Medlemsregistret Roller och Behörigheter. Uppdaterad

Transkript

1 Medlemsregistret Roller och Behörigheter Uppdaterad

2 Innehållsförteckning Klicka på sidan här i innehållsförteckningen och du länkas dit direkt. Du behöver inte skrolla i dokumentet manuellt. NYTT! Inledning...4 Funktioner...5 Logga in...5 Medlemmar-fliken...6 Lägg till ny medlem NYTT!...6 Utländsk person...6 Prova på person...7 Göra prova på person till medlem...7 Lägg till målsman...8 Dölja kontaktuppgifter...9 Personen har skyddad identitet...10 Importera medlemmar...10 Ofullständigt personnummer...12 Gulmarkerad rad i medlemsregistret...13 Gulmarkerad rad...13 Medlemmar för godkännande...14 Personen har redan ett idrottsid...15 Ändra en persons uppgifter...15 Avsluta medlemskap...16 Återaktivera avslutat medlemskap...17 Övriga personuppgifter NYTT!...18 Hur tilldelas inloggningsuppgifter...19 Meddelande NYTT!...20 Brevmall NYTT!...20 Enkel e-post NYTT!...21 Vanliga snabbkoder NYTT!...22 Skicka e-postmeddelandet NYTT!...22 Skicka e-postmeddelandet till en grupp/arbetsrum NYTT!...23 Skicka meddelande till Gruppwall NYTT!...24 Roller...25 Huvudadministratör...25 Klubbmedlem...25 Administratör hemsida...26 Klubbadministratör...27 Redaktör hemsida...28 Redaktör nyhetsbrev...28 Aktivitetsledare ex. Tränare...29 Tillsätt Ordförande/kassör/sekreterare...29 Gruppadministratör...31 Utövare NYTT!...33 Tillsätta rollegenskaper NYTT!...33 Övriga personuppgifter NYTT!...34 Behörigheter...35 Administrera hemsida...35 Redigera hemsida...35 Sök medlem...37 Ändra kontaktuppgifter...39 Ändra idrott/grupp/roll...40 Skriv ut...40 Exportera...41 E-bokföring...42 Passivisera/Ta bort...42 Skicka e-post...42 Kontakter-fliken...43 Skapa kontakt...43 Sök bland föreningens kontakter...43 Skriv ut...44 Exportera...44 Lägg till kontakt i grupp...44 Ta bort...46 Skicka e-post...46 Roller-fliken...47 Skapa roll...47 Se föreningens olika roller...47 Rollegenskaper...48 Koppla roll på medlem...49 Lägg till adress på roll...49 Ta bort en roll...50 Grupper-fliken...51 Koppla grupp till idrott...51 Skapa en ny grupp/lag/familj...51 Skriv ut etiketter...53 Exportera...53 Lägg till i grupp...53 Ta bort...55 Skicka e-post...55 Sök grupper...55 Föreningsrapports-flik...57 Fyll i rapport...57 Skicka föreningsrapport till SF...58 SF-specifika frågor i föreningsrapporten...58 Förbund-fliken...58 Ge förbund tillåtelse att administrera medlemsnivåer

3 Statistik-fliken...59 Skapa statistik...59 Skapa egen rapport...59 Ta bort rapport...60 Slut ord

4 Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPi- Server, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tilllägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken Utbildning på Specialidrottsförbundens och distriktens hemsidor Här gäller detsamma som för föreningarna, även förbund och distrikt använder IdrottOnline. Information Löpande information gällande uppdateringar publiceras på Manualer Denna manual beskriver hur huvudadministratören kommer igång och kan arbeta med föreningens medlemsregister på IdrottOnline. Börja med att läsa igenom hela manualen och därefter kan du söka upp aktuell specifik funktion. På finns ytterligare manualer för de övriga avdelningarna. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Klubb sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer (IE8 och IE9), Firefox och Chrome. Andra webbläsare garanteras inte att IdrottOnline fungerar helt korrekt. Hjälp och support På finns flikarna Support och Manualer. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar, veckans tips, tävlingssystem samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail. Helpdesk@rf.se. Telefontider Tisdag , Onsdag , Torsdag

5 Funktioner För att få tillgång till medlemsregistret behöver du ha behörighet Huvudadministratör eller Administratör eller tilldelas rollen Klubbadministratör. I medlemsregistret registreras nya medlemmar med sitt fullständiga personnummer. Här tilldelas roller och behörighet, hanteras kontakter samt grupper. Här ansöker ni om licenser och registrerar avgifter samt skickar föreningsrapporter. Från medlemsregistret kan ni även få fram statistik som rör er förenings medlemmar. Uppgifterna som finns i medlemsregistret ska hanteras med försiktighet och var därför noga med att inte dela användarnamn och lösenord med andra personer. Vill ni att fler medlemmar i er förening ska ha tillgång till medlemsregistret tilldela dessa rollen Klubbadministratör så att de kan komma åt registret med sitt egna inlogg. Logga in Gå in på valfri IdrottOnline-sida. Klicka på hänglåset uppe i högra hörnet du kommer då se alla de föreningar som du har behörighet att logga in på. Välj aktuell förening och logga in med dina inloggningsuppgifter (personnummer eller användarnamn och lösenord). När du har loggat in ser du fliken Medlemsregistret i toppbaren*. Klicka där och medlemsregistret öppnas. *Toppbaren är namnet på den samling av flikar som syns i det gråa översta fältet på din sida i inloggatläge. Toppbarens flikar varierar beroende på vilken behörighet och roll du har i föreningen. Huvudadministratören ser alla flikar. 5

6 Medlemmar-fliken Lägg till ny medlem NYTT! Du är alltid medlem i föreningen och inte i idrotten du utövar. Börja därför med att kontrollera att rullistan högst upp är inställd på Föreningen. Klicka på knappen Ny medlem och fyll i något av de tre kriterierna som syns tydligt i rutan. Fyller du i det fullständiga personnummret så dyker personens namn och folkbokföringsadress automatiskt upp i textfältet. Välj Gå Vidare. Fyll i kontaktuppgifterna som fattas i de blanka fälten. Observera att medlemen måste registrera en fungerande e-post adress för att kunna få sina inloggningsuppgifter skickade till sig. Klicka i rutan som markerar att personen är Aktiv i idrott. Är det en flersektionsförening finns det fler idrotter att välja på och se till att du väljer rätt idrott. Spara eller om du ska lägga in fler medlemmar Spara och lägg till ny. Utländsk person Om personen saknar svenskt personnummer klicka i rutan Utländsk person välj Nationalitet samt skriv i namn och Postort. Gå vidare. 6

7 Prova på-person En Prova på-person är till för att kunna registrera personer som är med och testar idrotten några gånger utan att bli medlem i klubben. Prova på-person kan redovisas som deltagare för LOK-stöd men räknas inte in i föreningsrapporten. Prova på-personen får inte några inloggningsuppgifter. När du lägger in en person i registret som ska registreras som Prova på-person börjar du med att ändra till aktuell idrott i rullistan Idrotter. Väljer Ny medlem, fyll i fullständigt personnummer, klickar i Prova på-person, fyll i namn om det inte automatiskt kommer upp och välj Gå vidare. Klicka på Spara. En Prova på-person markeras med ett grönt P framför sitt namn i medlemsregistrets sökresultat. Göra en prova på-person till medlem Klicka upp personens profil genom att klicka vart som helt på personens uppgifter i sökresultatet och klicka på knappen Gör till medlem. Ok. Du hamnar åter på personens profilbild. Se nu till att fylla i de uppgifter som saknas. Dubbelkolla att en aktuell e-postadress finns registrerad. Om det inte gör det lägg till en och klicka på Spara. 7

8 Vill du nu tilldela den nyblivna medlemmen inloggningsuppgifter så klickar du på Återställ lösenord. OBS! har du lagt till en e-postadress måste du först Spara och sedan åter igen gå in på profilen och klickar på knappen Återställ lösenord. Lägg till målsman Är personen ej myndig kan det läggas till en adress samt kontaktuppgifter till målsman. Klicka in på medlemmens personprofil, skrolla ner på sidan så hittar du Målsman-Lägg till målsman. Klicka på den blå länken och du får upp textfält där du kan skriva in kontaktuppgifter till medlemmens förälder/föräldrar. Har medlemmen skilda föräldrar eller av annan anledning vill ha två målsmäns uppgifter registrerade klicka återigen på länken Lägg till målsman. Det finns nu två adressfält att skriva in uppgifter i. Du kan välja att ha detta som medlemmens kontaktadress. Kryssa då i rutan som indikerar Använd som detta barns adress/kontakt. OBS! Om du exporterar medlemsregistret så dyker det upp två adresser eller fler om det är två målsmäns adresser registrerade, på den medlemmen. 8

9 OBS! E-postadressen för målsman kommer inte att användas vid utskick av inloggningsuppgifter till IdrottOnline. För inloggningsuppgifterna används e-postadressen som är angiven för medlemmen själv. Är det så att ni vill att inloggning ska skickas till målsman får ni ändra e-postadressen som står registrerad vid medlemmens uppgifter. Spara. Ta användning av frågetecken symbolen inne på Idrottonline. Där hittas viktig information om respektive funktion. Behöver ni ta bort en målsmans uppgifter klicka på Ta bort. Dölja kontaktuppgifter Vill en medlem ha dolda kontaktuppgifter görs detta genom att klicka på medlemmens namn i sökresultatet. Bredvid E-post, Telefon och Gatuadress hittas Visa/lägg till fler. Klicka på den blå texten bredvid den uppgiften som du vill dölja. Under valet Synlighet väljer du om informationen ska vara Visa inte, Synlig i Organinsationen eller Synlig, dvs man behöver inte vara inloggad på sidan för att se dem. Ok. Administratörer kommer dock att kunna se medlemens uppgifter när de är inne i medlemsregistret. 9

10 Personen har skyddad identitet Skyddad identitet skall endast sättas på de personer som av staten har en skyddad identitet och ber om att få det i medlemsregistret. Status skyddad identitet innebär att all information döljs för alla utom Klubbadministratören samt att personen kan ges ett valfritt alias, dvs ett påhittat för och efternamn som visas inom svensk idrott. För att ge personen skyddad identiet i medlemsregistret gör så att du lägger till personen som en Ny medlem men innan du sparar så klickar du i Personen har skyddad identitet. Fyll i önskat alias. Skrolla ner på sidan och Spara. Importera medlemmar Är medlemmarna som ska importeras aktiva i idrotten ska du se till att rullistan Idrotter står på idrott, ej förening. Detta gör att du slipper att manuellt gå in och bocka i aktiv i idrott på alla medlemmar du importerat. Är de inte aktiva välj Föreningen. För att importera medlemmar behöver du först skapa en importfil i Excelformat. Klicka på Ladda ner importfil. Open/Öppna. Ett Excelark öppnas och du kan fylla i medlemmarnas uppgifter. Se till att importfilerna aldrig innehåller fler än 100 st namn. Sedan sparar du filen på din dator genom att klicka på Arkiv och Spara som. Kom ihåg vart du sparar filen så du lätt hittar den när du ska ladda upp den, förslagsvis på skrivbordet. Stäng ner importfilen. Om du kopierar information från annat Excelark måste du vara noga med att se till att rätt information hamnar i rätt cell. Du får inte heller ta bort några celler från den importfil du laddat ner. De uppgifter som är obligatoriska är: För och efternamn, Kön, Personnummer, Gatuadress, Postnummer, Postort, Land. 10

11 Klicka på Importera. Välj fil... sök upp det just sparade Excelarket. Välj Öppna. Sedan Ok. Om vissa medlemmar inte importeras korrekt får man upp ett meddelande varför importen inte gick igenom och vad som saknas på specifik medlem. Välj då att Exportera rapporten, du skickas då till ett nytt Excelark med endast de felaktiga uppgifterna. Detta ark är endast till för att se vilka personer som lagts in med felaktiga uppgifter. Du kan inte redigera i arket. Klicka på Ok. Du behöver nu öppna det sparade Excelarket som du lagt på ditt skrivbord. Fyll i de uppgifter som saknas, ta hjälp av den Exporterade rapporten. Spara. Klicka återigen på Importera och Välj fil...bifoga arket och klicka på Ok. 11

12 Du får nu kontrollera att de angivna uppgifterna är korrekta, Godkänn ändringar. Fortsätt. Importen är slutförd och för att se alla medlemmar ställ in rullistan Idrotter på Föreningen och klicka på Sök. Ofullständigt personnummer För att upprätthålla ett korrekt registrer så rekommenderas att alltid lägga in medlemmar med fullständigt personnummer. Men är det ändå så att inte fullständigt personnummer finns så klicka i rutan framför Ofullständigt personnummer. Fyll i födelsedata och namn samt postort och kön. Gå vidare. Skriv i de obligatoriska uppgifterna så som adress och postnummer. Ska personen få inloggningsuppgifter behövs även en e-postadress. Spara. Läggs medlemmar in utan de fyra sista siffrorna och medlemmen räknas med i en ev. LOK-stöds ansökan så måste ändå föreningen kunna visa att det är en enskild person. Mer om regler gällande LOK-stöd hittar du på RF.se under Ekonomi och bidrag-blanketter och regler. Vill inte personen lämna ut sitt personnummer kan du meddela denna att alla i föreningen ser inte dessa uppgifter. Endast dem med utvald administratörsroll. Det går även att dölja kontaktuppgifter så att dessa ej är synliga för allmänheten. Medlemmar som registreras med ofullständigt personnummer markeras med en gulrad i medlemsregistrets sökresultat. 12

13 Gulmarkerad rad i medlemsregistret Den gulmarkerade raden överst i medlemsregistret är där för att göra dig uppmärksam på att det finns medlemmar inlagda i systemet utan fullständigt personnummer eller som ej är aktiva i någon idrott. Klicka på Klicka här för att se dem för att se alla personer som saknar dessa uppgifter. Gulmarkerad medlem Medlemmar med ofullständigt personnummer eller som saknar aktiv i idrott är markerade med ett gult fält i sökresultatet. När fullständigt personnummer finns klicka in på medlemmens profil och klicka ur rutan framför Ofullständigt personnummer och skriv i de fyra sista siffrorna. Spara. Alternativt om personen ej är aktiv in någon idrott, välj aktuell idrott och Spara. Den gulmarkerade raden är nu borta. Är personen markerad med en gul rad kan inga inloggningsuppgifter skickas till den. 13

14 Medlemmar för godkännande När någon ansökt om medlemskap genom att fylla i medlemsansökan på er hemsida så hamnar dessa under medlemmar för godkännande. För att godkänna eller avslå dessa förfrågningar gör som följer: De personer som ansökt och ska bli godkända syns i medlemsregistret under Medlemmar för godkännande. Klicka på Klicka här för att se dem så dyker de upp i sökfältet längst ner på sidan. Markera och välj om de blir godkända eller om ni väljer att Avslå medlemskap. 14

15 Personen har redan ett idrotts ID Är det så att en medlem blivit inlagd med ofullständigt personnummer och du ska lägga till de sista siffrorna genom att klicka ur rutan som markerar detta och då får ett felmeddelande att personen redan har ett idrottsid så är det så att personen redan finns inlagd med de fullständiga uppgifterna. Det kan vara i er egen förening eller i någon annan förening. För att lösa detta behöver du radera den profilen som är gulmarkerad. Sök upp den aktuella medlemmen i sökfältet. Får du då upp två rader med samma person, en markerad med det klargula fältet. Klicka in på den profilen, skrolla ner och kryssa i rutan Avsluta medlemskap. Välj Avlsuta och ta bort. Spara. Den profil med det ofullständiga personnumret har nu raderats och du kan nu lägga in medlemmen igen som en Ny medlem med det fullständiga personnumret. Se till att du har all persondata som du behöver ha kvar innan du väljer Avsluta och Ta bort. Ändra en persons uppgifter Använd sökfunktionen för att hitta rätt person och klicka på namnet så att personens uppgifter öppnas i en ny dialogruta. Här kan du nu fylla i de uppgifter som ska ändras, tänk på att dialogrutan fortsätter ner på sidan och för att komma åt alla uppgiftsval skrolla ner. Här tillsätter du roller som medlemen ska ha och du kan även skicka nya inloggningsuppgifter till personen. Tänk på att när du redigerat klart skrolla längst ner på sidan och välj Spara. Ska samma ändring göras på flera medlemmar kan du klicka i rutan framför deras namn och klicka på Ändra kontaktuppgifter. 15

16 Det syns alltid i ändringsrutan vilka medlemmar du ändrar uppgifter på. Det går alltså inte att välja detta sätt om du ska lägga in olika uppgifter på de valda medlemmarna. Här nedan läggs Medlem sedan och Medlem tom till och ändringen görs på båda personerna. Spara efter vald ändring. Avsluta medlemskap I rullistan Idrotter längst upp på sidan ska det stå Föreningen. För att ta bort eller passivisera fler än en medlem välj detta alternativ. Sök upp medlemmarna som skall avslutas/passiviseras och bocka i rutan till vänster om namnen. Klicka sedan på Passivisera/Ta bort. Passivisera medlemskap betyder att medlemmarna går att återaktivera och att adressuppgifterna sparas i systemet.. Du kan söka upp personerna genom att söka på Avslutade medlemskap i sökfunktionen. Ta bort medlem betydet att personerna avmarkerar Aktiv i idrott. För att åter ge medlemmarna aktiva i idrott måste du gå in på varje enskilda profil och manuellt klicka i rutan Aktiv i idrott. 16

17 Är du inne på en enskild profil kan du Avsluta medlemskap eller Avsluta och Ta bort. Bocka för rutan framför Avsluta medlemskap vilket betyder att du avslutar medlemskap i föreningen men det går att söka fram medlemmen under avslutade medlemskap i utökad sökning. Om du väljer Avsluta och ta bort så förvinner medlemmen helt från registret och personen går ej att söka fram. Klicka sedan på Spara. Återaktivera avslutat medlemskap Det går bara att återaktivera ett avslutat medlemskap om medlemmen blivit Avlslutad och inte Avsluta och ta bort. För att återaktivera ett avslutat medlemskap gör så att du väljer Utökad sökning, kryssa ur rutorna Sök medlemmar och Sök prova på-personer och kryssa i rutan för Avslutade medlemskap. Sök. Alla medlemar som då blivit avslutade dyker upp i sökresultatet. Välj den medlemmen som du ska återaktivera genom att klicka på namnet. Personens profil syns då och skrollar du ner ser du att rutan Avsluta medlemskap är i kryssad. Kryssa ur den. Spara. Du blir nu påmind om att personen ej är markerad som aktiv i idrott. Gå tillbaka in på profilen genom att klicka på Ok. Kryssa nu i rutan Aktiv i idrott och skrolla ner och klicka på Spara. Personen är nu återigen aktiv medlem. 17

18 Övriga personnuppgifter Förbundet kan skapa olika värden för övriga personuppgifter. Dessa kan fyllas i under varje persons egna profil. Dessa ligger till underlag för utövar rollen som kan listas på Truppsidan. För att fylla i dessa uppgifter skolla en bit ner på sidan och klicka på Övriga personuppgifter. Om RF har skapat några värden så syns de alltid överst i listan. Under ser du värden från respektive förbund. Fyll i rätt information och klicka på Spara längst ner på sidan. 18

19 Hur tilldelas inloggningsuppgifter Alla som är medlemmar i föreningen har rätt att få inloggningsuppgifter till föreningens sida. För att ett inlogg ska kunna skickas behöver du registrera en e-postadress på personen. Är det en helt ny medlem så kryssas rutan framför Skicka inloggningsuppgifter i när du lägger in e- postadressen. Sparar du så skickas samtidigt ett inlogg till den angivna adressen. Vill du inte att personen ska få inlogg så kryssa ur denna rutan inna du sparar. Personen har nu tilldelats behörigheten Klubbmedlem vilket betyder att den endast kommer åt de allmäna flikarna på sidan. Ska personen även ha tillgång till medlemsregistret eller andra funktioner så måste rätt roll tilldelas. Om du istället hittar en knapp där det står Återställ lösenord betyder det att personen redan vid ett tidigare tillfälle skickats ett inlogg. Klickar du här så skickas ett nytt. Du kan även upplysa personen om att den kan generera ett nytt lösenord själv genom att klicka på Glömt lösenordet? under hänglåset för inloggning. Dubbelkolla att medlemmen har koll på vilken e-postadress som står registrerad. Är personen medlem i flera olika föreningar använder den samma inloggning till alla Idrottonline sidor. 19

20 Meddelande Denna funktionen fungerar som ett internt e-post och i ett senare skede även brevsystem. Det går att skicka e-post direkt till utvalda personer eller till en specifik grupp. För att kunna använda denna funktion behöver du vara Gruppadministratör eller Klubbadministratör. Markera den eller de medlemmar som du vill skicka e-post till. Klicka på Meddelande. Avsändaradressen är alltid den adress som tillhör den inloggade personen. Vill du använda en annan svarsadress än avsändaradressen så skriver du in den i textfältet Svarsadress. Klicka samtidigt i rutan Använd svarsadress. Vill du använda samma adress som avsändare så låter du fälten bara vara som de är. Det går endast att ange EN adress i varje fält. Du kan välja att skapa ett enkelt e-postmeddelande eller om du vet att du ska skicka samma meddelande mer än en gång så kan du skapa en mall. Denna mallen sparas då under rullistan Brevmall. Att tänka på: Det går endast att öppna utkast som sparats av dig själv. Du kan inte ändra eller öppna brevmallar som skapats av andra. Brevmall Skriv in önskat namn på mallen. OBS! Klicka INTE på Spara i detta skede. 20

21 Utforma de e-postmeddelande som mallen ska innehåll. Börja med Ämnesraden. Skriv sedan in Meddelandetext. Klicka på Spara knappen bredvid Brevmallsektionen. Mallen är nu sparad och hittas i rullistan Brevmall. För att använda mallen klicka på pilen bredvid rullistan och välj önskad mall. Då öppnas den och du kan skicka meddelandet. Enkel e-post Vill du skicka ett meddelande utan att utforma och spara en brevmall så hoppar du över att skriva något namn i brevmallens textruta. Skriv på Ämesfältet och skriv sedan in ditt meddelande. Skicka. 21

22 Vanliga snabbkoder Vill du göra e-postmeddelandet mer personligt kan du lägga in snabbkoder i textrutan. Dessa anpassas efter vem som får e-postmeddelandet. Du kan välja på Namn, Förnamn, Efternamn och ID nummer. Fler alternativ kommer. OBS! När du lägger in snabbkoden tänk på att göra ett mellanslag efter senast skrivna ord för att få ett snyggt resultat i det färdiga e-postmeddelandet. Ställ muspekaren där du vill infoga koden. Markera önskad kod i rutan och klicka på den blå pilen. Koden förs då över till textrutan. Du kan välja fler än en kod. Det går att radera inskriven kod med tangenten. Varje mottagare kommer då att få ett personligt meddelande med sitt namn. Skicka e-postmeddelandet Kontrollera att alla markerade mottagare har en giltig e-postadress. Om inte så kommer meddelandet att skickas till de personer som har en giltig e-postadress och bara automatiskt bortse från de som inte har någon adress. Inget felmeddelande ang. detta syns. Klicka på Skicka. 22

23 Skicka e-postmeddelandet till en grupp/arbetsrum Du kan skicka e-post till en grupp eller ett arbetsrum. Gå in på fliken Grupper. Markera den grupp eller de arbetsrum som du vill skicka e-post till. Klicka på Meddelande. Utforma ditt meddelande och kontrollera att alla medlemmar i gruppen har en giltig e- postadress. Meddelandet kommer annars endast att skickas till de personer som har en e-post angiven. Inget felmeddelande eller varning går ut om någon i gruppen inte har en adress. Klicka på Skicka. 23

24 Skicka meddelande till Gruppwall Det går att skicka ett meddelande till en specifik grupps gruppwall i mötesplatsen. Det du ska tänka på är att du behöver vara meddlem i gruppen själv för att kunna skicka detta meddelande. Markera Gruppen och klicka på Meddelande. Under Metod så väljer du Skicka till Gruppwall. Skriv in ditt meddelande i Meddelandetextrutan och klicka på Skicka. OBS! I ett senare skede kommer det vara möjligt att skicka sms till mottagarna. Detta går inte i dagsläget och därför är det inte möjligt att skriva in något nummer i Mobilnummer fältet. 24

25 Roller Nu när du lagt in era medlemmar är det dags att tilldela dem roller som ger dem utökat ansvar på sidan. I kapitlet som följer får du en förklaring om vad respektive roll har tillgång till samt se hur du tillsätter de vanligaste och viktigaste rollerna. Huvudadministratör Huvudadministratören ser alla föreningens flikar samt kan göra alla redigeringar på hemsidan. Personen som blir vald som hvudadministratör har uppgiften att starta upp sidan, lägga in de första medlemmarna och tilldela dem ev. behörighet och roller. Det är Huvudadministratören som står som kontaktperson hos RF och mottager information via e-post som rör nyheter samt förändringar i Idrottonline. Det är även huvudadministratörens uppgift att se till att föreningens medlemmar håller sig uppdaterade med hur inloggning går till samt hjälpa de medlemmar som behöver nytt lösenord och med övriga mindre frågor som kan uppstå i en förening. Se till att medlemmarna i föreningen vet vem som är Huvudadministratör så att de vet vem de ska kontakta vid frågor. Ett förslag kan vara att skriva det synligt på föreningssidans startsida eller som vår testförening här i manualen, att lägga in den bredvid Kontorsdagar i föreningsinfo rutan. Kom ihåg att användarnamnet och lösenordet som huvudadministratören får är kopplat till personen och inte till behörigheten. Byter ni huvudadministratör i föreningen ska den personen tilldelas ett nytt eget lösenord. Byte av huvudadministratör görs hos helpdesk@rf.se. Ett förslag är att den avgående huvudadministratören kontaktar helpdesk och meddelar vem den nya personen på denna post är med dennes fullständiga uppgifter. Ni i föreningen kan inte ta bort eller tilldela denna roll själva men det går bra att ha fler än en huvudadministratör om ni skulle vilja det. Klubbmedlem Alla medlemmar som är aktiva i föreningen och har en registrerad e-postadress har tillgång till ett eget personligt användarnamn samt lösenord för att kunna logga in på sidan. Lösenordet skickas inte ut per automatik om personen inte tilldelas någon roll eller extra behörighet. När medlemmen tilldelats ett inlogg har den behörigheten Klubbmedlem. Det ger inte tillgång till varken redigerarläge eller medlemsregistret. Däremot kan personen läsa LOK stödsansökan och Idrottslyftsansökan. Tillgång till fliken Min sida där personen själv kan ändra sina personliga uppgifter så som lösenord och e-postadress. Personen kan se hemsidan och de nyheter och aktiviteter som endast har publicerats för medlemmarna. 25

26 Vill du som huvudadministratör nu fördela ansvaret mellan era medlemmar så behöver du tilldela roller beroende på vilket ansvar personen ska ha i föreningen. Roller tilldelas inne på varje medlems profil under Roller. Alla roller tilldelas på samma sätt. Klicka in på personens profil, klicka i rutan framför den rollen som du vill tilldela, skrolla ner på sidan och klicka på Spara. Personen får då en e-post som bekräftar att denna tilldelning gjorts och om den inte sedan tidigare hade inloggning så skickas detta i ett separat e-postmeddelande. OBS! Gäller rollerna för idrottens sida och inte för föreningen så måste rullistan Idrotter stå på idrotten! Mycket viktigt! Annars får personen denna roll i huvudföreningen och inte på idrottens sida. Markera detta i rullistan som finns ovanför rollrutan. Rullistan ska då stå på Boxning som är denna förenings idrott. Här listas viktiga roller som finns att tilldela i er förening: Administratör Hemsida Personen med den här rollen kan komma åt Redigerarläge. Administratör Hemsida ger tillgång till sidans struktur och personen kan skapa nyhetslistor, kalenderaktiviter och andra administrativa funktioner som behövs göras på hemsidan. Personen kan även ändra inställningar på hemsidan. Rollen ger inte tillgång till Medlemsregistret eller Föreningsinfo fliken eller nyhetsbrevsfunktionen. 26

27 Klubbadministratör Klubbadministratörsrollen ger tillgång till medlemsregistret samt Föreningsinfo fliken. Personen kan lägga in nya medlemmar och tilldela andra medlemmar roller och behörigheter samt ändra kontaktuppgifter till föreningen. Den ger inte tillgång till redigerarläge och Klubbadministratören kan inte lägga in nyheter och skapa aktiviteter. För att ha exakt samma åtkomst som Huvudadministratören måste alltså två roller tillsättas. Först ska man vara Klubbmedlem. Sen behöver rollen Administratör hemsida och rollen Klubbadministratör tilldelas. Då ser personen Medlemsregistret samt Föreningsinfo och har tillgång till Redigerarläge. 27

28 Redaktör hemsida Redaktör hemsida rollen ger tillgång till Redigerarläge och personen med den här rollen kan skapa nyheter och lägg in aktiviteter. Redaktör Hemsida kan inte ändra inställningar på hemsidan eller har inte tillgång till Medlemsregistret eller Föreningsinfo fliken. Redaktör nyhetsbrev Den här rollen kan endast kombineras med en roll som ger tillgång till redigerarläge. Redaktör nyhetsbrev ger då tillgång till fliken Nyhetsbrev som syns över struktuern. 28

29 Aktivitetsledare ex. Tränare Detta är en roll som ni i föreningen skapar själva. Det står beskrivet hur du gör under Rollerfliken. Denna roll tillsätter ni på den person som är tränare och ska närvaroregistrera inför LOK stödet. Mer om LOK stöd läser du om i manualen Sök LOK stöd som du hittar på Rollerna som följer nedan tillhör Föreningen och kan inte sättas på idrotten. LOK stöd och idrottslyft ansöks för hela föreningen inte för specifik idrott. Samma gäller rollerna Ordförande, kassör och sekreterare. När du tillsätter dessa roller se till att rullistan står markerad på Föreningen. Tillsätt Ordförande/ Kassör/Sekreterare När ni har utsätt er förenings ordförande/kassör/sekreterare/lok stödsansvarig rekommenderar vi er att lägga in det i rutan Roller i föreningen. De roller som finns representerade där i den rutan är viktiga inför rapportering av LOK stöd, SVEA, Idrottslyftet samt vid inskickande av föreningsrapporten. Så här gör du: Klicka på Lägg till/ändra. Klicka på Sök för att få upp alla föreningens medlemmar eller skriv in namnet på den som du ska tilldela den aktuella rollen. Du klickar nu på personens namn i sökresultat rutan. Klicka på Lägg till bredvid den roll som ska tillsättas. Tillsätter du alla roller vid ett och samma tillfälle är det bäst att göra en blanksökning så att du får upp alla namn i föreningen i sökresultatet. Välj person till respektive roll och klicka på Spara. 29

30 För att ta bort en person från en av dessa roller klickar du istället på det röda krysset och Spara. Vill du istället lägga till en annan person på denna roll klickar du på det röda krysset och sedan väljer du från sökresultatet vem som ska ha rollen. Klicka på dennes namn och sedan på Lägg till bredvid rollen. Spara. Vem som har respektive roll syns då på startsidan. 30

31 Gruppadministratör Den här rollen ger behörighet att administrera arbetsrum samt tilldela övriga medlemmar i arbetsrummet roller och behörigheter. Markera vem som ska vara Gruppadministratör genom att klicka i rutan till vänster om personens namn när du lägger till denne i arbetsrummet. Spara. Personen som blir vald som gruppadministratör kommer att stå som ansvarig och kontaktperson för arbetsrummet. Den kan tilldela övriga personer behörigheter i arbetsrummet samt tilldela behörighet för hela arbetsrummet. Klicka in på fliken Gruppadmin. Klicka in på aktuellt arbetsrum. För att ändra eller lägga till behörighet på en person klicka i rutan framför personens namn. Klicka på Ändra behörigheter. En dialogruta dyker upp och du kan klicka i vilken behörighet personen ska ha i arbetsrummet samt och personen ska bli Gruppadmin. Spara. 31

32 Vill du att alla personer som är kopplade till arbetsrummet ska ha en viss behörighet väljer du att klicka på Behörighet för hela gruppen. Alla personer som finns i gruppen får denna behörighet och alla personer som läggs till i gruppen får denna behörighet. Tas personen bort från arbetsrummet så förlorar den behörigheten. Glöm ej att Spara. 32

33 Utövare Den här rollen är direkt kopplad till Trupp/gruppsidan. Tilldelas en person rollen utövare listas den som deltagare i Trupplistan. OBS! Utövar rollen är kopplad till Idrott, det är viktigt att rullistan Idrotter är inställd på aktuell idrott EJ på föreningen. Börja med att kontrollera detta. Annars syns inte utövare i rollrutan och kan inte tilldelas. Gå in på personens profil. Skrolla ner till rollistan och klicka i rutan framför rollen Utövare. Tillsätt rollegenskaper Förbundet har skapalternativen lista med värden som ni kan tillsätta på varje person som tillhör ett visst lag eller en trupp. Dessa kan ni i föreningen inte påverka eller ändra. Klicka på pilen i rullistan för att se alla alternativen. Välj önskat värde. Spara längst ner på sidan. 33

34 Övriga personuppgifter Här kan specifika uppgifter om varje medlem skrivas in. Klicka på rubriken Övriga personuppgifter. Det är förbundet och RF som skapar vilka alternativ som ska fyllas i. Fyll i rätt information och klicka på Spara längst ner på sidan. 34

35 Behörigheter Flera roller tillsammans blir en Behörighet. Istället för att tilldela en klubbmedlem flera roller som ska ge tillgång till olika områden på sidan så kan man tilldela en behörighet som ger all denna tillgång. Gå in på personens profil och skrolla ner till Behörgiheter. Klicka där. Börja med att bestämma om personen ska ha behörigheten i Föreningen eller på en specifilk idrottssida. Ställ in rullistan på det rätta valet. Du får nu upp en lista över de behörigheter som går att tilldela. Kryssa i önskat val och klicka på Spara längst ner på sidan. Administrera hemsida Personen med den här behörigheten kan ändra inställningar på hemsida samt skapa arbetsrum. Den ger INTE tillgång till medlemsregistret, för detta behöv även rollen Klubbadministratör. Redigera hemsida Personen med den här behörigheten kan skapa nyheter och lägga in bilder. Den kan inte ändra några inställningar på sidan och har inte heller tillgång till medlemsregistret.. 35

36 Om personen har blivit tilldelad roller i rollistan så kommer behörigheterna som inkluderar dessa tillgångar att vara ikryssade. Är personen medlem i något arbetsrum så kommer detta att synas under hemsidans behörighetstilldelning. Arbetsrummets namn står specificerat över och behörighet till dessa kan tilldelas på samma gång. Personen som blir tilldelad denna behörighet kan få ett e-postmeddelande skickat till sig som berättar att denna tilldelning har skett. Klicka i så fall Ja i dialogrutan som syns efter tilldelad behörighet. För att ta bort en behörighet på en person så klickar du ur rutan framför vald behörighet och sedan på Spara längst ner på sidan. 36

37 Sök medlem Fleridrottsförening Om din förening är en fleridrottsförening finns det en viktig funktion högst upp på sidan. Här växlar du mellan att arbeta i huvudföreningen och i idrottens medlemsregister. För att söka bland alla medlemmar i föreningens register se till att rullistan står på Föreningen. Letar du efter medlemmar i en specifik idrott ställer du in rullistan på den idrotten. Här kan du söka efter medlemmar genom att fylla i förnamn eller efternamn i sökfältet i den övre delen av fönstret och klicka på Sök. Det går att söka upp enskilda medlemar, avslutade prova på-personer, avlidna personer, medlemmar i ett visst lag eller med en viss roll och mycket mer. Alla sökningsval hittar du under Utökad sökning. Väljer du att inte skriva in något i sökfältet och endast klickar på Sök får du upp alla aktiva medlemmar i föreningen. 37

38 Ni vill söka fram alla medlemmar som varit aktiva medlemmar och betalat avgiften för 2012: Välj Föreningen i rullistan, klicka på Utökad sökning. Klicka ur Sök prova på-personer. Fyll i Medlemskap sedan och Medlemskap tom. Fyll i Ansökt: Ja och Betala status: Ja. Sök. Vilka sökkriterier du använder varierar men du går tillväga så som exemplen visar här ovan oberoende val. Vill du radera valda sökkriterier och börja om klickar du på Rensa. Du återgår då till utgångsläget och kan börja om. 38

39 Från sökresultatet kan du utföra vissa ändringar och tjänster. Nedan förklaras varje funktion. Ändra kontaktuppgifter Vill du göra en och samma ändring gällande kontaktuppgifter på flera medlemmar använder du dig av denna knapp. Gör så att du markerar de medlemmar som ändringen berör genom att kryssa i ruta framför namnen. Klicka nu på Ändra kontaktuppgifter. En dialogruta kommer upp och du ser överst vilka personer som berörs av ändringen. Nu fyller du i den aktuella informationen och klickar på Spara. Alla markerade personer har nu fått dessa uppgifter. 39

40 Ändra idrott/grupp/roll Den här funktionen är perfekt att använda om du vill lägga till eller ta bort idrott, grupp eller roll på flera medlemmar sammtidigt. Markera rutan till vänster om medlemmarnas namn i sökresultatet. Klicka på Ändra idrott/grupp/roll. En dialogruta dyker upp och du kan här tilldela roller och grupper på ett lätt och snabbt sätt. Spara. Exemplet här ovan visar att om du vill göra dessa 11 personer aktiva i idrott samtidigt så klickar du i rutan Aktiv i idrott. Spara. Det kan även vara så att alla 11 personer ska tilldelas rollen Funktionär. Klicka i den rutan och Spara. Skriv ut Det går att skriva ut adressetiketter och adresslista på medlemmarna. Gör så att du gör en blanksökning för att få upp föreningens alla medlemmar. Vill du skriva ut etiketter till alla medlemmar klickar du på Skriv ut och väljer Skriv ut etiketter för alla medlemmar. Vill du endast skriva ut etiketter till utvalda medlemmar markerar du dem först genom att sätta 40

41 ett kryss i rutan till vänster om medlemmens namn i sökresultatet. Klicka på Skriv ut och välj Skriv ut etiketter. Här ska du vara uppmärksam på att om en medlem har flera adresser registrerat under sin profil så kommer flera etiketter att skrivas ut till samma person. Har medlemmen en målsman registrerad gäller samma sak, en etikett skrivs ut med medlemmens registrerade adress och en etikett med medlemmens namn men med målsmans adress. Vill ni inte printa ut fler etiketter än nödvändigt så var noga med att kontrollera ev. dubbla adresser innan ni skriver ut. Vill du printa ut en adresslista över medlemmar gör du som tidigare men klickar på Skriv ut och väljer sedan Adresslista. En MemberExport.pdf i Adobe Acrobat skapas då och du kan välja att öppna listan eller spara ner den på din dator. Exportera Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Om du vill exportera alla medlemmar till Excel väljer du Exportera alla medlemmar till Excel. Då öppnas en Excelfil med personerna. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du Exportera markerade medlemmar till Excel - då öppnas filen med de valda personerna. Du kan även Exportera markerade medlemmar till Excel, välj kolumn - då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Vissa kolumner går inte att dölja dessa är För- och efterna. 41

42 E-bokföring För att föreningen ska kunna använda sig av e-bokförining måste ni ha ett registrerat organisationsnummer samt ett konto hos Swedbank.Välj Exportera medlemmar för e-bokföring i menyraden ovanför sökresultatet. Du skapar nu en fil med medlemmarna som du ska spara. Välj nu Swedbank e-bokföring. Du kommer då att få upp Swedbanks hemsida och kan därifrån logga in i e-bokföriningstjänsten med hjälp av de uppgifter som du erhållit från Swedbank. Väl inne i e-bokföriningstjänsten läser du in filen och kan starta processen med att avisera diverse uppgifter. OBS! I ett senare skede kommer medlemmarna att inhämtas med automatik från medlemsregistret. Läs mer i manualen Export av medlemmar till e-bokföring - SpeedLedger Passivisera/Ta bort Markera de medlemmar som ska passiviseras eller tas bort. Klicka på Passivisera/Ta bort och välj vilken av dessa funktioner du vill utföra. Passivisera betydet att medlemmen blir av med Aktiv i idrott. Ta bort betyder att medlemmen tas bort från medlemsregistret men går att söka upp när du väljer sökkriteriet avslutat medlemskap under utökad sökning. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att få fram de medlemmar du vill se e-postadresser till. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på Skicka E-post. Ett nytt fönster öppnas med de markerade medlemmarnas e- postadresser. Tänk på att medlemmen du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C) och klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram. 42

43 Kontakter-fliken Fliken Kontakt innehåller inte medlemmar utan personer som kan vara bra att få tag i, så som sponsorer, markägare, föräldrar eller den som står i föreningens kiosk. Skapa kontakt Klicka på Skapa kontakt. Välj om du vill spara kontakten i Föreningen eller i Idrotten. Det kan vara bra att spara kontakter i Idrott om ni har en flersidrottsförening så är det lättare att hitta dem när ni söker. Skriv in namnet på den nya kontakten sedan Sök dubblett. Hittas ingen så väljer du Ingen av ovanstående. Fyll i den nya kontaktens uppgifter och klicka på Spara. Sök bland föreningens kontakter Fyll i önskad information i sökfälten och klicka på Sök. 43

44 Det går att utföra utvalda funktioner i sökresultatet. Här listas dessa. Skriv ut Det går att skriva ut adressetiketter till valda kontakter eller alla kontakter. Sök fram de kontakter som du vill skriva ut etiketter till. Klicka på Skriv ut och välj Skriv ut etiketter. Vill du printa ut en aadresslista över kontakterna gör du som tidigare men klickar på Skriv ut och väljer sedan Adresslista. En MemberExport.pdf i Adobe Acrobat skapas då och du kan välja att öppna listan eller spara ner den på din dator Exportera Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Om du vill exportera alla medlemmar till Excel väljer du Exportera alla medlemmar till Excel. Då öppnas en Excelfil med personerna. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du Exportera markerade medlemmar till Excel - då öppnas filen med de valda personerna. Du kan även Exportera markerade medlemmar till Excel, välj kolumn - då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Vissa kolumner går inte att dölja och ett exempel på det är För- och efternamn. Lägg till kontakt i grupp För att samla kontakter som hör ihop kan du dela in dem i grupper. För att koppla en kontakt till en grupp gör du så att du markerar den kontakt i sökresultatet som du vill koppla till en grupp. Det kan vara en eller flera kontakter. 44

45 Har du inte någon grupp skapad väljer du Lägg till i ny grupp. Namnge gruppen och kommer du nu på att du vill lägga till fler personer i samma grupp så klickar du på Lägg till. Du kan då söka upp personer, kontakter eller grupper och välja att söka upp dem. Klicka i rutan Lägg till i grupp och klicka på Spara. Kontakten har nu sparats i den skapade gruppen. 45

46 Vill du lägga till en kontakt i en redan skapad grupp väljer du Lägg till i befintlig grupp. Ta bort Använd sökfunktionen för att hitta kontakten och markera den du vill ta bort genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om namnet. Välj Ta bort. En varningsruta dyker upp för att försäkra dig att du verkligen vill ta bort kontakten. Klicka på OK i varningsrutan och kontakten tas bort. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att få fram de kontakter vars e-postadresser du vill se. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på Skicka e-post. Ett nytt fönster öppnas med de markerade kontakter e-postadresser. Tänk på att kontakter du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. För att ta fram alla kontaternas e-postadresser klicka då på Skicka e-post till alla kontakter i listan. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C). Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram. 46

47 Roller- fliken Denna flik används för att skapa och lista roller att tilldela medlemmarna. Föreningen kan skapa roller, till exempel domare, och även koppla egenskaper till dessa roller, till exempel klädstorlek. Roller kan även skapas av RF och ert förbund. Skapa roll Klicka på Skapa roll. En dialogruta där du själv kan ange namn på den rollen samt ange vilken rollkategori den ska tillhöra. Det går även att lägga till en egenskap samt skriva en kort beskrivning av rollen. Ska du skapa flera rollegenskaper under samma roll klickar du direkt på Lägg till. Fyller i Rollegenskap och klickar på Spara. Se föreningens olika roller Klicka på knappen Sök. Då visas de roller som finns registrerade i din förening. Vissa roller är tillagda av RF och vissa av SF och dessa finns i medlemsregistret från början när sidan skapas. Under kolumnen Rollägare kan du se vem som skapat respektive roll. Du kan använda både de befintliga rollerna eller själv skapa nya. Från början finns också olika kategorier som rollerna tillhör. Det går inte att själv lägga till eller ta bort kategorier. 47

48 Rollegenskaper Rollegenskaper kan användas för att notera information om medlemmar. Exempel på sådan information tröjstorlek. För att skapa sådan information måste du antingen lägga till denna egenskap på en befintlig roll eller skapa en ny roll. Under Lägg till rollegenskaper namnger du rollegenskapen samt väljer typtext. Spara. När rollegenskaperna är tillagda kan du via Utökad sökning under fliken Medlemmar få fram medlemmar med till exempel Tröja M. Du kan också skapa en rapport under fliken Statistik. Där kan du få ut ett Exceldokument med alla medlemmar som har en viss roll med en viss egenskap. 48

49 Koppla roll på medlem Under Roller skapar du rollerna, men för att lägga till en roll på en medlem måste du gå till Medlemmar. Använd sökfunktionen för att hittat rätt medlem. Klicka på namnet och ett nytt fönster med personens uppgifter öppnas, gå ner till Roller. Under rullistan Idrotter väljer du om det är en roll på föreningen eller idrotten. Beroende på vad du väljer i rullistan kommer olika roller att visas. När rollen är funnen klicka i rutan framför aktuell roll och avsluta med Spara längst ner på sidan. Om du vill lägga till ytterligare en roll på samma person sätt då den rollen innan du sparar. Därefter klicka på Spara när alla roller är satta. För att se alla roller som en person har blivit tilldelad håller du musmarkören över Visa alla valda. En pratbubbla med alla roller personen har syns då. Lägg till adress på en roll Om du vill att en annan adress än folkbokföringsadressen skall vara kopplad till en specifik roll utgår du från Medlemmar, klickar in på personens profil, skrollar ner till Roller, klickar på det gröna krysset som finns till höger om den aktuella rollen. Nu kan du här välja att lägga till en annan adress än den som tidigare är registrerad. Välj Lägg till adress. Gäller det ett annan telefonnummer, välj Lägg till höger om telefon och lika gäller om personen vill ha en separat e-postadress klicka på Lägg till bredvid kommunikation. Observera att läggs en ny adress till här så kommer den att synas vid en ev. export av medlemsregistret. Det blir dubbla etiketter utskrivna till denna medlem. Denna adress väljs även som medlemmens första adress. Avsluta med Ok. 49

50 Ta bort en roll Gå till fliken Roller. Sök fram den roll som du vill ta bort. Markera den genom att sätta en bock i rutan till vänster om rollnamnet. Klicka sedan på Ta bort. Spara, och rollen kommer att tas bort ur föreningens rollista. Det går endast att ta bort en roll som är skapad av föreningen. Det går bara att ta bort en roll i taget. Tänk på att när du tar bort en roll så försvinner även alla kopplingar till denna roll. För att ta bort en roll på en person så måste du gå in på Medlemmar fliken sök upp personen och klicka in på personens profil, skrolla ner till roller och klicka ur den rollen som personen inte ska ha längre. Spara. 50

51 Grupper-fliken För att lättare kunna söka upp och hantera medlemmar finns möjligheten att placera in medlemmar i grupper. Medlemmarna kan läggas in i grupper beroende på vilket lag eller åldersgrupp de tillhör. Koppla grupp till idrott Om du skapar en grupp kan du koppla den till en idrott genom att välja aktuell idrott i rullistan Idrott. Om du vill koppla gruppen till huvudföreningen väljer du alternativet som listar Föreningen. Skapa en ny grupp/lag/familj Klicka på Skapa grupp, Skapa lag eller Skapa familj. En ny dialogruta öppnas där du kan fylla i gruppnamn och en kort beskrivning av gruppen. För att koppla personer till den skapade gruppen/laget/familjen klicka på Lägg till. En dialogruta syns där du skriver in de sökkriterier du har på den aktuella personen. Vill 51

52 du se alla föreningens medlemmar klickar du genast på Sök utan att fylla i sökfälten. När medlemmarna syns klickar du i den tomma rutan till höger om medlemmens namn. Välj Spara. De valda personerna finns nu kopplade till gruppen/laget/familjen. Välj vem som ska vara gruppadministratör genom att kryssa i rutan till höger om namnet. Spara. Gruppadministratören är den person som står som kontakt mot RF. 52

53 Skriva ut etiketter Vill du skriva ut adressetiketter till medlemmar i vissa grupper gör du som följer. Markera den eller de grupper som de gäller genom att kryssa i rutan till vänster om gruppnamnet, klicka på Skriv ut etiketter. Du får nu fråga om du vill skriva ut till alla i gruppen eller endast till gruppadministratören. Markera ditt val och klicka på Ok. Väljer du att inte markera någon grupp i sökresultatet så skrivs det ut etiketter till alla medlemmar i alla grupper. Så vill du skriva ut etiketter till alla behöver du inte markera några grupper. Exportera När du ska exportera till Excel kan du välja att Exportera grupper till Excel eller Exportera grupper till Excel välj kolumner. Du börjar med att markera vilka grupper du vill exportera genom att kryssa i rutan till vänster om gruppnamnet. Välj Exportera och sedan Exportera grupper till Excel eller Exportera grupper till Excel välj kolumner. Markerar du inga grupper kommer alla grupper att exporteras. Väljer du Exportera grupper till Excel välj kolumner kan du själv klicka ur de kolumner som du inte vill ha med på exportlistan. Ok. Välj om du vill exportera med födelsedatum eller personnummer. Ok. Filen skapas nu och när det är klart klickar du på den blå länken för att öppna filen. Lägg till i grupp För att samla flera grupper i en och samma grupp börjar du med att söka fram alla grupper i föreningen genom att göra en blank sökning, bockar för de aktuella grupperna och välj att dessa ska göras till en ny stor grupp genom att klicka på Lägg till och sedan välja Lägg till i ny grupp. 53

54 Om du vill att gruppen ska hamna i en grupp som redan finns klickar du på Lägg till i befintlig grupp. Välj vilken grupp den ska läggas till i genom att markera den i rullistan. Nästa. Lägg till ev. beskrivning. Spara. Tänk här på att familjer kan inte läggas till i grupper och att om den gruppen dit de övriga grupper ska läggas till i blir vald i listan så syns inte den i rullistan när du ska välja vilken grupp de andra grupper ska läggas till i. De valda grupperna har nu lagts till i den grupp du valde i rullistan. De har samlats i en grupp. Du kan nu välja att sätta behörighet på gruppen. Detta betyder att alla personer som finns i gruppen får denna behörighet. Det betyder också att om personen tas bort från gruppen tas även behörigheten bort och om en ny person läggs till i gruppen så tilldelas den automatiskt den valda behörigheten. För att ta bort behörighet från gruppen söker du upp aktuell grupp och går in på Behörighet för hela gruppen och klickar ur rutan framför behörigheten och Spara. 54

55 Ta bort Sök fram föreningens grupper. Markera den grupp du vill ta bort genom att bock i rutan till vänster om gruppnamnet.välj sedan Ta bort uppe till höger på sidan. Ett nytt fönster öppnas med en fråga för att försäkra att du verkligen vill ta bort gruppen. Klicka på OK och gruppen tas bort. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att söka fram grupperna. Markera de grupper vars medlemmars e- postadresser du vill visa. Klicka på Skicka e-post. Du kan nu välja om du vill skicka till alla medlemmar eller endast till gruppadministratören. Gör ditt val och klicka på Ok. Ett nytt fönster öppnas med de markerade medlemmarnas e-postadresser. Tänk på att medlemmen du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C). Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram. 55

56 Sök grupper Om du söker efter en grupp kan du välja i rullistan Typ om det är Grupp, Lag, Arbetstum eller Familj. Vilken idrott det gäller, om du söker en specifik gruppadministratör eller ålder och därefter klicka på Sök. Då kommer grupperna upp i sökresultatet nedan. För att se alla grupper i föreningen klicka på Sök utan att skriva något i sökrutan. Då visas de grupper som finns registrerade, vem som är gruppadministratör samt en kort beskrivning av gruppen. Det går även att skriva i ett gruppnamn eller skriva i namnet på gruppadministratören vars grupp du söker efter. Klicka i rutan Inkludera personer i sökfältet om du vill ha specificerat vilka personer som finns med i önskad grupp. Organisation de tillhör samt födelseår och när gruppen är skapad. 56

57 Föreningsrapport-fliken Denna rapport skapas av Förbundet och svaras på av Föreningen. Alla medlemmar kan fylla i den men endast de med Klubbmedlem samt rollen Klubbadministratör eller kan skicka in den. Fyll i rapport Välj en idrott i rullistan Idrotter. Klicka på Föreningsrapport och sedan Skapa föreningsrapport. Det finns endast en rapport att fylla i om förbundet har skapat en rapport. Längst ner på sidan ser du tidigare inskickade föreningsrapporter till SF. Medlemmar som ligger i medlemsregistret med ofullständiga uppgifter (de med en gulmarkerad rad) kommer inte med i rapporten. Ordförande, kassör och sekreterare är obligatoriska uppgifter att rapportera och dessa tillsätts i medlemsregistret och förs automatiskt in i föreningsrapporten. Antal medlemmar som visas är lika med de antal personer som är registrerade som medlemmar i medlemsregistret och markerade som aktiva i idrotten. Antal ledare är samtliga som redovisas under kategorierna: Organisationsledare, Aktivitetsledare och Funktionärer i den aktuella idrotten. Uppdateringar av personer i medlemsregistret korrigeras i föreningsrapporten fram till dess att den skickas. För att ändra antalen i medlems- och ledarstatistiken är det möjligt att skriva över de siffror som redan står i tabellerna. Väljer du att ändra dessa uppgifter manuellt och sparar kan du när du öppnar upp rapporten igen antingen använda uppgifterna du skrivit manuellt eller klicka på fliken Hämta antal medlemmar från medlemsregistret. Då hämtas informationen upp direkt från medlemsregistret. 57

58 Skicka föreningsrapporten till SF För att skicka rapporten klickar du på knappen Skicka till SF, en knapp som du hittar längst ner i rapporten. När du klickar på knappen ändras också föreningsrapportens status till skickad i fältet Status. Rapporten kan även sparas utan att skickas och då klickar du på knappen Spara föreningsrapport och kan därmed skicka in den vid ett senare tillfälle. Observera att alla medlemmar kan fylla i den men endast de med rollen Klubbadministratör kan skicka in den. SF-specifika frågor i föreningsrapporten Ett SF kan lägga till frågor specifika för just er idrott. Om ert SF lagt till någon fråga syns den när du öppnar er föreningsrapport. Förbund-fliken Ge förbunden tillåtelse att administrera medlemsnivåer Klicka på fliken Förbund. Markera Ja genom att klicka i den vita cirkeln till höger om Ja om du vill tillåta förbund att uppdatera personuppgifter eller på Nej om du inte vill ge tilllåtelse. 58

59 Statistik-fliken Statistikfliken visar statistik över din förening. Personer som finns registrerade med ofullständiga personuppgifter, Prova på samt Kontakter inkluderas inte i statistiken. Skapa statistik Under tabellerna finns funktioner för att skapa egen tabell. Välj först en Rollkategori och välj sedan Roll. Välj åldersintervall. Du kan lägga till flera åldersintervaller genom att klicka på Lägg till åldersintervall. Klicka på Skapa tabell. Skapa egen rapport När du skapat rapporten öppnas den antingen i Excel eller Notepad beroende på vilket format du valt. Den är personifierad, dvs inga namn eller personuppgifter kopplas till resultatet. Döp din rapport, välj Rollkategori, Roll och rollegenskap på det som ska ingå i rapporten. Även här kan du välja om rapporten ska gälla hela föreningen eller en specifik sektion. Längst ner finns frågan: Välj filformat och där väljer du antingen Excel eller Text. Klicka sedan på Skapa rapport. 59

60 Du kan nu välja vilka uppgifter du vill ska visas i rapporten. Klicka ur de uppgifter som du inte vill ha med, Ok. Klicka på Uppdatera för att se den färdiga rapporten. Tidigare skapade rapporter ser du längst ner på sidan under Rapporter. Klicka på rapportens namn och den öppnas. Ta bort rapport För att ta bort skapade rapporter, markera den rapport som skall tas bort och klicka på knappen Ta bort rapport. 60