Handbok för beställare

Transkript

1 Handbok för beställare

2 Beställ tolk (vardagar ) Vid akut behov av tolk innevarande kväll, natt eller helg: Beställ översättning För mer information om våra tjänster besök: Senast uppdaterad (6)

3 Tolkförmedlingskontor Tolkförmedling Väst har tolkförmedlingskontor i Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla som är öppna vardagar mellan kl Kontakta ditt lokala kontor om frågor som rör kunduppgifter och användaruppgifter till webbokningen. Du når oss enklast via mail eller Kontor Borås Göteborg Mariestad Trollhättan och Uddevalla E-postadress sjuharad@tolkformedlingvast.se goteborgkund@tolkformedlingvast.se skaraborg@tolkformedlingvast.se fyrbodal@tolkformedlingvast.se Mer information om våra tjänster och kontaktuppgifter hittar du på Beställ tolk Beställ tolk via vår webbtjänst eller på telefon På webben kan du beställa tolk dygnet runt och även se alla beställningar, fakturaunderlag och aktuell kundinformation. Observera att det inte är möjligt att göra akuta beställningar (samma dag eller nästföljande dag) på webben. Kontakta oss för att få dina användaruppgifter. Jourbeställningar Vid akuta beställningar utanför kontorstid (innevarande kväll, natt eller helg), ring vår beställningsjour på Om tolken behövs längre än beställd tid, försäkra dig om att tolken har möjlighet att förlänga tolkningen. Om tolken inte har möjlighet att förlänga samtalet, kontakta jouren för att beställa en ny tolk. För tolkuppdrag som utförs vardagar , lördagar, söndagar samt storhelger tillkommer OB-ersättning. Planera dina tolkbeställningar Beställ tolk i samband med att du bokar tid med din patient/klient. Efterfrågan på tolk är som störst mellan klockan så om möjligt, välj en annan tid. Tänk på att ett samtal med tolk tar längre tid än ett vanligt samtal. Den tid som du angett vid beställningen är den tid som är avsatt för uppdraget i tolkens dagsplanering. Det är viktigt att avsluta i tid annars riskerar tolken att bli sen till sitt nästa uppdrag. Om du behöver boka en ny tid ska alla beställningar och ändringar göras hos Tolkförmedling Väst. Det förekommer ofta att samma kund beställer flera tolkar till samma eller intilliggande avdelningar, vid samma klockslag och i samma språk. Om ni samordnar flera beställningar utgår rabatt. Vid tolkbeställning om minst fyra timmar ges 10 % och vid minst sex timmar ges 20 % rabatt (exklusive lunchrast). Uppgifter vid beställning När du kontaktar Tolkförmedling Väst behöver vi följande information: datum och start- och sluttid språk och eventuell dialekt typ av tolkning Senast uppdaterad (6)

4 kundnummer ditt för- och efternamn telefon eller e-post som vi kan nå dig på vid behov plats för besöket om annan än besöksadress för- och efternamn på tolkanvändaren om annan än beställaren namn och yrkestitel på tolkanvändaren ämne för tolkningen för att ge tolken möjlighet att förbereda sig om det finns speciella önskemål vid val av tolk till exempel man/kvinna om samtalet berör sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter (SRHR) andra särskilda omständigheter, till exempel om tolkningen skall genomföras för en grupp Specialuppdrag Det finns tolksituationer som bedöms vara mer komplexa än de mest förekommande tolksamtalen och dessa benämns som specialuppdrag. Ett specialuppdrag kan innebära att tolken behöver förbereda sig inom ett specialområde eller en viss tolkningsteknik inför ett tolksamtal. När du beställer tolk bedömer vi om det rör sig om ett specialuppdrag och vilken svårighetsgrad tolkningen i så fall har. Specialuppdrag faktureras och arvoderas med ett tillägg på 25, 50 eller 100 % beroende på svårighetsgrad. Hämta uppgifter inför telefontolkning Inför en telefontolkning behöver du tolkens telefonnummer. Detta hämtar du enklast på TSROnline. Avbokning Behöver du avboka en tolkning ska det ske minst 24 timmar innan uppdragets start. Avbokning inom 24 timmar debiteras. Du kan avboka via TSR Online, telefon eller mail. Tolksamtalet Tolkens arbete omfattas av strikta regler kring sekretess, jäv, opartiskhet och neutralitet. Läs mer om det på vår hemsida. Väntrum Det är önskvärt att tolkarna inte sitter tillsammans med patienterna eller klienterna och väntar på att tolkuppdraget ska börja. Hänvisa om möjligt tolkarna till en plats som är avskild från det ordinarie väntrummet. Sätt gärna upp information om era rutiner för tolkar var ska de anmäla sig? Får de gå före i kön? Tänk på att tolkarna inte vet namnet på den klient de ska tolka för. Vi ber er därför att alltid ropa upp tolken och bokningsnummer samtidigt som ni ropar upp patienten/klienten när uppdraget ska börja. Detta för att säkerställa att ni får rätt tolk till besöket. Bra att tänka på Innan samtalet börjar, låt tolken presentera sin roll på båda språken. Tala direkt till din besökare - inte till tolken. Använd jag-form och du/ni. Uttryck dig klart och tydligt, undvik svåra facktermer och långa meningar. Senast uppdaterad (6)

5 Ibland behöver tolken fler ord för att översätta, till exempel om motsvarande ord saknas i tolkspråket. Låt därför tolken alltid tala till punkt. Avbryt bara om du är osäker på om allt du säger verkligen tolkas eller om du tror att tolken och klienten verkar föra ett samtal som du står utanför. Kontrollera att du och din besökare förstått varandra rätt. Låt tolken få ta en paus under långa samtal. Vid hembesök ska du hämta/möta tolken utanför porten. Tolken går aldrig själv in till patient/klient. Om tolken är försenad eller uteblir kontakta Tolkförmedling Väst direkt för att få hjälp med att lösa det uppkomna problemet. När samtalet är slut När samtalet är klart rapporterar tolken sin tid till Tolkförmedling Väst via en app i sin mobiltelefon. Telefontolkning Telefontolkning används i stor utsträckning och fungerar bra för olika typer av tolksamtal. Det finns några saker som är bra att tänka på inför en telefontolkning: Använd gärna högtalartelefon och tänk på att minimera störande bakgrundsljud. Om du inte får tag på tolken, kontakta Tolkförmedling Väst omedelbart så söker vi tolken eller en eventuell ersättare. Om du meddelar oss i efterhand debiteras du för tolksamtalet. Meddela tolken om du eller din patient/klient är sen eller uteblir. Berätta för tolken vilka som finns i rummet och är med i samtalet. Tala en åt gången. Om tolken behövs längre tid än beräknat, försäkra dig om att tolken kan fortsätta att tolka. Om tolken inte kan det, kontakta Tolkförmedling Väst. Oftast kan vi hjälpa dig att fortsätta samtalet med en annan tolk. Ny tolkning vid senare tillfälle beställs alltid via Tolkförmedling Väst. Uppföljning av synpunkter För att ständigt förbättra kvalitén på våra tjänster och vårt arbete är det viktigt för oss att ta till vara på de synpunkter våra kunder och du som beställare har. Synpunkter som lämnas in följs upp internt, återkopplas till berörda och används sedan som underlag i vårt utvecklingsarbete. Kontakta gärna oss om du har några synpunkter på våra tjänster och vårt arbete. Synpunkter lämnas via TSR Online på det specifika uppdraget eller via ett formulär på vår hemsida. Kundutbildning Vi kommer gärna till er arbetsplats för att informera om vår verksamhet, ge er tolkanvändarutbildning eller diskutera hur vi kan förbättra vårt samarbete. Vi skräddarsyr ett program efter era specifika önskemål om innehåll och tid. Kontakta oss gärna för mer information eller för att boka ett besök. Beställ översättning Vår översättningsservice kan hjälpa dig med översättning av alla typer av dokument, till exempel journaler, brev, rapporter, utredningar, broschyrer och intyg. Vi förmedlar översättningar på mer än 100 språk och hanterar också andra typer av alfabeten. I många verksamheter finns standarddokument som med fördel kan översättas till de vanligaste språken bland era patienter/klienter, där plats för till exempel namn och datum lämnas blankt. Senast uppdaterad (6)

6 Kontakta översättningsavdelningen per telefon, e-post eller boka översättning via TSR Online. Telefon: E-post: Fakturering och kunduppgifter Fakturering sker månadsvis. En enkel förteckning av uppdragen finns på fakturan. Specificerade fakturaunderlag finns på Har du frågor angående din faktura kan du maila Senast uppdaterad (6)