Express Import system

Transkript

1 Express Import system Förenklad guide för mottagare

2 TNT s Express Import system TNTs Express Import System gör det enkelt för dig att få dokument, paket eller pallar upphämtade från 168 länder med mottagaren betalar -frakt. Du - som mottagaren av godset - startar processen genom att ange en förfrågan om upphämtning tillsammans med information om godset och avsändaren. Systemet skickar då automatiskt ett e-postmeddelande med en länk som ger avsändaren omedelbar åtkomst till systemet. När storlek och vikt på det gods som ska skickas har angetts, får avsändaren all nödvändig försändelsedokumentation via e-post, tillsammans med instruktioner om hur godset ska förberedas innan upphämtning. Systemet bokar även en TNT-chaufför som hämtar upp godset och ser till att det kommer iväg till dig. Så enkelt är det. Så här fungerar Express Import System: Mottagaren begär en offert (valfritt) Mottagaren godkänner offerten Mottagaren lägger in en förfrågan Inbjudan e-postas till avsändaren Avsändaren anger försändelseuppgifter Avsändaren mottar leveransdokument Försändelsen levereras till mottagaren

3 1. Mottagare lägger in en förfrågan Logga in i systemet med ditt användarnamn och lösenord, och klicka sedan på Skapa order. Fyll i fälten och ange vilket gods du vill ska hämtas upp, och information om avsändaren, inklusive kontaktperson och e-postadress. Det är en bra idé att även ange en alternativ kontaktperson och e-postadress om din förstahandskontakt inte är anträffbar. Din information sparas så att du snabbt kan upprepa order i framtiden genom att bara klicka på knappen Upprepa på sidan Granska order och ändra information från tidigare order.

4 2. Mottagare ber om offert Eftersom Express Import finns tillgängligt för flera av TNTs tjänster - från tidsbestämda till Economy Express - har mottagaren kontroll över både leveranshastighet och kostnad. Därför finns det möjlighet att få en offert med alla priser innan godset levereras. Kunder som regelbundet skickar leveranser och känner till kostnaderna kan hoppa över offertprocessen för att spara tid. När du vill ha en offert, får du ett e-postmeddelande som visar priset för varje tillgänglig tjänst baserat på storlek och vikt på godset (som avsändaren har angett). Sedan väljer du helt enkelt den service du vill ha. När du har valt kommer systemet att skicka all nödvändig försändelsedokumentation till avsändaren. Om du inte vill ha en offert, väljer du den tjänst du vill ha när du skickar din förfrågan. Då skickar systemet dokumentationen till avsändaren direkt när han eller hon har angett leveransdetaljerna. (Om storlek eller vikt på det efterfrågade godset inte täcks in av den tjänst som du har valt, kommer du att få ett e-postmeddelande som visar vilka alternativ som finns tillgängliga och du ombeds att välja en annan tjänst.)

5 3. Avsändaren får ett språkanpassat e-postmeddelande x10 item När du klickar på Skicka på sidan Översikt, kommer Express Import System att skicka ett automatiskt e-postmeddelande och bjuda in avsändaren att fylla i alla leveransuppgifter. Avsändaren behöver inte lösenord, PIN-kod eller kundnummer. Även om avsändaren har ett TNT-kundnummer, är tillgång till Express Import System endast möjligt via e-postmeddelandet med inbjudan. Systemet låter dig välja språk i avsändarmeddelandet. Alla meddelanden skickas på både det språk du väljer och på engelska. Tänk dock på att texten i fältet Meddelande till avsändare inte kommer att översättas till det valda språket, utan visas som du anger det. Mottagare Avsändare

6 4. Avsändaren anger försändelseuppgifter x10 När avsändaren klickar på länken i e-postinbjudan, syns det att du har efterfrågat en försändelse och vilket gods som ska skickas. Avsändaren anger bara storlek och vikt på godset för att acceptera inbjudan. Avsändaren kan även avböja inbjudan. Det här kan hända om exempelvis det efterfrågade godset inte finns på lager. När en avsändare avböjer en inbjudan i systemet, får du besked direkt via e-post. 5. Mottagaren godkänner offert (valfritt) x10 item Om du har begärt en offert, får du ett e-postmeddelande med en länk till offerten, som baseras på storleken och vikten som avsändaren har angett. Om storlek eller vikt på det efterfrågade godset inte täcks in av den tjänst som du har valt, kommer du att få ett e-postmeddelande som visar vilka alternativ som finns tillgängliga och du ombeds att välja en annan tjänst.

7 6. Avsändaren får försändelsedokumentation När bokningen är klar - vilket innebär att du har begärt den tjänst du vill ha med eller utan godkänd offert - får avsändaren ett e-postmeddelande med instruktioner om hur försändelsen ska förberedas. E-postmeddelandet har följande bilagor: TNTs Allmänna villkor en fraktsedel (4 sidor) en handelsfaktura (om tillämpligt) I instruktionerna ombeds avsändaren att läsa Allmänna villkor. Avsändaren måste sedan skriva ut fraktsedeln och fakturan (om tillämpligt) och bifoga dessa med försändelsen. Avsändaren måste lämna försändelsen öppen så att TNTs chaufför kan inspektera godset.

8 7. Gods levereras till mottagare När dokumentationen skapas fungerar det som en signal till att försändelsen ska läggas in i TNTs bokningssystem och bokas för upphämtning. Sidan Granska order visar ett fraktsedelnummer för varje bekräftad bokning. Du kan kontrollera försändelsens status när som helst genom att ange det här numret i funktionen Track Package på TNTs webbsida.

9 Frågor och svar Komma igång Hur registrerar jag mig för Express Import System? Om du redan är kund hos TNT behöver du bara logga in på mytnt-kontot via Om du inte redan har ett mytnt-konto kan du registrera ett på Systemet kommer att be dig om nödvändig registreringsinformation. Alternativt kan du kontakta TNTs kundservice. Jag har glömt mitt lösenord/jag kan inte logga in. Vad ska jag göra? På inloggningsidan klickar du på länken Har du glömt ditt lösenord. Du kommer då att gå igenom en rad säkra steg som hjälper dig att logga in på ditt konto igen.

10 Skapa och hantera order Vilken information behöver jag för att skapa en order? Du behöver avsändarens företagsadress och kontaktpersonens namn och e-postadress. Det är alltid en bra idé att ange en alternativ kontaktperson och e-postadress om din förstahandskontakt inte är anträffbar. Hur skapar jag en ny order? Välj Skapa order från den första sidan du ser när du har loggat in, och följ instruktionerna. Vilka länder kan gods hämtas upp från? Du kan hämta försändelser från alla de 168 länder där Express Import är tillgängligt. Se avdelningen våra tjänster på tnt.se för en komplett lista över dessa länder. Det är bra att titta igenom den här listan regelbundet, eftersom Express Import-tjänsten håller på att förbättras och utökas till fler länder. Avsändaren pratar ett annat språk än vad jag gör vad ska jag göra? Inga problem. Systemet kan hantera flera språk, inklusive engelska, franska, tyska, italienska, spanska och förenklad kinesiska. Välj avsändarens språk i rullgardinsmenyn i avdelningen Avsändarinformation på sidan Översikt. E-postmeddelandet skickas på det språk du väljer och på engelska. Om avsändaren pratar ett språk som inte finns i systemet, kan du kontakta TNTs kundtjänst för att arrangera en Express Import-leverans. Kan jag få en offert innan jag genomför transaktionen? Ja. Välj bara Ja när du erbjuds en offert på sidan Välj tjänst när du skapar din order. När du begär en offert kommer inbjudan att e-postas till avsändaren. När avsändaren anger försändelsens storlek och vikt, får du ett e-postmeddelande som visar dina alternativ och motsvarande priser baserat på denna information. När du har godkänt offerten väljer du den tjänst du vill ha, och transaktionen fortsätter. Hur får jag reda på om avsändaren har accepterat min inbjudan? Det finns två sätt att ta reda på om avsändaren har svarat: Du får ett e-postmeddelande. Du kan välja det här alternativet i Express Import System Inställningar. Du kan även kontrollera status på din bokning på sidan Granska order i systemet.

11 Vad händer om jag inte får ett svar från avsändaren? Det kan finnas ett antal olika skäl till varför avsändaren inte svarar: Avsändaren har inte öppnat e-postmeddelandet med inbjudan än. Ett påminnelsemeddelande e-postas automatiskt åtta timmar efter den första inbjudan. Inbjudan förfaller efter 24 timmar. Om din inbjudan förfaller, kommer du att meddelas och du måste skapa en ny inbjudan. Avsändarens företag är inte öppet än. Du kan kontrollera Avsändartid på sidan Granska order för att se vad klockan är i avsändarens land. Avsändaren är inte på kontoret. Din kontaktperson kanske är ledig. För att undvika den här situationen, är det en bra idé att lägga till en alternativ kontaktperson och e-postadress när du skapar en order. Avsändarens e-postadress är felstavad. Verifiera adressen genom att välja ordern på sidan Granska order och välj Visa order. Express Import System skickar inte ett meddelande om avsändarens e-postadress inte kunde hittas. För att ändra adressen, välj Upprepa order, korrigera e-postadressen och skicka inbjudan igen. Om avsändaren fortfarande inte svarar på e-postinbjudan är det en bra idé att kontakta honom eller henne direkt. Vad händer om jag ändrar mig om det jag efterfrågade? En ny order måste skapas i Express Import System om du vill ändra din order. Gå till sidan Granska order och klicka på knappen Avbryt. Du kommer då att ombes att ange ett skäl till varför du vill avbryta. Du kan skicka ytterligare en inbjudan med din ändrade förfrågan genom att välja ordern på sidan Granska orders och ändra den information som behövs och sedan klicka på Upprepa order. När du avbryter en order, meddelar systemet avsändaren om avbeställningen och orsaken till den. Meddelandet informerar även avsändaren att det kan komma en ny inbjudan. Kan jag avbeställa min order? Ja. Du kan avbeställa en order i systemet fram till en timme före sista upphämtningstid för dagen. Efter den tidpunkten kan du inte längre avbeställa ordern online, utan du måste ringa TNTs kundservice för hjälp. Så här avbeställer du en order via systemet: Välj order på sidan Granska orders. Ange orsaken till varför du vill avbeställa ordern. Avsändaren meddelas om avbeställningen via e-post. Kan avsändaren ändra den tjänst som jag har valt? Nej, bara du som mottagare kan välja tjänst. Kan jag spåra min order? Ja. Leta bara upp fraktsedelnumret för din försändelse på sidan Granska order och ange det i verktyget Track and Trace på tnt.se.

12 Systemsäkerhet Är kontouppgifterna för mytnt säkra? Ja. Express Import System är säkert och ditt lösenord är krypterat. Som extra säkerhetsåtgärd systemet loggar systemet ut efter 15 minuter för att förhindra obehörig användning. TNTs bestämmelser och villkor och friskrivningsklausul ger mer information om säkerhet online. Måste jag ge avsändaren åtkomst till mitt TNT-konto? Nej. Avsändaren behöver bara e-postinbjudan för att genomföra en leverans. Ditt kundnummer och din inloggningsinformation är endast avsedda för dig. Behöver du mer hjälp? Du hittar kontaktinformation till TNTs kundservice på tnt.se, där du även kan ladda ner Express Import System-guiden Förenklad guide för avsändare.