Börja med Smart Registrera din kund Registrera din artikel Göra en faktura... 16

Transkript

1 Innehåll Börja med Smart... 3 Integration med bokföringen... 3 Hogia-ID... 4 Guide - Smart - Registrera dina uppgifter... 5 Startsidan... 8 Guide - Fakturering... 9 Registrera din kund Registrera din artikel Göra en faktura Mottagare Fakturahuvudet och fakturafoten Leveransadress Vår referens/er referens Fakturakommentar Fakturadatum Betalningsvillkor Förfallodatum Lägga till fakturarader Ta bort en fakturarad Rabatt

2 Kom igång med Smart fakturering Innan du startar är det bra att veta detta: Hogia Smart är en helt webbaserad tjänst. All data sparas och administreras på av Hogia kontrollerade servrar. Bokföringslagen kräver att ett företags bokföringsinformation lagras inom Sveriges gränser, därför har vi, trots att din tjänst helt eller delvis hanteras av servrar utanför Sveriges gränser, den slutgiltiga lagringen på Hogias egna servrar i Hogias egna serverhallar. Både Smart och denna guide är enkla i funktionaliteten och framtagna för att utvecklas ständigt och ihop med er så vi skulle uppskatta feedback inte bara på Smart utan även denna guide. Är det något vi missat? Har vi krånglat till något eller är vi för korta i beskrivningen av någonting? Hör av dig till oss på smart@hogia.se och berätta, eller gå in på vårt Smart forum Här kan du läsa, skriva, tyck till, diskutera med oss och andra Smarta användare. Du kan även rösta på andras inlägg om du håller med. 2

3 Börja med Smart För att börja med Smart behöver du först registrera ditt Hogia-ID, det är det första som sker när du anmäler dig och beskrivs i Start-up guiden och manualen för att skapa ditt Hogia-ID. Manualen startar när du redan anmält dig och går in i Smart Integration med bokföringen Smart Fakturering kan integreras med Smart bokföring. Detta görs om du är ny kund första gången i Guiden för faktureringen. Du får även, antingen du har faktureringen sedan tidigare eller skaffat det nu, en fråga om detta när du gör din första faktura. Det du svarar är det som sedan gäller. Skulle du ändra dig går det I efterskott att slå på eller av integrationen under Inställningar Fakturering. Är integrationen på skickas dina transaktioner (faktura och betalning) direkt till bokföringen där de registreras som verifikat baserat på det datum du angivit. Fakturadatum i faktureringen och betaldatum i betalningen. Slår du av integrationen skickas ingen information mellan tjänsterna utan du får själv ta ut underlagen och registrera dem i bokföringen. Vi rekommenderar att du en gång bestämmer dig för om du vill ha integrationen på eller av och behåller detta val. Detta för att inte transaktioner skall falla mellan stolarna eller registreras dubbelt och därmed skapa konstigheter i din bokföring. Viktigt att veta är att om du slår på integrationen så kommer dina transaktioner att skapa verifikat direkt. Eftersom det inte är tillåtet att bakåtdatera verifikationer i huvudboken, d.v.s. allt som bokförs skall göras i kronologisk ordning, så bör du komma ihåg att göra dina transaktioner i denna ordning. Datumen som gäller i Smart är: Fakturatransaktioner bokförs på den dagen du anger som fakturadatum Betalningar bokförs på den dagen du anger som betaldatum Bokföringsverifikationer bokförs på bokföringsdatumet. Det går alltså inte att göra en transaktion innan föregående registrerade transaktions datum. Man kan ställa fram datumet men får då inte registrera transaktioner innan detta nya datum, bara samma eller efterkommande datum. 3

4 Hogia-ID Det första du möts av när du går in på Smart är inloggningen. Är du ny användare måste du först skaffa ett Hogia-ID. Har du fler webbaserade tjänster från Hogia kan du redan ha ett Hogia-ID och kan då använda detta för att logga in även här. Har du det inte går du först in på länken Saknar du Hogia ID? Registrera dig här!. Här får du sedan ange din mailadress som även är ditt Hogia-ID. Det är mycket viktigt at du anger en adress som du har tillgång till för det kommer att skickas ett verifieringsmail till denna adress som innehåller en länk du måste klicka på för att få tillgång till Smart. Glöm inte att du även måste ange de tecken som står längst ned i rutan under. 4

5 När du klickar på Registrera autogenereras ett mail som skickas till dig. Får du det inte inom ett par minuter så kontrollera att det inte fastnat i ditt spamfilter. Klicka på länken så får du ett meddelande att registreringen har gått bra och att du vidarebefordras till inloggningen. Logga in med de uppgifter du angett när du registrerade dig. Du kommer då in i Smart Guide - Smart - Registrera dina uppgifter Direkt när du kommer in i Smart möts du av en Start-upguide. Det första du behöver göra är att registrera dina företagsuppgifter. Smart är kopplat mot PAR (Postens adressregister) och kan baserat på ditt organisationsnummer hämta dina uppgifter så när du fyllt i ditt organisationsnummer behöver du inte bli orolig om det dyker upp en del information om dig. Kontrollera att dessa uppgifter stämmer, redigera om något behöver ändras och spara så registreras dessa uppgifter i Smart på dig. Om 5

6 inte dina uppgifter fylls i kan det bero på att dina uppgifter inte finns hos PAR (om du t ex är nystartad), då är det bara att fylla i dem manuellt och spara. Får du fram fel uppgifter bör du kontrollera att du angett ditt organisationsnummer rätt. Dessa uppgifter går givetvis att ändra senare i Smart under Inställningar. Det är viktigt att du fyller i rätt uppgifter i fälten så att din information både i Smart och på dina fakturor blir rätt. Valet av bolagsform påverkar i detta läge enbart vilken kontoplan Smart kommer att sätta som standard. Det går givetvis att ändra, lägga till och ta bort konton inuti Smart. 6

7 I nästa steg skall du skapa ditt första räkenskapsår. OBS!! Det är viktigt att du sätter detta rätt då det inte går att ändra om du börjat lägga in verifikat. Du ställer helt enkelt in perioden genom att markera det datum du vill ha som start- och slutdatum. Perioden får vara mellan 1 och 18 månader. Att ställa in momsperiod påverkar inte din bokföring på något vis, utan är bara ett sätt att hålla koll på när momsredovisningen skall in. Oavsett vilken period du bestämt att du skall redovisa i så går det att ställa in Smart på en annan om du har koll på dina datum som rapporterna skall in själv. Ett bra sätt att hålla koll på sin moms, som dels kan generera pengar tillbaka om du är i uppstart och så småningom kan bli stora utgifter om du inte har kontroll på din redovisning, är att göra funktionen 7

8 varje månad även om den inte skickas in. Startsidan När du kommer in i Smart första gången är startsidan relativt tom, då du inte gjort något i systemet ännu. De olika delarna på denna sida fylls snart med information enligt nedan. 8

9 Guide - Fakturering När du går in på fliken Fakturering för första gången kommer du att få upp en Guide som hjälper dig att ställa in de viktigaste uppgifterna. Där vi har kunnat har vi hjälpt till genom att fylla i ett rekommenderat värde. Är du osäker på vilka inställningar du skall göra och vilka konton du skall använda bör du kontakta din bokföringsanvarige först. Det går även att acceptera de inställningar vi föreslagit genom att klicka i rutan Använd standardinställningar. Du kan när som helst (om t ex din redovisningsansvarige inte håller med oss) gå in under inställningar och ändra dessa uppgifter. 9

10 Kom ihåg att dessa visar SENASTE fakturanummer. Står det 0 kommer din första faktura att få numret 1. Vill du börja på 1000 skall du sätta senaste nummer till 999. Aktiverar du integrationen får du förslaget att ha de olika verifikaten i olika nummerserier. Vi rekommenderar användandet av detta för att få en överskådlig bokföring. 10

11 Sidan 3 av 4 innehåller dina kontoinställningar för betalningar. Vilket konto du använder för Bank, Kassa, kundfordringar. Använder du Husarbetstjänsten behöver du även ange vilket konto du skall använda för fordringar mot skatteverket. Tillämpar dina kunder Omvänd momsredovisning anger du konton för detta här. Vi har föreslagit standardkonton. Det går givetvis att ändra det du anger här senare under Inställningar Faktura. Sista steget är att ange de konton du vill använda i din momshantering. Även här har vi föreslagit vad vi tror du kan tänkas vilja ha men om du inte håller med oss går det bra att ändra. Det går givetvis även att godkänna nu och ändra i efterhand under Inställningar. 11

12 Tycker du att det känns osäkert och du får inte tag på någon att fråga? Det går närsomhelt bra att avbryta guiden. Inget sparas men du kommer inte vidare utan att ha godkänt respektive guider. Detta för att försäkra oss om att du gjort det val och fyllt i de nödvändiga fälten. Registrera din kund För att registrera en faktura så måste du ha en kund i kundregistret. Klicka på ikonen för Kunder under Verktyg. Här ser du ditt kundregister. Innan du registrerat dina kunder är listan tom. Klicka på ikonen för att Skapa kund ovanför den tomma listan. Sidan Skapa Kund öppnas. 12

13 Det enda som är obligatoriskt är Kundnummer och Namn. Men på fakturan kommer det att krävas en fakturaadress också så enklast är att fylla i den på kunden direkt. Börja med att lägga upp ett nytt kundnummer, antingen ett eget (siffror och bokstäver godkänns) eller så klickar du på knappen Föreslå så tar systemet första lediga nummer i serien. OBS! Kontrollera att inga felmeddelanden syns. Om något är missat eller fel ifyllt (t.ex. Org.nr/personnr. eller E-post) så sparas inte uppgifterna. Klicka på Spara och kunden läggs upp i ditt Kundregister. 13

14 14

15 Registrera din artikel Det går att göra en faktura utan att registrera en artikel först. Om du vill kan du enbart använda dig av s.k. Tillfälliga artiklar när du gör dina fakturor (för mer info om tillfälliga artiklar se nedan) och inte ha något artikelregister alls. Klicka på ikonen för Artiklar under Verktyg. Här ser du ditt artikelregister. Innan du registrerat dina artiklar är listan tom. Klicka på ikonen för att Skapa artikel ovanför den tomma listan. Sidan Skapa artikel öppnas. Börja med att lägga upp ett nytt artikelnummer, antingen ett eget (siffror och bokstäver godkänns) eller så klickar du på knappen Föreslå så tar systemet första lediga nummer i serien. OBS! Glöm inte att välja rätt momssats och försäljningskonto som matchar din momssats. 15

16 Klicka på Spara och artikeln läggs upp i ditt Artikelregister. Göra en faktura Klicka på fliken Faktura. Du kommer då till översikten över gjorda fakturor. Listan är initialt tom då inga fakturor har skapats. klicka på ikonen för Skapa faktura. Först öppnas sidan Välj kund. Det är här du behöver din nyupplagda kund! Dubbelklicka på vald kund eller markera och klicka på Välj. När du sen har flera kunder kan du även söka bland dina kunder genom att skriva in kundnummer, organisationsnummer eller kundnamn i sökfältet och klicka på Sök. 16

17 När du valt kund kommer du till sidan Ny faktura. Fakturafönstret är gjort exakt så som din faktura kommer att se ut. Har du laddat upp en logotyp så ligger den längst upp till vänster på fakturan. Om inte så står ditt företagsnamn där istället. Dina företagsuppgifter samt de uppgifter du registrerat på kunden är automatiskt ifyllda. Det är bara att börja Mottagare Kundnamn, och adressuppgifter kan redigeras men sparas då enbart på fakturan. Fakturahuvudet och fakturafoten Fakturafoten är baserad på de uppgifter du angivit vid registreringen och under Inställningar och kan inte justeras här. Leveransadress Här läggs kundens leveransadress som angivits i kundregistret. Kan redigeras men sparas inte annat än på fakturan. Vår referens/er referens Vår referens hämtas från Inställningar-Faktura. Kan redigeras men sparas enbart på fakturan. Er referens hämtas från kundens kontaktperson. Kan redigeras men sparas enbart på fakturan. 17

18 Fakturakommentar Hämtas från dina inställningar. Kan redigeras med 3 rader och 42 tecken per rad, sparas enbart på fakturan. Fakturadatum När du väljer att skapa en ny faktura väljs dagens datum som fakturadatum. Det går givetvis att redigera detta genom att klicka på den lilla kalendern på sidan och välja ett annat datum. Betalningsvillkor När du väljer en kund på din faktura kommer betalvillkoret för kunden med till fakturan. Vill du ändra betalvillkoret på fakturan så går det bra, inget ändras då på kunden. Du kan även lägga upp nya och ta bort betalvillkor som du inte använder. Vill du lägga upp ett nytt betalvillkor skriver du antal dagar i den tomma rutan och klickar på den gröna + -ikonen så sparas det. Förfallodatum Systemet räknar ut förfallodatum baserat på valt fakturadatum samt betalvillkor. Du kan givetvis ändra detta. Ändrar du betalvillkor och/eller fakturadatum, ändras också förfallodatum. Vill du ändra förfallodatum kan du enbart senarelägga då systemet räknar ut datum beroende på betalvillkor Lägga till fakturarader När det nu är dags att lägga till artiklar och rader på fakturan finns det tre radtyper: Artikel, Fritext samt Tillfällig artikel. Klicka på den gröna + ikonen i fakturakroppen för att skapa en ny fakturarad och välja mellan de tre radtyperna. Fakturarad Artikel Om du väljer Artikel öppnas ett sökfönster där du kan välja din artikel ur ditt artikelregister. Dubbelklicka på vald artikel eller markera och klicka på Välj. Sen när du får fler artiklar kan du även söka bland dina artiklar genom att skriva in artikelnummer eller del av benämning i sökfältet och klicka på Sök. 18

19 Den valda artikeln läggs till som en fakturarad med antal 1,00. Á pris hämtas från artikeln men kan ändras. Sparas då enbart på fakturan. Fakturarad Fritext Väljer du Fritext så får du en rad att fylla i en text på. Inga antal, inga summor. Används för att lägga till eller utöka en artikeltext. Fakturarad Tillfällig artikel Det sista alternativet är Tillfällig artikel. Den används för att sälja en artikel som inte finns i ditt artikelregister eller en specifik tjänst. Du måste därför själv ange artikeltext, antal, enhet, á pris samt moms. Fakturaraderna ackumuleras och momssatserna beräknas. Momssammanfattning, totalsumma exkl. moms, total moms samt totalsumma inkl. moms hittar du längst ned på fakturan och totalsumma inkl. moms även i fakturahuvudet. Ta bort en fakturarad Vill du ta bort en fakturarad, är det bara att klicka på det röda krysset till höger om raden så tas den raden bort. Rabatt För mer info om rabatt (på enskild fakturarad eller totalrabatt) se fullständig manual eller läs hjälpen för aktuell sida inne i Hogia Smart. 19

20 När du är klar med fakturan och det är dags att skicka den till kund för betalning klicka på Slutför faktura. När fakturan slutförs, tilldelas den ett fakturanummer och låses för vidare editering. Fakturan skapas som ett PDF dokument som du antingen kan spara, skicka via e-post/fax eller skriva ut. Beroende på 20

21 webbläsare kan detta hanteras olika. Fakturan får status S för Slutförd i fakturalistan och väntar på betalning. KLART! 21