Instruktion till kund för beställning av språktolk via webbtjänsten TSR online

Transkript

1 Instruktion till kund för beställning av språktolk via webbtjänsten TSR online Gå in via Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Kontakta tolkförmedlingskontoret om du inte har tillgång till inloggningsuppgifter. Bokning kan göras för uppdrag som avser i övermorgon och därefter. Beställning av måndagens uppdrag bör göras torsdagen innan. OBS! Avbokningar och ändringar kan inte göras via webben! Vi tar emot avbokningar via telefon Vill du skicka e-post eller fax hänvisar vi till respektive tolkförmedlingskontor. Denna instruktion innehåller följande: Beställning av tolktjänst sid 2 Följ uppdraget sid Film om samtal via tolk sid 5 Se fakturaunderlag sid 5

2 2(5) Beställning av Tolktjänst För att öppna sidan för beställning av tolktjänst klickar du på knappen Tolktjänst som ligger längst till vänster. Alla fält som kan fyllas i har en rubrik som kortfattat beskriver vad som ska fyllas i. Om rubriknamnet följs av en stjärna är det ett obligatoriskt fält och måste fyllas i för att du ska kunna spara beställningen. Så här fyller du i en tolktjänstbeställning: Bekräftas ej via e-post 0 9 Börja med att välja det datum som beställningen gäller. Det kan göras genom att manuellt skriva in ett datum i svenskt format (yyyy-mm-dd) t.ex , eller genom att klicka på den lilla kalendern till höger om datumfältet. Då visas en större kalender där du kan bläddra dig fram till rätt datum och klicka på det.. Fyll sedan i starttid enligt formatet HH:MM, t.ex. 20:30. Du behöver inte ange kolon (:), om du skriver t.ex. 95 så ändras det automatiskt till 9:5. Fyll därefter i sluttid enligt samma regler som för starttid. 2. Fyll i avvikande plats om sådan finns. 3. Välj uppdragstyp i listan Typ, här kan du välja mellan Bild, På Plats och Telefon.

3 3(5). Fyll i Beställare (ditt namn) och telefonnummer, båda ska anges i samma fält. Obs! Ange inte tolkanvändarens, ex doktorns namn (den som deltar från verksamheten i samtalet) här om det inte är samma som beställaren. 5. Om det krävs hos er att klientens/patientens personnummer eller namn finns med på faktura eller när tolk kommer till er, fyll i dessa uppgifter. 6. Fyll i uppdragets språk. Det är en lång lista så du kan behöva scrolla för att hitta rätt språk. Listan är sorterad i bokstavsordning och om du klickar ut den kan du ange språkets första bokstav så väljs första språket som börjar på den bokstaven automatiskt. 7. I nästa steg kan du fylla i en kommentar. Skriv gärna - vad ärendet gäller - tolkanvändarens ex doktorns namn (den som deltar från verksamheten i samtalet) - önskemål om kvinnlig/manlig tolk. - ange gärna hur många som deltar i samtalet - Om patienten är asylsökande är det viktigt att du skriver det på beställningen och anger LMA-nr. Detta för att vi ska kunna skicka fakturan till Asylsjukvården. Saknas LMA-nr faktureras er verksamhet. 8. Tolkförmedling Väst bekräftar inte bokade tolkuppdrag via e-post 9. Här anger du din epost-adress. Använd gärna adressen till er verksamhets funktionsbrevlåda, så att vi kan kommunicera med er även om du inte finns tillgänglig. 0. Nu är registreringen av beställningen klar och kan sparas. Detta gör du genom att klicka på knappen Beställ. När du klickar på Beställ kommer du till en bekräftelsedialog där du har möjlighet att kontrollera dina uppgifter en sista gång. Om du vill ändra på någon uppgift klickar du på knappen Gå tillbaka så kommer du tillbaka till föregående sida. Om du är nöjd med uppgifterna och vill spara klickar du på knappen Spara". När du tryckt på Spara: - kontrollera att din bokning finns med på beställda tolkuppdrag, först utan beställningsnummer. För att se den klicka på BESTÄLLDA UPPDRAG

4 (5) - efter ca 5-0 minuter har din beställning fått ett beställningsnummer (ex IT202). Det är en bekräftelse på att vi fått er beställning. - Beställningen är nu klar! Tolkförmedlingen skriver på webben och mailar er om den bokade tiden inte går att tillsätta med tolk efter era önskemål. - Under den dag tolkningen sker, finns information på webben om tolkens telefonnummer och namn om det är fråga om telefontolkning och endast tolkens namn om det är tolkning på plats. - Vill du se bokningar veckovis, eller per dag klicka i rullningslistan. - I sällsynta fall har det hänt att det inte går att komma in på webbsidan eller att det inte går att beställa, vänta i så fall 30 minuter och försök igen. Skulle det mot förmodan fortfarande inte fungera kontakta ditt tolkförmedlingskontor. Följ uppdraget under Beställda uppdrag Du kan lätt se dina beställda uppdrag och vad som händer. KARIN KARINSDOTTER KARIN KARINSDOTTER DIALEKT ARLI, TILL DR ALI TILL DR KARLSSON Markeringarna innebär följande: Grönt betyder att beställningen är bokad och bekräftad. Den dagen tolkningen sker, kan du se namnet på tolken som kommer. Om du har bokat telefontolk kan du se både namn och telefonnummer. Gult betyder att beställningen har registrerats och arbetet med tillsättning av tolk har påbörjats. Om det mot förmodan inte skulle gå bra att hitta tolk till din beställning, skriver vi det i din beställning och kontaktar dig. Skulle någon av bokningarna lysa gul, den dag det ska utföras, är det något fel, kontakta oss! Blått betyder att bokningen är prissatt av tolkförmedlingen. Rött betyder att beställningen är avbeställd/avbokad. Lila betyder att beställningen är avbokad på kort varsel. Grått betyder att uppdraget ännu inte har omhändertagits

5 Se filmen om vad som är viktigt vid samtal via tolk 5(5) Klicka här Se fakturaunderlag. Gå in på fliken fakturaunderlag så får du fram en förteckning över de månadsvisa fakturaunderlagen. 2. Klicka på den aktuella gula mappen och specificerade uppdragsredovisningar 2 Exempel på hur underlagen kan se ut!