Kultur- och fritidskontoret LATHUND. Söka/ skicka förfrågningar om lediga lokaler

Transkript

1 Kultur- och fritidskontoret LATHUND Söka/ skicka förfrågningar om lediga lokaler

2 Lokalbokningar På kommunens hemsida kan man titta på bokningar, skicka bokningsförfrågningar och få information om lokaler och anläggningar som går att hyra. Södertälje kommun Förening och anläggning 2

3 Hitta lokalbokning på hemsidan För att komma till lokalbokningen på Södertälje kommuns hemsida skriver man in webb-adressen Du behöver inte logga in dig för att söka tider och skicka förfrågan. Södertälje kommun Förening och anläggning 3

4 Så gör du för att söka tider När du har kommit in på bokningssidan klickar du först på den objektgrupp du är intresserad av (ex. gymnastiksalar) Södertälje kommun Förening och anläggning 4

5 Så gör du för att söka tider Du väljer den eller de objekt/objekten som du vill titta på (håll Ctrlknappen nedtryckt om du vill markera flera objekt). Södertälje kommun Förening och anläggning 5

6 Så gör du för att söka tider Du väljer vilket presentationssätt du vill ha och även vilken period (from tom) du vill titta på och klickar på Starta sökning. Södertälje kommun Förening och anläggning 6

7 Schemat Om du valde presentationssätt Grafisk schemabild (se föregående bild) får du ett schema över den/de objekt du har valt där du ser vilka tider som är lediga och/eller bokade. Vad de olika färgerna betyder ser du längst ner. Södertälje kommun Förening och anläggning 7

8 Formulär: förfrågan Om du hittar en tid som du är intresserad av klickar du i schemat på den lediga tiden och får då upp ett formulär Förfrågan. Södertälje kommun Förening och anläggning 8

9 Fylla i förfrågan Fyll i alla uppgifter i formuläret, de rubriker som har * framför sig är tvingande och där måste man ange sina uppgifter. Har du speciella önskemål som tex porslin, tillgång till ljud mm anges detta i rutan Anteckning. Södertälje kommun Förening och anläggning 9

10 Skicka förfrågan När alla uppgifter är ifyllda kan du välja att klicka i rutan så att du får en kopia av din förfrågan till din mail. Du ser också de kortfattade hyresreglerna som gäller för det aktuella objektet. De fullständiga hyresreglerna hittar du på adressen: Klicka på knappen Sänd förfrågan när du är klar. Södertälje kommun Förening och anläggning 10

11 Skicka förfrågan När du har klickat på knappen Sänd förfrågan får du info om att ditt meddelande har skickats. Du klickar sedan på knappen Fortsätt och kommer då tillbaka till schemat igen. Södertälje kommun Förening och anläggning 11

12 Skicka förfrågan När du har skickat in din förfrågan och klickat på knappen Fortsätt (se förra bilden) kommer du tillbaka till schemat igen och kan välja att leta nya tider och skicka ny förfrågan. Södertälje kommun Förening och anläggning 12

13 Skicka förfrågan Om du klickade i att du ville ha en kopia på bokningsförfrågan skickad till din e-post har du nu fått det på den e-postadressen du angav (se ex nedan). Södertälje kommun Förening och anläggning 13

14 Behandling av förfrågan Efter att du har skickat din bokningsförfrågan till kommunen (enligt rutinerna ovan) kommer din förfrågan att tas omhand av någon av de bokningshandläggare som arbetar på kommunen. Din förfrågan behandlas och du får ett svar från bokningshandläggarna inom 4 arbetsdagar. Svar på din förfrågan skickas till den mail-adress som angavs i din förfrågan. Södertälje kommun Förening och anläggning 14

15 Beviljad ansökan Om du har blivit beviljad den tid som du har ansökt om får du en bokningsbekräftelse skickad till din e-postadress. Bekräftelsen kommer i mailet som en bifogad pdf-bilaga och har rubriken Bokningsmeddelande. Södertälje kommun Förening och anläggning 15

16 Bokningsmeddelande Bokningsmeddelandet som du får till din mailadress är en bekräftelse/kvitto på att den tid som du skickade förfrågan om har bokats in åt dig. Du ska titta igenom att alla uppgifter som står på meddelandet stämmer. Om något ser fel ut ska du kontakta bokningen och meddela detta. Om det finns några undantagsdatum på ditt bokningsmeddelande betyder det att dessa dagar är anläggningen stängd (kan vara helg, arrangemang mm i anläggningen). Ha gärna din bekräftelse (bokningsmeddelandet) med dig till anläggningen på din bokade tid. Södertälje kommun Förening och anläggning 16

17 Hyresregler Om du hyr en tid i en av kommunens anläggningar har du som hyresgäst skyldighet att ta del av kommunens hyresregler. Dessa regler hittar du på hemsidan Södertälje kommun Förening och anläggning 17

18 Tillgång till anläggningen På ditt bokningsmeddelande står det vart du ska vända dig för att få information om hur du kommer in i den anläggning som du har hyrt (det är olika beroende på vilken anläggning du hyr, se ex. nedan). Se till att kontakta de ansvariga i god tid innan ditt bokningstillfälle, är du ute i sista sekunden är det inte säkert att du kan få den hjälp du behöver. Alla andra praktiska frågor du har kan du också ställa till samma personer. Södertälje kommun Förening och anläggning 18

19 Efter bokningen Efter att du har nyttjat den/de tider i anläggningen som du har bokat ska du lämna tillbaka ev. nycklar mm. Mer information om detta får du där du kvitterade ut nycklarna eller av bokningshandläggarna. Kommunen fakturerar alla bokningar månadsvis och det innebär att du får en faktura månaden efter ditt bokningstillfälle, denna ska betalas den sista i den månaden. Södertälje kommun Förening och anläggning 19

20 Ändra tid Ändring av bokad tid gör man via mail. Du mailar till och anger bokningsnummer och info om det önskemål om ändring/ändringar som du har. Handläggarna ändrar din tid om det är möjligt. Du får ett ändringsmeddelande till din mailadress där det står att din tid är ändrad (se exempel nedan.) Om det inte är möjligt att ändra din tid får du besked om detta via mail eller telefon. Södertälje kommun Förening och anläggning 20

21 Avboka tid Avbokning av bokad tid kan man göra ändra fram till 4 arbetsdagar innan bokningstillfället via mail. Du mailar till boka@sodertalje.se och anger bokningsnummer och info om din bokning så avbokar handläggarna din tid. Du får ett ändringsmeddelande till din mailadress där det står att din tid är avbokad (se exempel nedan.) Södertälje kommun Förening och anläggning 21

22 Bokningsservice På Kultur- och fritidskontorets enhet Förening och anläggning finns idag verksamheten Bokningsservice. De arbetar med att boka anläggningar och kommunala lokaler i Södertälje (de flesta). För närvarande finns det tre st bokningshandläggare på enheten. Det finns en bokningstelefon där handläggarna nås mellan kl och på vardagar. Man kan även skicka mail till bokningsadressen boka@sodertalje.se Södertälje kommun Förening och anläggning 22