Bokens inlaga är tryckt på 100 grams G-Print matt, miljömärkt med Svanen. Omslaget är tryckt på 230 grams Multiart Gloss och är vattenlackat.

Transkript

1 Åttonde utgåvan (december 2012) Visma Spcs levererar denna bok i föreliggande skick utan garantier i någon form. Visma Spcs har rätt att vid behov göra förbättringar och/eller förändringar i denna bok och/eller i programmet utan vidare meddelanden. De felaktigheter, funktionella såväl som typografiska, som eventuellt finns i boken och/eller programmet kommer att rättas till i nästa utgåva. Information om Visma Spcs övriga produkter innebär ej någon form av utfästelser om att dessa kommer att finnas tillgängliga i ditt land eller att de får just de egenskaper som beskrivs i denna bok. Vi tackar följande företag för deras medverkan: PC-land i Borås, Borås, manus Etyd AB, Växjö, grafisk formgivning Arkitektkopia AB, Växjö, tryckning Bokens inlaga är tryckt på 100 grams G-Print matt, miljömärkt med Svanen. Omslaget är tryckt på 230 grams Multiart Gloss och är vattenlackat by Visma Spcs AB. All rights reserved. Detta verk skyddas av upphovsrättslagen. Mångfaldigande i någon form av innehållet, utan skriftligt medgivande av Visma Spcs AB, är förbjudet. Visma Spcs AB, SE VÄXJÖ Telefon: Fax: E-post: info@vismaspcs.se Försäljning: Fax: E-post: sales@vismaspcs.se Support: Fax: E-post: support@vismaspcs.se ISBN

2 Innehåll Att komma igång 1-1 Min sida 1-2 Nytt företag 2-1 Steg 1 - Användare 2-2 Steg 2 - Företaget 2-4 Steg 3 - Inställningar 2-5 Steg 4 Semester 2-8 Steg 5 Utbetalning 2-12 Steg 6 Bokföring 2-14 Steg 7 Snabbval 2-16 Företagsinställningar 3-1 Import/Export 3-4 Helgdagar m m 3-5 Anteckningar anställda 3-5 Snabbval 3-6 Register 4-1 Arbetsscheman 4-2 Register Lönearter 4-5 Register Anställda 4-7 Ingångsvärden 5-1 Installera företag från säkerhetskopia 6-1 Skapa företag från säkerhetskopia 6-1 Löpande lönearbete 7-1 Arbeta med kalendarium 7-1 Lönekörning januari Arbetsgivardeklaration 7-23 Säkerhetskopiering 7-26 Personliga noteringar 7-28 Avvikelser under januari Lönekörning februari Bokföring på resultatenhet och/eller projekt 8-1 Registrera resultatenheter 8-2 Registrera projekt 8-3 Resultatenhet och projekt från anställda 8-4 Ny anställd mitt i en löneperiod 8-6 Innehåll - 1

3 Lönekörning med bokföring på resultatenheter och projekt 9-1 Lönekörning mars Lönekörning april Semester 10-1 Företagsinställningar för semester 10-1 Semesterinställningar i anställningsregistret 10-4 Checklistor 10-5 Semesterårsavslut Lönekörning med utbetalning av semester Lönekörning maj Arbeta med Visma Resa & Utlägg 11-1 Inställningar i Visma Resa & Utlägg 11-4 Inställningar Anställda 11-9 Registrera en reseräkning Registrera enbart utlägg Lönekörning med synkronisering Arbeta med Visma Stämpla 12-1 Inställningar i Visma Stämpla 12-3 Inställningar i anställningsregistret Användarinställningar i Visma Stämpla Stämpling och frånvaro Innehåll - 2

4 Att komma igång Att komma igång Övningarna i boken är gjorda i Visma Lön 600 version De flesta övningarna görs på samma sätt i Visma Lön 300 som i Visma Lön 600. Avsnitt som behandlar funktioner som bara finns i Visma Lön 600 är markerade med ett lodrätt streck i vänster marginal. Till boken hör en CD-skiva som innehåller Utbildningsföretaget AB både för Visma Lön 300 och 600. I företaget på CD-skivan är alla företagsinställningar gjorda och i registren är kompletterade med uppgifter till exempel är anställda och ingångsvärdenregistrerade. Det finns inga lönekörningar registrerade och semesterårsavslutet är inte gjort. Obs! Det är inte säkert att alla värden på bilderna i boken är desamma som de värden som visas när du gör övningarna. Om du har en senare version av programmet än kan bland annat procentsatser för beräkning av arbetsgivaravgifter och skattetabeller hunnit ändras. Det kan också finnas annat som påverkar vad som visas i boken respektive vad du får för resultat när du gör övningarna. Då den här utgåvan trycktes hade inte Skatteverket fattat alla beslut inför Det innebär att bland annat skatten på bilderna i boken inte alltid överensstämmer med programmet, även om du har den version av programmet som boken är skriven till. Installera Visma Lön 300/600 Följ de skrivna instruktioner som medföljer programmet när du ska göra installationen. Du får också instruktioner på bildskärmen när du genomför installationen. Starta Visma Lön 300/600 när installationen är klar. Inloggning I dialogen som öppnas ska du välja företag och logga in. Det finns färdiga övningsbolag för Visma Lön 100, 300 och 600. Alla övningsföretagen öppnas med samma Signatur: SE och Lösenord: SE. SE står för Siw Eriksson, en medarbetare i Övningsbolaget. Övning Klicka på Hjälp eller tryck på tangenten F1. Hjälpen öppnas och du får en beskrivning av dialogrutan Inloggning. 1-1

5 Att komma igång Stäng Hjälp när du läst klart genom att välja Ctrl - F4 eller klicka på krysset i övre högra hörnet. Min sida På Min sida får du tillgång till Visma Infoline, vår informationstjänst med nyheter om ekonomi, juridik, skatter och företagande. Tjänsten uppdateras med färska nyheter varje vardag i veckan. Under Tips och aktuellt får du råd om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Du får även påminnelser om viktiga händelser, till exempel när det är dags att lämna in kontrolluppgifter eller om en ny version av programmet finns att hämta. Under Internettjänster kan du bland annat ansluta dig till tjänsterna Visma Stämpla, Visma Resa & Utlägg samt Visma Sms. Om du klickar på Mina internettjänster kommer du vidare till en samlingssida för alla dina aktiva tjänster. Klickar du på Produkter och tjänster så hittar du information om våra övriga produkter, utbildningar, integrationslösningar samt information om våra partners. Här kan du även handla direkt i vår webbutik. Under rubriken Support hittar du beskrivningar om olika funktioner. Under Ditt företagande finns vår kundtidning och vår företagsskola som kan ge dig uppslag om hur andra jobbar med våra program. Logga in för personligt anpassad information För att få personligt anpassad information på Min sida måste du vara inloggad. Du loggar in med din e-postadress och ett lösenord som du själv väljer. De här uppgifterna kan du spara i programinställningarna, så slipper du ange dem igen. Om ni är flera användare rekommenderar vi att ni använder behörighetskontrollen i programmet. Det betyder att alla får information på Min sida beroende på behörighetsnivå. Visma Infoline jobbar via datorns internetanslutning. Har du en fast anslutning visas en uppdaterad Min sida varje gång du startar programmet. 1-2

6 Nytt företag Nytt företag Nu ska du skapa ett eget företag. I samband med att vi visar hur man skapar ett nytt företag, går vi igenom företagsunderhållet. Vi kommer att visa hur man lägger in de uppgifter som behövs. Våra bilder visar påhittade uppgifter men du kan om du vill skriva in egna företagsuppgifter. Vi har inte i detalj beskrivit alla fält. Är det något du vill veta mer om klickar du på F1 eller väljer Hjälp för att öppna Hjälpen. I Hjälpen finns avsnitt som detaljerat beskriver alla delar i programmet. Övning Så här gör du för att skapa ett nytt företag: Klicka på texten Nytt företag i rutan Inloggning. Om du redan öppnat ett företag kan du välja Arkiv Företagsunderhåll Nytt företag. I båda fallen visas: Välj metod Skapa företag för att lägga upp ett företag från grunden. Skriv in Företagsnamn och Org.nummer (organisationsnummer). Fält som är markerade med * är obligatoriska fält. Även om organisationsnumret inte är obligatoriskt rekommenderar vi att du fyller i det för att slippa upprepade påminnelser om att organisationsnumret saknas. Du kan använda om du inte har ett riktigt organisationsnummer att lägga in. Klicka på OK när du är klar. 2-1

7 Nytt företag Programmet skapar databas och databastabeller. Det tar en stund, sedan visas: I bilden visas information om vad som händer när du skapar ett nytt företag. Läs igenom informationen och välj sedan Nästa. Steg 1 - Användare Det måste alltid finnas minst en användare registrerad i varje företag. 2-2

8 Nytt företag Övning Fyll i alla obligatoriska fält. Du kan flytta dig till ett nytt fält med Enter- eller Tab-tangenten. Det är viktigt att du lägger signatur och lösenord på minnet eftersom det annars inte går att öppna företaget. Även om du ska radera ett företag måste du ange signatur och lösenord. Det kan se ut så här när du är klar: Klicka på Nästa eller Alt + N för att komma till nästa bild. Läs texten i den gula rutan innan du klickar på Nästa för att fortsätta. 2-3

9 Nytt företag Steg 2 - Företaget De flesta inställningar du gör när du skapar ett företag kan du komplettera och ändra senare i programmets Företagsinställningar. I anslutning till en del fält har du förklarande texter i gula rutor. Mer information hittar du i programmets Hjälp som du når via tangenten F1 eller genom att klicka på tangenten Hjälp. Övning Fyll i alla fält med egna eller påhittade företagsuppgifter. Det kan se ut så här när du är klar: Gå till nästa steg genom att klicka på Nästa. 2-4

10 Nytt företag Steg 3 - Inställningar De val du gör här påverkar ditt arbete med Kalendarium och Lönekörningar. De inställningar du gör nu kan du senare ändra i programmets Företagsinställningar men inställningarna måste vara klara innan du gör första lönekörningen. Löneperiod och avvikelseperiod Övning Välj Innevarande månad som Löneperiod för alla anställda med löneformen Månadslön. Du kan också välja Föregående månad eller T o m datum. Välj Föregående månad som Löneperiod för anställda med löneformen Timlön. Du kan också välja T o m datum. Välj Föregående månad som avvikelseperiod både för alla anställda med Månadslön och Timlön. Du kan också välja T o m datum för anställda med Månadslön. För anställda som har timlön sammanfaller alltid löne- och avvikelseperioden. I Visma Lön 600 kan du välja olika löne- och avvikelseperioder för arbetare och tjänstemän. Avtalstid Med hjälp av avtalstiden beräknas timlönen för en anställd med fast månadslön. Den beräknade timlönen används till exempel för utbetalning av extra timtillägg och övertidsersättning med procent. En heltidsanställd med kr i månadslön får en beräknad timlön på 114,28 om avtalstiden är 175,00 timmar. Avtalstiden bestäms inte av 2-5

11 Nytt företag lagen utan regleras av kollektivavtal eller lokala avtal. Om ditt företag inte har någon avtalstid rekommenderar vi att du använder standardinställningen 175,00 timmar. Övning Skriv in eller välj företagets avtalstid i fältet Avtalstid. Avrundning Som standardförslag avrundas nettolönen som betalas ut till anställda Uppåt till hel krona. Fackförbund Funktionen för fackförbund används för företag som drar av fackavgiften på lönen och betalar in den till fackförbundet. Löneväxling Om ditt företag har någon form av bruttolöneavdrag till exempel för datorhyra eller pension måste du ange hur denna löneväxling ska påverka beräkning av lönetillägg, löneavdrag, semesterlön med mera. En markering i rutan innebär att all beräkning görs på månadslönen efter bruttolöneavdraget. I Utbildningsföretaget AB förekommer inga bruttolöneavdrag. Arbetstidsförkortning/arbetstidskonto I Visma Lön 600 kan du beräkna avsättning till Arbetstidsförkortning eller till Arbetstidskonto för företagets anställda. Båda alternativen regleras av kollektivavtal. Övning Markera rutan Företaget använder arbetstidsförkortning/arbetstidskonto. Dialogrutan Arbetstidsförkortning/arbetstidskonto - Inställningar öppnas. Välj Avsättningsprincip Arbetstidsförkortning och dialogen ändrar utseende. 2-6

12 Nytt företag Vilka fält som visas beror på vilken avsättningsprincip du valt. Klicka på Avbryt utan att göra några ändringar. Vi ska inte arbeta med avsättning till arbetstidsförkortning eller arbetstidskonto i Utbildningsföretaget AB. I de gula rutorna finns information om vad de olika valen i Steg 3 Inställningar innebär. I programmets Hjälp kan du läsa mer om löneperiod, avvikelseperiod, avtalstid, företagsstöd med mera. Övning Så här gör du om du vill veta mer om hur inställningarna i steg 3 kommer att påverka ditt arbete i löneprogrammet. Tryck på tangenten F1 eller välj Hjälp. Klicka på länken till avsnittet Inställningar för att läsa om alla fält i Inställningar. Om du vill skriva ut det aktuella hjälpavsnittet klickar du på Skriv ut. Stäng hjälpen när du läst klart. Gå till nästa steg genom att klicka på Nästa. 2-7

13 Nytt företag Steg 4 Semester I steg 4 Semester aktiverar du de semestervillkor du ska använda i företaget. Här anpassar du också inställningarna på semestervillkoren så att de stämmer överens med de regler ditt företag tillämpar. Semestervillkor I Visma Lön 600 finns sex semestervillkor och i Visma Lön 300 finns tre. Du väljer semestervillkor för anställda i anställningsregistret. För anställda som inte ska vara med i semesterberäkning finns alternativet Inget semestervillkor. Övning Markera semestervillkor 10 - Semesterlagen, anställd med semesterdaglön i listan och klicka på Ändra semestervillkor. 2-8 Klicka på pilen till höger i fältet Aktuell semesterårsperiod och välj semesterårsperiod för att kunna köra löner från januari 2013.

14 Nytt företag Du kan bara ändra semesterårsperiod innan du har gjort första lönekörningen. Standardförslaget i rutan Semesterlön är 12 % vilket är enligt semesterlagen. Ändra till 13 % i rutan Semesterlön. Om du klickar på den blå texten Gränsvärden för semesterdaglön fälls en dialogruta ut. Här kan du ange kollektivavtalets värden och villkor för lägsta belopp för semesterdaglön. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan. Övning Markera semestervillkor 20 Månadslön med semestertillägg + rörliga delar och klicka på Ändra semestervillkor. Klicka på pilen till höger i fältet Aktuell semesterårsperiod och välj semesterårsperiod för att kunna köra löner från januari Du kan bara ändra semesterårsperiod innan du har gjort första lönekörningen. Vi gör inga fler ändringar på detta semestervillkor. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan. Övning Markera semestervillkor 30 Säsongs-/Extraanställd med semesterersättning och klicka på Ändra semestervillkor. Ändra till 13 % i rutan Semesterersättning. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan. 2-9

15 Nytt företag I Visma Lön 600 finns ytterligare 3 semestervillkor: 21 Månadslön med semestertillägg + rörliga delar, 40 - Teknikavtalet IF Metall och 50 - Detaljhandeln. De två sista är anpassade till respektive kollektivavtal. Sätt en markering i kolumnen Aktivt om du vill använda något av dessa semestervillkor. Markera semestervillkor 21 Månadslön med semestertillägg + rörliga delar och klicka på Ändra semestervillkor. Semestervillkor 21 är en exakt kopia av semestervillkor 20. Detta ger möjlighet att ha olika semesterårsperioder eller procentsatser för olika personalgrupper. Stäng rutan utan att göra några ändringar. Markera semestervillkor 40 - Teknikavtalet IF Metall och klicka på Ändra semestervillkor Standardvärdena följer kollektivavtalets regler och behöver bara ändras om avtalet ändras. Gränsvärde för semesterdaglönen måste du alltid själv skriva in i fälten Lägsta semesterdaglön.

16 Nytt företag Stäng rutan utan att göra några ändringar. Markera semestervillkor 50 - Detaljhandeln och klicka på Ändra semestervillkor. Standardvärdena följer kollektivavtalets regler och behöver bara ändras om avtalet ändras. Gränsvärde för semesterdaglönen måste du alltid själv skriva in i fälten Lägsta semesterdaglön. Stäng rutan utan att göra några ändringar. Företagets regler för intermittent deltidsanställda Deltidsanställda som inte arbetar alla arbetsdagar kallas intermittent deltidsanställda. Omräkning till Nettosemesterdagar underlättar semesterhanteringen för intermittent deltidsanställda. Antalet semesterdagar anpassas till arbetsdagar. Läs mer i avsnittet Företagets regler för intermittent deltidsanställda i programmets Hjälp. Behåll markeringen för beräkningsmetoden Nettosemesterdagar som är programmets standardinställning. Företagets regler för förskottssemester I programmets Hjälp finns ett avsnitt med förklarande exempel om vad förskottssemester innebär. Gå till nästa steg genom att klicka på Nästa. 2-11

17 Nytt företag Steg 5 Utbetalning Om du bara vill skriva ut en lista med de anställdas löner markerar du Banklista och fyller i fälten Vårt clearingnr och Vårt kontonr. Listan kan eventuellt skickas/faxas till banken eller användas som underlag om du själv för över lönerna via internetbanken. Vi ska göra inställningar för att skapa en bankfil som ska skickas via internet. Övning Markera Export till bankfil för att kunna skapa en fil på löneutbetalningen. Klicka på pilen till höger i fältet Bankfil för och välj Övriga banker och Bankgirot. Välj LB-format och skriv in företagets bankgiro i fältet Vårt Bankgironr. Tjänsten LB, leverantörsbetalningar är samma rutin som kan användas för utbetalning av leverantörsbetalningar. Om du inte har ett riktigt bankgironummer kan du använda

18 Nytt företag Skriv adressen till bankens hemsida i fältet Sökväg. Det kan se ut så här när du är klar: Gå till nästa steg genom att klicka på Nästa. 2-13

19 Nytt företag Steg 6 Bokföring I steg 6 ska du välja typ av kontoplan och eventuellt ändra de bokföringskonton som är valda som standardförslag. Övning Ändra Uppbokning av semesterskuld från 12,00 % till 13,00 % både i fältet Arbetare och i fältet Tjänstemän. En preliminär uppbokning med 13 % på all utbetald semestergrundande lön kommer att göras på lönekörningens bokföringsunderlag. Eftersom vi valde 13 % för beräkning av semesterlön för semestervillkor 10 - Semesterlagen, anställd med semesterdaglön är det lämpligt att använda minst samma procentsats för uppbokningen av semesterskulden. Uppbokningen är ingen exakt semesterberäkning för alla anställda. Du får en mer exakt beräkning av semesterskulden om du skriver ut Semesterskuldlistan. Välj Bas 2012 i fältet Kontoplan. Man kan antingen välja Bas 96 eller Bas Företag som använder någon typ av EU-baskontoplan ska välja Bas När du valde Bas 2012 som kontoplan fick du förslag på bokföringskonton. Kontona hämtas från registret kontoplan i löneprogrammet. Registret innehåller bara konton som är aktuella när man bokför sådant som har med löner att göra. Man kan byta ut konton och man kan lägga till egna konton. 2-14

20 Nytt företag Övning Gör så här för att byta standardkontot för checkräkning mot ett nytt konto: Ställ dig i fältet Checkräkningskonto och klicka på registerknappen till höger i fältet. Klicka på Ny. Klicka på OK. Skriv 1950 i kolumnen Konto och Handelsbanken i kolumnen Benämning. Klicka på Spara för att spara det nya kontot i registret Kontoplan. Det nya kontot väljs automatiskt i det aktuella fältet. Gå till nästa steg genom att klicka på Nästa. 2-15

21 Nytt företag Steg 7 Snabbval De val du gör i sista steget påverkar vilka lönearter programmets Snabbval kommer att föreslå. Övning Klicka på Hjälp eller tangenten F1 för att läsa om vad de olika alternativen innebär. Vi behåller standardinställningarna. Klicka på Slutför när du är klar. 2-16

22 Nytt företag I bilden kan du läsa att det är dags att registrera anställda men innan vi gör det ska vi titta på ytterligare några företagsinställningar. Företaget är upplagt och alla obligatoriska fält är ifyllda men det är ytterligare uppgifter som måste registreras innan du kan göra en lönekörning. Övning Läs noga igenom ovanstående förslag till arbetsgång innan du går vidare. Klicka på Skriv ut för att skriva ut arbetsgången. Klicka på OK. 2-17

23 Nytt företag 2-18

24 Företagsinställningar Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. Företagsinställningar Du har redan gått igenom och gjort inställningar på Företaget, Inställningar, Semester, Utbetalning och Bokföring. Utskrifter m m Övning Välj Utskrifter m m i listan till vänster. Behåll utskrift till Blankt papper. Du kan också välja Blk 14, en självförslutande datapostblankett som du kan köpa hos Visma Spcs AB. Välj Enkel lönespecifikation. Skriv 0 i fältet Antal kopior förutom originalet om du inte vill ha kopior på lönespecifikationerna. 3-1

25 Företagsinställningar Övning Gör så här för att hämta Övningsbolagets företagslogotyp: Markera Skriv ut företagslogotyp. Mappen Bilder öppnas. Mappen som är tom skapas automatiskt när man lägger upp ett nytt företag. I fältet Leta i väljer du den mapp där din företagslogotyp är sparad. Klicka på pilen till höger i fältet Leta i och byt till mappen Bilder under Övningsbolagets företagsmapp. 3-2

26 Företagsinställningar I Övningsbolagets bildmapp ligger både bilder på anställda och logotypen. Markera Logo.bmp och klicka på knappen Öppna. När du klickar på knappen Öppna för att hämta bildfilen, sparas den automatiskt i mappen Bilder. Markera Anställningsnr för Sortering av anställda i listor och på utskrifter. Den sorteringsordning du väljer används alltid som standardförslag när du arbetar med anställda i olika register och när du gör utskrifter som berör anställda. Det kan se ut så här när du är klar: 3-3

27 Företagsinställningar Import/Export Välj Import/Export i listan till vänster. Ta bort markeringen i Använder Mitt lönebesked i Visma Stämpla. Vi gör inga andra ändringar i detta fönster. Med programmets standardinställningar kan vi skapa en SIE-fil på lönekörningens bokföringsunderlag, skapa en fil till Skatteverket på arbetsgivardeklarationen och skapa en fil till Fora AB på arbetares löner. Vi kan också välja sökväg för fil till Collectum. Detaljerad information får du om du trycker på F1 eller väljer Hjälp. 3-4

28 Företagsinställningar Helgdagar m m Välj Helgdagar m m i listan till vänster. Här visas ett standardförslag för vilken arbetstid som ska gälla för helgdagar, dag före helgdag m m för heltidsanställd personal. När du skapar arbetsscheman för personalen kan du välja om schemat ska ta hänsyn till helgdagsschemat eller inte. Övning Ställ dig i kolumnen Antal arbetstimmar, på Skärtorsdag och klicka på pilen till höger i fältet. Byt från Full tid till 6 timmar. Ändra övriga dagar som ska ha ett annat antal arbetstimmar än programmets standardförslag. Anteckningar anställda Välj Anteckningar anställda i listan till vänster. 3-5

29 Företagsinställningar Det finns fyra färdiga rubriker i listan som du kan ta bort eller ändra. Du kan också lägga till egna rubriker. Du kan byta ordning på rubrikerna i listan genom att markera den rubrik du vill flytta och klicka på knappen Ner eller Upp eller högerklicka på rubriken och välja Flytta upp rad eller Flytta ner rad i den meny som visas. Övning Ställ dig på en tom rad och skriv Anhöriga. Alla rubriker visas i anställningsregistret flik 7 Anteckningar. Där kan du göra anteckningar om de anställda, fördelade under de olika rubrikerna. Snabbval Välj Snabbval i listan till vänster. Knappen Ändra snabbvalsinställningar är gråmarkerad. Vilka snabbvalsinställningar du kan göra beror på vilka inställningar de anställda har i fälten Personalkategori och Löneform under Register Anställda. Du kan därför inte ändra i snabbvalsinställningarna innan du registrerat några anställda i anställningsregistret. När du registrerat alla anställda kan du på nytt välja Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar Snabbval och ändra inställningarna. Klicka på knappen Spara för att spara alla förändringar och kompletteringar. Fönstret Företagsinställningar stängs. 3-6

30 Register Register I programmet finns ett antal register. I en del register finns redan registrerade data, andra register är tomma. I de register som innehåller data kan du ändra, ta bort och lägga till poster. Du kan öppna några register från Förstasida Register och övriga register från navigeringsfönstret till vänster i bilden eller från menyn Register. Anställda Registret är tomt i ett nytt företag, här registrerar du alla anställda. Arbetsscheman Det finns fem färdiga scheman som du kan använda för företagets anställda. Du kan lägga till obegränsat antal arbetsscheman. Lönearter Det finns drygt 220 standardlönearter i Visma Lön 300. I Visma Lön 600 finns det drygt 350 standardlönearter. Att det finns så många fler i Visma Lön 600 beror på att programmet är anpassat för kollektivavtalen Teknikavtalet IF Metall och Detaljhandeln. Dessa avtal kräver specifika lönearter. Du kan ändra men inte ta bort standardlönearter och du kan lägga till egna lönearter. Ackumulatorer I programmets ackumulatorer samlas alla data från lönekörningar. Informationen i ackumulatorerna används för att skapa kontrolluppgifter, för Fora-beräkning, för semesterberäkning med mera. De används också på många rapporter. Det är kopplingen mellan lönearterna och ackumulatorerna som avgör i vilka ackumulatorer informationen sparas. De cirka 130 ackumulatorer som är standardackumulatorer går inte att ta bort. Du kan skapa egna ackumulatorer t.ex. genom att använda en standardackumulator som kopieringsunderlag för en ny ackumulator. 4-1

31 Register Bokföring - Konton Det finns drygt 100 bokföringskonton för bokföring av sådant som har med personal och löner att göra i den kontoplan som skapades när du valde kontoplanstyp. Om du markerade att du ska bokföra anställdas löner på resultatenhet och projekt finns ytterligare två register i listan i navigeringsfönstret. Ett för Resultatenheter och ett för Projekt. Arbetsscheman Välj Register Arbetsscheman. Du kan ändra de arbetsscheman som finns innan de använts på någon anställd i en lönekörning. Du bör välja arbetsschema på all personal som arbetar regelbundet, därför bör du skapa arbetsscheman för alla varianter av arbetstid som förekommer på ditt företag. 4-2

32 Register Övning Klicka på Ny eller välj Ctrl-N för att skapa ett nytt arbetsschema. Skriv Deltid 50% 3 dagar/2 dagar per vecka i fältet Arbetsschema. Välj Schemalagd arbetstid i fältet Typ av arbetsschema. För anställda som inte har någon fast arbetstid väljer du schema av typen Ej schemalagd arbetstid I fältet Gäller fr o m skriver du Startdatum för arbetsschemat måste vara en måndag. Även om du inte ska köra löner från tidigare år är det viktigt att ange korrekt datum bakåt i tiden eftersom programmet beräknar genomsnittlig sysselsättningsgrad för anställda som har bytt arbetsschema, och därmed även sysselsättningsgrad, under intjänandeåret för semestern. Klicka på pilen till höger i fältet Antal veckor i perioden och byt till 2. Skriv in 8 timmars arbetstid måndag till onsdag Vecka 1 och 8 timmar onsdag och torsdag i Vecka 2. Programmet beräknar Genomsnittlig veckoarbetstid. Skriv 40,00 timmar i fältet Veckoarbetstid vid heltid. 4-3

33 Register Programmet kan nu beräkna Aktuell sysselsättningsgrad för det nya arbetsschemat. I fältet Veckoarbetsdagar vid heltid får du automatiskt förslag på 5,00 dagar. Om du markerat Nettosemesterdagar i Företagsinställningar för Semester och valt ett schema på en anställd med färre dagar än företagets heltid kommer programmet automatiskt att räkna om den anställdes semesterdagar från bruttodagar till nettodagar. Inställningen visas inte om du markerat Bruttosemesterdagar i företagsinställningarna. Behåll markeringen för Tag hänsyn till helgdagar och övriga korta/lediga dagar. Om du inte vill att arbetsschemat ska hämta arbetstider för dessa dagar från företagsinställningarna tar du bort markeringen. På anställda vars arbetsschema inte tar hänsyn till helgdagar måste du reglera arbetstiden för helgdagar och övriga korta dagar direkt i kalendariet. Det kan se ut så här när du är klar: Klicka på Spara. 4-4

34 Register Register Lönearter Välj Register Lönearter. Lönearterna är grupperade efter typ och användningsområden. Klicka på F1 och sök efter dokumentet Intervall i löneartslistan för att läsa mer om grupperingen. De flesta företag klarar sig med programmets befintliga lönearter. Lönearterna följer lagar, generella regler och praxis på arbetsmarknaden men är inte anpassade till alla kollektivavtal. Ändra löneart Om ditt företag har ett annat beräkningssätt än det som finns i befintliga lönearter kan du ändra på standardlönearterna. Övning Det finns en standardlöneart för 75 % övertid för anställda med fast månadslön. Utbildningsföretaget AB betalar inte 75 % utan 70 % i övertidsersättning. Vi ska därför ändra standardlönearten. Ställ dig på löneart 1115 Övertid 2 månadsavlönad 75%. Ändra till Övertid 2, månadsavlönad 70% i fältet Benämning. 4-5

35 Register Ändra i fälten Beräkningsformel till GrundtimlönMånadsavlönad * 0,70 både för 2012 och Övriga uppgifter behöver inte ändras. Så här ser det ut på flik 1 Grunduppgifter när du är klar: På fliken Övriga uppgifter som bara finns i Visma Lön 600 behöver du inte göra några ändringar. Byt till fliken Egna inställningar. Det är flik 3 i Visma Lön 600 och flik 2 i Visma Lön 300. Kopiera texten i rutan Beskrivning till rutan Egna anteckningar Ändra sedan texten så att den stämmer med den ändrade lönearten. 4-6

36 Register Det kan se ut så här när du är klar: Klicka på Spara för att spara ändringarna. Om du behöver lönearter som det inte finns någon motsvarighet till kan du skapa egna lönearter. Du kan skapa en ny löneart genom att klicka på knappen Ny eller använda Ctrl-N, men det bästa sättet att skapa egna lönearter är att kopiera en standardlöneart som är av samma typ som den du vill skapa. Det spelar ingen roll om du står i listläge eller kortläge när du ska skapa en ny löneart eller kopiera en löneart. Register Anställda Vi ska registrera fyra anställda i Utbildningsföretaget AB. På så sätt får du exempel på olika kategorier av anställda. Du kan sedan om du vill registrera fler anställda på egen hand. Anställd Siw Eriksson Först ska vi registrera Siw Eriksson som är tjänsteman och företagsledare. 4-7

37 Register Övning Välj Register Anställda. Listan är tom eftersom det inte finns några anställda registrerade. Klicka på knappen Ny eller välj Ctrl-N. 4-8

38 Register Flik 1 Grunduppgifter Du får förslag på 001 i fältet Anställningsnr. Ändra till 101. Du kommer nu att få förslag på 102 när du registrerar nästa anställd osv. Eftersom fältet är alfanumeriskt, kan du använda både bokstäver och siffror. Anställningsnumret går att ändra även sedan du börjat registrera löner. Fält markerade med * är obligatoriska fält som måste fyllas i innan du kan arbeta med kalendariet eller skapa lönespecifikationer för den anställde. Se till att rutan framför Visa informationstexter uppe till höger i bilden är markerad när du registrerar anställda. Då får du viktig information om en del inställningar på några av flikarna. Vill du veta mer klickar du på F1. Om du inte har tillgång till anställningsuppgifter kan du skriva in dina egna personuppgifter, hitta på uppgifter eller använda de uppgifter vi har lagt in. Du får en varning om du skriver in ett felaktigt personnummer. Fyll i alla namnfält, personnummer och alla adressfält. Uppgifterna används bland annat när du skriver ut lönespecifikationer och kontrolluppgifter. Så här kan det se ut när du fyllt i alla uppgifter på flik 1 Grunduppgifter: 4-9