INSTRUKTION FÖR ATT SKICKA FAKTUROR GENOM BASWARE PORTAL

Transkript

1 INSTRUKTION FÖR ATT SKICKA FAKTUROR GENOM BASWARE PORTAL Logga in på ert konto genom att gå till och fylla i era användaruppgifter ( adress + lösenord) som ni skapade vid registreringen. Har ni ännu inte skapat ett konto på Basware portal så börja med att läsa igenom instruktionerna i Registrera och skapa konto - Basware Leverantörsportal.pdf. Steg 1. Skapa en faktura Tryck på Skapa ny faktura på förstasidan eller gå via Dokument och välj Skapa faktura

2 Steg 2. Välj mottagare När ny faktura -fönstret öppnas börjar man med att välja vilken mottagare fakturan ska skickas till. Detta gör ni genom att klicka på knappen Välj mottagare. När ni klickat på knappen öppnas ett sökfönster där ni skriver in namnet på företaget dit fakturan ska skickas. När företaget (eller företagen) visas i listan väljer ni rätt mottagare genom att klicka på länken Välj. Efter att ni valt er fakturamottagare kommer ni se mottagarens uppgifter (adress, VAT nummer samt e-fakturaadress) till vänster under rubrik Mottagare, se bild nedan. Kontrollera att det är rätt mottagare genom att säkerställa GLNnumret med er kunds GLN-nummer (se lista i bilaga 1).

3 Steg 3. Fyll i era fakturauppgifter på huvudnivå Nästa steg är att börja fylla i era fakturauppgifter. Följande fält måste ni fylla i för att Coop ska acceptera er faktura. Namn på fält Beskrivning Fakturadatum Förfallodatum* Fakturanummer* (Inköpsordernummer) Måste anges i de fall de används (Kontraktsnummer) Måste anges i de fall det finns Köparens referens* Välj Odefinierat i listan (default) och ange ett 5- eller 6- siffrigt referensnummer/butiksnummer. Kontakta er köpare om ni saknar uppgift om detta. Valuta *Blåmarkerat fält, obligatoriskt, måste fyllas i om fakturan ska kunna sparas eller skickas.

4 Steg 4. Fyll i era fakturauppgifter på radnivå När ni är klara med att fylla i era fakturauppgifter på huvudnivå går ni vidare och specificerar fakturan på radnivå genom att scrolla ner på sidan och under fliken Raddata klickar ni på länken Lägg till rad. Ni väljer först radtyp, om det är material eller en tjänst ni ska fakturera. Utöver de tre obligatoriska fälten Mängd, Enhetspris och Måttenhet bör ni också ange namnet på er produkt, artikel eller tjänst i fältet Namn. Det är även viktigt att ni fyller i uppgift om skattesatsen. Naturligtvis är det också viktigt att ni fyller i ytterligare fält om det gör det lättare för din kund att veta vad det är de har beställt utav er.

5 OBS! Öresavrundning Det finns ännu idag inte något bra sätt i portalen att hantera öresavrundningar utan man måste lägga till/dra ifrån avrundningsbeloppet genom att föra in beloppet som en egen fakturarad. T ex om fakturabeloppet är 123,68 SEK (inkl moms) och slutbeloppet på fakturan ska vara 124,00 SEK, vilket innebär att avrundningen är 0,32 SEK, då måste man skapa en ny rad och ange uppgifter i följande fält enligt nedan för att slutbeloppet ska bli korrekt. Namn: Öresavrundning Mängd:1 Enhetspris: 0,32 (dvs avrundningsbeloppet) Måttenhet: Styck Skatt %: 0 Steg 5. Kontrollera summeringen Efter att uppgifterna på radnivå fyllts i sker summeringen automatiskt och netto, moms, och bruttobelopp redovisas i en separat ruta nedanför alla fakturafälten. Steg 6. Kontrollera era företagsuppgifter Sista rutan på sidan visar era egna företagsuppgifter (som ni fyllt i vid registreringen under Er organisation). Kontrollera att allt stämmer och att det ser bra ut. Om allt verkar ok går ni vidare till steg 7. OBS! Om ni behöver ändra något i era uppgifter måste ni först spara utkastet av denna faktura vilket görs genom att klicka på den gröna knappen. Därefter klickar ni högst upp på sidan på ert användarnamn samt väljer Min organisation. När ni fått upp sidan med era företagsuppgifter klickar ni på Redigera och ändrar i de uppgifterna som är felaktiga. Glöm inte att spara. För att komma tillbaka till er sparade faktura, klicka på Dokument i huvudmenyn och sedan på fakturan i listan som visar sig, se bilderna nedan.

6 När ni fått fram fakturan igen så är det viktigt att uppdatera avsändande företag, då fakturan ligger kvar med de gamla uppgifterna fortfarande. Klicka på Ändra brevid er företagsinformation högst upp på fakturasidan och välj det avsändande företaget igen. Kontrollera att uppgifterna är uppdaterade.

7 OBS! KONTOUPPGIFTER TILL ERT FÖRETAG Det är inte helt ovanligt att man vid registrering fyllt i både sitt Bg/Pg och Iban under samma bankkonto. Då kan det se ut som det gör i bild. Ovan är ett felaktigt sätt att lägga upp sina bankuppgifter på. Vanligtvis behöver man endast skicka med det konto som kunden ska sätta in betalningen på. Inte helt orimligt är detta Bg eller Pg och detta ska anges som första bankkonto. Behöver man ibland att kunden ska sätta in pengarna på sitt Iban ska detta anges som ett eget bankkonto och väljas under Avsändaruppgifter genom att klicka på Lägg till bankkonto. För att ändra behöver ni följa instruktionerna som beskrivs under Steg 5. Efter ändringen kommer det se ut som i nästa bild och man behöver då ta bort det konto som inte är aktuellt för kunden att betala genom att klicka på minustecknet. Steg 7. Bifoga bilagor Om ni har bilagor till era fakturor (följesedel, specifikation el dylikt) ska ni lägga med dem även med denna faktura. Ni laddar upp bilagorna under fliken Filer. Vi rekommenderar också att ni skickar med er original -faktura i pdf-format. Det går bra att antingen dra era filer till fönstret eller bläddra fram till era filer om ni klickar på den gröna texten. Alla bilagor hamnar under rubriken Bilagor, så ni behöver

8 inte fundera över hur ni kan lägga era filer under Bilder eller Filter istället och det spelar ingen roll då filen bifogas på samma sätt oavsett. Steg 8. Skicka fakturan När allt ser bra ut med fakturan väljer ni att spara utkastet och sedan skickar ni fakturan. Ni kan följa att den kommer fram till mottagaren om ni klickar på Dokument i huvudmenyn och kollar statusen på fakturan i listan.

9 Bilaga 1 Coops bolag och GLN-nummer Bolag Org.nr E-fakturaadress/ GLN Bjursås Konsumentförening Ekonomisk Förening Coop Butiker & Stormarknader AB Coop Finspång ekonomisk förening Coop Logistik AB Coop Projekt & Drift AB Coop Sverige AB Coop Utvecklingsfastigheter AB Coop Älghult Ekonomisk förening Dalsjöfors Konsumentförening Ekonomisk Förening Färingsö Konsumentförening Ekonomisk Förening Getinge Kooperativa Handelsförening Ekonomisk Förening Hajoms Kooperativa Handelsförening u p a Handelsföreningen Centrum Ekonomisk förening KF Ekonomisk Förening KF Fastigheter AB KF Invest AB KF Invest Förvaltning AB KF Näthandel AB KFI Kapital AB Konsumentförening Frillesås Ekonomisk Förening AB Konsumtionsföreningen Forsbacka Ekonomisk Förening Konsumtionsföreningen Knäred m.o. ekonomisk förening Kågeröds Handelsförening Ekonomisk förening MedMera Bank AB Mörrums Konsumentförening Ekonomisk förening