Behöver du fördjupa dig i din avstämning?

Transkript

1 Behöver du fördjupa dig i din avstämning? Börja alltid med att följa checklistan som finns i dokumentet Årsskiftesrutiner och använd detta avstämningsdokument om du behöver fördjupa dig i varför din avstämning inte stämmer. Det kan exempelvis bero på om någon löneart eller anställd har en felaktig inställning och på så sätt påverkat beloppen. Dokumentet Årsskiftesrutiner med den kompletta checklistan finns att ladda ner från Kundtorget. Här får du ytterligare punkter som kan ge dig klarhet i varför det är olika belopp om du jämför ackumulatorer för kontrolluppgifter mot rutor på arbetsgivardeklarationen som avser hela året. I de allra flesta fall finns det naturliga orsaker till varför beloppen är olika i din avstämning och det är inget som du behöver göra någon korrigering på utan bara konstatera att beloppen skiljer sig åt. Om du använt de lönearter som vi har i våra grundregister och inte förändrat några inställningar under året så ska dina kontrolluppgifter och arbetsgivardeklarationer blir riktiga. Följande ackumulatorer för kontrolluppgifter och rutor på arbetsgivardeklaration för hela året ska stämmas av innan du skapar kontrolluppgifter till Skatteverket: Arbetsgivardeklaration Ackumulator Summa avdragen skatt (ruta 82) Avdragen prel. skatt 101 Summa bruttolön (ruta 50) Kontant bruttolön 111 Summa förmåner (ruta 51) Ackumulatorer för förmåner (113, 118, ) Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundningen som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till Har du haft någon anställd som det har blivit fel på under året ska du genomföra korrigeringarna innan du genomför årsskiftet i programmet Det är olika värden i ackumulator 111 mot ruta 50 på arbetsgivardeklarationen Anställda som tjänat under kr eller ½ prisbasbelopp under året Om du har anställda som tjänat under kr eller ett ½ prisbasbelopp (idrottsutövare), kommer beloppet att bli högre i ackumulator 111 än i ruta 50 på Det beror på att arbetsgivaren inte behöver betala sociala avgifter på inkomster som totalt under inkomståret understiger 1000 kr eller ½ prisbasbelopp (idrottsutövare). Det är alltid viktigt att säkerställa om en differens beror på detta. Om du har anställda som under året inte passerat gränsen för arbetsgivaravgift, ska du därför vid din avstämning räkna bort beloppet som motsvarar deras lönesumma under året från värdet i ackumulator 111. Därefter stämmer du av värdet mot ruta 50 på 1

2 Inställningen som styr gränsen för arbetsgivaravgift hittar du i registret Anställda, fliken Allmänt. När du lägger upp en ny anställd läggs alltid automatiskt gränsen kr, vilket är vanligast förekommande. Du kan vid behov ange gränsen ½ basbelopp. Är ni en idrottsförening och ska stämma av ackumulatorer för kontrolluppgift mot arbetsgivardeklaration Har du betalt ut ersättning (lön + förmån) till idrottsutövare som överstiger ½ prisbasbelopp, ska du för korrekt avstämning, summera värdet av ackumulator 131 Skattepliktiga ersättningar ej soc avg och eventuellt ackumulator 111 Kontant bruttolön mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön på Har ni även förmåner i ackumulator 113, 118 och ska dessa stämmas av mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på I samband med att du skapar register för kontrolluppgifterna kan programmet flytta värdet i ruta 031 till ruta 011 för dessa anställda. Har du betalt ut ersättning (lön + förmåner) till idrottsutövare som understiger ½ prisbasbelopp, redovisas värdet i ruta 031 på kontrolluppgiften. Anställda med markering Ej arbetsgivaravgift Har du betalt ut ersättning till anställd som har markering Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, finns beloppet med i ackumulator 111 Kontant bruttolön men är inte med i ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön på För korrekt avstämning ska du räkna bort beloppet från ackumulator 111 och därefter stämma av mot värdet i ruta 50 på Löneart som är skattegrundande och kopplad till ackumulator 111 men Ej underlag för arbetsgivaravgift Har du löneberett med en löneart som är underlag för skatt, ej underlag för arbetsgivaravgift och kopplad till ackumulator 111 Kontant bruttolön, finns beloppet med i ackumulator 111 men inte med i ruta 50 på För korrekt avstämning ska du räkna bort beloppet från ackumulator 111 och därefter stämma av mot värdet i ruta 50 på Anställda med Socialavgiftsavtal En utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige kan träffa en överenskommelse (Socialavgiftsavtal) med den anställde om att den anställde ska redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe. 2

3 Har du anställda med socialavgiftsavtal betalar inte arbetsgivaren någon arbetsgivaravgift. Vilket innebär att dessa anställda inte redovisas på Deras lön finns med i ackumulator 111 Kontant bruttolön men inte i ruta 50 på Har du löneberett med en löneart som är underlag för skatt, ej underlag för arbetsgivaravgift och kopplad till ackumulator 111 kontant bruttolön, uppstår en differens när du gör din avstämning mellan ackumulator 111 kontant bruttolön och ruta 50 på För korrekt avstämning ska eventuella värden i ackumulator 111 räknas bort annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön utan förmåner på Är differensen på grund av ovan orsaker är den naturlig och det är inget du behöver korrigera för rapporteringen av kontrolluppgifterna. Det är ett högre belopp i ackumulatorer för förmåner än i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen Har ni drivmedelsförmån En vanlig orsak till differens vid avstämning av förmåner är om företaget har drivmedelsförmån och företaget betalar drivmedlet för arbetstagaren (den anställde ska beskattas för de privat körda milen) då uppstår en differens eftersom en del av förmånen inte utgör underlag för sociala avgifter. Värdet från löneart 873 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter ska inte redovisas i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen men värdet är med i ackumulator 118 Drivmedelsförmån (hamnar i ruta 018 på kontrolluppgiften). Ta ut löneartshistorik för hela året på löneart 873 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter under menyn Analys - Historik så vet du exakt hur stort beloppet är. Exempel, drivmedelsförmån vid bilförmån. Den anställde beskattas för 120 %, uppräkningen med 20 % ligger som underlag för förmånsbeskattning men ej som underlag för soc avgifter mil*9,50 kr per mil*1,2 = redovisas på kontrolluppgiften i ruta 018 (ackumulator 118) mil *9,50 kr per mil*1 = redovisas på arbetsgivardeklarationen i ruta 51. Om du har anställda som tjänat under 1000 kr eller ½ prisbasbelopp (idrottsutövare), har markering Ej arbetsgivaravgift alternativt har Socialavgiftsavtal, finns deras förmåner med i ackumulatorerna men inte i ruta 51 på För en korrekt avstämning ska värdet av förmåner räknas bort från det totala ackumulerade värdet av förmåner annars får du ett för högt värde av förmåner i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på 3

4 Det finns ingen logisk förklaring - använd dessa rapporter Om det inte finns någon logisk förklaring till varför beloppen skiljer sig åt kan du behöva se igenom inställningar i registret Anställda, Lönearter eller Ackumulatorer, för att ringa in var felet ligger. Bra rapporter att använda vid avstämning: Lönearter per Ack - här ser du vilka lönearter som finns kopplade till varje ackumulator. Genom att ta ut den här rapporten ser du snabbt om någon löneart inte summeras till rätt ackumulator. Löneartsfördelning - här ser du vilka lönearter du använt under året. Används med fördel för att ta reda på om en löneart har varit felkopplad under året. Markera att du vill visa ackumulerade värden och kontrollera att lönearterna du får ut på rapporten har rätt inställningar under menyn Register - Lönearter. Egna rapporter Transaktionshistorik - används som en avstämningsrapport. Du anger alla lönearter som är knutna till den ackumulator du är intresserad av. Här kan du ta hjälp av rapporten Lönearter per ack på fliken Register. Du kan skapa flera olika rapporter för avstämning mot olika ackumulatorer. Rapporten läser transaktionernas värden, som du sedan kan jämföra med det värde som summerats i respektive ackumulator. Ackumulatorvärden för kontrolluppgifter - ta ut ackumulatorlistor för ackumulatorer som ska redovisas på kontrolluppgiften under menyn Analys - Ackumulatorvärden. Jämför dessa uppgifter mot respektive ruta på arbetsgivardeklarationen för hela året. Arbetsgivardeklaration - välj hela året i rullistan Löneutbetalningsmånad och stäm av mot ackumulatorer för kontrolluppgifter. På sidan 2 specificeras vad de olika differenserna kan bero på, står där ett anställningsnummer kan du med fördel ange detta när du tar ut ackumulatorvärden för kontrolluppgifter ovan. Specifikation till arbetsgivardeklaration - här ser du hur varje person påverkat alla värden i arbetsgivardeklarationens rutor. Förkortad löneartslista - du får en lista med alla lönearter och ser vilka ackumulatorer och bokföringskonton de är kopplade mot. Är du osäker på hur någon ersättning du betalat ut under året ska redovisas, hänvisar vi till Skatteverkets informationsblad, SKV304 Kontrolluppgifter - lön, förmåner mm. Jämför gärna inställningar på dina lönearter och ackumulatorer mot Övningsföretaget. Kontrollera inställningar i registret Lönearter Ta ut rapporten Löneartsfördelning, som visar vilka lönearter som använts under året och hur mycket som registrerats på respektive löneart, den finns under menyn Analys - Rapporter - fliken Periodens & månadens och kan tas ut med olika sorteringar och urval. Gå sedan till menyn Register - Lönearter och kontrollera att du har rätt inställningar på lönearterna när det gäller Löneartstyp, Underlag eller ej underlag för arbetsgivaravgift samt eventuell summering till ackumulatorer för kontrolluppgift. På så sätt ringar du in om det är fel inställning på någon av dina lönearter du använt under året och på vilket sätt detta påverkat dina kontrolluppgifter eller arbetsgivardeklaration. 4

5 Fälten Löneartstyp och Arbetsgivaravgift påverkar Summering vid avräkning till ackumulator för kontrolluppgift påverkar värdet på kontrolluppgiften. Kontrollera dessa fält på lönearten: Korrigering Värden i arbetsgivardeklarationen är rätt Om du upptäcker att du har lönearter som ligger som grund för skatteberäkning och arbetsgivaravgift men inte är kopplade till någon ackumulator för kontrolluppgift, då har dessa lönearter under året redovisats på arbetsgivardeklarationen och du har erlagt rätt skatt och arbetsgivaravgift men värden finns inte med i ackumulatorn för kontrolluppgift. Du kan själv korrigera genom att ändra manuellt på aktuell ackumulator men var noga med att ta en säkerhetskopia innan du börjar. För att ändra ett ackumulatorvärde går du under menyn Register - Registervård Ackumulatorvärden och klickar på knappen Ändra. Du måste sedan skapa om registret för kontrolluppgifter för att få med ändringen på kontrolluppgiften. Om du redan har skapat underlag för kontrolluppgifter kan du ändra direkt i rutan på den anställdes kontrolluppgift. Det gör du under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter - Ändra/komplettera kontrolluppgifter. Du kan också använda dig av funktionen Räkna om ackumulatorvärden. Tänk på att ta en säkerhetskopia innan du räknar om ackumulatorvärdet. Koppla först rätt ackumulator till lönearten. Gå sedan till menyn Register - Registervård och välj Räkna om ackumulatorvärden. Du väljer själv vilken/vilka ackumulatorer som ska räknas om. Programmet går då igenom hela transaktionshistoriken från årets början. Värdet på de lönearter som är kopplade till en ackumulator som ska nollställas vid årsskiftet summeras till rätt ackumulator enligt inställning på respektive löneart. Observera att om du har gjort några manuella förändringar på någon ackumulator under året så försvinner dessa ändringar när du räknar om ackumulatorvärdet. Kom ihåg att skapa nytt register för kontrolluppgifter om du gjort några ändringar. Tänk även på att ändra inställningarna på lönearten i det nya innevarande året. 5

6 Fel ackumulator kopplad till löneart Om du råkat koppla en ackumulator fel på någon löneart kan det ge oväntat höga eller låga värden i jämförelse mot arbetsgivardeklarationens rutor. För att se vilka lönearter som påverkar värdet i ackumulatorerna kan du ta fram rapporten Lönearter per ack under menyn Analys - Rapporter - fliken Register. Här ser du alla ackumulatorer och vilka lönearter dessa är kopplade till. Är du osäker på om inställningarna på dina lönearter är rätt kan du skriva ut samma rapport i Övningsföretaget och sedan jämföra och göra eventuella ändringar i ditt företag. Exempel: Om löneart 031 Periodens arbetade timmar summeras vid avräkning till exempelvis ackumulator 111 Kontant bruttolön får du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 på Detta eftersom lönearten är passiv och inte ska vara med på vare sig kontrolluppgifter eller arbetsgivardeklaration. När du tagit bort den felaktiga ackumulatorn alternativt kopplat rätt ackumulator till lönearten kan du med fördel använda funktionen Räkna om ackumulatorvärden för att få rätt värde i ackumulatorn. Tänk på att ta en säkerhetskopia innan du räknar om ackumulatorvärdet. Du räknar om ackumulatorvärdet under menyn Register - Registervård knappen Räkna om ackumulatorvärden. Välj att räkna om den ackumulator som var felaktig. Rutinen går igenom årets alla transaktioner och räknar om värdet enligt de nuvarande inställningarna på lönearten. Det är endast ackumulatorer med inställningen Automatisk nollställning vid årsskifte som går att räkna om. Använd inte den här funktionen om du har gjort manuella justeringar direkt i ackumulatorerna under året, de manuella justeringarna kommer då att försvinna ur ackumulatorerna. Värden i ackumulatorer för kontrolluppgift är rätt Om det har varit fel inställning på lönearten när det gäller löneartstyp och underlag för arbetsgivaravgift måste du ändra manuellt på Summeringen vid avräkningen har dock gjorts till rätt ackumulator för kontrolluppgift. Kontakta Skatteverket eftersom du behöver göra en rättelse då det under året varit fel på Tänk på att ändra inställningarna på lönearten i ditt nya innevarande år och att justera i din bokföring. Kvarstår differens Om du tittat igenom alla lönearter som du använt under året och sett att det är korrekt inställning på dessa kan du behöva felsöka bakåt i tiden och månadsvis jämföra arbetsgivardeklaration mot en löneartsfördelning uttagen för samma period. På så sätt kan du avgöra om det är arbetsgivardeklarationen för hela året eller värden i ackumulatorer för kontrolluppgifter som är de korrekta. Gör så här: Gå in i rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration för varje månad, som du hittar under menyn Analys Rapporter fliken Periodens & månadens. Här ser du vilka belopp varje person har bidragit med till arbetsgivardeklarationens rutor, skriv ut rapporten. Skriv även ut rapporten Löneartsfördelning för varje månad, den visar vilka lönearter som använts och hur mycket som registrerats på respektive löneart. Dessa kan du jämföra mot arbetsgivardeklarationens rutor. Du hittar rapporten Löneartsfördelning under menyn Analys - Rapporter, fliken Periodens & månadens. 6