KFOs LILLA LATHUND OM SEMESTER. Förskolor, fritidshem och fristående skolor samt hälsa, vård och övrig omsorg

Transkript

1 KFOs LILLA LATHUND OM SEMESTER Förskolor, fritidshem och fristående skolor samt hälsa, vård och övrig omsorg

2

3 Om semester Vanliga frågor om ledighet Vanliga frågor om lön Vanliga frågor om löneberäkning

4 Vanliga frågor om ledighet Semesterlagen reglerar tillsammans med bestämmelser i kollektivavtalen arbetstagarnas semesterförmåner. Denna skrift tar upp vanliga frågor om semesterförmåner inom KFOs avtalsområden för arbetstagarna inom förskolor, fritidshem och fristående skolor respektive hälsa, vård och övrig omsorg. För att fullständigt kunna hantera frågor om semester behövs tillgång till semesterlagen och aktuellt kollektivavtal. Såväl lagtext som avtal finns i KFOs medlemshandbok och på logga in med gällande uppgifter. Har alla rätt till semester? Rätten till semesterledighet och rätten till semesterlön är oberoende av varandra. Alla arbetstagare har i princip rätt till betald eller obetald semester. I KFOs avtal har arbetstagarna rätt till 25, 31 eller 32 dagars semester beroende på ålder. För kortare anställningar gäller dock särskilda regler. Observera att för lärare med ferieanställning gäller andra bestämmelser. Dessa finns i broschyren Ferielön. För anställning som avses pågå högst tre månader får det avtalas att semesterledighet inte ska läggas ut. I stället betalas semesterersättning. För anställning överstigande tre månader har arbetstagaren rätt till semesterledighet. Måste arbetsgivaren förlägga semester? Arbetsgivaren är skyldig att förlägga arbetstagarnas semester. Det innebär att se till att arbetstagarna tar ut betalda semesterdagar. Vissa dagar kan sparas till senare år, men huvuddelen av de betalda semesterdagarna måste tas ut under semesteråret. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan inte komma överens om att arbetstagaren inte behöver ta ut någon ledighet eller att ledigheten i stället ska tas ut i pengar. Arbetstagaren kan inte heller ensidigt avstå från att få semester. När och hur lägger arbetsgivaren ut huvudsemester? Arbetstagaren har enligt semesterlagen rätt till minst fyra veckors sammanhängande ledighet under perioden juni augusti. I verksamheter som till sin natur måste fortgå året runt, kan dock huvudsemestern för vissa arbetstagare läggas ut under annan tid. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan också komma överens om att semestern ska läggas ut på annan tid än under sommarperioden och/eller delas upp i kortare perioder. Det är dock aldrig möjligt att komma överens om att semester inte alls behöver läggas ut. 4

5 Förhandling om förläggning av huvudsemester Huvudregeln är att arbetsgivaren ska ta initiativ till förhandling om förläggning av huvudsemestern med kollektivavtalsbärande fackförbund enligt medbestämmandelagens regler om primär förhandlingsskyldighet. Om arbetstagaren inte företräds av förhandlingsberättigad organisation eller om förhandlingsberättigad organisation inte vill förhandla, ska arbetsgivaren i stället samråda med arbetstagaren om ledighetens förläggning. Den sistnämnda ordningen är vanligast förekommande inom aktuella avtalsområden. Om överenskommelse med facket/ arbetstagaren inte kan uppnås, bestämmer arbetsgivaren själv om förläggningen. Om arbetsgivaren själv beslutar om semesterns förläggning, måste denne underrätta arbetstagaren om när semestern ska tas ut. Underrättelse ska enligt huvudregeln ske senast två månader före semesterns början. Planera därför sommarsemestern i god tid! Detta är speciellt viktigt i verksamheter som helt stänger under sommarperioden och där arbetstagarna därför måste ta semester samtidigt. Checklista Mars: påkalla förhandling rörande förläggning av huvudsemester/ta in önskemål från arbetstagaren om huvudsemesterns förläggning Planera i god tid! Mars/april: förhandla/diskutera April: meddela beslut om förläggningen om överenskommelse inte kunnat uppnås Obs! Kom ihåg att under hösten lägga ut även kvarvarande semesterdagar efter samråd med, i normalfallet, arbetstagaren. Hur räknar man ut antalet semesterdagar för deltidsarbetstagare som inte arbetar fem dagar varje vecka? Om en arbetstagare arbetar deltid och det gällande arbetstidsschemat innebär att han eller hon inte arbetar varje dag i varje vecka (intermittent deltidsarbete), ska det antal semesterdagar som arbetstagaren har rätt till enligt kollektivavtalet (bruttosemesterdagar) omräknas till nettosemesterdagar. Antalet nettosemesterdagar förläggs på de dagar som för arbetstagaren skulle ha utgjort arbetsdagar. Omräknas till nettosemesterdagar Om det vid beräkningen uppstår brutet tal, sker avrundning uppåt till närmaste heltal. Med antalet arbetsdagar per vecka avses det antal dagar som, enligt för arbetstagaren gällande arbetstidsschema, är arbetsdagar per helgfri vecka i genomsnitt under en fyraveckorsperiod (eller annan period som omfattar hel förläggningscykel). Arbetsdagar per vecka x antal bruttosemesterdagar 5 = nettosemesterdagar Om arbetstagaren enligt arbetstidsschemat ska arbeta såväl hel dag som del av dag samma vecka, ska den delvis arbetande dagen i detta sammanhang räknas som hel dag. Om arbetstagarens arbetstidsschema ändras så att antalet arbetsdagar per vecka förändras, ska antalet outtagna nettosemesterdagar omräknas att svara mot den nya arbetstiden. Obs! Beräkning av semestertillägg, semesterersättning respektive löneavdrag (vid obetald semester) ska ske med utgångspunkt från antalet bruttosemesterdagar. 5

6 Arbetar deltidsarbetstagaren olika antal dagar i olika veckor, utgår man från det genomsnittliga antalet arbetsdagar/vecka under en fyraveckorsperiod (eller annan period som omfattar hel förläggningscykel). Alla dagar arbetstagaren utför arbete räknas som arbetsdagar, oavsett antalet arbetstimmar/dag enligt arbetstidsschemat. Semester får normalt inte läggas ut under uppsägningstid Högst 25 dagar kan sparas Arbetstagaren talar om när han/hon vill ta ut sparad semester Får man lägga ut semester under uppsägningstid? Om semestern inte redan är utlagd, gäller för uppsägningstid om högst sex månader, att semestern inte får läggas ut under uppsägningstiden om inte arbetstagaren frivilligt går med på detta. Om semestern redan är utlagd har arbetstagaren bara rätt att upphäva beslutet om semesterns utläggning om uppsägning skett på grund av arbetsbrist. Hur många semesterdagar kan arbetstagaren spara? Arbetstagaren har rätt att spara en del av den betalda semesterledigheten för att kunna ta ut den senare. Om arbetstagaren under året har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar, kan överskjutande del sparas, dock inte om arbetstagaren under samma år tar ut sparad semester. Antalet sparade semesterdagar får aldrig överstiga 25 dagar. De sparade dagarna måste läggas ut inom fem år från utgången av det år de sparades. Om arbetstagaren vill spara semesterdagar eller ta ut sparade semesterdagar i anslutning till semesterledigheten i övrigt, måste arbetstagaren underrätta arbetsgivaren om detta i samband med att man bestämmer årets huvudsemester. Om arbetstagaren vill ta ut sparad semester en annan tid, ska underrättelse ske senast två månader i förväg, om man inte kommer överens om annat. Sparade semesterdagar ska förläggas till det år arbetstagaren önskar om inte särskilda skäl talar däremot. Om arbetstagaren vill ta ut minst fem sparade dagar i följd, ska dessa tas ut i samband med huvudsemestern aktuellt år, om man inte kommer överens om annat. Om arbetstagaren hade tänkt ta ut de sparade semesterdagarna det femte året men detta skulle medföra betydande olägenheter för arbetsgivaren, kan överenskommelse träffas om att de i stället ska tas ut det sjätte året. Om arbetstagaren till exempel på grund av sjukdom inte kunnat ta ut all semester under året och kvoten sparade dagar är fylld, förfaller arbetstagarens rätt till semesterledighet. Rätten till semesterlön kvarstår dock och betalas ut vid första ordinarie löneutbetalningstillfälle efter semesterårets utgång. 6

7 Vanliga frågor om lön Vilka semesterdagar är betalda? Utgångspunkten är enligt ovan att varje arbetstagare har rätt till semesterledighet. Om semestern är betald eller inte beror på om arbetstagaren tjänat in semesterlön. I semestersammanhang brukar man tala om intjänandeår och semesterår. Intjänandeår är det år man tjänar in betald semester och semesterår är det år man tar ut betald semester. I kollektivavtalen för aktuella områden sammanfaller intjänandeåret med semesteråret, vilket innebär att arbetstagaren har rätt till betald semester under det första året arbetstagaren är anställd. I kollektivavtalen är dessutom kalenderåret både intjänandeår och semesterår. Intjänandeår och semesterår sammanfaller Den del av semesterledigheten som är betald, tjänas in under den tid som motsvarar anställningstiden under intjänandeåret. I anställningstiden räknas in frånvaro på grund av semester och annan semesterlönegrundande frånvaro enligt 17 semesterlagen, se särskilt avsnitt nedan. Andra frånvarodagar är inte semesterlönegrundande. Beräkningsmodell för betalda semesterdagar: Antalet anställningsdagar under intjänandeåret 365 x kollektivavtalets semesterdagar Avrundning sker uppåt till närmast högre heltal. Exempel: En arbetstagare med rätt till 25 semesterdagar börjar sitt nya arbete den 25 mars och arbetar hela året ut. Antalet anställningsdagar är: = 282 Antalet betalda semesterdagar: x 25 = 19,3 Antalet avrundas uppåt till 20 betalda semesterdagar. 7

8 Högst 180 dagar vid sjukdom Vilken frånvaro ger rätt till semesterlön? Semesterlagens 17 säger att viss typ av frånvaro från arbetet ska ge rätt till semesterlön. Den frånvaro som är semestergrundande gäller för de sju rubrikerna som följer. Sjukfrånvaro 180 dagar under intjänandeåret är semesterlönegrundande. Beräkningen sker kalendariskt, det vill säga att även arbetsfria dagar räknas in i de 180 dagarna. Det spelar ingen roll om sjukdomsfallen inträffar i en eller flera perioder. Vid deltidssjukskrivning räknas frånvaro på grund av sjukdom viss del av dag som en hel dag. Frånvaro på grund av sjukdom eller arbetsskada upphör att vara semesterlönegrundande då arbetstagaren varit helt eller delvis frånvarande från arbetet under ett helt intjänandeår utan längre avbrott i frånvaron än 14 dagar i en följd. Frånvaro som överstiger 180 dagar är inte semesterlönegrundande vid sjukdom. Vid arbetsskada är hela intjänandeåret semestergrundande. Exempel: En arbetstagare insjuknar på heltid under november Därefter övergår sjukskrivningen till 50 procent under hela Vid fortsatt sjukskrivning 50 procent blir konsekvensen att semester beräknas på den faktiska arbetstiden. Vid fortsatt sjukskrivning under 2011 på 50 procent, grundas semester efter dag 180 endast på faktisk arbetad tid. Avräkning av semester vid sjukdom med mera Arbetstagaren har rätt att från semesterledigheten räkna bort sådana semesterdagar som sammanfaller med sjukdom eller annan semesterlönegrundande frånvaro enligt 17 och 17 b i semesterlagen. Arbetstagaren har i stället rätt att enligt huvudregeln få dessa semesterdagar utlagda i ett sammanhang vid ett annat tillfälle. Arbetstagaren ska utan dröjsmål begära att en sådan dag ska avräknas från semesterdagarna. 8

9 Föräldraledighet Reglerna om semestergrundande frånvaro för vård av barn är kopplade till reglerna om föräldraförsäkring. Inom föräldraförsäkringen finns följande ekonomiska förmåner: föräldrapenning tillfällig föräldrapenning havandeskapspenning Om någon av dessa förmåner utgår är frånvaron semesterlönegrundande enligt nedan. Högst 120 dagar per barn och födelsetillfälle vid föräldrapenning Vid ledighet med föräldrapenning, är högst 120 dagar totalt per födelsetillfälle (oavsett antalet födda barn) eller adoption semesterlönegrundande för vardera föräldern. För ensamstående föräldrar gäller högst 180 dagar. Beräkningen sker kalendariskt. Vid ledighet med tillfällig föräldrapenning på grund av vård av barn, är högst 120 kalenderdagar per barn och kalenderår semesterlönegrundande. Vid barnets födelse kan tillfällig föräldrapenning utgå till pappan. Dessa ingår i de 120 dagar som är semesterlönegrundande. Havandeskapspenning kan utgå under 50 dagar (60:e 11:e dagen före beräknad nedkomst). Alla dagar med havandeskapspenning är semesterlönegrundande. Sysselsättningsgrad vid viss föräldraledighet Enligt överenskommelse gäller att om arbetstagaren tar ut föräldraledighet som del av dag, sänks sysselsättningsgraden när den partiella föräldraledigheten inte längre är semesterlönegrundande (efter 120 dagar). Obs! Ej att förväxla med arbetstagarens rätt att gå ned i arbetstid till dess att barnet är åtta år. Ledighet för smittbärare Frånvaro för den som bär på en smitta kan i vissa fall ge rätt till semesterlön. För detta krävs att arbetstagaren riskerar att överföra smitta och att arbetstagaren har rätt till ersättning enligt lagen (1989:225) om ersättning till smittbärare. Högst 180 frånvarodagar får inräknas. Beräkningen sker kalendariskt. Det spelar ingen roll om frånvarofallen inträffar i en eller flera perioder. Högst 180 dagar vid smitta Studieledighet Frånvaro för studier kan enligt semesterlagen i vissa fall grunda rätt till semesterlön, om inte frånvaron enligt någon annan lag medför sådan rätt. Sådana bestämmelser finns för fackliga förtroendemän och skyddsombud. Högst 180 dagar vid studier Annan typ av studieledighet som medför rätt till semesterlön är studier där arbetstagaren erhåller rekryteringsbidrag enligt lagen om rekryteringsbidrag för vuxenstuderande eller ersättning för deltagande i teckenspråksundervisning för vissa föräldrar (TUFF). Vanligt studielån och studiebidrag vid högskolestudier medför inte rätt till semesterlön. 180 frånvarodagar per intjänandeår på grund av studier är semesterlönegrundande. Beräkningen sker kalendariskt. Det spelar ingen roll om frånvarofallen inträffar i en eller flera perioder. Ledighet under svenskundervisning för invandrare Hela perioden för undervisning är semesterlönegrundande. 9

10 45 frånvarodagar vid närståendevård Högst 60 frånvarodagar får inräknas Närståendevård Om ledighet för att vårda en sjuk anhörig utgår enligt lagen (1988:1465) om ersättning för närståendevård, är 45 frånvarodagar per intjänandeår semesterlönegrundande. Beräkningen sker kalendariskt. Ledighet för tjänstgöring enligt lagen om totalförsvarsplikt Ledighet för tjänstgöring enligt lagen om totalförsvarsplikt (1994:1809) är semesterlönegrundande i två fall: ledighet på grund av grundutbildning om högst 60 dagar eller ledighet på grund av repetitionstjänstgöring Högst 60 frånvarodagar per intjänandeår får inräknas. Beräkningen sker kalendariskt. Det spelar ingen roll om frånvarofallen inträffar i en eller flera perioder. Beräkningsmodell vid semesterlönegrundande frånvaro Eventuell ersättning som utgått vid semesterlönegrundande frånvaro ska inte medräknas i beräkningsunderlaget för semesterlön. I stället används en särskild beräkningsmodell: Fastställ om en frånvarodag är semesterlönegrundande. Avräkna från sammanlagd lön under året, eventuell ersättning som arbetsgivaren betalat för semesterlönegrundande dagar. Räkna ut genomsnittlig dagsinkomst under året för de dagar som arbetstagaren varit närvarande. Lägg till en genomsnittlig dagsinkomst för varje semesterlönegrundande frånvarodag. Obs! Lönetillägg som inkluderar semesterersättning ska inte tas med i beräkningsunderlaget! När beräkningsunderlaget för semesterlön tagits fram, kan semesterlönen räknas ut, se nästa sida. Vanliga frågor om löneberäkning 10

11 Hur beräknas semesterlön för månadsavlönade? Enligt nu gällande kollektivavtal ska arbetstagare med månadslön behålla sin ordinarie månadslön under semesterperioden. Dessutom tillkommer ett semestertillägg om 0,8 procent av den fasta månadslönen för varje semesterdag. Månadslön + 0,8 procent per semesterdag Semesterlönen räknas således ut på följande sätt: Månadslön + månadslön x 0,8 procent x antalet utlagda, betalda semesterdagar. Månadslön = fast, kontant månadslön. Ersättning för över- och mertid är inte semesterlönegrundande. Semesterlön är redan inkluderad i avtalens ersättningar. Exempel på löneberäkning: En arbetstagare är semesterledig 4 veckor (= 20 betalda semesterdagar) under juli månad. Månadslönen är kronor. Under semesterledigheten betalar arbetsgivaren den ordinarie månadslönen; kronor. Dessutom betalar arbetsgivaren semestertillägg på den fasta lönen: kronor/månad x 0,8 procent x 20 semesterdagar = kronor. Hur beräknas semesterlön för timavlönade? För arbetstagare med en sammanhängande anställningstid om högst tre månader per anställningstillfälle, alternativt om arbetstiden inte överstiger 16 timmar per helgfri vecka i genomsnitt under en fyraveckorsperiod, kan semesterlönen inkluderas i timlönen. Vid kortare anställning än tre månader kan arbetstagare och arbetsgivare avtala om att semester ej ska läggas ut. Ersättning utgår istället med en förhöjd timersättning. Timlönen inklusive semesterlön utgör då 1/152 av för anställningen överenskommen månadslön. Vid semesterlönegrundande frånvaro gäller reglerna ovan. Kan i vissa fall inkluderas i timlönen 11

12 Hur stor blir semesterlönen om arbetstagaren ändrar veckoarbetstid under året? Om arbetstagaren under året övergått från heltid till deltid (eller tvärtom), ska arbetsgivaren för semestermånaden räkna om månadslönen med hänsyn till arbetstidsförändringen. Detta görs genom att arbetstagarens genomsnittliga sysselsättningsgrad räknas ut. Arbetstagarens veckoarbetstid under året Arbetstiden för heltidsarbetstagare = sysselsättningsgrad Semesterlönen räknas ut genom att arbetsgivaren multiplicerar månadslönen vid semestertillfället med ett tal som anger arbetstagarens genomsnittliga sysselsättningsgrad under året. En semesterdag motsvaras i kollektivavtalen av 4,6 procent av aktuell månadslön. Exempel: Arbetstagaren arbetar 20 tim/vecka jan-april, 40 tim/vecka maj-sep och 30 tim/vecka okt-dec. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden blir då (0,5 x 4) + (1,0 x 5) + (0,75 x 3) 12 9,25 = = 0,77 12 Heltidslönen är kr/mån Semesterdaglönen är 5,4 procent x 0,77 x = 665,28 kr Vid förläggning av semester under juli då arbetstagaren arbetar heltid, görs avdrag med 4,6 procent av den gällande månadslönen och tillägg med 5,4 procent av den genomsnittliga sysselsättningsgraden, 0,77, multiplicerat med heltidsmånadslönen. 12

13 Hur stor blir semesterlönen för sparade semesterdagar? Antalet sparade dagar får inte vid något tillfälle överstiga sammanlagt 25 dagar. Det år arbetstagaren tar ut sparade semesterdagar får arbetstagaren samma semesterlön för dessa semesterdagar som för övriga semesterdagar det året. Samma semesterlön för sparade semesterdagar som för övriga Detta gäller under förutsättning att arbetstagaren har samma veckoarbetstid under det år då de sparade semesterdagarna tas ut som under det år de sparades. Överskjutande dagar som ej kunnat läggas ut under semesteråret ersätts med semesterlön. Om arbetstagaren har en annan sysselsättningsgrad när den sparade semestern tas ut jämfört med när den tjänades in, ska arbetsgivaren tillämpa samma beräkningsregler som vid ändrad sysselsättningsgrad, se ovan. Exempel: Arbetstagaren arbetade heltid när den sparade semestern tjänades in. När semestern tas ut, arbetar arbetstagaren i stället deltid, 25 tim/vecka. Deltidsmånadslönen är kr/månad, vilket motsvarar en heltidslön på kr/månad. Semesterlönen för den sparade semesterdagen räknas ut på följande sätt: 5,4 procent x kr = 864 kronor Den månad semesterdagen tas ut gör arbetsgivaren ett löneavdrag om 4,6 procent x kr = 460 kr och tillägg med 864 kr. Vad gäller om arbetstagaren får ut både betalda och obetalda semesterdagar under en semesterperiod? Arbetsgivaren ska i sådana fall justera månadslönen enligt nedan: a) lägg till semestertillägg på fast lön: Månadslön x 0,8 procent x antalet utlagda betalda semesterdagar b) dra av obetalda semesterdagar: Månadslön x 4,6 procent x antalet utlagda obetalda semesterdagar 13

14 När betalar arbetsgivaren ut semestertillägget? Semestertillägget betalas ut vid ordinarie löneutbetalningstillfälle under eller närmast efter semestern om inte annat överenskommits mellan arbetsgivare och arbetstagare. Avräkning görs vid semesterårets slut eller när anställningen upphör före årsskiftet För mycket utbetald semesterlön får dras från slutlön När och hur ska arbetsgivaren slutavräkna semesterlön? Arbetsgivaren ska göra en avräkning av semesterlönen vid semesterårets slut och när arbetstagaren slutar sin anställning före årsskiftet. Vid dessa tillfällen vet man med säkerhet vilken arbetstid och vilken frånvaro arbetstagaren haft under intjänandeperioden. Arbetsgivaren kan med dessa fakta som grund räkna ut hur många betalda semesterdagar arbetstagaren har tjänat in. Siffran jämförs med antalet betalda semesterdagar som arbetstagaren fått ut. För varje betald semesterdag som arbetstagaren fått ut för mycket ska arbetsgivaren dra av 5,4 procent av månadslönen vid semestertillfället. För mycket utbetald semesterlön får arbetsgivaren dra av såväl från slutlönen som från eventuell innestående semesterersättning. Exempel: Under sommaren har arbetstagaren erhållit 23 dagars betald semesterledighet Arbetstagaren säger upp sig och slutar anställningen den 31 oktober Förutom vanlig lön ( kr/mån) har arbetstagaren erhållit semestertillägg för 23 semesterdagar (23 x 0,8 procent x månadslön) Då anställningen upphör den 31 oktober har arbetstagaren tjänat in x 25 = 21 betalda semesterdagar Arbetsgivaren har betalt ut semesterlön i två dagar för mycket. Arbetstagaren är skyldig arbetsgivaren kr, som arbetsgivaren reglerar i samband med slutlönen. 2 x 5,4 procent x = kr Om arbetstagaren har timlön och fått fl er utbetalda semesterdagar än vad han eller hon haft rätt till kontakta KFO för beräkning av avdraget. 14

15 15

16 Arbetsgivarföreningen KFO Besöksadress: Klara södra kyrkogata 1 Postadress: Box , Stockholm Tel: Fax: Mail: info@kfo.se