Fast utbetalning av semestertillägg

Transkript

1 Fast utbetalning av semestertillägg Om du betalar ut semestertillägg en gång per år (oftast i juni) till anställda med fast månadslön, kan du använda dig av funktionen Fast utbetalning av semestertillägg. Fast utbetalning av semestertillägg går enbart att använda en gång per semesterår och anställd. Observera att innan du påbörjar rutinen är det några saker som är viktiga att tänka på/göra: Funktionen kan inte användas om du har gjort manuella ändringar i anställdaregistret efter semesterberäkningen gällande semesterdagar och till vilken sysselsättningsgrad de är intjänade. Detsamma gäller om du manuellt har ändrat den rörliga semesterlönen i P5 eller i det fält där du sparat det i. Funktionen gör en ny semesterberäkning och kommer inte ta hänsyn till manuella ändringar. Har du Innevarande år som intjänandeår kommer ersättningen för de intjänade semesterdagarna att reduceras med redan fast utbetald semestertillägg (se sida 6). Har du betalat ut semestertillägg innan du gör Fast utbetalning av semestertillägg kommer programmet inte känna av detta då programmet tittar inte på transaktioner utan gör en ny semesterberäkning. Funktionen kan inte användas på följande semesteravtal: Avtal 8 - Procent på intjänad lön Avtal 11 - Procent på intjänad lön, dagar beräknas ej Avtal 12 Teknikavtalet Metall, beräkning på medeltimlön Avtal 14 - Detaljhandelsavtalet, procent på intjänad lön, månadslön Avtal 18 Sammalöneprincipen Avtal 19 Sammalöneprincipen + rörliga lönedelar Inställningar Det är viktigt att du tar en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Fast utbetalning av semestertillägg. Börja med att gå in under menyn Arkiv Inställningar knappen Avancerade inställningar fliken Säkerhetskopiering för att kontrollera att rutan Jag vill använda automatisk säkerhetskopiering är markerad och om den är det kontrollerar du även att rutan Fast utbet sem ersättning är markerad. 1

2 För att kunna använda funktionen Fast utbetalning av semestertillägg måste du göra inställningar under menyn Arkiv - Inställningar fliken Semester. Du markerar rutan Vi tillämpar fast utbetalning av semestertillägg. En fast utbetalning av semestertillägg för 20 semesterdagar ligger som standard i programmet. Övningsföretagets Löneart 501 Uttag betald sem, tjm används vid semesteruttag upp till 20 dagar för att räkna ner de anställdas betalda dagar i anställdaregistret. Löneart 510 Semestertillägg 0,8 %, tjm används för att reducera semesterdagarna samt betala ut semestertillägget för dagarna som ligger utöver den fasta utbetalningen, det vill säga de återstående fem dagarna vid en semesterrätt på 25 dagar. I Övningsföretaget finns även en löneart 512 Semtillägg 0,8 %, eng-utbet, som du kan använda dig av vid utbetalning av semestertillägget. Den löneart som du använder får inte räkna ner betalda dagar. Lönearten får inte heller ha någon formel eftersom själva funktionen räknar fram vad som ska utbetalas. Om du har en formel på lönearten, kommer programmet att säga ifrån. Betalar du även ut rörliga lönedelar kan du använda dig av Övningsföretagets löneart 513 Rörlig del engutb. När det är dags att betala ut det fasta semestertillägget går du in under menyn Verktyg - Semesterrutiner och markerar Fast utbetalning av semesterersättning. 2

3 Intjänandeår Ange intjänandeår. Om de anställda tjänar in sin semester året innan den tas ut, ska du markera Föregående som intjänande år. Tjänar de anställda in sin semester samma år som den ska tas ut markerar du Innevarande som intjänandeår. Urval av anställda Väljer du ingenting i fältet Anställningsnummer, kommer samtliga anställda med. Du kan också göra ett urval av en viss Kategori av anställda. För anställda med avvikande antal semesterdagar för fast utbetalning kan du ha inställning per urvalskategori. Ta med anställda som slutat Vill du även beräkna personer med avgångsdatum i anställdaregistret, markerar du ruta Ta med anställda som slutat. Personer som fått slutlön, det vill säga slutlönefunktionen i löneberedningen har använts, kommer inte med. För att få med även dessa måste du gå in under menyn Register - Registervård och välja Avmarkera slutlön för de aktuella anställda. Intjänandeperiod Ange vilken period som motsvarar Intjänandeår. Funktionen Fast utbetalning av semesterersättning kontrollerar hur många semesterdagar som den anställde har tjänat in under angiven period. Läs transaktioner Om du beräknar själva semesterersättningen efter annan tidsperiod än intjänade semesterdagar anger du dessa datum här. Visa beräkningsunderlag Markera Visa ber-underlag om du vill kunna se och justera de lönearter som ligger till grund för din beräkning. Är det någon löneart som saknas i beräkningsunderlaget kan du temporärt lägga till den i inmatningsfältet. Observera att om du vill att lönearten normalt ska ingå och visas i beräkningsunderlaget, ska du komplettera lönearten med aktuell information under fliken Semester i löneartsregistret. Anställningsdagar under intjänande året Programmet räknar ut antalet dagar utifrån intjänandeperioden. Dessa dagar kan variera från person till person med tanke på deras frånvaro och anställningsdatum. 3

4 Månadslön heltid finns i personligt fält Här anger du det personliga fält som innehåller Månadslön heltid i anställdaregistret, vanligen P2. Månadslönen används för att beräkna det fasta semestertillägget för intjänade semesterdagar. Klicka OK när du har fyllt i alla uppgifter. Utbetalning till löneart Semesterersättning, ange vilken löneart som ska användas för utbetalningen. Lönearten får inte räkna ner Betalda dagar i anställdaregistret och inte heller ha någon formel eftersom själva funktionen räknar fram vad som ska utbetalas. Rörlig semesterlön, betalar du även ut rörliga lönedelar anger du en löneart för denna engångsutbetalning. Anger du samma löneart för semestertillägg och rörlig lön kommer beloppet att slås ihop och hamna på en rad i löneberedningen. Om du inte anger någon löneart för rörlig lön kommer enbart semestertillägg på fast månadslön att betalas ut och redovisas på en rapport som skrivs ut. Sem-ers på fast månadslön, intjänade dagar Ange vilket procenttal som gäller för det fasta semestertillägget (0,8 %). Sem-ersättning på rörliga lönedelar (Tjm-avtal) Ange procentsatsen för rörliga delar baserat per semesterdag (0,5 %). Ange i förekommande fall procentsats för anställda med VI/Metall (Semesteravtal nr 10) samt uppräkning av helglön. Vill du se delsummor per sida markerar du alternativet Delsummor per sida. Klicka på OK. 4

5 Efter genomförd beräkning av semestertillägget/rörlig lön får du en rapport över själva beräkningen. På rapporten skrivs de anställda ut efter anställningsnummer. Exempel: Erik Åkerlund har en månadslön på kr. Den rörliga semesterlönen per dag är enligt den gjorda semesterberäkningen 16,10 kr. Rapporten räknar enligt formeln (-(P1-P6)*0.046)+((P2-P6)*0.054*SB). Semestertillägget för 20 dagar blir 20 * 199,20 = 3984 kr. Den rörliga delen blir 20 * 16,10 = 322 kr. Om du vill kan du skriva ut listan. När du klickar på Stäng i ovanstående bild, visas följande fråga: 5

6 Väljer du att uppdatera löneberedningen kommer ersättningarna att löneberedas per automatik. Hur påverkar fast utbetalning av semestertillägg övriga semesterrutiner? Efter att du har genomfört rutinen Fast utbetalning av semestertillägg och uppdaterat löneberedningen kommer informationen att lagras i databasen och användas av funktionerna Semesterskuld, Slutlön och Utbetalning av överskriden semester i samband med semesterberäkningen. Om du har Föregående år som intjänandeår för semester kommer ersättningen för betalda dagar i anställdaregistret att reduceras med den redan fast utbetalda semesterersättningen när du använder funktionerna Semesterskuld och Slutlön. Även funktionen Utbetalning av överskriden semester som kan användas i samband med semesterberäkning, kommer att kontrollera den anställdes överskridna kvarvarande dagar mot databasen för att stämma av om fast utbetalning har skett. Observera att du, efter att du kört funktionen Fast utbetalning av semestertillägg, lägger tillbaka 5,4 % i de två översta fälten samt att du markerar Reducera semesterskulden med tidigare utbetald semesterersättning. Denna reducering visas på loggen enligt nedan bild. Har du däremot Innevarande år som intjänandeår kommer ersättningen för de intjänade semesterdagarna att reduceras med redan fast utbetald semestertillägg när du använder funktionerna Semesterskuld och Slutlön. Hur håller jag reda på personalens uttagna semesterdagar? I samband med uttag av semester använder du löneart 501 Uttag betald semester för att räkna ner betalda dagar i anställdaregistret. 6