Frakthandlingsfiler i Mamut Business Software Pacsoft/Unifaun

Transkript

1 Frakthandlingsfiler i För företag som bedriver postorderhandel och/eller skickar många paket under en normal arbetsdag, kan implementering av frakthandlingsfiler effektivisera de logistiska rutinerna i företaget. Detta oavsett om företaget använder en eller flera transportörer. En frakthandlingsfil innehåller normalt sett upplysningar om avsändare, mottagare, faktureringsadress, leveransadress osv. För att du ska kunna arbeta med frakthandlingsfiler måste du ha ett avtal med Posten eller Unifaun för att få tillgång till orderkoppling i Pacsoft Online eller Unifaun Online. Pacsoft Online är Postens orderkoppling genom frakthandlingsfiler, medan Unifaun Online kan användas för en rad olika transportörer (t ex Posten, Bring Parcels, DB Schenker och DHL). Kontakta Mamuts försäljningsavdelning på telefonnummer för mer information om de avtal som krävs för att kunna arbeta med frakthandlingsfiler i. När du har ett avtal med Posten eller Unifaun måste du sätta inställningar i Mamut Business Software för att kunna arbeta med frakthandlingsfiler i programmet. Steg 1 Företagsinställningar Följande inställningar måste göras i för att aktivera funktionen frakthandlingsfiler: 1. Börja med att gå till Visa Inställningar Företag. 2. Gå vidare in på fliken Inställningar per modul och klicka på Försäljning & fakturering. 3. Gå in på fliken Export. 4. Markera rutan Skapa frakthandlingsfil och ange vilket kriterium som ska vara underlag för att frakthandlingsfil kan upprättas på order. 5. Välj önskad sökväg till det område där du önskar att frakthandlingsfilerna ska upprättas. Sida 1 av 9

2 Frakthandlingsfiler i Om du anger att När plockad är markerad som kriterium för att frakthandlingsfiler kan upprättas, så rekommenderas att du även går in på fliken Utskrifter i samma fönster och väljer Packsedel i rullgardinsmenyn för Plockad ska uppdateras genom utskrift av. Tänk på att du måste skriva ut den rapport du valt i rullgardinsmenyn för Plockad ska uppdateras genom utskrift av, eller bocka för Plockad på ordern, innan det är möjligt att skapa frakthandlingsfil för en order. Steg 2 Inställningar för leveransanvisning För att få med utfyllande information om mottagarens adress i frakthandlingsfilen måste du göra följande inställningar i : 2. Gå vidare in på fliken Inställningar per modul och klicka på Kontaktuppföljning. 3. Klicka på knappen Avancerat. Sida 2 av 9

3 Frakthandlingsfiler i 4. Bocka för rutan Visa leveransanvisning under leveransadress. När du gjort detta kan du på respektive kund gå in och redigera leveransadressen och där få med information om portkod, kundnummer etc. Steg 3 Inställningar för att få korrekt information i frakthandlingsfilen Följande inställningar måste göras för att få ditt företags kundnummer hos transportören inkluderat i frakthandlingsfilen: 2. Klicka på knappen Grundinställningar. Sida 3 av 9

4 Frakthandlingsfiler i 3. Markera Avsändarnr vid frakt och klicka på Redigera. 4. Klicka på Ny för att lägga upp nya avsändarnummer. Du lägger upp ett nytt avsändarnummer för respektive transportör du har ett unikt kundnummer hos. Följande inställningar måste göras om du använder Postförskott genom Posten, för att få Transport Service kod inkluderat i frakthandlingsfilen: 2. Klicka på knappen Grundinställningar. 3. Markera Betalningsvillkor och klicka på Redigera. 4. Markera Postförskott och klicka på Redigera. 5. Skriv in den Transport service kod som gäller. Transport Service kod för Postförskott via Posten är ZCD. Om flera koder ska anges skriver du in dessa med mellanrum. Inställningen för Transport service kod endast gäller om du använder Postförskott genom Posten. Följande inställningar måste göras för att information om leveranssätt för respektive transportör ska inkluderas i frakthandlingsfilen: 2. Klicka på knappen Grundinställningar. 3. Markera Leveransform och klicka på Redigera. 4. Markera aktuell leveransform och klicka på Redigera. 5. I fältet Leveranssättets kod vid frakthandlingar anger du den kod som ditt fraktbolag har. Alla fraktbolag har olika koder för sina frakttjänster och hur dessa ska levereras. För Postförskott via Posten är leveranssättets kod P25. Sida 4 av 9

5 Frakthandlingsfiler i Följande inställningar styr att information om leveransvillkor ska inkluderas i frakthandlingsfilen: 2. Klicka på knappen Grundinställningar. 3. Markera Leveransvillkor och klicka på Redigera. 4. Markera aktuellt leveransvillkor och klicka på Redigera. 5. I rullgardinsmenyn Kategori anger du vem som ska betala frakten på försändelsen. Kategorin Avsändaren visas som ett P i filen, Mottagaren visas som ett C i filen, och Fast avgift visas som ett O i filen. För Postförskott via Posten gäller att Avsändaren betalar fraktkostnaden, och det visas då i frakthandlingsfilen som ett P. Notera dock att om du har angett ett kundnummer i fältet Betalarens kundnr på kundens leveransadress så kommer det visas ett O i frakthandlingsfilen oavsett vad du väljer för kategori på leveransvillkoret på ordern. Sida 5 av 9

6 Frakthandlingsfiler i Steg 4 Ställ in kunderna med korrekta kriterier För att få frakthandlingsfilen så komplett som möjligt bör du ställa in era kunder med korrekta kriterier så att rätt information om försändelsen alltid följer med till nya order som upprättas på aktuell kund. Så här gör du för att ställa in kunderna korrekt: 1. Gå till Visa Kontakt Kontaktuppföljning. 2. Leta fram en kund som du kommer skapa frakthandlingsfiler för. 3. Klicka på pilknappen under knappen med tre prickar till höger om knappen Adress och välj Leverans. Klicka sedan på knappen Adress. 4. Här kan du fylla i adressuppgifter samt övriga leveransanvisningar som du önskar få med i frakthandlingsfilen. Adresser som sträcker sig flera rader visas med mellanrum i frakthandlingsfilen. 5. Om du fyller i ett kundnummer i fältet Mottagarens kundnr så kommer det numret att överstyra Mamut kundnumret i frakthandlingsfilen. Här kan du t ex ange Pacsofts egna kundnummer. 6. Fältet Betalarens kundnr kan fyllas i för att specificera att annan än avsändaren ska betala. Om du fyller i detta fält kommer det visas ett O i frakthandlingsfilen gällande betalning för försändelsen, oavsett vad du har för leveransvillkor på ordern. 7. Önskar du att ett annat kundnamn än det som du har angivit på kunden i Mamut ska visas som mottagare i frakthandlingsfilen så kan du ange en stjärna (*) i första raden på kundens leveransadress samt skriva in det namn som ska visas istället. Detta kan göras direkt i ordern och behöver inte göras i kontaktuppföljningen. 8. Klicka på OK när önskade inställningar på leveransadressen har angivits. 9. Gå sedan in på fliken Inställningar och klicka på Kund. 10. I rullgardinsmenyn Betalningsvillkor anger du det betalningsvillkor som gäller för den aktuella kunden. För Postförskott via Posten anger du Postförskott i denna meny. 11. I rullgardinsmenyn Leveransform anger du den leveransform som gäller för den aktuella kunden. För Postförskott via Posten anger du Postpaket i denna meny. Steg 5 Skapa frakthandlingsfil För att skapa en frakthandlingsfil måste du nu ha en order upprättad där alla korrekta inställningar är gjorda. Gör så här för att göra en order klar och aktivera frakthandlingsfil för den: 1. Gå till Visa Försäljning/Order/Fakturering Orderregistrering. 2. Leta fram en befintlig order eller upprätta en ny order med önskad kund och produkter inlagda. 3. Kontrollera att aktuellt betalningsvillkor för kunden är angivet i rullgardinsmenyn Betalningsvillk. För Postförskott via Posten anger du Postförskott i denna meny. 4. Gå in på fliken Frakt och kontrollera att korrekt värden för Leveransvillkor, Avsändarnr vid frakt och Leveransform är angivna. Om dessa tre fält inte fylls i går det inte att skapa en frakthandlingsfil för ordern. Om Leveransvillkor och Leveransform har ställts in på kunden i kontaktuppföljningen innan ordern skapades så ska dessa fält automatiskt fyllas i på ordern. Fyll även i de övriga fälten under fliken Frakt om du önskar få med denna information till frakthandlingsfilen. 5. Gå sedan in på fliken Diverse och kontrollera statusen på ordern. Om ordern är markerad som plockad eller ej beror på om du har skrivit ut den rapport som du valde i företagsinställningarna i menyn Plockad ska uppdateras genom utskrift av. Du kan även bocka för Plockad manuellt. Sida 6 av 9

7 Frakthandlingsfiler i Gör så här för att skapa frakthandlingsfil: 1. Gå till Visa Försäljning/Order/Fakturering Frakthandlingsfil. 2. Klicka på Nästa i första fönstret som öppnas. 3. Välj sedan om du önskar få fram en lista på alla order, alla order på viss kund eller order baserat på ett urval och klicka sedan på Nästa när du gjort ditt val. 4. I fönstret som öppnas ser du nu en lista över order enligt de val du satt i föregående fönster. 5. Bocka för de order som du önskar skapa frakthandlingsfiler för och klicka sedan på Nästa. 6. Bocka för om du önskar skriva ut en översikt över de order som det skapas frakthandlingsfiler för och klicka sedan på Slutför. Du finner de skapade frakthandlingsfilerna på det område som du ställt in att frakthandlingsfilerna ska upprättas på. Tips! Om du först önskar radera order från listan så kan du klicka på raden så den blåmarkeras och sedan klicka på Radera. Notera dock att radering av order från listan inte går att ångra. Sida 7 av 9

8 Frakthandlingsfiler i Översikt över frakthandlingsfil En frakthandlingsfil inleds med /SHIPSTART och avslutas med /SHIPSTOP. Orderhuvudet inleds i filen med /IFTMINHD, INSERT och avslutas med /END. Information relaterad till produktraderna startar med /IFTMINLN, INSERT och avslutas med /END. Nedan finner du en förklaring till de olika fälten i frakthandlingsfilen som skapas i Mamut. /SHIPSTART /IFTMINHD, INSERT SenderID= Avsändarnr vid frakt som angetts under fliken Frakt på order (ska motsvara avsändarens snabbsökvärde i onlinesystemet) SuppliersOrderNo= Ordernumret från Mamut ReceiverCode= Mottagarens Kundnummer från Mamut alternativt Mottagarens kundnr som angetts under inställningarna för leveransadress ReceiverName= Mottagarens Kundnamn från Mamut alternativt det namn som angetts efter * i leveransadressen på ordern ReceiverAddress1= Mottagarens Gatuadress som angetts på rad 1 under inställningarna för leveransadress ReceiverAddress2= Mottagarens Gatuadress som angetts på rad 2 under inställningarna för leveransadress ReceiverZipcode= Mottagarens Postnr som angetts under inställningarna för leveransadress ReceiverCity= Mottagarens Ort som angetts under inställningarna för leveransadress ReceiverCountry= Mottagarens Land (landskod) som angetts under inställningarna för leveransadress ReceiverPhone= Mottagarens Telefon som angetts i kontaktuppföljningen ReceiverFax= Mottagarens Fax som angetts i kontaktuppföljningen Receiver = Mottagarens E-post som angetts i kontaktuppföljningen (kan användas för e-postavisering genom Online) ReceiverContact= Mottagarens Kontaktperson från Mamut ReceiverReference= Ordernumret från Mamut ReceiverPalletRegNo= fylls ej i av Mamut NoOfEURPallets= Antal pallar som angetts under fliken Frakt på order ModeOfTransport= Leveranssättets kod som angivits på Leveransformen (P25 för Postförskott via Posten) FreeText1= Mottagarens Leveransanvisning1 som angetts under inställningarna för leveransadress FreeText2= Mottagarens Leveransanvisning2 som angetts under inställningarna för leveransadress FreeText3= Mottagarens Leveransanvisning3 som angetts under inställningarna för leveransadress FreeText4= Mottagarens Leveransanvisning4 som angetts under inställningarna för leveransadress ReceiverOrgNo= Mottagarens Org. nummer som angetts i kontaktuppföljningen ReceiverSMS= Mobil till mottagarens standard kontaktperson i Mamut (kan användas för sms-avisering genom Online) ReceiverDoorCode= Mottagarens Portkod som angetts under inställningarna för leveransadress TranspPayer= Leveransvillkorets Kategori (den som ska betala fraktkostnaden). Kategorin Avsändaren visas som ett P i filen, Mottagaren visas som ett C i filen, och Fast avgift visas som ett O i filen CombiTerm= fylls ej i av Mamut TransportPayerCustNo= Betalarens kundnr som angetts under inställningarna för leveransadress (betalarens kundnummer hos transportören) TranspServices= Transport Service kod som angivits på Betalningsvillkoret (ZCD för Postförskott via Posten) CODAmount= Orderbelopp inkl moms CODReference= Ordernumret från Mamut /END /IFTMINLN, INSERT LineNo= Visar alltid en 1:a i frakthandlingsfiler från Mamut NoOfPackages= Antal kolli som angetts under fliken Frakt på order (visar hur många adressetiketter som behövs) TypeOfPackages= Emballage/godstyp som angetts under fliken Frakt på order TypeOfGoods= Text på fraktsedel som angetts under fliken Frakt på order Weight= Bruttovikt som angetts under fliken Frakt på order Volume= Totalvolym som angetts under fliken Frakt på order LoadingMeasure= fylls ej i av Mamut GoodsMarking= Godsmärkning som angetts under fliken Frakt på order /END /SHIPSTOP Sida 8 av 9

9 Frakthandlingsfiler i Övrig info Om man angett ett kundnummer i fältet Betalarens kundnr på kundens leveransadress så kommer det alltid bli ett O i frakthandlingsfilen på raden TransPayer, vilket innebär att det är Fast avgift, inte avsändaren eller mottagaren som ska betala fraktkostnaden. I frakthandlingsfilen som skapas i Mamut fylls aldrig nedanstående fält i av Mamut: ReceiverPalletRegNo= CombiTerm= LoadingMeasure= Det går att lägga på filter på s onlinetjänster som gör att frakthandlingsfilen som skapats i Mamut byggs på med mer information. Exempel på detta kan vara en extra kod som ser till att mottagaren får sms avisering när paketet är på väg. Pacsoft Online är Postens egna tjänst för frakthandlingsfiler genom Posten och den tjänsten har skapats av Unifaun. Du kan läsa mer om Pacsoft här: Unifaun Online är motsvarande tjänst för frakthandlingsfiler genom Posten och andra transportörer och även denna tjänst är skapad av Unifaun. Du kan läsa mer om Unifaun här: Sida 9 av 9