Semesterårsbyte Målare/Mtrlarb MED semesteruttag i april

Transkript

1 Entré Semesterårsbyte Målare/Mtrlarb MED semesteruttag i april Detta dokument ska följas av måleriföretag med anställda som ska ta semester i april och få semesterlönen/semestertillägget utbetald i mars. Alla dokument om semester finns på vår hemsida under Entré Lön Semesterårsbyte Logga in med användarnamn och lösenord. När ska semesterårsbytet genomföras När målare ska ta ut semester i april, i följande ordning: 1. Löneavräkna ordinarie marslön 2. Stäm av semesterskulden 3. Genomför semesterårsbytet 4. Löneavräkna en extralön i mars Man kan inte betala ut semesterdagar för april på den ordinarie marslönen då semesterårsbytet, som räknar fram den nya semesterlönen, bara kan göra beräkningen på löneavräknade rader. Checklista inför semesterårsbyte 2017 Gå igenom nödvändiga rutiner och gå sedan vidare och genomför semesterårsbytet. Kontrollera om nödvändigt Dokument Utförd Finns anställda som slutat detta semesterår? Semesterinst_MALERI.pdf Finns deltidsanställda i företaget? Semesterinst_MALERI.pdf Finns anställda med förskottssemester? Semesterinst_MALERI.pdf Kontrollera ackumulatordefinitioner Semesterinst_MALERI.pdf Visning av semesterdagar mm på lönespec. Semesterinst_MALERI.pdf Obligatoriska kontroller Dokument Utförd Stäm av semesterskulden och Semesterarsbyte_MALERI_med_aprilsem_ Genomför semesterårsbytet 2017.pdf (detta dokument) Övriga dokument Dokument Utförd Semesterberäkning långtidsfrånvarande Semesterberakning_langtidsfranvarande.pdf Avstämning långtidsfrånvarande Avstamning_langtidsfr_sjuk_foraldraled.xlsx Beräkning sysselsättningsprocent Berakning_sysselsattningsprocent.xlsx Inställningar semesterår Installningar_semesterar_MALERI.pdf Arbetstidsförkortning Bygg och Tjm Arbetstidsforkortning_BRANSCH_2017.pdf Ett semesterårsbyte är inte definitivt. Det kan utföras flera gånger om något blir fel. Dagar och semesterlönepriser kan också korrigeras manuellt

2 Gå igenom typ av semester på alla anställda För att få en korrekt semesterskuld är det nödvändigt att alla anställda har rätt Typ av semester. Gå till Lön Semesterhantering - Skapa/Ändra semesterår. Det ska finnas ett semesterår för varje avtalsområde. Till höger visas vilka personer som tillhör respektive avtal. 1. Töm avtalsområde och semestergrupp under 1. Urval för att se alla semesterår 2. Se till att urval för datum är inom semesteråret 3. Markera ett semesterår i taget i den vänstra rutan 4. Inga anställda får ligga på tomt avtalsområde (översta raden i rutan till vänster) a. Om de har Ingen semesterberäkning är det okej 5. Se till att Berörda personer till höger har rätt Typ av semester a. Ändra enkelt genom att klicka på Semester Exempel: Korrekta kopplingar på Typ av semester: - Målare = Arbetare med procentuell semester - Materialarbetare = Månadsavlönade med tjänstemannavillkor - Tjänstemän = Tjänstemannasemester Alternativt kan Ingen semesterberäkning användas där semesterlön ingår i timlön eller betalas ut vid varje lönetillfälle

3 Avstämning semesterskuld Målare/Mtrlarb Skriv ut semesterskuldlistan för befintligt semesterår under Lön - Semesterhantering - Utskrifter semester Semesterskuld. Fyll i sista datum i aktuellt semesterår Bocka i Avrunda semesterdagar Gör urval på avtalsområde För att inte få med personer som slutat ska Aktiv, Ja vara ifylld Kontrollera följande: - Att alla personer på listan fortfarande är anställda, annars avaktivera personen och ta ut en ny lista - Att långtidsfrånvarande och deltidare/intermittenta har fått korrekt antal inarbetade semesterdagar - Gå igenom alla personer på listan och gör en rimlighetsbedömning av semesterdagarna och beloppet - Om semesterdagarna tillhör en person som jobbar deltid måste sysselsättningsprocenten på semesterraderna i personregistret anges (se Semesterinst_MALERI för mer information) - För att se förskottsdagar på semesterskuldslistan så måste de ha ett värde. Om värde saknas beror det på att det inte finns ett pris på de uttagna förskottsdagarna i personregistret. Gå till personen i personregistret och klicka på Semester för att lägga till ett värde. (se Semesterinst_ MALERI för mer information)

4 Exempel på utskrifter semesterskuldslista som summeras och visas per avtalsområde. Observera texten som talar om hur de betalda och sparade dagarna värderas (enligt inställning på respektive semesterår). För en mer utförlig uträkning av summorna under Daglön, Rörlig del och Inarbetat, klicka Visa. Eller ta ut Semesterskuld detaljerad för att få all information under Visa Inarbetat specificerad på utskriften. Observera uträkningen för genomsnittlig lön. Om beräkningen i semesterskuldslistan blir högre än grundinställningens värdering så visas den i rött. Grundinställningens belopp kommer att överrida den beräknade till semesterskuldslistan och semesterårsbytet. Ta med fördel ut rapporten Semesterunderlag för att se alla genomsnittslöneberäkningar. Gäller anställda med procentuell semesterberäkning. Grundinställningarna för genomsnittlig lön har nummer 3643, 3644, 3645 och

5 Semesterårsbyte och extra löneavräkning i mars En målare/materialarbetare som ska ta ut semester i april ska få ut sin semesterlön/semestertillägg i mars. En extra löneavräkning måste göras efter ordinarie lönavräkning i mars och efter semesterårsbytet, men före mars månads utgång. Detta för att få en semesterlöneberäkning på all utbetald lön under semesteråret. Semesterårsbytet görs enklast för alla målare samtidigt även för de som inte ska ta ut semesterdagar. Genomför semesterårsbytet Gå till Lön Semesterhantering Semesterårsbyte. För enklast hantering rekommenderar vi att semesterårsbytet görs per avtalsområde och lönegrupp, ett i taget. 1. Ruta 1. Urval a. Ange avtalsområde och lönegruppen för målare och materialarbetare, ett i taget 2. Ruta 2. Villkor. Datum för nya ingående värden a. Välj Nästa startdatum för respektive semesterår b. Angivet datum används inte vid semesterårsbytet o Datumet i rutan har ingen funktion eller betydelse 3. Bocken Ta med preliminär frånvaro a. Denna markering ska lämnas tom 4. Markera personerna via Markera-knappen Exempel: 5. Ta ut en Avstämninglista och kontrollera att rätt antal dagar tilldelas för alla personer 6. Klicka Genomför för att utföra semesterårsbytet och tilldela nya semesterdagar 7. Och kom ihåg, det går att korrigera både dagar och pris i efterhand

6 Skapa lönepriset för semesterlön för Målare Funktionen Skapa personliga priser visas efter genomfört semesterårsbyte. Lönepris för procentuell semester. 1. Välj lönepriset SemErsDag (eller motsvarande) som ska avse priset per semesterdag för timavlönade 2. Skriv ut en avstämningslista innan genomförandet för att kontrollera priserna 3. Klicka Genomför och svara Ja för att genomföra prissättningen och skapa semesterlönepriset per dag Efter genomförd prissättning så har lönepriset SemErsDag skapats per person. Rutinen går att köra om så att nya priser skapas på samma datum. Det redan skapade priset skrivs då över med det nya. Priset kan även ändras manuellt på personens lönepris. Lönepriserna måste inte skapas via denna rutin utan kan läggas upp manuellt. För att vid ett senare tillfälle komma tillbaka till rutinen, gå till: Lön Semesterhantering - Semesterårsbyte. Välj personer och klicka på Skapa personliga priser. 1. Genomför semesterårsbytet för materialarbetare och övriga avtal om sådana finns 2. Skapa sedan lönepriset rörliga delar för månadsavlönade enligt nästa sida

7 Skapa lönepriset rörliga delar för månadsavlönade I denna rutin skapas det personliga priset Rörlig del för månadsavlönade materialarbetare. Lönepris för rörliga delar 1. Välj lönepris Rörlig del för priset per semesterdag för rörliga delar för månadsavlönade materialarbetare 2. Om lönepriset inte finns se Bilaga 1 3. Skriv ut en avstämningslista innan genomförandet för att kontrollera priserna 4. Klicka Genomför och svara Ja på att genomföra prissättningen Efter genomförd prissättning så har priser skapats på personerna. Rutinen går att köra om så att nya priser skapas på samma datum. Det redan skapade priset skrivs då över med det nya. Priset kan även ändras manuellt på personens lönepris. Semesterårsbytet är klart! För frågor kontakta Hantverksdatas Kundservice: Support Tel: Support E-post: support@hantverksdata.se Internet:

8 Registrera uttag av semesterdagar för april 1. Tidsregistrera semesteruttagen för april eller meddela målarna att göra uttagen i Portalen a. När uttaget registreras via mallen Sem i Entré så visas de tilldelade semesterdagarna först när datum ändras till april Gå till Lön Lönebearbetning. 2. Skapa en ny extra löneperiod för semesterlönen genom att klicka Ny på raden för löneperiod a. Klicka i Extra löneperiod utan semesterberäkning och arkivrader för att inte få med upplupen semesterberäkning och arkivrader som månadslön och t ex frivillig skatt b. Välj datum för utbetalningen, t ex den 30 mars och klicka Ok 3. Tillbaka i lönebearbetningen a. Välj den nya löneperioden b. Markera alla anställda som inte ska ta ut semester c. Ändra deras status till Ej med i avräkning via knappen Status 4. Godkänn och betala ut semesterlönen a. Om uttaget registreras via mallen Sem i löneavräkningen så visas de tilldelade semesterdagarna först när datum ändras till april 5. Avräkna löneperioden på vanligt sätt 6. När arbetsgivardeklarationen ska tas ut, se till att få med alla löneperioder för mars

9 Bilaga 1. Skapa lönepris för rörlig del Om lönepriset inte finns kan man skapa det nu. 1. Skriv namnet i aktuell ruta, t ex rörlig del, och tryck Enter 2. Svara Ja och fyll i ett namn på lönepriset I samband med att ett nytt lönepris skapas, så skapas även en lönepriskod med samma namn. Lönepriskoden kopplas sedan på den aktuella lönearten som ska användas för utbetalning av det skapade lönepriset