Installationsguide Unifaun Transport

Transkript

1 Installationsguide Unifaun Transport med Visma Administration 500, 1000, 2000 eller Visma Förening samt Visma Integration (version 5.11 eller nyare)

2 2 Innehåll 1 Förberedelser Förberedelser i Unifaun Online/Pacsoft Online Installera Unifaun Orderkoppling Installation Inställningar Att använda programmet Skicka till Unifaun Komplettera och skicka till Unifaun Läs in återrapportering från Unifaun Underhåll Uppdatering av Unifaun Transport Felsökning Ingen automatisk utskrift vid valet Skicka till Unifaun Hittar inte någon order under Lagrade utskrifter i onlinesystemet Får inte med rätt information över från Visma till onlinesystemet... 13

3 3 1 Förberedelser 1.1 Förberedelser i Unifaun Online/Pacsoft Online Börja med att logga in i Unifaun Online eller Pacsoft Online, där väljer Underhåll > Avsändare i menyn till vänster. Klicka på knappen vid varje post och kontrollera att du har lagt upp fullständiga uppgifter på samtliga avsändare som du har för avsikt att använda. Det ska finnas ett snabbsökvärde på avsändaren. Du kan kalla din första avsändare 1 och din andra 2 o.s.v. eller tilldela dem namn, huvudsaken är att snabbsökvärdet är unikt. Det ska finnas kundnummer till dina transportörer. Framför vissa transportörer finns ett plustecken. Denna symbol betyder att det finns fler värden att fylla i för den aktuella transportören. Följande fält kan du hitta här, beroende på om arbetar i Unifaun Online eller Pacsoft Online: Pallreg.nr.: Ska bara fyllas i om du är med i Europa-pallbytesystemet. EDI-adress: Ska i regel alltid fyllas i om fält finns. Kontakta din transportör för tilldelning av din unika EDI-adress. Betalsätt: Sätter du beroende på vilket avtal du arbetar med. Bokningsnummer (OPAL) och Bokningskontor: Uppgift din Schenker-kontakt kan hjälpa dig att ta fram. Gå till Klicka på E-tjänster & TA-system > TA-system > EDI-ansvariga > Kontaktpersoner. Där hittar du din kontaktperson. Nu är du klar med förberedelserna i Unifaun Online/Pacsoft Online. 1.2 Installera Unifaun Orderkoppling För att kunna använda Unifaun Transport måste du först installera Unifaun Orderkoppling. Läs mer om detta i Installationsguide - Unifaun Orderkoppling som finns att hämta på hjälpsidan i Unifaun Online/Pacsoft Online. OBS! Orderfilsformatet måste vara XML!

4 4 2 Installation Unifaun Transport kräver Visma Administration 500, 1000, 2000 eller Förening samt Visma Integration (version 5.11 eller nyare). Du installerar Unifaun Transport på de Visma-klienter som du ska skriva ut frakthandlingar ifrån. Det innebär att man kan ha flera Unifaun Transport installerade på företaget som i sin tur arbetar mot en Unifaun Orderkoppling. Avsluta Visma Administration. Dubbelklicka på filen Setup.exe. Klicka igenom installationsguiden.

5 5 2.1 Inställningar Starta Visma Administration. Klicka på Integration - Inställningar.

6 6 Programinställningar flik 1. Tjänster och sökvägar (obligatoriskt). Bocka för om du använder Unifaun Online. Ange sökvägen till Unifaun Orderkopplings importkatalog för Unifaun Online-filer. Bocka för om du använder Pacsoft Online. Ange sökvägen till Unifaun Orderkopplings importkatalog för Pacsoft Online-filer. Fyll i den sökväg där återrapporteringsfilen från Unifaun Orderkoppling sparas i fältet Katalog för återrapporteringsfiler. Avsändare (obligatoriskt). Fyll i det organisationsnummer som du har på företaget i Visma, samt det snabbsökvärde som avsändaren har i Unifaun Online/Pacsoft Online. Sökvägar Visma Administration (obligatoriskt). Standardsökväg är förvald. Profilgrupper/SkrivarId (frivilligt). Här kan du fylla i om de utskrifter som görs från denna dator ska tillhöra en viss profilgrupp. Det går även att styra utskrifterna till en viss skrivare. Betalningsreferens vid efterkrav (frivilligt). Här anger du vilken betalningsreferens som ska användas på efterkraven beroende på om du skriver ut från order eller faktura i Visma Administration. Spara dina inställningar!

7 7 Leveranssätt flik 2. Mina leveranssätt Här väljer du de leveranssätt som ska användas för att skriva ut transportetiketter från Unifaun Online/Pacsoft Online. Välj Leveranssättskoden som finns i Visma. Du kan komplettera/korrigera Vismas leveranssätt. Sök på Leveransätt i Vismas hjälp för mer information. Koppla den till motsvarande kod hos Unifaun Online/Pacsoft Online. Välj om det är en pakettjänst eller en godstjänst. Om du vill skicka med en utskriftsfavorit till leveranssättet så fyller du i det här. På vissa leveranssätt finns det aviseringsmöjligheter som då visas upp i rutan Aviseringsalternativ. Om det finns flera aviseringsalternativ kan du välja med vilken prioritet de ska användas. Önskar du ingen avisering väljer du Använd ej. Klicka på Lägg till. Nummer för Sms-avisering. Ange i vilket fält du fyller i telefonnummer för sms-avisering i kundregistret i Visma Administration. Nummer för Telefonavisering Ange i vilket fält du fyller i telefonnummer för telefonavisering i kundregistret i Visma Administration. Spara dina inställningar!

8 8 Kolliinställningar flik 3. Här kan du ställa in om du vill kunna komplettera dina sändningar med ytterligare information innan de överförs till Unifaun Online/Pacsoft Online. Bocka för de uppgifter som du vill kunna komplettera med. Du kan även fylla i standardvärden för vissa fält. OBS! Unifaun Föravisering (E-post) har du endast tillgång till i Unifaun Online. I Pacsoft Online kallas Unifauns föravisering (E-post) för Sänd kolli-id och berör då endast Posten Logistiks tjänster. Spara dina inställningar!

9 9 Övriga inställningar flik 4. Mottagarfrakt. Fyll i det kundnummer kunden har i Visma samt kundnummer hos speditören. Välj sedan de leveranssätt där mottagarfrakt ska tillämpas för kunden. Enhet för vikt i Visma. Markera hur du anger vikten på artiklarna i Visma Administration. Meddelande Unifauns föravisering (tillgängligt i Unifaun Online Plus och Pacsoft Online). Här kan du skriva in ett meddelande som skickas till mottagaren när leveransen aviseras. Spara dina inställningar!

10 10 3 Att använda programmet 3.1 Skicka till Unifaun När du vill skriva ut en fraktetikett för ett transportsätt som inte kräver extra kompletteringar så väljer du Integration Skicka till Unifaun. Ett fönster visas upp med leveransadress och valt leveranssätt. Om allt stämmer, tryck på Skicka. Nu skapas filen till Unifaun Online/Pacsoft Online. 3.2 Komplettera och skicka till Unifaun Om du vill komplettera en order med information innan den skickas väljer du Integration Komplettera och skicka till Unifaun. Ett fönster visas där du kan komplettera med den information som du valt under Inställningar Kolliinställningar.

11 11 Fyll i önskad information och klicka på Skicka. 3.3 Läs in återrapportering från Unifaun Om du vill läsa in återrapporterade kollinummer väljer du Integration Läs in återrapportering från Unifaun. Det återrapporterade kollinumret finner du på ordern/fakturan under Kommando Lokal anmärkning.

12 12 4 Underhåll 4.1 Uppdatering av Unifaun Transport Unifaun Transport startar uppdateringsprogrammet när en ny version finns tillgänglig, förutsatt att datorn har tillgång till internet. Här följer de tre enkla stegen som behöver utföras. Skulle datorn sakna internetuppkoppling bör du en gång per år, manuellt kontrollera att du har en aktuell version av programmet. Du hittar ditt installerade Unifaun Transports versionsnummer genom menyvalet Integration Inställningar i Visma. Versionsnumret ser du i nedre vänstra hörnet, på Flik 4. Övriga inställningar. Fortnox AB kan svara på frågor gällande senaste version, support@it-integration.se, eller

13 13 5 Felsökning 5.1 Ingen automatisk utskrift vid valet Skicka till Unifaun Förutsättningen för att utskriften ska komma direkt ut på skrivaren, utan extra redigering i onlinesystemet, är att ordern är komplett. Med komplett menas att alla uppgifter som behövs för det aktuella fraktsättet finns med i filen som onlinesystemet läser in, samt att uppgifterna även uppfyller valideringskraven, t.ex. ett existerande postnummer eller inom rätt viktintervall. Ej kompletta order hittar du i onlinesystemet, under menyvalet, Frakthandlingar > Lagrade utskrifter, med status Ogilltig. Klicka på för att stega igenom ordern och komplettera/redigera de uppgifter som behövs för att fullfölja utskriften. 5.2 Hittar inte någon order under Lagrade utskrifter i onlinesystemet Kontrollera att programmet som kommunicerar med onlinesystemet, Unifaun Orderkoppling, är startad. 5.3 Får inte med rätt information över från Visma till onlinesystemet I Visma Administration finns ingen knapp för att spara. Ändringar sparas med automatik när du lämnar ett dokument, lämnar aktuell flik eller klickar på knappen Ändra. Om du precis har ändrat en order eller en faktura och sedan direkt väljer Integration - Skicka, får du en varning om att dokumentet fortfarande står i redigeringsläge. Om du inte ändrat något som påverkar sändningen kan du ignorera varningen. Om du t ex. har ändrat adress eller leveranssätt och dessa uppgifter inte har sparats kan du avbryta sändningen till Unifaun Online/Pacsoft Online och klicka på Ändra-knappen i Visma Administration för att spara ändringen.