Returuppdrag och Collection Request Pacsoft Online

Transkript

1 Returuppdrag och Collection Request Pacsoft Online

2 2 Innehåll 1 Pacsoft Online Returuppdrag och Collection Request Bokning av Returuppdrag eller Collection Request Avbokning av Returuppdrag eller Collection Request... 7

3 3 1 Pacsoft Online Pacsoft Online är en webbtjänst för utskrift av frakthandlingar, hantering av elektronisk dataöverföring (EDI) och uppföljning av Postens transporttjänster. Tjänsten tillhandahålls utan avgift av Posten för användning av Postens kunder och är åtkomlig via eller Drift och utveckling av Pacsoft Online görs av Unifaun AB på uppdrag av Posten. Förutsättningarna för att använda Pacsoft Online är att vara kreditkund och inneha kundnummer hos PostNord Logistics för logistiktjänster eller Posten Meddelande för brevtjänster, samt användaridentitet och lösenord för inloggning i Pacsoft Online. Detta kan du få på eller

4 4 2 Returuppdrag och Collection Request Returuppdrag och Collection Request är en tilläggstjänst för hantering av returer och upphämtning hos annan part. Returuppdrag är valbart som tilläggstjänst till DPD Företagspaket 09.00, 12.00, samt till PALL.ETT. Collection Request är en valbar tilläggstjänst till DPD Utrikes. Båda tilläggstjänsterna är till för de situationer där upphämtning av gods inte sker hos avsändaren utan istället hos en tredje adresspart. Vid bokning måste denna upphämtningsadress anges. Utskrift av frakthandlingar sker inte hos avsändaren, d.v.s. användaren av Pacsoft Online, som normalt är fallet. I stället görs en bokning av Returuppdraget (eller Collection Request) i Pacsoft Online, uppdraget överförs till Posten där frakthandlingarna framställs och godset hämtas sedan på angiven upphämtningsadress. Viktigt! Bokning av Returuppdrag och Collection Request sker på samma sätt som utskrift av frakthandlingar normalt skapas. Bokning av Returuppdrag och Collection Request sker alltså inte via menyn Bokning. 2.1 Bokning av Returuppdrag eller Collection Request Efter inloggning i Pacsoft Online, välj Frakthandlingar > Standardutskrift. Följ därefter nedanstående beskrivning. 1. Som avsändare anges beställaren av returuppdraget, inte den nya upphämtningsadressen. I de flesta fall används den avsändare, med tillhörande kundnummer hos PostNord Logistics, som används för övriga tjänster i Pacsoft Online. 2. Ange mottagare, alltså den adress till vilken leveransen ska ske. Välj ur listan eller klicka på för att ange en adress om den saknas i mottagarregistret.

5 5 3. Se till att är markerad. 4. De tjänster där Returuppdrag eller Collection Request kan anges som tilläggstjänst är: a. PostNord Logistics DPD Företagspaket Returuppdrag b. PostNord LogisticsDPD Företagspaket Returuppdrag c. PostNord Logistics DPD Företagspaket Returuppdrag d. PostNord Logistics PALL.ETT Returuppdrag e. PostNord Logistics DPD Utrikes Collection Request För övriga tjänster kan inte dessa tilläggstjänster väljas. Välj den tjänst som passar och klicka. Observera att det beräknade leveransdatumet ska generera en bokning och ej en utskrift om man angett dagens datum. ej stämmer då detta 5. Klicka på och välj den adress i rullistan där upphämtning av godset ska ske. Klicka på för att ange en adress om den inte finns i avsändarregistret och sedan på. 6. Kontrollera att alla tre adresser är korrekt angivna under Parter & Tjänst. Avsändare beställaren av tjänsten Upphämtningsadress där godset ska hämtas Mottagare dit godset ska levereras 7. Om någon adress inte stämmer klicka på motsvarande Ändra-knapp och korrigera.

6 6 8. Om referens anges återfinns den i historiken samt skrivs ut på frakthandlingen. Om inget anges väljer systemet automatiskt det bokningsnummer som allokeras i Posten. 9. Sändningsdatum = Bokningsdatum. Dagens datum anges som förslag och då sker upphämtning nästföljande vardag. Detta datum motsvarar bokningsdatum. Vill man att bokning ska ske längre fram i tiden kan ett senare datum anges. Viktigt! Datum för upphämtning för Returuppdrag och Collection Request är nästföljande vardag efter bokningsdatum. Bokning måste ske före klockan dagen innan upphämtning ska ske. 10. Ange Leveransanvisningar om det behövs. 11. Kryssa för tilläggstjänsten Returuppdrag eller Collection Request. OBS! Tilläggstjänsten Returuppdrag kan inte kombineras med annan tilläggstjänst än Begränsad mängd farligt gods. 12. Ange de uppgifter som är specifika för Returuppdrag eller Collection Request. a. E-postadress för bokning - E-postadress dit bekräftelse på bokning ska skickas. OBS! Flera parter kan anges med semikolonseparering. b. Bokningsmeddelande - En valfri text som läggs till bokningsbekräftelsen som skickas till e-postadress ovan (vanligtvis egen identifikation). c. Avisering (Upphämt.) - En e-postadress eller ett mobiltelefonnummer för SMS dit upphämtningsaviseringen skickas. Obligatorisk. d. Upphämtningsanvisning - Anges om en speciell instruktion behövs för upphämtningen. e. Avsändarens telefon - Telefonnummer till bokaren/beställaren. Obligatorisk. f. Upphämt.adr. telefon - Telefonnummer till upphämtningsadressen. Obligatorisk. g. Mottagarens telefon - Telefonnummer till mottagaren. Obligatorisk. h. Avsändarens e-postadress - E-postadress till bokaren/beställaren. Obligatorisk.

7 7 13. Fyll i Antal kolli, Vikt (kg), Kolliuppgifter och Innehåll på samma sätt som vid normal användning av Pacsoft Online. Om antal kolli är fler än en och vikten är angiven totalt, välj Kolliuppgifter - Angivna per rad. Om antal kolli är en eller om vikten är angiven per kolli, välj Kolliuppgifter - Angivna per kolli. 14. Om du valt att ange per kolli, klicka på om du behöver fortsätta ange fler kollin med olika vikt eller med olika innehåll. 15. Klicka på för att skicka iväg bokningen av Returuppdraget. Viktigt! Datum för upphämtning för Returuppdrag och Collection Request är nästföljande vardag efter bokningsdatum. Bokning måste ske före klockan dagen innan upphämtning ska ske. Detta gäller oavsett vad som angetts som sändningsdatum. Sändningar med Returuppdrag eller Collection Request redovisas i sändningshistoriken tillsammans med övriga sändningar. 2.2 Avbokning av Returuppdrag eller Collection Request Avbokning/Makulering måste ske före kl på angivet sändningsdatum = bokningsdatum. Efter den tidpunkten kan inte avbokning ske. Bekräftelse på avbokning skickas till beställaren/bokaren via e-post. Välj Historik > Sändningar och följ nedanstående beskrivning: 1. Sök efter sändningen/bokningen med det/de sökbegrepp du önskar. 2. När önskad bokning visas i resultatlistan, klicka på till vänster om bokningen. Detaljuppgifter om bokningen visas. 3. Klicka på högst upp på sidan. 4. Klicka på för att bekräfta avbokningen. OBS! För närvarande är inte statusåterrapportering möjlig för Returuppdrag eller Collection Request. Enda möjliga status är Utskriven (det vill säga bokad) eller Makulerad. Tips! För att förenkla hanteringen kan man skapa en utskriftsfavorit. Gå till Underhåll > Utskriftsfavoriter och välj. Välj att låsa avsändare (beställare) och/eller mottagare samt transporttjänst och tilläggstjänst Returuppdrag så dessa inte går att ändra.

8 8 OBS! När du fyller i uppgifter under Avsändare och Mottagare är det viktigt att du avmarkerar/markerar kryssrutan Använd upphämtningsadress i sektionen Upphämtningsadress. Är rutan markerad kan du ändra upphämtningsadressen redan på första sidan vid bokning. Se exempel nedan med låst avsändare, låst mottagare, låst fraktsätt och låst tilläggstjänst där man endast väljer upphämtningsadress eller registrerar ny på första sidan samt kompletterar med övrig sändningsinformation på andra sidan.