CASPECO MANUAL SEMESTER

Transkript

1 Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL SEMESTER CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION

2 INNEHÅLL Semesterinstruktion... 1 När gör vi semersteromställningen i systemet?... 1 Varför ser mars konstig ut?... 1 Semesteromställningen... 1 Lönevarningar... 1 Lönevarningar i samband med semesteromställningen... 1 Färre betalda dagar än semesterrätten... 2 Flera betalda dagar än semesterrätten... 2 Varför beräknar vi antalet dagar på arbetade dagar och inte på anställningstiden?... 2 Justering av minsta värdet på dag balkongtillägget (kollektivanställda)... 3 Sparade semesterdagar år 5 som utgår... 3 Varför är frånvaron med när man räknar antalet dagar och inte när man räknar minsta värdet per semesterdag?... 3 Semestersteravstämning... 4 Betalda semesterdagar:... 4 Betalda semesterdagar efter korrigering:... 5 Balkongtillägg:... 5 Värde betald semesterdag... 5 Intjänad semesterersättning efter semesteromställningen... 5 Utbetalda/sparade dagar år 5:... 5 Kan man skapa en lista som visar på vilken lön och frånvaro den anställde har tjänat in sin semester?... 6 Semesterskuldslista... 7 Hur ser semestern ut på lönespecifikationen?... 8

3 1 Semesterinstruktion Denna instruktion utgår från kollektivavtalet mellan HRF och Visita. För annat avtal ber vi er kontakta vår support. När gör vi semersteromställningen i systemet? Den gör vi i löneperiod mars, alltså lönerna som ska betalas ut i april. Varför ser mars konstig ut? I mars löneperiod visar vi hur semestern för april kommer att se ut, om den anställde tar ut semester tas det fortfarande från den anställdes betalda dagar för mars inte de dagarna som blir tillgängliga från och med 1 april. Semesteromställningen Som vi nämnt ovan görs semesteromställningen i mars löneperiod, vi visar hur resultatet av semesteromställningen kommer att se ut redan i mars. Den anställde kan inte ta ut sina dagar förrens den första april men på lönespecifikatiionen för april löneutbetalning kommer de få information om hur mycket semester de har att ta ut. När vi gör lönerna för mars löneperiod får man en del lönevarningar gällande semesteromställningen de förklaras nedan. Lönevarningar I systemet finns det ett antal lönevarningar som kan komma upp antingen när man godkänner lönen eller när man låser löneperioden. Dessa varningar är till för att påminna om vissa ändringar som kan behöva göras. Lönevarningar i samband med semesteromställningen

4 Färre betalda dagar än semesterrätten Om denna fråga kommer upp så har den anställde inte fått 25 semesterdagar. Det kan bero på att den anställde har jobbat deltid (snitt mindre än 5 dagar per vecka) under semesteråret eller inte varit anställd hela året. Väljer man ok får den anställde 16 dagar, väljer man nej får man en fråga om man vill justera antalet betalda semesterdagar till 25. Om man gör det kan man också få frågan om man vill justera värdet per dag beroende på om värdet per dag understiger minsta värdet per dag enligt kollektivavtalet. Man kan också ange antalet dagar manuellt. Antalet dagar räknar vi fram enligt denna beräkningsgrund: Antal arbetade dagar (inklusive frånvaro)/22 (genomsnittliga antalet arbetade dagar per år) * den anställdes semesterrätt/12 (månader per semesterår). Ett exempel: En anställd har arbetat 164 dagar under semesteråret, den anställde har 25 dagars semesterrätt. 164/22*25/12=15,53 dagar, den anställde kommer att få 16 dagar betald semester (semesterdagar avrundas alltid uppåt till hela dagar). Det finns också en spärr i Caspeco som begränsar antalet intjänande dagar per månad, man kan aldrig tjäna in ett större antal dagar under en månad än den semesterrätt den anställde har. Det kan innebära att en anställd som jobbar heltid får ett lägre antal betalda dagar, detta behöver man då justera i semesteromställningen. Flera betalda dagar än semesterrätten När ett bolag startar upp med oss kan det ibland bli att de anställda får för många dagar med sig in i systemet, detta justeras med automatik i systemet i samband med semesteromställningen. Det finns en spärr som begränsar de anställda från att tjäna in mera dagar än deras semesterrätt. För en kollektivare blir det ingen ekonomisk effekt då den anställde har sin intjänade semesterersättning som vi sedan delar med intjänade dagarna, exempel: Den anställde har i intjänad semestererättning och har tjänat in 27 dagar semester men har en semesterrätt på 25 dagar. Systemet kapar då bort 2 dagar och delar den in tjänade semesterersättningen med 25 dagar /25=400 kronor per betald semesterdag. För en tjänsteman blir det en ekonomisk effekt då dessa tjänar in semesterersättning baserat på månadslönen * 5,4 % * antalet dagar de tjänat in, exempel: Den anställde har tjänat in 27 dagar i intjänade semesterdagar men har 25 dagars semesterrätt, den anställde har en månadslön på I bokföringen har vi bokat upp * 5,4%= 540 kr per dag * 27 dagar vilket blir en semesterskuld på kronor, när vi då gör semesteromställningen så kapar vi bort 2 dagar då den anställde inte har rätt till mer än 25 dagar. I bokföringen bokar vi då bort 2 * 540 = 1080 kronor. Den anställde får korrekt semester och bokföringen stämmer. Varför beräknar vi antalet dagar på arbetade dagar och inte på anställningstiden? Då största delen av de anställda inom restaurang arbetar mycket oregelbundet blir det svårt att korrekt räkna antal dagar baserat på deras anställningstid, därför har man valt att basera detta på antalet arbetade dagar. Detta är också vad man kan kalla nettodagar, nettodagar är en förutsättning för att balkongtillägget ska ränkas korrket (se nedan). 2

5 3 Justering av minsta värdet på dag balkongtillägget (kollektivanställda) För kollektivanställda räknar man fram värdet på den betalda semesterdagen genom att ta den ackumulerade intjänade semesterersättningen delat med antalet semesterdagar den anställde har tjänat in. Om detta värde understiger det minsta värdet på betald semesterdag enligt kollektivavtalet bör detta justeras. I ovan exempel föreslår man att värdet ska justeras baserat på en genomsnittlig sysselsättningsgrad per dag, denna räknar man fram enligt nedan: Man tar antalet arbetade timmar/antalet arbetade dagar exklusive frånvaro/8 timmar (heltidsmåttet per dag enligt kollektivavtalet) Exempel: Den anställde har arbetat 1 274,24 timmar och 176 dagar exklusive frånvaro ,24/176= 0,905 * 100 blir 90,5% Man tar den genomsnittliga sysselsättningsgraden*minsta värdet per betald semesterdag enligt kollektivavtalet (1307 för semesteråret 2014/2015). 1307*90,5%=1 183,22 Detta värde jämförs sedan med det värdet man får fram när man delat den anställdes intjänade ackumulerade semesterersättning med de intjänade semesterdagarna ,32/16= 651,02 Beroende på de val man gör till vänster i rutan ovan så ser man de ekonomiska effekterna till höger, dessa sammanställs också på en avstämningsrapport (se längre ned i manualen) Sparade semesterdagar år 5 som utgår Här ska man välja om dagarna ska betalas ut eller sparas. Om man sparar dagarna flyttas de tillbaka till år 5. Finns dagar som flyttas från år 4 till år 5 justerar vi värdet på dagarna så att ett snitt beräknas baserat på värde per dag och antal dagar. Exempel: I semesteromställningen har den anställde 5 sparade semesterdagar i år 5 till ett värde av 100 kr per dag som ska betalas ut och 5 sparade semesterdagar i år 4 som flyttas till år 5 med ett värde av 200 per dag. Totala antalet dagar i år 5 blir 10st till ett värde av 150 kronor per dag. Varför är frånvaron med när man räknar antalet dagar och inte när man räknar minsta värdet per semesterdag? Frånvarodagarna är semestergrundande när vi räknar fram antalet intjänande dagar för den anställde men när vi räknar fram balkongtillägget baserar man på arbetade dagar.

6 4 Semestersteravstämning När man har godkänt alla löner och därmed svarat på samtliga lönevarningar kan man se resultatet av svaren i en sammanställd lista: Som sagt det är viktigt att man har godkänt alla löner innan så att denna lista stämmer. Denna lista är bara korrekt uppdaterad i mars månad när man gör semesteromstälningen, den ska bara användas i mars månad efter att lönerna är godkända och klara. Listan visar antalet betalda dagar, betalda dagar efter eventuella korrigeringar, snittarbetstid per dag (genomsnittlig sysselsättningsgrad per dag), balkongtillägg, värde per betald semesterdag, intjänad semesterersättning innan semesteromställningen och intjänad semesterersättning efter semesteromställningen. Det finns ett antal varningar i listan, det är varningar på vad som kan vara avvikelser att titta på (varningarna förklaras om man markerar muspekaren över den röda markeringen): Betalda semesterdagar: Här varnar vi om den anställde har intjänad semestersättning men inga dagar kopplade till den ersättningen.

7 5 Betalda semesterdagar efter korrigering: Vi visar om en korrigering av semesterdagarna har skett. Balkongtillägg: Här visar vi att den anställde har fått ett balkongtillägg. Värde betald semesterdag Här varnar vi om den anställdes värde per betald dag överskrider 1,5 av en värdet på en semesterdag för en heltidsanställd med den timlönen den anställde har. Här är det vanligaste felet att man har missat att räkna upp semesterdagar på den anställde. Denne får då för få dagar till ett för högt värde. Intjänad semesterersättning efter semesteromställningen Här varnar vi om värdet efter semesteromställningen har ökat mer än 20 %. Utbetalda/sparade dagar år 5: Vi markera också om den anställde har sparade semesterdagar år 5 som har sparats ett år till eller om den anställde har fått dessa utbetalda.

8 6 Kan man skapa en lista som visar på vilken lön och frånvaro den anställde har tjänat in sin semester? Detta går nästan att göra i systemet idag, om man väljer fliken, under låsta mallar finns det en lista som heter 03. Semesteravstämning. Den listan är tänkt att användas för att kunna stämma av semestertransaktionerna per månad. Men vill man bygga vidare på den kan man lägga till följande fält: Intjänad semesterersättning period Intjänad semesterdagar period Intjänat semestervärde per dag period Arbetade dagar Arbetade dagar exkl. frånvaro Arbetade timmar Stämplade timmar (används för de som har ej komp angivet på anställdafliken) Med denna lista får jag ett bra underlag om jag vill stämma av vad den anställde har tjänat in sin semester på.

9 7 Semesterskuldslista Man kan dra ut en kort eller lång semesterskuldslista från systemet, man väljer fliken listor och under sektionen låsta mallar bläddrar man ner till antingen kort eller lång semesterskuldslista: I dessa standard listor är inte den upplupna arbetsgivaravgiften med, om man vill ha det så markerar man bara det fältet innan man skapar listan. (Vill man spara sin lista som mall trycker man på spara mall under sektionen egna mallar). Observera att listorna redan är ackumulerade, de visar allstå den totala semesterskulden per den löneperiod man står i, man behöver inte ange period. Bilden ovan visar den långa semesterskuldslistan, den tar med samtlig information. Vi har valt att ha med förskottssemester i semesterskuldslistorna och vi visar den som en skuld på den anställde.

10 8 Hur ser semestern ut på lönespecifikationen? På lönespecifikationen kommunicerar vi ut all semester till den anställde, de betalda och sparade dagarna anger vi med belopp. De intjänade dagarna kommunicerar vi bara ut dagarna på då dessa dagar inte är tillgängliga i varken dagar eller pengar förrens nästa semesterår, samt kan värdet komma att justeras på grund av balkongtillägget.

11 POSTADRESS: , Uppsala BESÖKSADRESS: S:t Olofsgatan 9 TELEFON: info@caspeco.se POSTADRESS: , Uppsala BESÖKSADRESS: S:t Olofsgatan 9 TELEFON: info@caspeco.se