RemoteX Visma Connect Manual för version 4.2

Transkript

1 RemoteX Visma Connect Manual för version 4.2 RemoteX Technologies

2 Innehållsförteckning Förord... 3 Systemkrav för Visma Connect... 4 Installation av Visma Connect... 4 Uppgradering av Visma Connect... 5 Starta programmet och konfigurera inställningar... 6 Systeminställningar... 6 Order layout... 8 Orderrads inställningar... 8 Orderhuvud inställningar... 9 Övriga inställningar Synkroniserings alternativ Synkronisera fakturainformation Synkronisera artiklar Synkronisera kunder Synkronisera allt Verktyg Visa loggfil Komplett artikelexport Ta bort integrationsfiler Skapa kontakter för samtliga kunder Hjälp Om Visma Connect Från ärende i RemoteX Applications till order i Visma Administration Exempel på order i Visma Administration Kunder Artiklar

3 Förord RemoteX Applications TM hjälper företag med personal på fältet att tjäna mer pengar och få bättre kontroll på sin verksamhet. Lösningen bygger på mobila arbetsorder istället för papper och ger ditt företag fullt stöd för att hantera alla delar i arbetsorderprocessen både för fältet och för kontoret. Vi hoppas att du kommer att bli nöjd med din investering! Med vänlig hälsning, RemoteX Technologies 3

4 Systemkrav för Visma Connect Följande program och komponenter måste vara installerade på den dator du ska installera Visma Connect på: Visma Administration 1000 eller 2000 version 5.01 eller högre med Visma Integration.Net Framework 3.5 SP1 20 mb ledigt hårddiskutrymme med läs och skrivrättigheter Installation av Visma Connect Nedladdning och installation sker genom att du dubbelklickar länken till installationsprogrammet i välkomstmejlet och klickar på knappen Install. 4

5 Efter installationen startar programmet automatsikt enligt nedanstående bild Uppgradering av Visma Connect Programmet kommer att laddar en ny version automatiskt när programmet startas första gången efter en uppgradering av RemoteX Applications. OBS! Var dock noga med att alltid kontrollera dina inställningar av Visma Connect efter en uppgradering av RemoteX Applications. 5

6 Starta programmet och konfigurera inställningar Under Start/Program/RemoteX Technologies startar du programmet. En genväg till programmet läggs också upp på din dators skrivbord. Välj Arkiv Inställningar Visa inställningar Systeminställningar Den vänstra delen av programfönstret är inställningar för anslutning mot din installation av RemoteX Applications och Visma Administration. Inställningarna sparas efter ett klick på knappen Spara. 6

7 1. Webservice Adress Här ska du byta ut texten Servicesdemo mot ert egna installationsnamn. 2. Användarnamn Här anger du ditt användarnamn till RemoteX Applications. 3. Lösenord Här anger du ditt lösenord till RemoteX Applications. 4. Sökväg till Vismas gemensamma filer Är du osäker på sökvägen hittar du den i Visma Administration under menyn Hjälp och Om Visma Administration och Systeminfo (Fig. 1). 5. Sökväg till aktuellt företag Är du osäker på sökvägen hittar du den i Visma Administration under menyn Hjälp och Om Visma Administration och Systeminfo (Fig. 1). 6. Sökväg till integrationsfiler Denna sökväg bestämmer du själv för att du måste skapa upp mappen som filerna kommer att sparas i. OBS! Det ska vara en egen mapp för dessa filer. 7. Knappen Testa adress Efter det att du angivit webservice adress, användarnamn och lösenord klickar du på knappen för att kontrollera att programmet kan kommunicera med din installation av RemoteX Applications (Fig.1) Bild av Systeminformation från Visma Administration 7

8 Order layout Den högra delen av programfönstret är inställningar för order layout. Det avser vilken information som ska skickas med från RemoteX Applications till ordern i Visma Administration. Bockar du för ett alternativ väljer du att ta med den informationen från RemoteX Applications till ordern i Visma Administration. Inställningarna sparas efter ett klick på knappen Spara. Den är indelad i tre delar: Orderrads inställningar Orderhuvud inställningar Övriga inställningar Orderrads inställningar Ledtexterna på orderraderna i RemoteX Applications bestäms under projektinitieringen därför kan de skilja sig från benämningen i Visma Connect. 1. Aktivitet = Typ 2. Datum = Datum 3. Beskrivning = Beskrivning 4. Utförarens namn = Resurs 5. Gruppera efter arbetsorder = Om artikelraden är kopplad till en arbetsorder kommer artiklarna att grupperas tillsammans med arbetsordern de är kopplade till på ordern i Visma Administration. 8

9 Orderhuvud inställningar 1. Orderhuvud Denna inställning ger dig möjligheten att få med mer information på ordern i Visma Administration ovanför orderraderna med artiklar. OBS! Utan detta val kan bara Er referens av nedanstående alternativ väljas. 2. Datum Tar med ärendets registreringsdatum i orderhuvudet. 3. Adress Tar med adressen från ärendet i orderhuvudet. 4. Titel Tar med titeln på ärendet i orderhuvudet. 5. Beskrivning Tar med beskrivning på ärendet i orderhuvudet. 6. Projekt Skapar ett listval på ärendesidan i RemoteX Applications vid synkronisering av fakturainformation och fyller den med dina projekt från Visma Administration. På så sätt kan du koppla ärenden till dina projekt i RemoteX Applications och ordern är kopplat till projektet när det importeras till Visma Administration. 7. Objektsnr Tar med objektsnumret från objektet som är kopplat till ärendet i orderhuvudet. 8. Objektsbenämning Tar med benämning från objektet som är kopplat till ärendet i orderhuvudet 9. Objektsbeskrivning Tar med beskrivning från objektet som är kopplat till ärendet i orderhuvudet 10. Ärendenummer Tar med ärendenumret i orderhuvudet. 11. Er referens Tar med er referens från ärendet och lägger det i Er referens på ordern i Visma Administration 9

10 Övriga inställningar 1. Automatisk programuppstart Med denna inställning kommer synkroniseringen av fakturainformation att starta automatiskt varje gång du startar programmet Visma Connect. 2. Skapa kontakter av kunder Med denna inställning kommer det att skapas en kontakt för varje kund och kopplas samman med kunden i RemoteX Applications. 3. Språk Ska vara sv-se om du inte har något annat språk och valuta inställt för ditt företag i Visma Administration. 4. Prislista Med knappen Sök prislistor fyller du listan med valbara prislistor från Visma Administration. Artiklar i RemoteX Applications kan bara hantera en prislista och du väljer den som du anser att dina artiklar i RemoteX Applications ska ha. (Vid import av order till Visma Administration kommer artiklarnas pris tas från den prislista som är kopplad till kunden i Visma Administration). 5. Priser från Applications Med denna inställning kommer priserna tas från orderraden i RemoteX Applications och inte från någon prislista i Visma Administration. 10

11 6. Uppdatera kunder från SPCS Med denna inställning kommer kunderna i RemoteX Applications att uppdateras om kunder har uppdaterats i Visma Administration. D.v.s. Visma Administration blir master över RemoteX Applications när det gäller kundinformation. Ändras kundinformation i RemoteX Applications och inte i Visma Administration kommer den ändrade kundinformationen i RemoteX Applications att återställas till utförandet som kunden har i Visma Administration. Så med andra ord används denna inställning, ska alla förändringar av befintliga kunder göras i Visma Administration. OBS! med denna inställning kommer hela kundregistret i Visma Administration att sökas igenom och jämföras med kundregistret i RemoteX Applications vid synkronisering av kunder. Detta medför att tiden för synkroniseringen kommer att variera beroende på antalet kunder i systemen. 7. Leverera avlutade ärenden Med denna inställning kommer ordern i Visma Administration att sättas som levererad om ärendet i RemoteX Applications är avslutad när det importeras till Visma Administration. 8. Visma som prismotor Med denna inställning kommer priset artikeln får på ordern i Visma Administration att skickas tillbaka till artikelraden på ärendet i RemoteX Applications. 9. Avvikande leveransadresser Med denna inställning kommer det skapas upp ett kundkort i RemoteX Applications för varje avvikande leveransadress som en kund har i Visma Administration. 10. Överföra fakturanummer Me denna inställning kommer fakturanumret från Visma Administration att skickas tillbaka till ärendet i RemoteX Applications. 11

12 Synkroniserings alternativ Synkronisera fakturainformation Detta alternativ skickar ärende med artikelrader från RemoteX Applications till Visma Administration där det skapas en order med orderrader. Synkronisera artiklar Detta alternativ synkroniserar artiklar mellan RemoteX Applications och Visma Administration. D.v.s. alla artiklar kommer att finnas i bägge systemen. Uppdatering av artiklar till namn eller pris sker bara en väg från RemoteX Applications till Visma Administration. Synkronisera kunder Detta alternativ synkroniserar kunder mellan RemoteX Applications och Visma Administration. D.v.s. alla kunder kommer att finnas i bägge systemen. Uppdatering av kunder till namn eller adress sker bara en väg från RemoteX Applications till Visma Administration om inte Uppdatera kunder från SPCS är förvalt under övriga inställningar. Då uppdateras kundernas information åt bägge hållen. Synkronisera allt Gör alla ovanstående synkroniseringar 12

13 Verktyg Visa loggfil Detta alternativ visar loggfilen som sparas i mappen tillsammans med integrationsfilerna. Om en synkronisering misslyckas t.ex. en order i Visma Administration saknar information. Klickar du på detta alternativ och försöker utläsa vad som gick fel. Ibland kan texten vara svår att begripa och då kontaktar du RemoteX Helpdesk. Komplett artikelexport Detta alternativ kan användas om man har ett sort antal (över 20000) artiklar i Visma Administration. Istället för att artiklarna går via Visma Connect läses artiklarna och lägger dem i en ZIP-fil och skickar till RemoteX. OBS! För detta alternativ krävs det att du kontaktar RemoteX Helpdesk som måste hjälpa till med konfigurationen. Ta bort integrationsfiler Detta alternativ tar bort all information kring integrationen. D.v.s. alla artiklar och kunder kommer att synkroniseras på nytt mellan systemen. Detta görs endast om man byter företag i Visma Connect. OBS! Instruktionen tar inte hänsyn till om några andra filer än de som skapas upp för integrationen finns i mappen. Utan alla filer i mappen för integrationsfilerna kommer att tas bort. Utan byte av företag kommer denna instruktion att generera dubbletter av kunder och artiklar i RemoteX Applications och Visma Administration. Skapa kontakter för samtliga kunder Detta alternativ kommer att skapa upp en kontakt med kontaktuppgifter för varje kund och koppla kontakten till kunden i RemoteX Applications. Detta förutsatt att Skapa kontakter av kunder är förvalt under Övriga inställningar. 13

14 Hjälp Om Visma Connect Detta alternativ visar vilken version av Visma Connect som är installerad. 14

15 Från ärende i RemoteX Applications till order i Visma Administration Ärenden söks fram på sidan Attestera ärende i RemoteX Applications och status på artikelraderna ändras till Attesterad på det eller de markerade ärendena. Först då är de tillgängliga att importeras via Visma Connect till Visma Administration. För att förenkla attesteringen kan ni använda er av filter på sidan Attestera ärende. Filter finns för kund, ärendetyp, prioritet och objektgrupp. I den nedre delen av sidan visas alla artikelrader på det ärendet som markeras i den övre delen av sidan och på så sätt kan du enkelt se vilka artikelrader du har att attestera. Genom att markera ett eller flera ärenden och sedan högerklicka på musen får du upp fönstret för att ändra status på artikelraderna. Statusen Attesterad är det alternativ som ska väljas för att artikelraderna ska importeras till Visma Administration. 15

16 Typen Ej till integration kan anges på ärendet och då kommer inga artikelrader att importeras och således kommer det inte att generera en order i Visma Administration. Artikelraderna kommer att ligga kvar på ärendet med status Attesterad. Artikelrader märkta med typen Ej till integration kommer inte att importeras till ordern i Visma Administration. Dessa kommer att ligga kvar på ärendet i RemoteX Applications med status Attesterad medans de exporterade artikelraderna kommer att ha status Fakturerad. I RemoteX Applications finns bara en prislista men om det finns fler prislistor i Visma Administration kommer priset på artikeln tas från prislistan som är kopplad till kunden. Detta pris kommer efter nästa synkronisering av Visma Connect att finnas angivet på artikelraden i RemoteX Applications. Anges en rabatt på artikelraden i RemoteX Applications kommer den att följa med till ordern i Visma Administration. 16

17 Delfaktureras ett ärende d.v.s. ett antal artikelrader attesteras i RemoteX Applications och importeras till Visma Administration där faktura skapas av ordern. De nya artikelrader som registreras på samma ärende i RemoteX Applications och sedan attesteras och importeras till Visma Administration kommer att läggas på en egen order. Detta för att den tidigare ordern är låst då den är fakturerad i Visma Administration. Det samma gäller om ordern är utskriven eller märkt som levererad i Visma Administration. Då försvinner möjligheten att fylla på ordern i Visma Administration med fler artikelrader från samma ärende i RemoteX Applications. Ordernummer och fakturanummer kommer att skickas tillbaka till ärendet i RemoteX Applications. System ID = Ordernummer i Visma Administration Affärssystem ID = Fakturanummer i Visma Administration 17

18 Exempel på order i Visma Administration Information från RemoteX Applications som sätts på ordern i Visma Administration beroende på val i Visma Connect. Order Kund o Kund från RemoteX Applications Er referens o Er referens från RemoteX Applications. Ert ordernr o Ärendenummer från RemoteX Applications. Projekt o Projekt från RemoteX Applications Kunduppgifter Fakturadress tas från kunden Avvikande leveransadress tas från adressfältet på ärendet i RemoteX Applications 18

19 Orderhuvud Ärendenummer i orderhuvud o Ärendets registreringsdatum i orderhuvud o Ärendets titel i orderhuvud o Titel på ärende Ärendets beskrivning i orderhuvud o Beskrivning på ärende Ärendets adress i orderhuvud o Grönviksvägen Årsta Objektnummer i orderhuvud o Objektbenämning i orderhuvud o IVT 490 Objektbeskrivning i orderhuvud o Värmepump för små hus 19

20 Orderrad Resurs på arbetsorder o Johan Titel på arbetsorder o Titel på arbetsordern Beskrivning på arbetsorder o Beskrivning på arbetsordern Artikelnummer o 100 Registreringsdatum för artikelrad o Resurs på artikelrad o Johan Benämning på artikelrad o Servicetid Beskrivning på artikelrad o Bokat med Peter Aktivitet på artikelrad o Ringt kund 20

21 Hela ordern 21

22 Kunder Kunder i Visma Administration kan bestå av flera olika leveransadresser. Detta hanteras genom att en kund skapas per avvikande leveransadress (Om du har valt Avvikande leveransadresser under övriga inställningar i Visma Connect). På det sättet går det att lägga ärenden på en avvikande leveransadress men ändå få rätt fakturamottagare. Om en kund med avvikande leveransadress skapas fylls leveransadressen till adressfältet och fakturaadressen till huvudkundens adress. Om en kund inte har en avvikande leveransadress går adressen över till både faktura och adressfältet. Huvudkund eller kund utan avvikande leveransadress Huvudkundens avvikande leveransadress CRM System ID = Kundnummer i Visma Administration 22

23 Artiklar Artiklar synkroniseras för att användas på artikelrader i Applications som sedan blir orderrader i Visma Administration. Rekommenderat är att skapa samtliga artiklar i Visma Administration då artikeln där kan kopplas till lagerställen, prismotor och kostnadsställen på ett annat sätt än vad som är möjligt i RemoteX Applications. Artikel skapas i RemoteX Applications med följande information från Visma Administration Visma Administration Artikelnr Benämning Enhet Pris från prislista 1 Kalkylpris (inpris) Artgrupp Huvudleverantör Annan benämning RemoteX Applications Artikelnr Benämning Enhet Pris Kostnad Grupp Leverantör Beskrivning 23