Användarguide Medlemssystemet

Transkript

1 Användarguide Medlemssystemet

2 Innehållsförteckning Sida Logga in 3 Användare 3 Navigering 4 Sök 4 Medlemsfliken 5 Prenumerationer 7 Skicka e-post 8 Statistik 10 Exportera till Excel 10 Skriva ut 12 Registrera ny person 12 Organisationsträdet 15 2

3 INLOGGNING för Svenska Livräddningssällskapet Adress (url) För att logga in i Kommed använder ni er webbläsare (Ex. Internet Explorer) och skriver adressen i adressrutan. Adressen till systemet är Användare På Regionförbundsnivå finns det två olika typer av användare Lokal admin: Kan se och söka bland alla medlemmar och göra ändringar på de i sitt regionförbund och lägga in nya personer/medlemmar samt skicka e-post. Lokal förtroendevalda: Kan se och göra sökningar på alla medlemmar och skicka e-post. 3

4 NAVIGERING I Följande kapitel följer en genomgående förklaring av varje menyalternativ i navigeringsmenyn. Sök Sökbilden är uppdelad i flikar bestående av; Person Medlem Prenumeration Grupper Person Här hittar du all information om personen, t.ex. kontaktuppgifter, utbildningar mm Medlem Här hittar du information om personens medlemskap, t.ex. betalt t.o.m. regionförbund, kategori och familjemedlemmar. Om fliken är ljusgrå så är personen inte medlem. Prenumeration Om personen/företaget är prenumerant på vår tidning och inte medlem så hittar du information om det här. Om fliken är ljusgrå är personen inte prenumerant. Grupper Här kan du söka fram personer som ingår i en grupp t.ex. styrelseledarmot och personer som arbetar i råden. ID under personfliken är det vi kallar för medlemsnummer 4

5 Födelsedatum Födelsedatum skrivs in enligt följande: och personnummer Medlemsfliken Så här ser det ut när du ska göra en sökning Denna information finns om personens medlemskap 5

6 1. Medlemsnummer Obs! vi använder idag ID som medlemsnummer (som syns i personbilden). Observera att detta medlemsnummer inte är samma som personens ID nummer. 2. Organisation Visar vilken organisation medlemmen tillhör. 3. Medlemskategori Vilken medlemskategori personen tillhör. 4. Status. Status för medlemmen. Är vanligtvis antingen Passiv Utträdd eller Aktiv. 5. Aktuell period. Period som för närvarande löper för denna medlem. 6. Medlem sedan Visar vilket datum denna person blev medlem. 7. Betalt t.o.m. Visar t.o.m. vilket datum medlemmen har betalt 8. Fakturaref. Detta fält används om fakturan behöver märkas för att komma till rätt person/avdelning. 9. Försändelser 10. Antal ex Hur många exemplar av de tidningar/infoblad som skickas till just denna person/personerna som ska skickas. 11. Anteckningar Dessa anteckningar sparas direkt i anteckningsrutan, och är inte kopplade till fliken för anteckningar och dokument. Dessa anteckningar är sökbara, genom att skriva sök fras i anteckningsrutan. 6

7 Prenumerationer Under denna flik ser du om personen/företaget är prenumerant. Fliken är mörk grå om personen/företaget är prenumerant och tidningen syns i nedre högra hörnet, se bild nr 2. 7

8 Skicka E-post Sök fram de personer som du vill skicka e-post till och klicka på Kontrollera hur många om har e-post adress. Klicka på vidare Klicka på vidare en gång till Välj avsändare Skriv in ditt ämne Välj en mall Skriv in din text 8

9 Det går att bifoga en fil. Tänk på att filen inte får vara så stor, namnet får inte innehålla å,ä och ö. Klicka på vidare, kontrollera att det ser bra ut och skicka sedan ditt mail. E-postfältet markeras med en färg för att indikera om adressen fungerat vid föregående utskick. Olika färgkoder representerar olika status för inmatad e-post adress. Det fungerar enligt nedan: Grönt = Adress ok (om den har testat i ett epost utskick) eller ny adress som inte använts ännu Rött = Personen har själv avböjt e-post utskick (Mottagaren har gjort en reply med "Unsubscribe" i ämnesfältet) Blått = Permanent fel, fel i adressen, mottagaren finns inte, domänen finns inte Gult = tillfälligt fel mottagarens konto är fullt Det är bara grön och gula som kommer med i massmailen. 9

10 Statistik Snabbknappar Visar länsfördelning över framsökta adresser Visar ådersstatistik över framsökta adresser Visar statistik över skänkta gåvor Visar antalet medlemmar per län samt in och utträden under föregående år Exportera till Excel och skriva ut Exportera framsökta adresser till Excel. Exporterar adressuppgifter på de framsökta adresserna Exportera listan till Excel. Exporterar det som syns i listan. Exportera valfritt data till Excel. Välj ur listan vilka uppgifter du vill ha med. 10

11 11

12 Skriv ut Storlek på adressetiketter 70x36 mm 24st på ett ark. Registrera ny person Klicka på Ny 12

13 Börja med att registrera in person uppgifter som namn, adress, e-post, mobilnummer och fullständigt personnummer ( ) Klicka på spara Ska du registrera in utbildningar så håll ner Ctrl knappen för att kunna markera flera olika utbildningar annars så försvinner de andra utbildningarna. Klicka på spara 13

14 Klicka därefter på Visa medlem fliken och registrera medlemskapet Betalsättet ska vara Bankgiro (OCR) För att kunna registrera familjemedlemmar som inte ska betala så måste det först finnas en huvudbetalare, klicka på den lilla gubben ovanför skapa medlemskap knappen, se pil på bilden. Leta fram huvudbetalaren 14

15 Du får fram ett eller flera förslag, markera den som är korrekt. OBS!!! Om det inte ska gå ut någon faktura för personen så måste du meddela detta till centrala kansliet innan registrering. Centrala kansliet sköter all fakturering av medlemskap! Organisation I organisationsträdet kan du se kontaktuppgifter till alla regionsförbund, ni kan även uppdatera eran egen information. 15

16 För att kunna redigera era uppgifter så klickar ni på symbolen som liknar en penna En ny ruta öppnas. Kontaktinformationen fyller ni i och klickar på spara. 16

17 Styrelseuppgifterna Ta bort personer genom att trycka på krysset efter namnen i listan. Lägg till nya genom att söka efter dem, markera deras uppdrag och vilken period de ska ha sitt uppdrag och klicka på spara. 17