK PERSON. Klicka i NATIONALITET. Fyll i FÖRNAMN, EFTERNAMN, KÖN, POSTNUMMER OCH POSTORT. NÄSTA. För att kunna spara lägg in personens postadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM KONTAKTADRESS. FYLL I GATUADRESS. SPARA LÄNGST NER TILL HÖGER PÅ SIDAN. 8 8

9 Prova på person Obligatoriska uppgifter: POSTADRESS och GATUADRESS Det går att lägga in en Prova på person med både fullständigt och ofullständigt personnummer. Vid ofullständigt måste du klicka i både PROVA PÅ PERSON OCH OFULLSTÄNDIGT PERSONNUMMER. Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personens personnummer. Fullständigt eller ofullständigt. Vid ofullständigt klicka i både Prova på person och Ofullständigt personnummer. Ofullständigt personnummer Fullständigt personnummer NÄSTA. En Prova på person kan inte få några roller tillsatta. Den räknas med i LOKstödsredovisningen även om den ligger inne med ofullständigt personnummer. Observera att nya regler för LOK stödet träder i kraft den 1 januari 2014 och då behövs fullständigt personnummer även på Prova på personer. 9 9

10 För att kunna spara lägg in personens postadress. Klicka på pilen till vänster om Kontaktadress. Fyll i Gatuadress. SPARA längst ner till höger på sidan. Ny medlem med skyddade personuppgifter Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personens personnummer. NÄSTA. Klicka på fliken PERSONEN HAR SKYDDADE PERSONUPPGIFTER. Fyll i ett Alias förnamn och ett alias efternamn. SPARA SPARA högst upp till höger på sidan. Personen sökes då upp i registret med sitt alias namn. Endast klubbadministratören kan se de riktiga uppgifterna. Gruppadmin och andra ser enbart aliasnamnet

11 Importera nya medlemmar via Excel Import av medlemmar är till fördel när ni tidigare haft ert medlemsregister i någon annan portal och nu vill lägga in det i IdrottOnline. Ni exporterar då registret till Excel från det befintliga registret och väljer sedan att ladda ner importfil från IdrottOnline. Flytta över alla obligatoriska fält till Idrott- Onlines importfil och spara. ÄNDRA INGA CELLER ELLER FLYTTA PÅ NÅGRA KOLUMNER. DE FÄLT SOM INTE ÄR OBLIGATORISKA LÄMNAR DU TOMMA. Det går att importera medlemmar med fullständigt och ofullständigt personnummer. Klicka på LADDA NER IMPORTFIL. Excelfilen laddas ner på din dator. Öppna filen. När du öppnat filen börja med att se till att du är i början av arket. Dra markören längst till vänster. Kopiera från ditt egna Excelark in de obligatoriska uppgifterna. SPARA och STÄNG Excel. Obligatoriska uppgifter i Importfilen: Förnamn, Efternamn, Kön, Fullständigt personnummer,gatuadress, Postnummer, Postort, Land 11 11

12 KLICKA PÅ IMPORTERA För snabbast import rekommenderas inte fler än 100 medlemmar per importfil. Klicka på VÄLJ FIL. Hämta upp Excelfilen från din dator och klicka på OK. Ha tålamod. Filen laddas upp. När importen är klar ser du info om de nya medlemmarna. GODKÄNN ÄNDRINGAR och klicka på FORTSÄTT. Är något fel så klicka på Avbryt och ändra i Excelfilen till rätt uppgifter och gör sedan om proceduren Välj fil.. När importen är slutförd syns denna ruta. Klicka på OK. VANLIGA FELMEDDELANDEN Importen är slutförd med fel

13 Något eller några obligatoriska fält saknas. LÖSNING: Lättast är att du Exporterar rapporten och sedan stämmer av den med importfilen. Lägger till de som ska läggas till och sparar importfilen och importerar filen på nytt. Klickar du här på ok så stängs rutan och ingen import av de felmarkerade personerna har skett. De övriga medlemmarna har importerats i medlemsregistret. Importera in nya medlemmar och lägg till dem i befintlig grupp Finns det skapade grupper i medlemsregistret som du vill lägga till nya medlemmar i direkt vid import. Gör som följer: Ta reda på gruppens gruppid. KLICKA PÅ GRUPPER. Sök upp aktuell grupp. KLICKA PÅ SÖK

14 Gå in på gruppen genom att klicka på länken. Här syns gruppid. I importfilen lägger du till gruppid i rätt kolumn. Personen finns nu i den valda gruppen samt i medlemsregistret