Semesteravtal 23, Visita

Transkript

1 Semesteravtal 23, Visita Kollektivanställd som faller inom ramen för Visitas avtal ska före sin huvudsemester erhålla det belopp som motsvarar mellanskillnaden mellan ordinarie lön och semesterlön. Med ordinarie lön avses grundlön utan tillägg eller avdrag. Då avtalet säger att semestern ska förläggas om fyra veckor under huvudsemestern gör vi beräkningen av semestertillägget utefter det att semesterperioden sträcker sig längre än 14 kalenderdagar, det vill säga med jämförelse mot avdrag per kalenderdag. Gällande uttag av semester förutsätter vi att samma antal semestertillägg som betalda dagar är uttagna vid semesterårets slut. Programmet kontrollerar om anställningstiden överstiger 365 dagar och den anställde har rätt till lägsta semesterlön per dag. Programmet jämför anställningsdatum mot intjänandeperiodens till och med datum. Om du har angivit ett separat anställningsdatum för semesterhantering på en anställds semesterflik i anställdaregistret så jämför programmet mot det datumet istället för anställningsdatum. Inställningar Under fliken Allmänt namnger du fältet P12. P-fältet används i samband med semesterberäkningen för att spara värdet för respektive anställds semestertillägg/dag. 1

2 Anställda Under fliken Semester finns ett semesteravtal, 23 Visita, att välja. Det är anpassat för medlemmar inom hotell- och restaurangbranschen och medlemsföretag inom Visita. Utöver fälten för betalda, obetalda och förskottsdagar finns, på semesterfliken, två fält för antal intjänade betalda semesterdagar med semestertillägg respektive antal uttagna semestertillägg; Sem-tillägg och Uttagna. Sem-tillägg innehåller antal kvarvarande intjänade betalda semesterdagar som berättigar till semestertillägg och fältet Uttagna innehåller antal utbetalda semestertillägg. Löneart Enligt Visitas kollektivavtal ska du, före huvudsemestern, betala ut så många semestertillägg som varje anställd planerar att vara ledig. För att kunna göra det behöver du lägga upp en löneart som på semesterfliken har inställt att antal semestertillägg ska räknas ner vid definitiv avräkning. 2

3 På fliken Semester markerar du att lönearten ska räkna ner antal semestertillägg enligt Visita. På löneartens formelflik anger du det P-fält, där du sparat Semestertillägg/dag, som pris. Det är fältet Sem-tillägg under fliken Semester i anställdaregistret som minskar med samma antal semestertillägg som betalats ut. Nedräkningen sker i samband med definitiv avräkning. I fältet Uttagna ser du hur många semestertillägg som har betalats ut. 3

4 Löneberedningen Du kan välja att visa antalet kvarvarande semestertillägg/dag i informationsrutan Anställd genom att högerklicka i det gula fältet, välj kolumnurval, markera raden semestertillägg_semesterdagar och flytta raden till önskad plats med knapparna. Du kan välja att namnge raden till något annat. I exemplet har vi valt Semestertillägg/dag Visita. Semesterberäkning Nedan följer en checklista du bör följa när det är dags för semesterberäkningen: 1. Definitiv avräkning av aprils löner med mars avvikelser När avvikelserna för mars är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när aprils lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. 2. Viktiga inställningar inför semesterberäkningen Det är viktigt att du är konsekvent hur du anger datum vid semesterberäkning. Ta fram underlagen från förra årets semesterberäkning och kontrollera vilka datum som användes då. Behöver du hjälp med datumangivelserna kan du läsa vårt dokument om detta genom att klicka här» Det finns en hel del inställningar i programmet som påverkar semesterberäkningen. Vi har samlat alla inställningarna i separata dokument. Läs mer om inställningar på nedan länkar. Läs om inställningar under menyn Arkiv Inställningar fliken Semester genom att klicka här» Läs om allmänna inställningar i semesterberäkningen genom att klicka här» 3. Semesterskuldlista för Skriv ut en semesterskuldlista per 31 mars med datum innan du börjar med semesterberäkningen. Läs om rutinen Semesterskuld genom att klicka här» 4

5 4. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia ska tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. Läs om inställningar för automatiska säkerhetskopior genom att klicka här» Läs om manuella säkerhetskopior genom att klicka här» 5. Semesterberäkning Avtal 23, Visita för Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj att semesterberäkna enligt semesteravtal 23, Visita. Lönearter för beräkningsunderlag ser du genom att markera rutan Visa underlag. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: 5

6 När du har kontrollerat att rätt lönearter ligger till grund för beräkningen anger du aktuella inställningar. Fyll i procentsats, lägsta semesterlön per dag enligt avtalet samt ange i vilka P-fält du vill presentera semesterlön/dag och semestertillägg/dag. Semesterberäkningens principer Räknar ut antal intjänade semesterdagar, sysselsättningsgrad samt semesterlön per dag. Semesterdagar Formel: Antal anställda dagar under året/ möjliga anställda dagar * semesterrätten Vid semesterberäkningen för perioden tittar programmet hur många anställda dagar varje person har samt huruvida det förekommer någon ej semestergrundande dagar under året. Sysselsättningsgrad Programmet räknar ut den genomsnittliga sysselsättningsgraden under året utifrån personalhistorikens uppgifter. Semesterlön per dag De uppgifter som programmet behöver för att göra en korrekt semesterberäkning är: Semestergrundande inkomst Arbetade timmar Semestergrundande frånvarotimmar Intjänade semesterdagar (se ovan beräkning) Genomsnittlig sysselsättningsgrad (se ovan beräkning) Formel: Semestergrundande inkomst + Frånvarobelopp*0,1272= semesterlön Frånvarobelopp = genomsnittlig timlön* Semestergrundande frånvarotimmar Semesterlön/Intjänade semesterdagar = Semesterlön per dag Programmet gör en kontroll mot lägsta semesterlön per dag. Kontrollen görs med hänsyn till den genomsnittliga sysselsättningsgraden. 6

7 Semesterlön vs semestertillägg per dag Om semesterlönen per dag är högre än den genomsnittliga ordinarie lönen per kalenderdag redovisas mellanskillnaden i det angivna personliga lönefältet för Semestertillägg/dag och resterande sparas i fältet för Semesterlön/dag. Övrigt Om du har markerat Räkna om sem-lön för sparade sem-dagar få de sparade semesterdagarna värdet av summan Semesterlön/dag och Semestertillägg/dag. 7

8 Efter genomförd semesterberäkning uppdateras de personliga lönefälten samt semesterfliken på personen i anställdaregistret. Exempel: Månadsavlönad, P1 = Semesterrätt = 25 Intjänandeår = föregående år Antal intjänade betalda semesterdagar = Total semesterlön enligt avtal 8 - Procent på intjänat belopp %* =40573,27 2. Total semesterlön/dag = 40573,27/25 = 1622,93 3. Genomsnittlig ordinarie lön = (P1*12/365)* 25 * 1,4 = Total semesterlön - Genomsnittlig ordinarie lön = (40573, ) = 16409,27 5. Totalt semestertillägg = 16409,27 6. Semestertillägg/dag = 16409,27/25 = 656,37 7. Semesterlön/dag = /25 = Semesterskuld Ange i vilket personligt lönefält månadslön (för tjänstemän), semesterlön/dag och semestertillägg/dag är sparat. Fyll i aktuell lägsta semesterlön per dag enligt avtal. Lönearter för beräkningsunderlag ser du genom att markera rutan Visa ber-underlag. 8

9 Egna anteckningar specifikt för din semesterskuld: Värdet av en intjänad semesterdag och en kvarvarande/sparad semesterdag är den totala semesterlönen per dag. Slutlön Kontrollera att inställningen för i vilket personligt lönefält månadslön (för tjänstemän), semesterlön/dag och semestertillägg/dag och aktuell lägsta semesterlön per dag enligt avtal finns ifyllt. Lönearter för beräkningsunderlag ser du genom att markera rutan Visa ber-underlag. 9

10 Värdet av en intjänad semesterdag och en kvarvarande/sparad semesterdag är den totala semesterlönen per dag. 10

11 I löneberedningen presenteras resultatet. Värdet av en intjänad semesterdag och en kvarvarande/sparad semesterdag är den totala semesterlönen per dag. Rapporter Fälten Sem-tillägg och Uttagna redovisas i rapporten Semesterkort. Rapporten finns under menyn Analys - Rapporter - fliken Register. 11

12 Fälten finns också att välja under menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter Personuppgifter. Plats för egna anteckningar: 12