Användarguide: Pagero Web Portal Skapa och skicka fakturor

Transkript

1 Användarguide: Pagero Web Portal Skapa och skicka fakturor

2 Aktivera ditt Pagero Online-konto 1. När ditt företag har blivit registrerat skickas ett mail till din e-postadress. I mailet hittar du en länk för att aktivera ditt användarkonto i Pagero Online. 2. Klicka på länken. När du har läst igenom och godkänt avtalet väljer du lösenord och går sedan vidare till Pagero Online. Lösenordet kan ändras vid senare tillfälle i Pagero Online via Inställningar Användaruppgifter. 3. Logga in i Pagero Online på 4. Gå till Inställningar - Företagsuppgifter för att komplettera dina företagsuppgifter. a. Komplettera uppgifterna med ert organisationsnummer och MOMSregistreringsnummer. b. Fyll även i er adress och ert telefonnummer under kontaktuppgifter.

3 Lägg till en ny e-fakturamottagare i ditt kundregister Det första du måste göra för att kunna skicka e-fakturor är att lägga till de mottagare du önskar att skicka till. Utan denna koppling kommer inga e-fakturor att kunna skickas. För att lägga till mottagare följer du stegen nedan. 1. Logga in i Pagero Online 2. Gå in i Kundregister, Sök & Lägg till kunder (Du kan även använda genvägen Lägg till kund på startsidan för att komma till denna vy). 3. Sök fram den mottagare du önskar att lägga till. a. Du kan söka antingen på företagsnamn eller organisationsnummer, MOMSregistreringsnummer, IBAN eller liknande. Demo Outbound, organisationsnummer

4 4. När du finner rätt mottagare, tryck på Lägg till a. Om du är osäker på om det är korrekt mottagare, kan du trycka på företagsnamnet i listan. Det dyker då upp en ruta med mer information om bolaget. När du säkerställt att det är rätt mottagare, stäng ner informationsrutan och tryck på Lägg till. 5. Följ sedan de olika stegen för att lägga till kunden. Stegen kan skilja sig åt beroende på vilken tjänsteleverantör mottagaren använder. Ni behöver inte ha koll på de olika tjänsteleverantörerna, utan ni trycker alltid på Lägg till och följer sedan de olika stegen som förklaras nedan. Det finns tre olika sätt beroende på om: i. Mottagaren tar emot via Pagero ii. Mottagaren tar emot via annan tjänsteleverantör iii. Mottagaren tar emot via annan tjänsteleverantör med specialhantering För denna övning är det Demo Outbound som är den mottagare ni måste lägga till. Men följ gärna stegen nedan och lägg till de tre testbolagen Routingtest också. 6. Om mottagaren tar emot via Pagero: (Exempelföretag: Routingtest 1) a. Steg 1 Här visas eventuella krav som mottagaren har, det kan exempelvis vara att de kräver en referens på fakturorna, eller att de önskar att först få en testfaktura. Läs igenom informationen och kontrollera att ni uppfyller kraven. Tryck sedan på Nästa.

5 b. I steg 2 skall ert interna kundnummer för denna mottagare läggas till. Om ni vill lägga till flera kundnummer skriv kundnummer 1, separera med ett kommatecken, och mellanslag, skriv sedan nästa kundnummer osv. (Ni kan hitta på egna kundnummer i denna övning). c. I steg 3 har ni möjlighet att lägga till ett meddelande till er förfrågan. Ni måste inte lägga till ett meddelande utan kan direkt trycka på Nästa om ni inte vill lägga till någon information i förfrågan.

6 d. I steg 4 ser ni en bekräftelse över er förfrågan. Läs igenom och tryck sedan på Slutför. Om du önskar att ändra något tryck på Föregående. e. Kunden hamnar sedan i ert kundregister med status Inväntar godkännande, när mottagaren accepterat er förfrågan kommer denna status automatiskt att försvinna och ni kan börja skicka e-fakturor till denna kund. Vissa mottagare har automatiskt godkännande och får då aldrig statusen Inväntar godkännande i ert kundregister.

7 7. Mottagaren tar emot via annan tjänsteleverantör: (Exempelföretag: Routingtest 2) a. I steg 1 skall ni identifiera ert företag som avsändare. Ni behöver då fylla i den information som efterfrågas om ert företag. I exemplet nedan är det organisationsnummer utan bindestreck som efterfrågas. Vad som efterfrågas kan variera, information om vad ni skall fylla i finns beskrivet i detta steg i Pagero Online. Fyll i informationen och tryck sedan på Nästa. a. I steg 2 skall ert interna kundnummer för denna mottagare läggas till. Om ni vill lägga till flera kundnummer skriv kundnummer 1, separera med ett kommatecken, och mellanslag, skriv sedan nästa kundnummer osv. (Ni kan hitta på egna kundnummer i denna övning). b. I steg 3 skall ni Beställa routing. Detta innebär att ni skickar en förfrågan om att sätta upp en koppling mellan er och denna mottagare. När det gäller kostnad så är det en tjänsteleverantör som väljer att ta ut en kostnad för kopplingen, ni ser tydligt i detta steg om en kostnad skulle vara aktuell.

8 c. Steg 4: här ser ni en bekräftelse över er förfrågan. Läs igenom och tryck sedan på Slutför. Om du önskar att ändra något tryck på Föregående. Förfrågan går då till oss på Pagero, som sätter upp en koppling med mottagarens tjänsteleverantör.

9 d. När förfrågan har skickats hamnar kunden i ert kundregister med status Inväntar Routing. När routingen (kopplingen) är uppsatt försvinner denna status och ni kan börja skicka e-fakturor till denna kund. 8. Mottagaren tar emot via annan tjänsteleverantör med specialhantering: (Exempelföretag: Routingtest 3) Detta sätt skiljer sig lite på grund av att Pagero inte själva får sätta upp kopplingen, då detta måste göras av kundens tjänsteleverantör, utifrån deras tillvägagångssätt. a. I steg 1 skall ni identifiera ert företag som avsändare. Ni behöver då fylla i den information som efterfrågas om ert företag. I exemplet nedan är det landskod, följt av organisationsnummer utan bindestreck som efterfrågas. Vad som efterfrågas kan variera, information om vad ni skall fylla i finns beskrivet i detta steg i Pagero Online. Fyll i informationen och tryck sedan på Nästa. b. I steg 2 skall ert interna kundnummer för denna mottagare läggas till. Om ni vill lägga till flera kundnummer skriv kundnummer 1, separera med ett kommatecken, och mellanslag, skriv sedan nästa kundnummer osv. (Ni kan hitta på egna kundnummer i denna övning).

10 c. I steg 3 skall ni ange e-postadressen till er kontaktperson hos denna mottagare. Ni kan lägga till min e-postadress i denna övning: gabrielle.meister@pagero.com d. I steg 4 ser ni en bekräftelse över er förfrågan. Läs igenom och tryck sedan på Slutför. Om du önskar att ändra något tryck på Föregående. Förfrågan om att kunna skicka e-fakturor till denna kund skickas då till den e-postadress ni angett. Det är sedan upp till mottagaren att gå vidare med detta och kontakta sin tjänsteleverantör, och be dem sätta upp kopplingen.

11 e. När förfrågan har skickats ut hamnar denna kund i Mitt Kundregister, med status Inväntar routing. f. När ni får besked från denna mottagare att kopplingen är uppsatt, måste ni gå in och aktivera routing på er sida. Detta får göras först när ni fått besked från er kund att allt är klart på deras sida. i. För att aktivera routing: Gå in i Kundregister, Visa förfrågningar, Routing-beställningar Klicka på det företag ni önskar aktivera. I exemplet är det Routingtest 3. Vyn nedan visar sig då, när ni fått klartecken från kunden, klicka på knappen Aktivera routing.

12 Skapa och skicka e-fakturor När du lagt till din mottagare är det dags att skapa en faktura. Enklast är att först skapa en fakturamall som sedan kan användas när nya fakturor skall skickas ut. Nedan följer instruktioner för hur du skapar en fakturamall, skapar en faktura och skickar iväg en faktura. Du kan spara totalt 10 st. fakturamallar. Obs! Enligt god bokföringssed bör du bifoga eventuell originalfaktura till den e-faktura som du skapar och skickar med Pagero Web Portal. 1. För att skapa en fakturamall: Klicka på fliken Pagero Web Portal a. Välj sedan Skapa och skicka fakturor b. Alternativt tryck på fliken Skapa e-faktura 2. Välj mottagare i menyn för att visa detaljerad information om den valda mottagaren. Klicka på Välj mottagare. Om du inte ser några mottagare i menyn beror det på att du inte lagt till några kunder i ditt kundregister.

13 3. För att skapa en fakturamall: a. Fyll i alla fält som är återkommande på denna typ av faktura i formuläret. Exempelvis leveransadress om denna alltid är den samma till mottagaren, betalningsuppgifter, er adress och liknande. All information som sparas i en mall kommer att finnas på fakturan nästa gång mallen används. Ni behöver inte fylla i de obligatoriska fälten, så som fakturanummer och förfallodatum för att kunna spara en mall. b. När du fyllt i all återkommande information, klicka på Spara som mall längst ner.

14 4. När du väljer att spara en mall dyker ett nytt fönster upp. Du kan då välja att namnge din fakturamall, du kan även ange betalningsvillkor för denna mall, vilket då kommer att anges automatiskt nästa gång mallen används. Tryck sedan på Spara och stäng. 5. För att sedan använda er mall klickar ni på Sparade fakturamallar, tryck sedan på den markerade ikonen nedan, under Öppna, för att öppna respektive fakturamall. Ni kan spara totalt 10 st. olika fakturamallar.

15 6. Ni får då upp fakturaformuläret med informationen från mallen. Komplettera med fakturaspecifik information. a. Ange om det är en debet eller kredit-faktura. Fyll sedan i resterande fält. Obligatoriska fält är markerade med röd ram. b. Klicka på plustecknet ovanför fakturaraderna för att lägga till fler rader. När du har fyllt i informationen i fakturaraden klickar du på den gröna bocken. Klicka på det röda krysset för att radera en faktura-rad. c. Du kan också lägga till radspecifik information till varje faktura-rad. Klicka på den gula anteckningen till höger och fyll sedan i önskad information i fritextfältet. d. Kontrollera att fakturan är korrekt och fullständig, och att du angivit rätt momssatser. När du är klar och vill skicka fakturan så klickar du på Gå vidare med fakturan längst ner på sidan.

16 7. När du valt att gå vidare med fakturan hamnar fakturan i en lista under Godkänn och Skicka. Det är även i detta steg ni lägger till eventuella bilagor innan fakturorna skickas iväg. Ni kan välja att skapa flera fakturor och placera dem i denna lista genom att trycka på Gå vidare med fakturan i fakturaformuläret. Ni kan sedan skicka iväg alla fakturorna i listan samtidigt, eller en och en om ni önskar det. 8. För att lägga till bilagor Om ni önskar att lägga till bilagor till era fakturor, tryck på rätt faktura i listan. Information om fakturan dyker då upp nedanför. Som bilder här nedan visar. Tryck sedan på välj fil, och välj den fil du vil bifoga. Markera sedan den/de fakturor du vill skicka och tryck på Skicka.

17 9. Dina fakturor har nu skickats iväg. Om du vill se dina fakturor efter att de har skickats iväg, gå in på Mina dokument Klicka på fliken Skickade dokument På denna sida kan du se och söka på alla fakturor ni har skickat under de senaste 90 dagarna. Ni kan även se status på fakturan, om den har levererats till mottagaren har den status Klar. Har du några frågor? Kontakta Pagero Service & Support Center Tel