För att kunna boka online så behöver du logga in, komplettera din profil och pul-godkänna, se separat lathund.

Transkript

1 PA/KTH-RES/ BOKA RESOR I KTH-RES För att kunna boka online så behöver du logga in, komplettera din profil och pul-godkänna, se separat lathund. Logga in i KTH-RES: SKAPA EN RESEORDER INNAN MAN BOKAR ONLINE Välj: Resa -> Bokning -> Skapa ny resa Välj: Skapa ny reseorder, klicka på Fortsätt Detaljer reseorder I fliken Huvudinformation ska du fylla i uppgifter om din tjänsteresa. Alla fält som är understrukna med rött är obligatoriska. I fältet Konteringsinformation anger du hur kostnaden för din resa ska konteras, ange projektnr (procentsats och org.enhet finns ifyllda som default men kan ändras om så behövs). Klicka sedan på Attesterande chef och en lista på valbara attestanter visas. Välj den chef som ska attestera din resa.

2 2 Under Kostnader kan du ange de kostnader som du vet kommer att gälla för din resa. Fyll i de uppgifter du känner till, klicka sedan på Beräkna. Information om resan, här kommer det beloppet som du har beräknat att visas som en förväntad kostnad. I rutan Meddelande till chef kan du skriva in ett meddelande eller övrig information gällande din resa (t ex om du avser att ta semester under en del av tjänsteresan). Om du behöver ett förskott till din resa fyller du i rutan Förskott yrkas med, ange beloppet. När du är klar med din reseorder klickar du på Skicka för attest, din reseorder skickas till den attesterande chefen. Då kommer ett meddelande till vänster i bilden om att din reseorder är ivägskickad och sparad. Din reseorder har nu fått ett referensnummer. OBS Utbetalning av reseförskott: När din chef har attesterat din reseorder, skriv ut reseordern och ge den till din reseadministratör som kommer att lägga in reseförskottet för utbetalning till närmaste utbetalningstillfälle.

3 3 BOKA ONLINE NÄR DIN RESEORDER ÄR GODKÄND OCH ATTESTERAD När din reseorder är attesterad ska du gå till Resa -> Bokning -> Sök resor Här i listan kommer du att se alla de resor och bokningar som du har gjort. I listan visas Referensnummer, Beskrivning, Datum för resan, Resmål, Ändamål. Under rubriken Detaljer visas ikoner som beskriver detaljer om din reseorder, för musen över ikonen och du ser status över din reseorder. Under Åtgärder finns ett antal val, Skicka , Lägg till Bokning samt Skapa reseräkning. Skicka , en resplan kommer att skickas till din (detta gäller om du redan har gjort några bokningar). Skapa reseräkning används då du slutfört din resa och vill exportera resan till en reseräkning. Välj: Lägg till Bokning. Tryck på knappen VIA Travel, då kommer du fram till självbokningsfliken Via Travel online och kan sedan boka flyg, tåg, hotell eller hyrbil.

4 OBS: VIA Travel online öppnas i ett nytt webbfönster, kontrollera att det inte ligger någon pop-up blocker i din webbläsare. 4 Självbokning När du kommer in i självbokningen kan du välja att boka Flyg, Tåg, Hotell och Hyrbil. Klicka på knappen Boka och en ny sida för bokning visas.

5 5 Här har vi valt att boka tåg Välj restyp: Tur&Retur eller Enkel Ange varifrån du reser, t ex Stockholm till Örebro. Ange avresedatum och tid och returdatum och tid. Du kommer nu att få upp ett resultat av din sökning som visar olika bokningsalternativ. I det här fallet sökte vi efter tidtabell, du kan även söka på bästa pris.

6 6 Du väljer din resa genom att klicka i den lilla ringen till vänster och sedan klicka på Fortsätt. Är du nöjd med dina val, tryck på Lägg till resplan. Nu får du en sammanfattning av din resa. Kontrollera uppgifterna och sedan tryck på Boka

7 7 Här väljer du ditt leveransalternativ för dina biljetter. Sista steget är att bekräfta din bokning genom att klicka på knappen Bekräfta. Din resa är nu bokad och bekräftad. Klicka på länken till vänster: Tillbaka till KTH-RES Då kommer man till ett formulär där resplanen antingen slutförs, dvs kompletteras med de uppgifter som utelämnades tidigare, eller tas bort om man inte har bokat/bekräftat.

8 8 Knappen Slutför innebär att man skapar en resplan, som sedan kan användas som utgångspunkt för fler bokningar och som även kan kopieras till en reseräkning precis som tidigare. Knappen Avbryt innebär att resplanen tas bort helt. Observera att det förutsätter att man inte har gjort några bokningar i VIA Travel online. VIKTIGT OM ÄNDRING/AVBOKNING AV RESA Om du vill ändra eller avboka en resa som du har gjort i VIA Travel online, så måste du ringa VIA Egencia, tel: , eller maila till kth@viaegencia.com.

9 9 SKAPA EN PRELIMINÄR RESERÄKNING FRÅN SIN RESEORDER För att skapa en reseräkning direkt från reseordern eller resebeställningen: Välj Resa/Bokning/Sök resor. Under fliken Åtgärd Välj Skapa reseräkning. Nu kan du skapa en preliminär reseräkning genom att trycka på Skapa reseräkning och utför. OBS: För att komplettera din reseräkning och spara den som definitiv måste du gå till Resor/Reseräkning/Sök reseräkning. Det går inte att spara reseräkningen som definitiv i reseorderns rutin. För vidarehantering av reseräkningen, se separat lathund för resenären.

10 10 BOKA EN RESA ONLINE UTAN RESEORDER Observera att om du skapar en reserorder efter att du har gjort en bokning så går det inte att koppla dessa till ett och samma referensnummer. Välj: Resa -> Bokning -> Skapa ny resa Välj Sök/Boka och klicka på Fortsätt Det har nu skapats ett referensnummer på din resa för att du ska kunna ta emot eventuell bokningsbekräftelse från VIA Travel online då bokningen är genomförd. Klicka på VIA Travel och du länkas vidare till självbokningen. Observera: VIA Travel online öppnas i ett nytt webbfönster, kontrollera att det inte ligger något pop-up blocker i din webbläsare! Självbokning Se hur man bokar på sidan 4. VIKTIGT OM ÄNDRING/AVBOKNING AV RESA Om du vill ändra eller avboka en resa som du har gjort i VIA Travel online, så måste du ringa VIA Egencia, tel: , eller maila till kth@viaegencia.com.

11 11 HUR MAN HITTAR SINA BOKNINGAR FRÅN VIA PERSONLIG SERVICE (TELEFON ELLER EPOST) I KTH-RES Välj: Resa -> Bokning -> Koppla resebekräftelser Om du har gjort några bokningar per telefon eller epost, så kan du hitta dem under denna flik. Nu kan du antingen trycka på bokningsnumret under Beskrivning eller också visa-knappen under Åtgärder. Fyll i Resmål och stad, tryck sedan på OK. Du hittar nu din resa under Resa/Bokning/Sök resor och kan sedan skapa en preliminär reseräkning när resan är gjord. OBS: du kan inte spara din reseräkning som definitiv i den rutinen, utan det måste göras i reseräkningsrutinen: Resa/Reseräkning/Sök reseräkning.