Sysselsättningsjusterad Månadslön vid uttag semester

Transkript

1 Sysselsättningsjusterad Månadslön vid uttag semester Enligt den nya semesterlagen skall värdet på sparade semesterdagar inte längre ta hänsyn till sysselsättningsgrad för respektive intjänandeår. Istället ska dessa värderas till sysselsättningsgraden för senaste intjänandeår. Detta gör Entré automatiskt vid semesterårsbytet genom att spara sysselsättningsprocent för senaste intjänandeår på de tilldelade betalda och sparade dagarna (istället för att som tidigare flytta med sysselsättningsprocenten för respektive intjänandeår). Företag som har kollektivavtal som överrider den nya semesterlagen skall därför aktivera en inställning på semesteråret för aktuella avtalsområden. Skapa löneart för sysselsättningsjusterad månadslön Gå till Lön/Register och löneinställningar/lönearter/söka Lönearter. Klicka på Skapa ny, skriv in löneartsnummer 550 eller annat nummer om detta nummer är upptaget. Obs! Lönearten måste vara angiven med Lönehantering = Bruttolön. Se till att den nya lönearten har alla inställningar enligt nedan. Inställningar på Semesteråret Gå till Lön/Semesterhantering/Skapa/ändra semesterår Välj de semesterår som skall påverkas av ändringen och klicka på Ändra, välj flik 2. Markera alternativet Behåll varierande deltidsprocent och justera månadslön efter denna för att överrida den nya semesterlagen. Ange därefter lönearten 550 i fältet Löneart för justering av månadslön vid

2 Önskar ni hantering enligt nya semesterlagen gör ni ingenting. Lönepriskoden Gå till Lön/Register och löneinställningar/lönearter/söka lönepriskoder. Markera Semlon och klicka Ändra. Denna lönepriskod bestämmer prissättningen av den sysselsättningsjusterade månadslönen, i vårt fall Månadslön *4,6 %. Kontrollera även att lönepriskoden Månadslön har samma inställning för deltidsbaserad. Se till att lönepriskoderna har alla inställningar enligt nedan

3 Förutsättningar Uttag av semesterdagar måste registreras via Entrés semestermall, i tidregistrering eller lönebearbetning. Registrering direkt på lönearten kommer inte att ge en sysselsättningsjusterad semesterlön. Beräkning Entré använder följande värden för beräkningen: Aktuell månadslön från personens prissättning Gå till Lön/Register och löneinställningar/personer/söka personunika priser. Aktuell deltidsprocent från personens anställningsinformation Gå till Lön/Register och löneinställningar/personer/söka i personregister. Klicka Ändra och sedan Anställningsinfo

4 Genomsnittlig sysselsättningsprocent på betalda och sparade semesterdagar på semesterkortet Gå till Lön/Register och löneinställningar/personer/söka i personregister. Klicka Ändra och sedan Semester. Beräkningen görs enligt nedan per uttagen betald och sparad semesterdag: (Aktuell Månadslön * Syss proc intjänande år)-(aktuell Månadslön*Nuvarande syss. proc) Den framräknade summan prissätts sedan med lönepriskoden, i vårt exempel genom att multiplicera med 0,046 (4,6 %). Om aktuell sysselsättningsprocent är lägre än intjänandeårets resulterar det i ett tillägg per semesterdag. Om aktuell sysselsättningsprocent är högre än intjänandeårets resulterar det i ett avdrag per semesterdag

5 Exempel 1 Månadslön Syss.proc nuvarande 75 % (0,75) Syss.proc intj.år 100 % (1) Prissättning 4,6 % ((30000*1)-(30000*0,75))*0,046 = 345 kr/semesterdag (Tillägg) Exempel 2 Månadslön Syss.proc nuvarande 100 % (1) Syss.proc intj.år 75 % (0,75) Prissättning 4,6 % ((30000*0,75)-(30000*1))*0,046 = kr/semesterdag (Avdrag) Registrering Registrering sker som vanligt med Entrés semestermall, i tidregistrering eller lönebearbetning. Programmet skapar en extra lönerad med den sysselsättningsjusterade månadslönen. Om sysselsättningsgraden är oförändrad mellan nuvarande år och intjänandeår skapas ingen extrarad

6 Sysselsättningsjusterat semestertillägg Skall även semestertillägget för betald/sparad semester ta hänsyn till sysselsättningsgraden för det år då semestern tjänades in, se respektive kollektivavtal, skall nedan inställning göras på lönepriskoden som är kopplad till lönearten/lönearterna för semestertillägg: Gå till Lön/Register och löneinställningar/lönearter/söka lönepriskoder. Markera Semtill, eller eventuellt annan lönepriskod, och klicka Ändra. Se till att lönepriskoden har alla inställningar enligt nedan. Exempel 1 Månadslön Syss.proc nuvarande 75 % (0,75) Syss.proc intj.år 100 % (1) Semestertillägg 0,8 % 30000*1*0,008 = 240 kr/semesterdag Exempel 2 Månadslön Syss.proc nuvarande 100 % (1) Syss.proc intj.år 75 % (0,75) Semestertillägg 0,8 % 30000*0,75*0,008 = 180 kr/semesterdag

7 Uträkning Semesterskuld - definitioner För att kunna göra en korrekt semesterberäkning krävs det att man vet vilka delar som ingår i semesterersättningen samt hur dessa räknas fram. För att få en så korrekt semesterskuld som möjligt vid löneavräkningen använder Entré samma beräkning vid löneavräkning som vid utskrift av semesterskuldlistan. Värden hämtas från personregistret och semesterårets inställningar. Observera att ändrade förutsättningar under ett semesterår kommer att leda till en differens mellan semesterskuldlista och redovisning. Detta eftersom semesterskuld till redovisning bokas upp vid varje löneavräkning. Förändrade förutsättningar när dessa uppbokningar redan är utförda kommer då att få genomslag i semesterskuldlistan men inte i redovisningen. Ett vanligt exempel på detta är när månadslöner höjs under semesteråret. Semesterskuldlistan räknar skuld för hela semesteråret på den nya månadslönen medan det till redovisning redan bokats upp skuld enligt gamla månadslönen. Ett annat exempel är när man haft felaktiga inställningar på personer och/eller semesterår. När dessa åtgärdas blir semesterskuldlistan annorlunda medan skulden i redovisningen redan är uppbokad. I dessa fall måste en bokföringsorder göras i redovisningen där mellanskillnaden mellan redovisning och semesterskuldlista bokförs (med utgångspunkt från att det är semesterskuldlistan som visar den korrekta semesterskulden). Grunddefinitioner Semesterrätt = Det antal semesterdagar som den anställde skulle tjäna in under ett helt semesterår vid 100 % sysselsättningsgrad. Intjänade semesterdagar (betalda dagar). Antalet anställningsdagar under intjänandeåret (läs löneperioden vid löneavräkning) Antal kalenderdagar under intjänandeåret * avtalad semesterrätt Hela dagar Semester räknas i hela dagar. Undantag från detta är kontering av semesterskuld vid löneavräkning, då man räknar med delar av dagar. Semesterersättningen/semesterlönen kan bestå av flera delar För uträkning av de olika delarna av semesterersättningen används ofta ett antal olika begrepp. Flera av dessa har sin grund i semesterlagen. Då semesterlagen endast anger miniminivåer har dessa siffror i många kollektivavtal omförhandlats till andra högre siffror

8 Semesterersättningen består av följande delar: Semesterlönen som är 4,6 % av månadslön 4,6 % är en framräknad siffra som talar om hur stor del av månadslönen en vanlig arbetsdag motsvarar av månadslön. Den korrekta uträkningen för de 4,6 % en är som följer: Månadslönen *12 (=årslönen) 365 * 5 (=arbetsdagar per vecka) 7 = Månadslön *0,046 (=4,6 %) Semestertillägg på 0,8 % av månadslön per semesterdag 0,8 % är tänkt som ett tillägg för ökade levnadskostnader under semestern och är i grunden definierat som 20 % av en månadslön fördelat på semesterdagarna. Denna siffra är fast och lagstadgad och skall inte räknas om vid kortare perioder eller annan semesterrätt. Semestertillägg på 0,5 % av rörliga lönedelar per semesterdag Siffran 0,5 % är ett tillägg för rörliga lönedelar som är definierad enligt följande: 12,5 % Antalet semesterdagar i perioden (dock max 25) Eventuellt tillägg för rörliga lönedelar som skulle ha tjänats in under semesterlönegrundande frånvaro. Utfyllnad upp till garantibelopp I flera kollektivavtal har man bestämt ett garantibelopp som är en minsta garanterad semesterersättning. Garantibelopp gäller oftast bara de lägre inkomstskikten och brukar variera med den anställdes befattningskod. Om den uträknade semesterlönen (daglönen) för en person är lägre än garantibeloppet så höjs den till garantibeloppet (utfyllnad till garantibeloppet)

9 Heltid, deltid och intermittent deltid Vid heltid erhåller den anställde full semesterersättning för fullt antal dagar. Vid deltid där den anställde arbetar 5 dagar i veckan erhåller den anställde fullt antal semesterdagar men med en lägre ersättning per dag (än motsvarande person som arbetar heltid). Vid intermittent deltidsarbete (den anställde arbetar färre än dagar 5 i veckan) erhåller den anställde nettosemesterdagar där istället ersättningen per dag blir högre (än motsvarande person med samma deltidsprocent som arbetar 5 dagar i veckan). Nettosemesterdagar räknas ut enligt följande: Antalet arbetsdagar per vecka 5 * Den anställdes semesterrätt Tänk på att avrundning sker uppåt till närmaste heltal dagar utom vid löneavräkning då man räknar med delar av dagar

10 Uträkning rörlig del Semestertillägg för månadsavlönade för rörlig del beräknas på underlag för intjänat belopp rörlig del semesterlönegrundande frånvaro rörlig del (Vissa avtal beräknar rörlig del bara på intjänat belopp). Intjänat belopp rörlig del Denna summa hämtas från ackumulatorn angiven i Rörlig del. Semesterlönegrundande frånvaro rörlig del Ett antal faktorer påverkar denna beräkning Semesterlönegrundande frånvarodagar under semesteråret Ej semesterlönegrundande frånvarodagar under semesteråret Antal anställningsdagar under semesteråret Uttagna semesterdagar under semesteråret Semesterlönegrundande frånvarodagar under semesteråret Antal dagar hämtas i första hand från ackumulatorn angiven i Sem.grundande frånvarodagar. Är denna inte angiven hämtas istället antal från ackumulatorn angiven i Semgrundande frånvarotimmar som sedan divideras med personens arbetstimmar per dag för att få fram antal dagar. Är inga av dessa ackumulatorer angivna beräknas ingen rörlig del på semesterlönegrundande frånvaro

11 Ej semesterlönegrundande frånvarodagar under semesteråret Antal dagar hämtas från ackumulatorn angiven i Ej sem.grundande frånvarodagar. Antal anställningsdagar under semesteråret Summan av dagar på anställningsperioder som är upplagda på personen. Uttagna semesterdagar under semesteråret Uttag av samtliga typer av semester (obetald, betald, sparad etc.) under semesteråret. Observera att detta gäller enbart om man på semesteråret (flik 3) markerat Ta hänsyn till uttagna semesterdagar. Exempel beräkning rörlig del %-sats rörlig del per semesterdag 0,5 % Summa i Rörlig del Antal i Semgr.frånvarotimmar 176 Arbetstid per dag 8 Semestergrundande frånvarodagar 22 (176/8) Antal i Ej Sem.grundande frånvarodagar 40 Antal anställningsdagar enligt anställningsinfo 365 Antal uttagna semesterdagar 35 Intjänade semesterdagar 23 Till underlag rörlig del intjänat belopp ( kr) läggs underlag rörlig del semesterlönegrundande frånvaro enligt: /( ) * 22 = 2 626,87 Totalt underlag rörlig del = ,87= , ,87 * 0,5 % = 173,13 per semesterdag. Beloppet räknas alltid upp för att motsvara 25 dagar (semesterrätt). 173,13 * 25 (semesterrätt) / 23 (intjänade semesterdagar) = 188,19 per intjänad semesterdag. 188,19 * 23 = 4 328,37 i totalt semestertillägg rörlig del

12 Intermittent deltidsanställd En intermittent deltidsanställd är en person som inte arbetar alla dagar i veckan (mindre än 5 dagar per vecka). En intermittent deltidsanställd intjänar nettosemesterdagar medan en person som arbetar alla dagar i veckan intjänar bruttosemesterdagar (oavsett om denna person arbetar heltid eller deltid). Nettosemesterdagar beräknas genom att räkna om bruttosemesterdagar med den aktuella intermittensen. Exempel: En person som har 25 bruttosemesterdagar (semesterrätt 25 dagar) och arbetar 3 dagar i veckan har 25 * 3/ 5 = 15 nettosemesterdagar. Huvudsyftet är att alla personer med samma semesterrätt ska få lika lång sammanhängande semesterledighet. En person som arbetar 3 dagar i veckan (15 nettosemesterdagar) och tar ut all semester kan vara ledig i 5 veckor. Detta motsvarar en person som arbetar alla dagar i veckan (25 bruttosemesterdagar) och tar ut all semester (personen kan vara ledig i 5 veckor). Eftersom en intermittent deltidsanställd intjänar färre semesterdagar innebär detta att semesterlön/semestertillägg blir högre per dag jämfört med motsvarande person som arbetar alla dagar i veckan. En intermittent deltidsanställd har samma totala semesterskuld som motsvarande person som arbetar alla dagar i veckan. Med motsvarande menas att personerna har samma deltidsprocent och samma månadslön. Alla beräkningar för en intermittent deltidsanställd baseras på att personen är detta nu. Det finns alltså ingen historik inblandad utan så fort en person blir/upphör att vara intermittent så skall beräkningarna för nettosemesterdagar starta/upphöra att gälla. Detta är av särskild betydelse för kvarvarande betalda och sparade semesterdagar samt sparade personliga lönepriser för semester. Hanteringen av detta beskrivs nedan

13 Ange person som intermittent deltidsanställd i Entré Entré hanterar en person som intermittent deltidsanställd när den aktuella anställningsperioden är angiven med Arbetsdagar per vecka mindre än 5 dagar. (Undantaget är om Arbetsdagar per vecka är angivet med 0 dagar, vilket Entré tolkar som 5 dagar). Det är självfallet viktigt att även ange Arbetstid per vecka och Deltidsprocent med korrekta värden för att samtliga beräkningar skall fungera korrekt. För korrekt hantering vid tidsregistrering av semester och frånvaro måste schema anges på en person som jobbar intermittent

14 Intjänade semesterdagar Entré gör följande automatiskt för intjänad semester för en person som nu är intermittent deltidsanställd: Räknar om bruttosemesterdagar till nettosemesterdagar. Räknar om daglön, semestertillägg och rörlig del per dag. Vid semesterårsbyte tilldelar nettosemesterdagar till nya semesteråret. Vid semesterårsbyte räknar om daglön, semestertillägg och rörlig del per dag som ska sparas som lönepriser. Exempel nedan på semesterskuldlista där person 112 är intermittent deltidsanställd, 3 dagar per vecka, medan anställd 113 arbetar alla dagar i veckan. Personerna har samma månadslön ( kr) och samma deltidsprocent (60 %) Totalt intjänad semesterlön är samma för båda personerna. Anställd 112 intjänar nettosemesterdagar och har därför en högre daglön, semestertillägg och rörlig del per semesterdag

15 Betalda och sparade semesterdagar Entré räknar automatiskt om värdet på betalda och sparade semesterdagar för personer där dessa dagar värderas efter aktuell lön (semestertyperna Tjänstemannasemester och Månadsavlönade med tjänstemannavillkor ). För personer där betald och sparad semester beräknas efter ett vid semesterårsbytet sparat lönepris ( Arbetare med procentuell semester semesterersättning per dag) sker ingen sådan omräkning eftersom det sparade priset redan är omräknat vid semesterårsbytet med hänsyn till intermittens. Exempel nedan på semesterskuldlista där person 112 är intermittent deltidsanställd, 3 dagar per vecka, medan anställd 113 arbetar alla dagar i veckan. Personerna har samma månadslön ( kr) och samma deltidsprocent (60 %). Personerna har samma antal kvarvarande betalda samt sparade dagar. (15 betalda nettosemesterdagar motsvarar 25 betalda bruttosemesterdagar och 9 sparade nettosemesterdagar motsvarar 15 sparade bruttosemesterdagar). Värdet på de betalda och sparade semesterdagarna för anställd 112 är justerad med aktuell intermittens. Den totala skulden för de betalda och sparade dagarna blir därmed samma för båda personerna

16 Hantering när person byter till/från intermittent eller ändrar intermittens Semesterlagen säger att eventuellt kvarvarande betalda och sparade semesterdagar för en person som blir intermittent/upphör att vara intermittent/ändrar intermittens skall räknas om från eller till nettosemesterdagar/bruttosemesterdagar. I Entré får man därför ett meddelande när man i anställningsinformationen ändrar en person vad gäller intermittent deltid: Meddelandet skiljer sig något om man ändrar till/från intermittent eller om man ändrar befintlig intermittens. Justering av eventuellt kvarvarande betalda och sparade semesterdagar samt eventuellt sparade lönepriser måste göras manuellt enligt nedan beskrivning

17 Justering kvarvarande betalda och sparade semesterdagar vid byte intermittens Detta görs direkt på personens semesterkort genom att tilldela nya dagar/lägga till uttag av dagar beroende på hur personens intermittens har förändrats. Observera att man inte kan registrera detta i semestermallen eftersom detta kommer att resultera i lönerader. I alla exempel nedan gäller att på de dagar som läggs till som uttag/tilldelning ska anges samma sysselsättningsprocent som för de befintliga tilldelade betalda respektive sparade dagarna:

18 Exempel 1 Person byter till intermittent, 3 dagar i veckan från att inte ha varit intermittent. Personen har 12 kvarvarande betalda semesterdagar. 12 bruttosemesterdagar motsvarar 12 * 3/5 = 7,2 nettosemesterdagar vilket avrundas till 8 (semesterdagar är alltid hela dagar). Lägg till ett uttag av betald semester på 4 semesterdagar (12-4=8) på det datum när personen blev intermittent. Finns kvarvarande sparade semesterdagar görs samma sak för dessa. Exempel 2 Person byter från intermittent, 3 dagar i veckan, till att vara inte intermittent. Personen har 12 kvarvarande betalda semesterdagar. 12 nettosemesterdagar motsvarar 12 * 5/3 = 20 bruttosemesterdagar. Lägg till tilldelning av betald semester på 8 semesterdagar (12+8=20) på det datum när personen blev intermittent. Finns kvarvarande sparade semesterdagar görs samma sak för dessa. Exempel 3 Person byter från intermittent, 3 dagar i veckan, till intermittent, 4 dagar i veckan. Personen har 12 kvarvarande betalda semesterdagar. 12 * 4/3 = 16 nettosemesterdagar. Lägg till tilldelning av betald semester på 4 semesterdagar (12+4=16) på det datum när personen blev intermittent. Finns kvarvarande sparade semesterdagar görs samma sak för dessa. Exempel 4 Person byter från intermittent, 3 dagar i veckan, till intermittent, 2 dagar i veckan. Personen har 12 kvarvarande betalda semesterdagar. 12 * 2/3 = 8 nettosemesterdagar. Lägg till uttag av betald semester på 4 semesterdagar (12-4=8) på det datum när personen blev intermittent. Finns kvarvarande sparade semesterdagar görs samma sak för dessa

19 Justering sparade lönepriser för semester vid byte intermittens Personliga lönepriser som skapats vid semesterårsbyte och sparats som lönepriser måste också justeras vid ändring av intermittens. Främst gäller det semestertillägg rörlig del (Månadsavlönade) samt semesterersättning per dag (Arbetare med procentuell semester). Exempel 1 Person byter till intermittent, 3 dagar i veckan från att inte ha varit intermittent. Personen har sparat lönepris för rörlig del på 150 kr. 150 * 5/3= 250 kr Ändra det personliga lönepriset för rörlig del till 250 kr. Finns andra sparade personliga lönepriser för semester görs samma sak med dessa. Exempel 2 Person byter från intermittent, 3 dagar i veckan till att inte vara intermittent. Personen har sparat lönepris för rörlig del på 150 kr. 150 * 3/5 = 90 kr Ändra det personliga lönepriset för rörlig del till 90 kr. Finns andra sparade personliga lönepriser för semester görs samma sak med dessa. Exempel 3 Person byter från intermittent, 3 dagar i veckan, till intermittent, 4 dagar i veckan. Personen har sparat lönepris för rörlig del på 150 kr. 150 * 3/4 = 112,50 kr Ändra det personliga lönepriset för rörlig del till 112,50 kr. Finns andra sparade personliga lönepriser för semester görs samma sak med dessa. Exempel 4 Person byter från intermittent, 3 dagar i veckan, till intermittent, 2 dagar i veckan. Personen har sparat lönepris för rörlig del på 150 kr. 150 * 3/2 = 225 kr Ändra det personliga lönepriset för rörlig del till 225 kr. Finns andra sparade personliga lönepriser för semester görs samma sak med dessa

20 Inställning intermittent deltid lönepriser semester som beräknas på aktuell lön Lönepriser för semester som utgår från aktuell månadslön (och inte sparas som personligt pris vid semesterårsbyte) skall vara kopplad till en lönepriskod som räknar om priset med personens aktuella intermittens. Det vanligaste exemplet är semestertillägg för månadsavlönade. Sådan lönepriskod skall vara markerad i Justera för intermittent deltidsanställd. Exempel: Person som är intermittent, 3 dagar i veckan, med månadslön kr och med deltidsprocent = 60 % får: * 60 % * 0,008 * 5/3 = 240 kr i semestertillägg per uttagen semesterdag vid löneregistrering. (15 nettosemesterdagar * 240 = kr) Motsvarande person som inte är intermittent får: * 60 % * 0,008 = 144 kr i semestertillägg per uttagen semesterdag vid löneregistrering. (25 bruttosemesterdagar * 144 = kr)