Arbetsgång för dig som byter från Visma Lön/Lön Special till Visma Lön 300/600

Transkript

1 Arbetsgång för dig som byter från Visma Lön/Lön Special till Visma Lön 300/600 Detta dokument beskriver hur du skapar ett nytt företag från Visma Lön/Lön Special till Visma Lön 300/600. Obs! För att kunna föra över uppgifter från Visma Lön/Lön Special måste detta program vara installerat på samma dator som Visma Lön 300/600. För att konverteringen ska fungera måste du ha även ha version eller senare av Visma Lön/Lön Special. 1. Starta programmet. 2. Klicka på Nytt företag. 3. Markera Konvertera från annat löneprogram. Fälten Företagsnamn och Org.nummer gråmarkeras, dessa uppgifter kommer att hämtas vid konverteringen. Obs! Du kan endast konvertera från ett löneprogram från Visma Spcs eller Visma Xor. 4. Klicka på OK och programmet skapar databas och databastabeller. SE VÄXJÖ E-post: Sidan 1 av 12

2 5. Markera från vilket löneprogram du ska göra konverteringen till Visma Lön 300/600. I detta exempel väljer vi Visma Lön eller Visma Lön Special. 6. Klicka på OK när du gjort ditt val. 7. När du läst igenom anvisningarna klickar du på Nästa för att fortsätta skapa företaget. Om du klickar på Avbryt får du möjlighet att avsluta programmet och företaget tas bort. Steg 1 - Välj företag att konvertera Du får förslag på sökväg till det företag du senast arbetade med i Visma Lön eller Visma Lön Special. Du kan inte konvertera ett företag som är öppet i Visma Lön/Lön Special och företaget visas då inte heller i listan. 8. Klicka på Bläddra och byt katalog om du har sparat företaget du ska importera i en annan katalog. 9. Markera det företag i listan som du vill konvertera och klicka på Konvertera. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 2 av 12

3 Steg 2 - Användare Det måste alltid finnas minst en användare registrerad i varje företag. Den första användaren får automatiskt behörigheten Administratör. Fält markerade med * är obligatoriska fält som måste fyllas i för att du ska kunna gå vidare. Ange en Signatur. Det är denna som du sedan använder när du loggar in i programmet. Ange sedan också Förnamn och Efternamn på användaren. Till sist skriver du in ett Lösenord samt bekräftar det. 10. När du är klar klickar du på Nästa. Knappen Nästa blir inte aktiv förrän du fyllt i alla obligatoriska fält. När konverteringen är klar visas information om uppgifter som programmet inte kunnat importera vid konverteringen. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 3 av 12

4 11. Klicka på Skriv ut och därefter på Stäng. 12. Klicka på Ja för att bekräfta att du skrivit ut. Du kommer att behöva utskriften när du ska göra ändringarna. En guide leder dig sedan igenom ytterligare 6 steg, i vilka du ska göra de viktigaste företagsinställningarna. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 4 av 12

5 Steg 3 Företaget 13. Komplettera och ändra de namn och adressuppgifter som inte är korrekta eller kompletta. 14. Klicka på Nästa när du är klar. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 5 av 12

6 Steg 4 - Inställningar Dessa inställningar fanns inte i ditt förra löneprogram. Därför visas standardinställningar för ett nytt företag i bilden. De uppgifter du inte kan ta ställning till när du skapar företaget kan du ändra och komplettera senare. Det viktiga är att inställningarna är klara innan du gör första lönekörningen. Välj Löneperiod, den period lönen gäller för, och Avvikelseperiod, den period för vilken avvikelser som sjukdom, övertid, semester m.m. regleras. Du markerar även om företaget arbetar med löneväxling, vilken avtalstid företaget tillämpar, hur du vill avrunda nettobeloppet på lönebeskeden (belopp att betala ut) och gör inställningar för fackförbund. 15. Klicka på Nästa när du är klar. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 6 av 12

7 Steg 5 - Semester Det som kallas semesteravtal i Visma Lön och Visma Lön Special har ersatts med Semestervillkor i Visma Lön 300/600. Vid konverteringen väljer programmet semestervillkor på anställda i den mån det finns ett semestervillkor som ungefär motsvarar tidigare semesteravtal. Om du använt ett semesteravtal i Visma Lön Special som Visma Lön 300/600 inte har någon motsvarighet till lämnas fältet Semestervillkor tomt i anställningsregistret. Obs! Semesterinställningar måste kompletteras på alla anställda i anställningsregistret när konverteringen är klar. Det är viktigt att göra dessa inställningar för att du ska få rätt uppgifter på semesterskuldlista och vid semesterårsavslut. 16. Klicka på Ändra semestervillkor om du vill kontrollera och ändra inställningar på villkoren så att det följer företagets kollektivavtal. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 7 av 12

8 Här kan du ändra procentsats och tidsperiod för de semesteravtal som ditt företag ska använda. Du kan använda alla de avtal som finns för din personal beroende på vilken kategori de tillhör. Du kan ändra inställningarna på semestervillkoren senare. Det är dock viktigt att alla inställningar är klara innan du gör första lönekörningen för att du ska få rätt uppgifter på semesterskuldlista och vid semesterårsavslut. 17. Klicka på OK när du är klar. Om du har en markering i rutan Företaget tillämpar förskottssemester för nyanställda aktiveras denna funktion på dina anställda på fliken Semester. 18. Klicka på Nästa när du är klar. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 8 av 12

9 Steg 6 - Utbetalning Inställningarna för utbetalning har konverterats och eftersom uppgifterna i stort sätt är desamma i både Visma Lön/Lön Special som i Visma Lön 300/600 behöver du inte göra stora förändringar. 19. Kontrollera att allt är OK och klicka på Nästa. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 9 av 12

10 Steg 7 - Bokföring Här ska du kontrollera inställningarna för bokföring. Procentsatsen för Uppbokning av semesterskuld hämtades från ditt företag vid konverteringen. Markera om du vill att det regionala stödet ska konteras på bokföringsunderlaget för lönekörningen. Markering för Redovisning görs på: Resultatenhet och Projekt sätts automatiskt om du använt resultatenheter och projekt tidigare i ditt företag. De konton som finns i Bokföringskonto - inställningar är Visma Spcs standardkonton för nya företag, de är inte hämtade från ditt företag. 20. Kontrollera inställningarna, ändra och komplettera om det behövs och klicka på Nästa när du är klar. Steg 8 - Snabbval SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 10 av 12

11 I steg 8 Snabbval ska du slutligen markera vilken typ av beräkning ditt företag använder för sjukavdrag, övertid och OB-ersättning. För att programmet ska generera rätt lönearter automatiskt måste du här ta ställning om ditt företag gör 90% eller 100% avdrag mellan dag Du måste även ta ställning till hur Övertid och OB-ersättning betalas ut. Du har du gått igenom alla åtta stegen i konverteringen. Du kan gå tillbaka till tidigare steg genom att klicka på knappen Föregående. 21. Klicka på Slutför när du är klar. Kom igång med ditt löneprogram Företaget är nu skapat och du kan nu öppna de olika registren för att komplettera och ändra. Kontrollera t.ex. att alla uppgifter finns med och är korrekta i anställningsregistret. Åtgärda de uppgifter som programmet inte kunde konverteras. Utskriften som du tidigare gjorde kan du använda som underlag. Läsa noga igenom ovanstående förslag till arbetsgång innan du går vidare. 22. Klicka på Skriv ut för att skriva ut arbetsgången. 23. Klicka på OK för att slutföra skapandet av företaget. SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 11 av 12

12 24. Klicka på Ja fortsätt för att bekräfta att du skrivit ut informationen. Tänk på att du kan använda F1-tangenten i programmet för att få aktuell hjälp. Du kan även hämta hem supportdokument via SE VÄXJÖ E-post: support@vismaspcs.se Sidan 12 av 12