Varför blir det fel vid semesterberäkning?

Transkript

1 Varför blir det fel vid semesterberäkning? 1. För några anställda stämmer inte semesterberäkningen. Hur felsöker jag? 2. En anställd kommer inte med i semesterberäkning, varför? 3. Varför blir semesterlönen per dag orimligt hög för vissa anställda? 4. Jag har gjort semesterberäkningen klar, men har nu upptäckt att det blivit fel på vissa anställda. Vad gör jag? 5. En av mina anställda har varit sjuk hela året. Ändå beräknar programmet att han ska få 25 nya dagar. Varför? 6. Jag får inte med alla transaktioner i beräkningen, vad kan det bero på? 7. Flera personer kommer med på semesterberäkningen trots att de får sin semesterersättning utbetald vid varje lönetillfälle. Hur får jag bort dem? 8. Jag ska göra semesterberäkning men det är blankt när jag kommer in på den första anställde under Kontrollera och godkänn varje person varför? 9. Programmet hittar inte föregående år? 10. Tycker du att det är svårt att tyda vad loggen under semesterskuld/semesterberäkning säger? 1. För några anställda stämmer inte semesterberäkningen. Hur felsöker jag? Om du misstänker att semesterberäkningen inte stämmer, börja då med att kontrollera: inställningar på lönearterna under semesterfliken, exempelvis typ av frånvaro, typ av inkomst och typ av enhet. datum i personalhistoriken under menyn Analys - Personalhistorik, sök på stor tidsperiod, exempelvis till anställningsdatum. separat anställningsdatum för semesterhantering, om annat än ordinarie anställningsdatum. att rätt datum är löneberett på transaktionerna under menyn Analys - Historik. att den anställde har en semesterrätt i anställdaregistret. När du gjort semesterberäkning (Endast lista), klicka på knappen Visa logg i beställningsbilden. I loggen kan du se hur programmet har beräknat semestern. Förklaringar till loggen finns längst ner i detta dokument. 2. En anställd kommer inte med i semesterberäkning, varför? Kontrollera om personen fått slutlön via programmets slutlönefunktion. Gå in under menyn Register - Registervård och avmarkera slutlön och prova igen. 3. Varför blir semesterlönen per dag orimligt hög för vissa anställda? Anledningen till detta kan vara att semestergrundande inkomst inte står i proportion till arbetade timmar. Detta problem kan även uppkomma om den anställde fått provision eller bonus som påverkar den semestergrundande inkomsten men inte den arbetade tiden. Har den anställde semestergrundande frånvaro ska den semestergrundande inkomsten räknas upp med frånvarobeloppet. När programmet räknar fram frånvarobeloppet använder det sig av semestergrundande inkomst och arbetade timmar för att räkna ut en snittlön per timme. Snittlönen multipliceras därefter med antalet frånvarotimmar. 1

2 Om den semestergrundande inkomsten inte står i proportion till arbetade timmar innebär detta att snittlönen blir orimligt hög vilket i sin tur påverkar semesterlönen. I semesterskuldsloggen (förklaringar till loggen finns längst ner i detta dokument) kan du lätt se om det är den semestergrundande inkomsten, den arbetade tiden eller frånvarotimmarna som är fel. Har du orimligt antal på den arbetade tiden, kontrollera att du har korrekta datum på transaktionerna som visar arbetade tiden under menyn Analys - Historik. Har du felaktigt belopp på den semestergrundande inkomsten kontrollera inställningarna på lönearterna, fliken Semester. De ersättningar som ska vara underlag för beräkning av semesterlön måste ha inställningen Semestergrundande ersättning/avdrag i fältet Typ av inkomst. Om du har en ersättning, som inte ska vara semesterlönegrundande, får du se till att det inte är inställt att den aktuella lönearten är underlag för semesterlönegrundande ersättning under löneartens semesterflik. Skulle lönearten vara inställd på att vara semesterlönegrundande, tar du bort inställningen. Ändringen slår då igenom direkt. 4. Jag har gjort semesterberäkningen klar, men har nu upptäckt att det blivit fel på vissa anställda. Vad gör jag? Om det är ett allmänt fel, exempelvis i beräkningen av semesterlön eller semesterdagar för en kategori eller dylikt, är det oftast enklast att återläsa en säkerhetskopia (Arkiv Säkerhetskopiering - Återkopiering) och göra om semesterberäkningen. Det är viktigt att du tänker efter när du tog säkerhetskopian (datum och klockslag ser du bredvid filnamnet i ditt program). Vad har du gjort efter att kopian togs? Var det bara den felaktiga semesterberäkningen så kan du återläsa den utan problem. Har du däremot gjort ytterligare semesterberäkningar för andra kategorier och semesteravtal ska du komma ihåg att du backar tillbaka databasen till hur det såg ut exakt vid det tillfälle säkerhetskopian togs. Gäller felet en enstaka anställd och du enkelt på manuell väg kan räkna ut hur mycket semesterlön personen ska ha, är det enklaste att låta programmet lägga in det felaktiga antalet dagar eller belopp och att du sedan går in i anställdaregistret och ändrar manuellt i efterhand. 5. En av mina anställda har varit sjuk hela året. Ändå beräknar programmet att han ska få 25 nya dagar. Varför? När en person är frånvarande (sjuk, föräldraledig, tjänstledig osv) måste du bereda in frånvaron med datum. Kontrollera i den anställdes historik (Analys - Historik) att alla perioder med frånvaro har löneberetts med datum och att datumen är korrekta. En vanlig orsak till problemet ovan är att frånvarolönearten är inställd som återkommande och att det sedan glömts bort att ändra datum på lönearten i löneberedningen. Har du missat att registrera datum eller att samma månads datum ligger som avräknad under hela året behöver du göra en justering. Ett alternativ är att använda samma frånvarolöneart som du använt under året tidigare exempelvis Föräldraledig hel månad och göra en totalregistrering för alla frånvarodatum som missats under året. Glöm inte att ta bort avdragsbeloppen i beredningen så att programmet inte försöker göra avdrag igen för en frånvaro som redan dragits från lönen tidigare. 1. Kontrollera före justeringen hur det ser ut, dvs. hur programmet har tolkat den felaktiga beredningen. Titta på loggen för semesterskulden. 2. Säkerhetskopiera. 3. Bered in justeringen och avräkna. 4. Återvänd till semesterskulden och titta igen på loggen om felet har rättats till enligt ditt önskemål. 2

3 Gäller felet en enstaka anställd och du enkelt på manuell väg kan räkna ut hur många semesterdagar personen ska ha så är det absolut enklast att låta programmet lägga in de felaktiga dagarna och att du sedan går in i anställdaregistret och ändrar manuellt i efterhand. 6. Jag får inte med alla transaktioner i beräkningen, vad kan det bero på? När programmet genomför sin beräkning utgår den från den löneperiod transaktionerna är avräknade inom. Det kan ha blivit fel löneperiod på någon av utbetalningarna under året. Har du däremot markerat Läs transaktioner i första hand på from/tom datum, kommer transaktionerna med. Kontrollera vilken löneperiod du har angivit för ett specifikt utbetalningsdatum via menyn Analys - Historik. Börja med att visa kolumnerna Periodstart och Periodslut genom att klicka på knappen Inställningar och markera rutan Visa på dessa kolumner. 7. Flera personer kommer med på semesterberäkningen trots att de får sin semesterersättning utbetald vid varje lönetillfälle. Hur får jag bort dem? Titta i anställdaregistret på semesterfliken vilket semesteravtal som du angett på personen. Om personen i fråga inte ska vara med i semesterberäkningen ska avtal nr 16 Semesterförmåner beräknas ej vara valt. 8. Jag ska göra semesterberäkning men det är blankt när jag kommer in på den första anställde under Kontrollera och godkänn varje person - varför? När du kommer in på den första anställde i semesterberäkningen måste du trycka på Enter för att programmet ska hämta värden från anställdaregistret och transaktioner. 9. Programmet hittar inte föregående år? Access För att löneprogrammet ska kunna göra semesterberäkningen korrekt så behöver den kunna hämta information både från innevarande och föregående år. Under menyn Arkiv - Inställningar och knappen Avancerade inställningar, lägger du upp kopplingen till föregående års databas. SQL Föregående år måste ligga i samma mapp som innevarande år för att löneprogrammet ska hitta uppgifterna från föregående år. 3

4 10. Tycker du att det är svårt att tyda vad loggen under semesterskuld/semesterberäkning säger? Nedan hittar du förtydliganden som vi gjort på Semesteravtal 4, Månadslön med semestertillägg + rörliga lönedelar. 4

5 5