För dig som skall skicka fakturor i ICAs fakturaportal

Transkript

1 För dig som skall skicka fakturor i ICAs fakturaportal Inloggning i ICAs fakturaportal Starta din webbläsare (Internet Explorer). Gå till Du är nu inne i Fakturaportalen. Gå till menyn Skicka faktura

2 Välj ICA som Fakturamottagare Ange ica som Användare och Lösenordet som Du har tilldelats från ICA. Du kan nu välja att köra en så kallad krypterad anslutning, klicka på Byt till krypterad anslutning Nu har Du kommit så pass långt att Du kan börja registrera dina företagsuppgifter Bra att veta i Fakturaportalen Exder är att: Obligatoriska fält är understrukna med ett litet tjockare blått streck. Med obligatorisk menar vi att Du måste mata in något i de fälten. Du kan inte gå vidare innan alla obligatoriska fält på skärmen är ifyllda. Gråmarkerade fält är låsta och går ej att ändra Kalenderfunktion finns för att söka fram rätt datum Fält med understrykning är fält med visningstexter, ställ markören över så visas en visningstext.

3 Företagsuppgifter Fyll i Dina företagsuppgifter Namn: Ert företagsnamn mot ICA Juridiskt namn: Ert registrerade företagsnamn Vår kontaktperson: Er kontaktperson mot ICA Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa

4 Betalning Här fyller Du i dina uppgifter gällande Betalning såsom postgiro och bankgiro. Om Du använder dig av ett factoringbolag så fyller Du även i uppgifter på tillhörande fält. Factoringbolag Namn på factoringbolag organisationsnummer Factoringbolagets bank- eller postgiro(det som Du angav vid betalning) Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa eller gå tillbaka genom att klicka på Bakåt

5 Kund och referenser Börja skapandet av Din faktura genom att fylla i fälten på sidan: Köpare: ICA Leverantörs fakturanummer: Här fyller Du i Ditt fakturanummer Kunds ordernummer: Eventuellt ordernummer från ICA Följesedel: Eventuellt följesedelsnummer Kunds referens: AnvändarID på person inom ICA. Måste anges vid beställning Kostnadsställe: Siffror som Du skall ha fått av ICA:s representant när beställningen gjordes. Har du användarid men inte kostnadsställe så kan du få fram det i filen som ligger brevid lathunden. (se bild nedan )

6 Om du klickar här så får du upp filen och kan då söka på användarid för att få fram kostnadsstället Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa eller gå tillbaka genom att klicka på Bakåt

7 Datum och betalningsvillkor Leveransdatum: Ditt leveransdatum Fakturadatum: Dagens datum föreslås automatiskt, välj fakturadatum via kalender Antal förfallodagar: Betalningsvillkor enligt avtal med ICA Betalningsvillkor: Betalningsvillkor i klartext enligt avtal med ICA Villkor vid försenad betalning. Efter överenskommelse med ICA Fritext: Tillägg av fakturainformation tex Trevlig sommar eller se debetfaktura xxx Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa eller gå tillbaka genom att klicka på Bakåt

8 Leveransadress Här fyller Du i information angående Leveransadress Gå vidare till nästa sida genom att klicka på Nästa eller gå tillbaka genom att klicka på Bakåt

9 Fakturarader Här fyller Du i vad fakturan innehåller såsom artiklar, fakturerat antal osv Gör så här: Fyll i artikelbenämning Fakturerat antal Välj enhet genom att klicka på pil neråt Fyll i àpris Eventuell rabattprocent Ange moms Fyll i eventuell specifikation Du kan också lägga till flera artikelrader genom att klicka på rutan till höger om Lägg till artikelrad Om Du vill ta bort en rad så sätter Du en bock i rutan för Radera när du trycker OK så försvinner raden

10 Om du har projektnummer eller någon annan information som du vill ha med på fakturan så skriver du det i rutan specifikation..

11 Skapa Faktura När Du har fyllt i all information under Fakturarader och klickar på Nästa så skapas Din faktura Skriv ut en kopia på fakturan och spara den gärna som en fil på din dator OBS! Om Du behöver ändra något så går Du tillbaka till fakturan genom att klicka på Tillbaka till redigera, gör eventuell redigering och klicka på Nästa för att Skapa om fakturan efter redigering.

12 Skicka Faktura Nu kan Du klicka på Skicka så sänds fakturan elektroniskt till ICA. När man har skickat fakturan så får man 2 meddelanden(mail) om att fakturan har skickats. Först så får man ett meddelande om att fakturan har gått ifrån Fakturaportalen till Expert Systems. I meddelandet ser man löpnumret hos Expert System och inte fakturanumret Man får också ett meddelande när fakturan når ICA.