Utförlig checklista för Årsskiftesrutiner 2017/2018

Transkript

1 Utförlig checklista för Årsskiftesrutiner 2017/2018 Det har blivit dags att sätta punkt för inkomstår Bråttom med lönen i januari? Betalar du ut lön tidigt i januari kan du påbörja löneberedningen när du genomfört punkterna 1-6 samt 9-11 i vår checklista för årsskiftesrutiner. Vi har i detta dokument plockat ut dessa punkter, som du även hittar tillsammans med resterande punkter i den fullständiga årsskifteschecklistan. Checklista: Du kan med fördel skriva ut checklistan och bocka av punkt för punkt när de är gjorda. Den blå guideikonen symboliserar att det finns en guide kopplad till avsnittet. 1. Gör klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kom ihåg att göra eventuella justeringar för år Ta ut periodens rapporter. 2. Gör avstämning avseende lön, skatt och eventuella förmåner. Arbetsgivardeklaration mot ackumulatorvärden Avstämningar inför årsskiftet, nr 1 Avstämningar inför årsskiftet, forts nr 1 3. Ta en säkerhetskopia på Innevarande år Läs in 2018 års version, som du hämtar på Kundtorget. Innan du påbörjar installationen av uppdateringen är det viktigt att du läser igenom Systemkrav, Installationsanvisning samt Versionsnytt. Se till att löneprogrammet är avstängt när du installerar den nya versionen. Observera att du som valt att låta Hogia ta hand om driften av din miljö inte behöver göra en egen uppdatering, detta sköter Hogia Cloud för dig. Information om 2018 års version hittar du i inloggningsportalen för Cloud cirka tre veckor innan uppdatering utförs. Nyhet i år Automatisk uppdatering av skattetabeller, engångskatt och arbetsgivaravgift för 2018 Vid förra årsskiftet lanserade vi funktionalitet i programmet för att hämta och uppdatera ditt företag med beräkningsuppgifter för det nya inkomståret. I år har vi förenklat ytterligare och med version 18.0 kommer det bli ännu smidigare för dig att få ditt företag uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomstår När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt/dina företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de ned och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag. Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. 1

2 Det är först under punkt 6 Nytt kalenderår, som beräkningsuppgifterna för inkomstår 2018 uppdateras. Observera att du kan installera version 18.0 även om du fortfarande arbetar med löner i innevarande inkomstår Du måste dock vara klar med alla dina utbetalningar i innevarande inkomstår 2017 innan du gör rutinen Nytt kalenderår. 5. Gå igenom inställningar för företag och anställda För att du med automatik ska få med korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter, rätt företagsuppgifter i kontrolluppgiftsfilen samt att du ska få med korrekta inställningar på dina anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, är det viktigt att du går igenom vissa inställningar för de anställda och för företaget. 6. Kör rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen. När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt/dina företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag om det finns filer med beräkningsuppgifter (skattetabeller, inkomstintervall och procent för engångsskatt, inkomstbasbelopp, prisbasbelopp och statslåneränta) på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag. Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. I rutinen flyttas även årets lönehistorik samt nuvarande ackumulatorvärden till föregående inkomstår och de ackumulatorer som har en markering i rutan Automatisk nollställning vid årsskifte, kommer att nollställas i den nya databasen. Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Kontrolluppgifter ändra/komplettera dina personuppgifter, skapa ditt register, validera ditt register samt ändra/komplettera dina kontrolluppgifter vid behov. Skriv ut kontrolluppgifterna eller skicka via e-post och skapa KU-fil till Skatteverket. Du som har tilläggsmodulen MyPayslip har möjlighet att publicera de anställdas kontrolluppgift (KU10) i deras mobiltelefon, du använder samma fil som du skapat till Skatteverket, KU.xml. Skapa register för kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgiftsfil och skicka till Skatteverket Rätta kontrolluppgift 8. Om företaget rapporterar löneuppgifter till Fora ska du ta ut underlag till rapporten. 9. Ta en säkerhetskopia på Föregående år (2017) för arkivering. VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR - DATABASEN FÖR INKOMSTÅR

3 10. Läs in CSR-svaret. Har du inte skickat in någon frågefil till CSR kan du göra det nu, det går att skicka in hela året. Du kan givetvis registrera uppgifterna om tabelltillhörighet och jämkning manuellt på de anställda. Komplettera även med uppgift om engångsskatt, under menyn Verktyg Engångsskatt, på respektive anställd samt korrigera skattekolumner för pensionärer, detta gör du i anställdaregistret. 11. Justera registren genom att kontrollera ackumulatorer och lönearter, uppdatera anställda med nya bilförmånsvärden samt ta bort anställda som slutat under år 2016 eller tidigare. Rensa även bort gamla arbetsscheman under menyn Register - Registervård. 12. Nu är det klart för januarilönen Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet. 14. Gör semesterberäkning för 2018 om semesteråret sammanfaller med kalenderåret. Checklista punkt för punkt 1. Lönebered och avräkna december månad Börja ditt arbete med att göra klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kontrolluppgifterna följer kontantprincipen vilket innebär att allt som är utbetalt från 1 januari till 31 december 2017 ska med på kontrolluppgiften för samma år. Gör eventuella justeringar, så att du har med alla korrigeringar eller annat i decemberlönen, som påverkar inkomst och skatt för 2017, så att eventuell bruttolöneskuld för 2017 korrigeras redan nu. Det kan exempelvis röra sig om ersättningar som du hanterat vid sidan om under året, men som nu ska läggas in så att dessa kommer med på kontrolluppgiften. Kontrollera också att du har angivit personnummer på samtliga anställda. Har du anställda som inte har svenskt personnummer, ska du söka ett samordningsnummer hos Skatteverket. Hinner du inte få samordningsnummer måste du använda dig av födelsetid på kontrolluppgiften. Läs mer om detta under steg 5, Gå igenom inställningar för företag och anställda. 2. Stäm av arbetsgivardeklarationen mot ackumulatorerna Arbetsgivardeklaration mot ackumulatorvärden Avstämningar inför årsskiftet nr 1 Avstämningar inför årsskiftet forts nr 1 Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du har lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Du stämmer av enligt nedan: Arbetsgivardeklaration Ackumulator Summa avdragen skatt (ruta 82) Avdragen prel. skatt 101 Summa bruttolön (ruta 50) Kontant bruttolön 111 Summa förmåner (ruta 51) Ackumulatorer för förmåner (för ackumulatornummer, se nedan) 3

4 Påbörja avstämningen Ta ut Arbetsgivardeklarationen för hela året under menyn Analys Rapporter Periodens & Månadens. Välj 2017 i rutan för Löneutbetalningsmånad. Gå därefter in under menyn Analys - Ackumulatorvärden. Ta ut tre listor, en för ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt, en för 111 Kontant bruttolön samt en för förmåner, exempelvis ackumulatorerna 113, 118 samt , håll ner Ctrl-knappen för att välja flera ackumulatorer. Klickar du på rubriknamnet i kolumnen Värde, när du fått fram de anställdas ackumulatorvärden enligt ovan, sorteras listan i storleksordning efter de värden de anställda har i respektive ackumulator. Hur påverkar lönearternas inställningar arbetsgivardeklarationen? För att du ska kunna kontrollera samt felsöka vid behov, är det viktigt att du vet vilka inställningar i programmet som styr var uppgifterna hamnar på kontrolluppgiften: Löneartens inställning under Typ styr var värdet ska hamna på Arbetsgivardeklarationen. Inställningen under Summera vid avräkning till styr i vilken ackumulator värdet ska sparas. Ackumulatorernas värde kommer från de lönetransaktioner som skapats under året. Rätt inställning på dina lönearter är grunden till korrekta uppgifter i ackumulatorerna. Kontrolluppgifterna hämtar sina värden från ackumulatorerna. Logiken i programmet är byggd så att varje ruta på kontrolluppgiften har en motsvarighet i en ackumulator med liknande nummer, exempelvis Ruta 011 Kontant Bruttolön har sin motsvarighet i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Avstämning skatt Ruta 82 på arbetsgivardeklarationen, Summa avdragen skatt, ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt. I den här avstämningen finns det inga naturliga differenser utan värdena ska överensstämma. 4

5 Avstämning bruttolön Ruta 50 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot det värde som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen är de skattepliktiga ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. Ett tips är att klicka på kolumnrubriken Värde för att sortera efter belopp, detta underlättar om du exempelvis har många anställda med belopp under 1000 kr i ackumulator 111, som ska räknas bort. 5

6 Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar. Använt en löneart som är Skattegrundande och kopplad till ackumulator 111 men Ej underlag för arbetsgivaravgift. Då ligger summan för detta med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. På sidan 2 i Arbetsgivardeklaration för hela år 2017 får du en indikation om vad differensen beror på, exempelvis summan för löntagare som har tjänat under 1000 kr eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening alternativt summan för löntagare med negativ bruttolön. För korrekt avstämning ska eventuella värden i ackumulator 111 som inte är underlag för sociala avgifter räknas bort, annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner på arbetsgivardeklarationen. Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundning som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. Du kan även använda rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration för att exempelvis se vilka som har tjänat under 1000 kr och därmed identifiera differensen. Du hittar rapporten under Rapporter - fliken Periodens & månadens. 6

7 Avstämning förmåner Ruta 51 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner, ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar. Anställda som fått Drivmedelsförmån, lönearterna 872 och 873, där 873 har inställningen Ej underlag arbetsgivaravgift. Då finns deras förmåner med i ackumulatorerna för respektive förmån men inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen. Kontrollera även om det kan vara så att du har en anställd med negativ förmån som orsakar en differens. På rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration framgår även värdet gällande förmåner. Förtydligande: I ackumulator 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån ingår värden från både löneart 872 Drivmedelsförmån och 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter. Den sistnämnda ingår inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen utan är en naturlig differens. 7

8 Ta ut lönehistorik för löneart 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter under Rapporter - Egna rapporter - Transaktionshistorik för utbetalningsdatum för att se hur stor differensen är. Kom ihåg att markera rutan Skriv ut anställda som har slutat. För korrekt avstämning ska värdet av löneart 873 räknas bort från det totala ackumulerade värdet av förmåner annars får du ett för högt värde i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på arbetsgivardeklarationen. Fortfarande differenser? En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad under året, och därmed summerats felaktigt. Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundning som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. För en fördjupad analys av dina värden klickar du på knappen Underlag under menyn Analys - Rapporter rapporten Arbetsgivardeklaration. Du får ut en rapport som visar exakt vilka siffror arbetsgivardeklarationen baseras på per ruta och anställd. Du väljer själv vilka rutor du vill granska närmare. Vill du läsa mer om hur du fördjupar dig i din avstämning, klicka här» 3. Ta en säkerhetskopia Ta en säkerhetskopia Innan du påbörjar årsskiftesarbetet bör du ta en säkerhetskopia på Innevarande år Denna säkerhetskopia behöver du om något går fel när du skapar Nytt kalenderår. Observera att du även kommer ta en säkerhetskopia i punkt 9, där säkerhetskopian blir på Föregående år (2017). Det är denna kopia du sparar för arkivering. Det är väldigt viktigt att du tar båda dessa säkerhetskopior. Ha för vana att säkerhetskopiera minst en gång per löneperiod. Spara kopian antingen på en server eller på datamedia. Säkerhetskopian är din försäkring mot oförutsedda störningar som kan skada ditt material. Du hittar rutinen för säkerhetskopiering under menyn Arkiv Säkerhetskopiering. Arbetar du med HogiaLön Plus på SQL Server? När du genomför årsskiftet skapas det en helt ny databas för Arbetar du med löneprogrammet på en SQL Server är det viktigt att du kontrollerar med din It-tekniker att du har den behörighet som krävs för att få skapa en ny databas på servern. Om du inte har de rättigheter som krävs för att ta säkerhetskopior eller skapa nytt kalenderår är det viktigt att ni är överens om hur rutinerna ser ut hos er för att årsskiftesrutinerna ska fungera smidigt. All teknisk information om årsrutinerna i löneprogrammet hittar du på Kundtorget under rubriken PROGRAMSUPPORT - SQL-info. Här hittar du bland annat ett dokument som beskriver de behörigheter som behövs på en SQL Server. Om du kör programmet i Terminal server eller Citrix-miljö eller om din IT-miljö förvaltas av ett annat företag är det viktigt att planera in när uppdateringen ska göras så att hjälp finns på plats när du ska läsa in den nya versionen. 8

9 4. Läs in 2018 års version av löneprogrammet 2018 års version hittar du på Kundtorget, loggar in på Kundtorget gör du via en länk längst ner till höger i programmet eller via Ange de tre första tecknen i ditt företagsnamn och ditt licensnummer för att logga in. Ditt licensnummer hittar du längst ner till höger på löneprogrammets startsida. Om du valt att låta Hogia ta hand om driften av din miljö behöver du inte göra en egen uppdatering, detta sköter Hogia för dig. HogiaLön Plus och Hogia Personal uppdateras med automatik för Hogia Cloud kunder. Information om när uppdatering till 2018 års version utförs hittar du i inloggningsportalen. Övriga uppdateringar bokas via helpdesk@hogia.se Nyhet i år Automatisk uppdatering av skattetabeller, engångsskatt och arbetsgivaravgift för inkomstår 2018 Vid förra årsskiftet lanserade vi funktionalitet i programmet för att hämta och uppdatera ditt företag med beräkningsuppgifter för det nya inkomståret. I år har vi förenklat ytterligare och med version 18.0 kommer det bli ännu smidigare för dig att få ditt företag uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomstår När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt/dina företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de ned och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag fram till att filerna finns och företaget har blivit uppdaterat. Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. Observera att du kan installera version 18.0 även om du fortfarande arbetar med löner i innevarande inkomstår Du måste dock vara klar med alla dina utbetalningar i innevarande inkomstår 2017 innan du gör rutinen Nytt kalenderår. Hur du gör rutinen Nytt kalenderår och hur ditt/dina företag uppdateras med beräkningsuppgifter för inkomstår 2018 kan du läsa mer om under Steg 6 - Nytt kalenderår. Läs in version 18.0 Du hittar aktuell version under rubriken NEDLADDNINGAR - Aktuell version. Det är viktigt att du, eller den person som ska göra installationen, läser vår dokumentation avseende Systemkrav, Installationsanvisning, Versionsnytt samt den tekniska dokumentationen (om du kör programmet i SQL), innan installationen påbörjas. Versionsnytt måste även distribueras till berörda av programmet. När du läst ovan nämnda dokumentation markerar du rutan Jag är medveten om att jag sätter mig i driftsättningsläge när jag påbörjar installationen och klickar därefter på Hämta installation. Se till att löneprogrammet och övriga programvaror är avstängda innan du startar installationen. Klicka vidare på länken för installationsfilen, beroende på webbläsare och inställningar kan nedladdningsrutinen skilja sig åt, nedan är ett exempel på hur det kan gå till. Du får en fråga om du vill Spara eller Köra filen. Väljer du Spara, sparas filen vanligtvis i mappen Hämtade filer, som finns under ditt användarnamn i mappen Användare, exempelvis C:\Användare\Användarens namn\hämtade filer. Väljer du istället Spara som, sparas filen på den sökväg du anger. 9

10 Ditt löneprogram uppdateras inte i och med detta. När hämtningen är klar, letar du upp din fil och kör igång installationen. Vill du inte spara ner själva installationsfilen kan du köra installationen direkt genom att välja Kör. Installationsprogrammet söker automatiskt efter tidigare installationer av programmet på din dator. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Följ anvisningarna i installationsguiden. När uppdateringen är klar får du besked om detta. Om du vill kontrollera att programversionen uppdaterats till 2018 års version, kan du titta längst ner till vänster i ditt program. Har du även Hogia Personal, måste du uppdatera även det programmet. Övningsföretaget uppdateras också i samband med installationen och du kan med fördel använda Övningsföretagets löneartsregister som mall när du ska lägga upp egna lönearter, kopiera eller ändra inställningar på befintliga. Installationen ändrar inga uppgifter i ditt företag eller löneartsregister. 5. Gå igenom inställningar för företag och anställda För att du med automatik ska få med korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter, rätt företagsuppgifter i kontrolluppgiftsfilen samt att du ska få med korrekta inställningar på dina anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, är det viktigt att du går igenom vissa inställningar för företaget och de anställda. Företagsuppgifter Gå in under menyn Arkiv Företagsuppgifter för att se till att företagsuppgifterna är kompletta. Anställdaregistret Gå in under menyn Register Anställda för att kontrollera att de anställda har fullständiga och korrekta uppgifter ifyllda. Personnummer/samordningsnummer/födelsetid Fullständig adress TIN vid KU10, för anställda som omfattas av dessa regler Kontrolluppgift KU13/KU14 Specifikationsnummer vid dubbla anställningar Företagsledare/Delägare Socialavgiftsavtal Om KU via e-post, kontrollera markering samt e-postadress Bilkod Om du har bråttom med januarilönen och väljer att hoppa över denna punkt måste du tänka på att göra eventuella justeringar gällande dessa uppgifter manuellt både i det föregående och i det innevarande året. Fliken Allmänt Personnummer/samordningsnummer/födelsetid Se till att de anställda har ett fullständigt personnummer/samordningsnummer alternativt födelsetid angivet. Om en anställd saknar eller inte har ett fullständigt personnummer, får du ett meddelande om att du ska ange en födelsetid under fliken Statistik mm. Vilka regler som gäller för registrering av födelsetid ser du i meddelandet. 10

11 Adress Anställda som har ett samordningsnummer eller som inte har ett fullständigt svenskt personnummer, har en födelsetid ifylld, måste ha en korrekt adress. Komplettera med namn, gatuadress, postnummer samt postort. En anställd med samordningsnummer eller födelsetid ska kompletteras i anställdaregistret med namn, gatuadress, postnummer samt postort. Fliken Statistik mm Kontrolluppgift Ska du lämna KU13 eller KU14 för några av dina anställda måste du komplettera med utländskt skatteregistreringsnummer, så kallat TIN-nummer samt landskoder för bland annat medborgarskap. För KU14 ska du även fylla i landskod för arbetsland. Nytt för inkomstår 2017 är att Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) numera även gäller KU10 i vissa fall. Från och med inkomståret 2017 har skyldigheten att lämna uppgift om utländskt skatteregistreringsnummer utvidgats, nu gäller skyldigheten även för obegränsat skattskyldiga i Sverige som har hemvist i en annan stat. Om du har anställda som omfattas av dessa regler, behöver du ange TIN-nummer och Landskod för dessa personer. När du skapar kontrolluppgifter kommer de uppgifter som du registrerar här med på kontrolluppgiften till den anställde och i filen till Skatteverket. Specifikationsnummer Kontrollera att de anställda, som har dubbla anställningar, har olika specifikationsnummer på respektive anställning. Om du sedan tidigare registrerat specifikationsnummer på personer med flera anställningar är dessa sparade och används som tidigare. Företagsledare/Delägare Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansföretag ska du markera detta med ett kryss i rutan Delägare i fåmansföretag. Vilka som avses med Delägare kan du läsa på Skatteverkets hemsida. Socialavgiftsavtal Om en anställd har ett socialavgiftsavtal och detta ska redovisas på kontrolluppgiften ska du markera rutan Socialavgiftsavtal finns. Fliken PA KU Via E-post Kontrollera att de anställda som ska få sin kontrolluppgift via e-post har en markering i rutan KU Via E-post. Om den anställde ska få sin kontrolluppgift på papper behövs ingen markering. Kontrollera även att dessa anställda har en korrekt e-postadress på fliken Allmänt, även de som slutat och har ett avgångsdatum under året som ska få sin kontrolluppgift via e-post. Fliken Bilförmån Bilkod Om de anställda har en bilkod ifylld under fliken Bilförmån men inte haft förmånsbil under året alternativt att de har haft förmånsbil under året men saknar en bilkod i anställdaregistret, kommer dessa anställda att behöva korrigeras. 11

12 Ett lätt sätt att kontrollera detta är att gå till menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter och ta ut rapporten Personuppgifter. Till höger i beställningsbilden markerar du Anställningsnummer, Bilkod och Ackumulator 1. För att få ackumulator 113 Bilförmån utskriven skriver du en text samt nummer rutorna under Ackumulator i På rapporten ser du om någon anställd saknar antingen bilkod eller värde i ackumulator 113 och du får korrigera därefter: Om den anställde haft förmånsbil under året: Värde finns men ingen bilkod skriv in bilkoden i anställdaregistret. Om den anställde inte haft förmånsbil under året: Bilkod finns men inget värde ta bort bilkoden. Om du hanterar stora volymer av förmånsbilar kan du ta hjälp av kontrollen som finns under menyn Verktyg Kontrolluppgifter punkten Validera/skapa fil till Skatteverket. En logglista skapas över de uppgifter som inte har korrekt format och som måste korrigeras. Rutinen Validera/skapa fil till Skatteverket beskrivs i avsnittet om Kontrolluppgifter. Har den anställde haft flera bilar under året, kan du välja den senaste bilens bilkod. 12

13 6. Nytt kalenderår Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL Nyhet i år Automatisk uppdatering av skattetabeller, engångsskatt och arbetsgivaravgift för inkomstår 2018 Vid förra årsskiftet lanserade vi funktionalitet i programmet för att hämta och uppdatera ditt företag med beräkningsuppgifter för det nya inkomståret. I år har vi förenklat ytterligare och med version 18.0 kommer det bli ännu smidigare för dig att få ditt företag uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomstår Ditt företag kommer att automatiskt uppdateras med följande beräkningsuppgifter: Skattetabeller för beräkning av skatteavdrag i löneberedningen. Engångsskatt, för att kunna beräkna engångsskatt på dina anställda enligt nya procent och intervall. Inkomstbasbelopp, prisbasbelopp och statslåneränta uppdateras under menyn Arkiv - Inställningar. När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt/dina företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag fram till att filerna finns och företaget har blivit uppdaterat. Har du många servrar, klienter eller stängda miljöer och har behov av att kunna ange en anpassad eller en central sökväg för filer med beräkningsuppgifter, klicka här» Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. Observera att du kan installera version 18.0 även om du fortfarande arbetar med löner i innevarande inkomstår Du måste dock vara klar med alla dina utbetalningar i innevarande inkomstår 2017 innan du kör rutinen Nytt kalenderår. Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. Säkerhetskopian tas alltså på Innevarande år Om du har inställning för att ta automatiska säkerhetskopior under menyn Arkiv Inställningar, knappen Avancerade inställningar, fliken Säkerhetskopiering tas det en säkerhetskopia med automatik. Om du har programvaran Hogia Personal och matchar frånvaro, ska du tänka på att göra det innan du skapar ett nytt år. Välj rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. Du måste göra denna rutin innan du börjar göra löner för inkomstår Om ni är flera som arbetar med löneprogrammet, kontrollera då innan du gör rutinen Nytt kalenderår så att det inte redan är gjort. Står det fortfarande Innevarande år 2017 längst ner i programmet ska du utföra rutinen Nytt kalenderår. 13

14 När du väljer att verkställa årsskiftet kommer programmet att döpa om din databas till Företagsnamnet(2017). I den här databasen finns nu föregående års uppgifter. Det skapas samtidigt ett nytt år, innevarande år Innevarande år är alltid databasen utan uppgift om inkomstår inom parantes. I samband med att du gör ett nytt kalenderår kommer årets lönehistorik samt nuvarande ackumulatorvärden att flyttas till föregående inkomstår. De ackumulatorer som har en markering i rutan Automatisk nollställning vid årsskifte, kommer att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskiftet, som ackumulatorn för komptidssaldo, därför saknar den markering för nollställning och behåller sitt värde även i det nya årets databas. Nytt för i år är att det nya inkomstårets värden för beräkningsuppgifter läses in automatiskt i det nya innevarande året. Arbetar du med löneprogrammet på SQL Server är det viktigt att du kontrollerar med din It-tekniker att du har den behörighet som krävs för att skapa en ny databas på servern. Se till att din tekniker tar del av all teknisk information om årsrutinerna i löneprogrammet, under rubriken PROGRAMSUPPORT - SQL-info på vårt Kundtorg, samt under rubriken Årsskifte. Om du har modulen Licenshanteraren och inte ser databaserna för de olika åren korrekt efter att du gjort rutinen Nytt kalenderår, börjar du med att kontrollera att rutan Visa endast innevarande inte är markerad i företagslistan. Ser du fortfarande inte alla dina år behöver du gå till modulen HogiaLön Plus Licens, markera det aktuella bolaget och gå in under menyn Verktyg Uppdatera företagsuppgifter. Automatisk uppdatering när filer med beräkningsuppgifter finns tillgängliga När du gör ett nytt kalenderår i ditt företag kommer programmet automatiskt att kontrollera om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de ned till den sökväg som finns angiven under menyn Verktyg Uppdatera beräkningsuppgifter samt uppdaterar ditt företag automatiskt. Vi rekommenderar att du använder den förinställda sökvägen, C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus, för filer med beräkningsuppgifter, i alla dina företag. 14

15 När filer är hämtade och uppdatering skett läggs datum in under Senast hämtad och Senast uppdaterad. Spara gemensam sökväg för filer med beräkningsuppgifter i flera företag Om du av någon anledning inte kan använda sökvägen C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus kan du ändra till en egen sökväg och få hjälp med att lägga in den i alla dina företag med automatik genom att markera Spara gemensam sökväg för filer med beräkningsuppgifter i flera företag. Ange den gemensamma sökvägen i rutan Filer för beräkningsuppgifter sparas på och markera rutan Spara annan gemensam sökväg än C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus. Du gör ovanstående i ett av dina företag, i nästa företag som öppnas är rutan Spara annan gemensam sökväg än C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus markerad med automatik och den gemensamma sökvägen du angav visas men är inte möjlig att ändra. Har uppdatering med beräkningsuppgifter för inkomstår 2018 gått bra visas företagets inkomstår i programmets nedre del på följande vis: Under menyn Arkiv Inställningar, fliken Beräkningsregister visas datumet i rutorna Gäller för rapporteringsperiod fr o m. 15

16 Automatisk uppdatering när filer med beräkningsuppgifter inte finns tillgängliga Skulle det vara så att det ännu inte finns några filer med beräkningsuppgifter tillgängliga när du gör rutinen Nytt kalenderår eller öppnar ditt företag kommer du att informeras om detta i programmet. Programmet fortsätter att kontrollera om det finns beräkningsuppgifter tillgängliga varje gång du öppnar ditt företag och fram till dess att ditt företag är uppdaterat med alla beräkningsuppgifter för Om filer med beräkningsuppgifter inte finns tillgängliga för år 2018 visas ett meddelande när programmet automatiskt försöker hämta filerna: Därefter visas ett liknande meddelande när programmet i nästa steg försöker uppdatera företaget med beräkningsuppgifterna: Till sist får du ett generellt meddelande enligt nedan: 16

17 Så länge ditt företag inte är uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomståret informeras du om detta i programmets nedre del där företagets inkomstår visas: Även om ditt företag inte är uppdaterat kan du lönebereda och ta ut rapporter, men programmet kommer att använda föregående års beräkningsuppgifter. När du exempelvis är i löneberedningen, gör en avräkning eller när du tar ut en arbetsgivardeklaration visas följande meddelande: Funktion för att manuellt hämta och uppdatera beräkningsuppgifter finns fortfarande kvar under menyn Verktyg Uppdatera beräkningsuppgifter. Om det exempelvis skulle bli ändrade procentenheter för arbetsgivaravgift under året är det här du hämtar och uppdaterar ditt företag med nya uppgifter. VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Kontrolluppgifter Skapa register för kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgiftsfil och skicka till Skatteverket Rätta kontrolluppgift Följ Steg 1-6 nedan för att säkerställa att kontrolluppgifterna skapas med ett korrekt underlag. Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om markering finns i rutorna Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 31 januari Information om kontrolluppgiften och dess rutor finns på Skatteverkets hemsida. Ladda ner broschyren SKV 304, Kontrolluppgifter, lön, förmåner m.m. 17

18 Nyheter för kontrolluppgifter för inkomstår 2017 Nytt XML-schema (3.1) Löneprogrammet (version 18.0) har ny version av XML-schema (3.1) för att filen ska följa det filutseende som Skatteverket kräver för rapportering av kontrolluppgifter i deras e-tjänst. Det nya XML-schemat gäller från och med 8 november KU10 utökat med TIN-nummer och landskod (TIN) Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) gäller numera även KU10 i vissa fall. Från och med inkomståret 2017 har skyldigheten att lämna uppgift om utländskt skatteregistreringsnummer utvidgats. Nu gäller skyldigheten även för obegränsat skattskyldiga i Sverige som har hemvist i ett annat land. Om du har anställda som omfattas av dessa regler finns fälten under fliken Statistik mm i anställdaregistret. När du skapar kontrolluppgifter kommer de uppgifter som du registrerar här med på kontrolluppgift till den anställde och i filen till Skatteverket. Observera att om du inte sett över inställningarna enligt punkt 5 - Gå igenom inställningar för företag och anställda, behöver du göra det innan du påbörjar punkt 7 - Skapa kontrolluppgiftsregister. Om du redan gått igenom inställningarna går du vidare. Du hittar kontrolluppgifterna under menyn Verktyg Kontrolluppgifter. Följ stegen nedan för att skapa och få ett korrekt kontrolluppgiftsregister. Steg 1 Börja med att Ändra/komplettera personuppgifter för att säkerställa att alla anställda som du ska lämna kontrolluppgifter för har korrekt personnummer/samordningsnummer, födelsetid, namn och specifikationsnummer. Kommer det inte upp några anställda i denna rutin har du ingenting att korrigera och kan gå direkt till steg 2 i denna punkt. Rutinen är inställd på att visa de anställda som har en uppgift som behöver korrigeras för att komma med i kontrolluppgiftsfilen, vilket är de som har röda eller gula fält och/eller saknar markering i rutan Godkänd. Observera rutan Vi har förnamnet först längst upp till vänster i denna rutin. Om de anställda har förnamnet först i anställdaregistret ska du markera denna ruta innan du trycker på knappen Spara. När du trycker på knappen Spara görs ytterligare kontroller, vilket kan göra att listan över anställda att korrigera minskar. Fortsätt sedan att kontrollera resten av uppgifterna. För- och efternamn För- och efternamn redovisas separat i kontrolluppgiftsfilen för anställda som har samordningsnummer eller födelsetid. Om programmet inte med säkerhet kan placera förnamn i kolumnen Förnamn och 18

19 efternamn i kolumnen Efternamn blir namnfälten gulmarkerade. Dela upp namnet i rätt kolumn och tryck på knappen Spara. Om något av namnfälten fortfarande är gult efter att du sparat och personen blivit godkänd (att namnet inte längre är rödmarkerat och rutan Godkänd är markerad) kan du gå till nästa person som behöver kompletteras. Personnummer/Samordningsnummer För att kunna rapportera kontrolluppgifter till Skatteverket krävs att de anställda har ett fullständigt personnummer eller samordningsnummer ifyllt i anställdaregistret. Personer som saknar eller har ofullständigt person-/samordningsnummer måste ha en födelsetid. En anställd med samordningsnummer ska kompletteras i anställdaregistret med namn, gatuadress, postnummer samt postort på fliken Allmänt i anställdaregistret. När du registrerar rätt personnummer/samordningsnummer under Ändra/komplettera personuppgifter och trycker på knappen Spara uppdateras samtidigt fältet Personnummer på fliken Allmänt i anställdaregistret. Födelsetid Om en anställd saknar fullständigt personnummer, får du ett meddelande och en fråga om du vill ange en födelsetid. Vilka regler som gäller för registrering av födelsetid ser du i meddelandet. Har en anställd ett ofullständigt personnummer, exempelvis , ska födelsetid vara xxx där xxx är ett löpnummer mellan Födelsetid ska vara 11 tecken långt och får endast innehålla siffror, inte bokstäver eller andra tecken. En anställd med angiven födelsetid ska kompletteras med namn, gatuadress, postnummer samt postort på fliken Allmänt. När du registrerar födelsetid under Ändra/komplettera personuppgifter och trycker på knappen Spara uppdateras samtidigt fältet Födelsetid på fliken Statistik mm i anställdaregistret. Specifikationsnummer Alla kontrolluppgifter måste ha ett Specifikationsnummer. I samband med att du skapar dina kontrolluppgifter genereras specifikationsnummer 1 på samtliga anställda som saknar specifikationsnummer, vilket är helt korrekt. Kontrollera att de anställda, som har dubbla anställningar, har olika specifikationsnummer på respektive anställning i anställdaregistret. Om du sedan tidigare registrerat specifikationsnummer på personer med flera anställningar är dessa sparade i anställdaregistret och används som tidigare. Steg 2 Skapa ett register för kontrolluppgifter. Om du, vid första gången du skapar register för kontrolluppgifter 2017, får meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan. Vill du ta bort detta?, svarar du Ja. Det kan vara förra årets register som ligger kvar. Observera att om du måste skapa ett nytt register, ytterligare en gång, under arbetet med 2017 års kontrolluppgifter och svarar Ja på ovanstående fråga, försvinner manuellt inlagda kommentarer och ändringar, som du gjort under Ändra/komplettera kontrolluppgifter i det nya registret. 19

20 Du kan skriva ut listor över dina ackumulatorer och en lista som visar vilka lönearter som är knutna till respektive ackumulator direkt från bilden där du skapar register för kontrolluppgifter genom att klicka på de blå understrukna texterna Ackumulatorlista och Lönearter per ackumulator. Kontrollera inkomståret, som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2017, vet du att du arbetar i korrekt databas. Står det 2018, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du anger rätt ackumulator till respektive ruta. Om dina anställda har värden i ruta 047 (+012) eller 037 måste du i rutorna 065 eller 070 specificera vad som avses med en beskrivande text. I denna bild har du dessutom möjlighet att lämna ett meddelande till inkomsttagarna. Meddelandet kan också kompletteras med uppgift om ett visst ackumulatorvärde. Du kan spara dina inställningar genom att trycka på knappen Spara mall. Då finns uppgifterna kvar när du går in på de anställda för att ändra och komplettera. Du får en kontrollfråga som upplyser dig om att kontrollera att de ackumulatorer, som finns med i underlaget, är de korrekta. Svarar du Nej på frågan kommer du tillbaka till samma bild och kan genomföra dina korrigeringar. Svarar du Ja, skapas registret. Du får även följande meddelande, som vänder sig till dig som har anställda som ska lämna KU13 eller KU14. Ska du lämna kontrolluppgift KU13 kan du behöva ändra värdet i ruta 011 då samtliga kostnadsersättningar ska redovisas dit, även traktamente och milersättningar. Detta gäller dock inte anställda bosatta i ett annat EU/EES-land, vilket du kan läsa om i Skatteverkets broschyr SKV 304. Ska du lämna kontrolluppgift KU14 måste du även komplettera med ett alternativ i ruta 092. Har du INTE anställda med KU13 eller KU14 kan du bortse från detta meddelande. Om någon inkomsttagare har negativ bruttolön, det vill säga att återbetalning har skett, kommer personen inte med i filen till Skatteverket. Inkomsttagaren får istället göra ett avdrag i sin deklaration motsvarande den återbetalning som gjorts. 20

21 Du kommer däremot kunna skriva ut en kontrolluppgift till den anställde. Steg 3 Gå in under Validera/skapa fil till Skatteverket för att göra en kontroll/validering av dina kontrolluppgifter. Det är i rutan Skapa fil till Skatteverket, längst ner till vänster, som du ställer in om du endast vill validera din kontrolluppgiftsfil eller om du även vill skapa en fil. Om du inte har en markering i rutan Skapa fil till Skatteverket sker endast en validering av kontrolluppgifterna och det skrivs en logglista på bildskärmen, som du kan skriva ut. Samtidigt skapas en loggfil, KU_Validering.log, som sparas på angiven sökväg. Om du istället har en markering i rutan Skapa fil till Skatteverket innebär det att det skapas en kontrolluppgiftsfil som samtidigt valideras. En logglista visas även här på bildskärmen och en loggfil skapas på angiven sökväg. Det är viktigt att valideringen stämmer för att kontrolluppgiftsfilen inte ska fastna när du försöker skicka den till Skatteverket. Fyll i företagsuppgifterna för att kunna genomföra valideringen. Teknisk kontaktperson Skriv namnet på den person som Skatteverket kan vända sig till om det är något fel på filen av teknisk karaktär, exempelvis läsfel. Utdelningsadress, Postadress Företagets utdelningsadress, postnummer och ort. Telefonnummer Företagets telefonnummer där Skatteverket kan nå den tekniske kontaktpersonen. Sekel + organisationsnummer Ange företagets organisationsnummer inklusive sekelsiffra. E-postadress Den tekniske kontaktpersonens e-postadress. 21

22 Uppgiftslämnare samma som teknisk kontaktperson Om du markerar rutan Uppgiftslämnare samma som teknisk kontaktperson kopieras namn, telefonnummer och e-postadress från teknisk kontaktperson. Uppgiftslämnare kontaktperson Ange kontaktperson som Skatteverket kan vända sig till vid mer allmänna frågor om kontrolluppgiftsfilen. Telefonnummer, E-postadress Ange företagets telefonnummer där det går att nå kontaktpersonen samt personens e-postadress. Rättelsedatum Om anställda har rättelsedatum i registret ser du datumet i listan, välj ett datum att skicka till Skatteverket. Sortering Välj om du vill att de anställda ska sorteras i anställningsnummer- eller namnordning i filen. Kontrolluppgifter/loggfil till Skatteverket sparas till Välj var loggfilen ska sparas. Loggfilen heter KU_Validering.log. Om du inte valt en sökväg men har valt en plats under menyn Arkiv Inställningar där loggfiler sparas så är det där filen KU_Validering.log sparas. Borttag av årets samtliga inskickade kontrolluppgifter till Skatteverket Det finns möjlighet att nolla tidigare, under samma år, inskickade kontrolluppgifter genom att markera denna ruta, skapa kontrolluppgiftsfilen och föra över den till Skatteverket via e-tjänsten. Denna funktion används inte vid rättning/borttag av enskilda kontrolluppgifter. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på knappen OK. Vid vissa tillfällen varnar valideringen även för det som inte ska åtgärdas, exempelvis om en anställd har en negativ bruttolön. Om en inkomsttagare har negativ bruttolön, det vill säga att en återbetalning har skett, kommer valideringen att varna men detta ska inte åtgärdas så att personen kommer med i kontrolluppgiftsfilen. Inkomsttagaren får istället göra ett avdrag i sin deklaration motsvarande den återbetalning som gjorts. Du kommer däremot kunna skriva ut en kontrolluppgift till den anställde. Steg 4 Gå in under Ändra/komplettera kontrolluppgifter om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön visas under Ändra/komplettera kontrolluppgifter men kommer inte med i filen till Skatteverket. Den anställde får en kontrolluppgift med den negativa bruttolönen. Har du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 015, Antal månader med bilförmån och lämnar ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, lägger programmet automatiskt 12 månader som förslag i ruta 015 på samtliga anställda som haft bilförmån under året. Skulle någon anställd inte haft bilförmån under hela året, ändrar du detta manuellt via funktionen Ändra/komplettera kontrolluppgifter. 22

23 Steg 5 För att skapa din kontrolluppgiftsfil går du in under Validera/skapa fil till Skatteverket och markerar rutan Skapa fil till Skatteverket. Kontrollera så att alla företagsuppgifter är ifyllda och är allt ifyllt klickar du på knappen OK för att skapa kontrolluppgiftsfilen. Får du upp följande ruta finns det redan en fil med samma namn sparad på den sökväg du valt att spara filen på. Välj Skriv över fil för att ersätta den befintliga filen med denna nya. Välj Lägg till företag om du vill fylla på filen med aktuellt företags uppgifter. Välj Ersätt företag om företaget redan finns i filen men du vill ersätta företaget du står i med nya uppgifter. Välj Ta bort företag för att ta bort det företag du står i ur filen. Endast en kontrolluppgiftsfil skapas, den heter KU.xml och är sparad på den sökväg du angav. Det är endast denna fil som du laddar upp på Skatteverkets hemsida. När du skapar filen till Skatteverket skapas kontrolluppgifter för KU10, KU13, KU14, KU20, KU25 och KU31 för de anställda som berörs. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket. Däremot kommer den anställde att få en kontrolluppgift med negativt värde. På sidan 2, i rapporten Arbetsgivardeklaration för hela år 2017, visas summan för löntagare med negativ bruttolön. 23

24 En logglista kommer upp på bildskärmen, om valideringen, som görs samtidigt som filen skapas, hittar någonting att anmärka på. Samtidigt sparas loggfilen, KU_Validering.log, på samma sökväg som kontrolluppgiftsfilen. Ta ställning till om det logglistan anmärker på ska korrigeras eller inte. Det är viktigt att dina uppgifter stämmer för att kontrolluppgiftsfilen inte ska fastna när du försöker skicka den till Skatteverket. Om du inte får upp en logglista när du klickar på knappen OK har du ingenting att korrigera. Du får då istället följande meddelande. Var och hur ska kontrolluppgifterna lämnas? Följande gäller: Programmet skapar filen KU.xml, som du skickar in via Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna alla sorters kontrolluppgifter via Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna kontrolluppgifter genom att du själv fyller i uppgifterna direkt i Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna kontrolluppgifter på papper. När Skatteverket har läst in uppgifterna kommer du att få en bekräftelse. Information om Skatteverkets e-tjänst, e-legitimation, hur du för över dina kontrolluppgifter, kontrolluppgifter på papper samt adressuppgifter hittar du på Skatteverkets hemsida. Steg 6 Nu är det dags att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda, gå in under Utskrift av kontrolluppgifter. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen i laserpostformat. I fältet Blankettyp kan du välja mellan A4 standard, A4 Grafisk, Datapost direkt till port, Laserpost/Monomail, E-post, Postens ebrev, samt Payslip. Vill du skicka kontrolluppgiften via e-post väljer du Blankettyp E-post och klickar på knappen Bildskärm. Programmet skickar då kontrolluppgiften via e-post till de anställda som har en markering i rutan KU Via E- post på fliken PA i registret Anställda. De anställda måste då ha en korrekt e-postadress ifylld på fliken Allmänt. Skulle du vilja skriva ut en kontrolluppgift på papper, för en anställd som har en markering i rutan KU Via E- post i anställdaregistret, behöver du markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter - Utskrift av kontrolluppgifter. Har du anställda som saknar eller har en felaktig e-postadress kommer deras anställningsnummer att redovisas på en fellista, som du kan skriva ut. Stäng sedan ner bilden. Efter det kan du kontrollera kontrolluppgifterna på din bildskärm för att sedan klicka på knappen E-posthantering 24

25 Uppgift om Avsändare samt Servernamn hämtas från Företagsuppgifter under menyn Arkiv. Klicka på knappen OK för att sända. Kontrolluppgiften kommer att sändas som en pdf-bilaga i mailet till mottagaren. Listan du skrev ut för de anställda som saknade eller hade felaktig e-postadress, kan du ha som underlag till att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. Du som har Hogia PBM (Portal) och licens för Hogia PBM Payslip kan skapa kontrolluppgifter som de anställda kan läsa på webben. Vid utskrift av kontrolluppgift väljer du Blankettyp Payslip. Skriv ut på Bildskärm. Klicka på knappen Generera webbrapporter. Kontrolluppgifterna sparas i PDF-format. Till varje PDF-fil skapas en kvittofil. Kvittofilen innehåller uppgifter om vilken person som har behörighet att läsa kontrolluppgiften i PBM (Portal). Det går att sortera bort de anställda som tjänat under 100 kr vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras automatiskt bort vid skapande av KU-filen. Du kan även skicka kontrolluppgiften via Posten e-brev (välj under Blankettyp). Detta kräver att du har ett befintligt avtal med Posten. Publicera kontrolluppgift i MyPayslip app Du som har tilläggsmodulen MyPayslip har möjlighet att publicera de anställdas kontrolluppgift (KU10) i deras mobiltelefon. Du använder samma fil som du skapat till Skatteverket, KU.xml. När det är dags att publicera kontrolluppgift (KU10) till de anställda loggar du in i Payslip, administratörens administrativa verktyg, via Hogias molnportal. Öppna webbläsaren och skriv in följande länk: Ange E-postadress och Lösenord för ditt HogiaID och klicka på knappen Logga in. Klicka på Payslip under Mina applikationer, gå till menyn PUBLICERA. Kontrollera att du är inloggad på det företag som du ska publicera kontrolluppgifter för. Klicka på knappen Ladda upp och hämta filen, KU.xml från den mapp där den sparades när du skapade filen i HogiaLön Plus. Ladda upp filen genom att klicka på knappen Öppna. Filen för kontrolluppgifterna publiceras och visas direkt i MyPayslip app för de anställda. Om användaren är inloggad i appen MyPayslip, visas notifiering för kontrolluppgift. 25

26 Kontrolluppgiftslistor och underlag Utskrift av summeringsunderlag Du kan välja att skriva ut summeringsunderlaget i samband med kontrolluppgifterna genom att markera rutan Inklusive summeringsunderlag när du markerat Utskrift av kontrolluppgifter eller att skriva ut enbart summeringsunderlaget genom att istället markera alternativet Utskrift av summeringsunderlag därunder. Du får en sammanställning av de värden som redovisas i ruta 001 till och med ruta 039 på kontrolluppgiften. Vid utskrift av summeringsunderlag genom en markering för Utskrift av kontrolluppgifter på papper med en bock i rutan Inklusive summeringsunderlag, har du möjlighet att markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post. Du får då ett summeringsunderlag som motsvarar ditt urval av anställda. Skriver du enbart ut summeringsunderlaget genom en markering i Utskrift av summeringsunderlag inaktiveras rutan Skriv ut anställda markerade för E-post och kan inte markeras. Summeringsunderlaget motsvarar kontrolluppgifterna enligt urvalet av anställda. Kontrollista fil till Skatteverket När du väl sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista under steget Kontrollista fil till Skatteverket för att enkelt kontrollera innehållet i filen. På listan skrivs alla anställdas personnummer ut som ingår i den skapade filen samt skatt, bruttolön, förmåner och belopp i ruta 031. Sist redovisas antal KU10, KU13, KU14, KU20, KU25 och KU31. Statusrapport Rapporten ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister. Rättelse av en tidigare inlämnad kontrolluppgift Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörda anställda. Det gör du under Ändra/komplettera kontrolluppgifter. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Du kan nolla en tidigare inskickad kontrolluppgift för en anställd genom att markera rutan Borttag KU, som tänds upp när du fyller i ett rättelsedatum. När du skapar en ny fil kommer personen med i filen med nollvärden i alla rutor. När du lagt till ett rättelsedatum på en anställd ska du skicka in en ny fil till Skatteverket. Den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Samtidigt som du lägger in rättelsedatum tänds tre alternativ upp som kan hjälp dig att nollställa värden i rutorna KU20, KU25 eller KU31 om det skulle behövas. 26

27 Rättelsefilen ska endast innehålla anställda med rättelser. När du skapar filen gör du urval på dessa genom att välja aktuellt rättelsedatum. För dig som redovisar KU20 Om exempelvis en delägare lånat ut pengar till företaget och du vill redovisa inkomstränta och skatt via löneprogrammet kan du lägga upp egna lönearter och ackumulatorer för detta. Utförlig information om reglerna för KU20 hittar du på Skatteverkets hemsida. Börja med att lägga upp en ackumulator för inkomsträntan. Ge den nummer 503 och kalla den Ränteinkomst, ej konto. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Lägg även upp en ackumulator för skatt på inkomsträntan. Ge den nummer 501 och namnet Skatt 30 % ränteinkomst. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. 27

28 Lägg därefter upp en löneart för inkomsträntan. Och även en löneart för skatten. När du sedan skapar kontrolluppgiftsregistret kommer ackumulatorerna för skatt och ränta med i registret. För dig som redovisar KU25 Har företaget lånat ut pengar till de anställda och du vill redovisa detta via programmet, gör du på följande sätt. Utförlig information om reglerna för KU25 hittar du på Skatteverkets hemsida. Lägg upp en ackumulator för betald och för året avdragsgill ränta. Ackumulator för skuldräntan kan heta 540. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter.

29 Lägg upp en löneart som du använder vid löneberedning och knyt ackumulatorn 540 till denna löneart. När kontrolluppgiftregister skapas kommer ackumulatorns nummer 540 med på raden för Betald och avdragsgill ränta. Ruta 541, Total inbetald ränta, ska endast anges om förskottsränta erlagts som inte är avdragsgill för året. Om inte så är fallet lämnas denna ruta tom. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. För dig som redovisar KU31 Denna kontrolluppgift används för att redovisa uppgifter om utdelning m.m. på delägarrätter (aktier) samt avdragen preliminär skatt eller innehållen kupongskatt. Utförlig information om reglerna för KU31 samt för att redovisa kupongskatt hittar du på Skatteverkets hemsida. Vi har lagt upp ackumulatorer för detta i Övningsföretaget, en för Avdragen skatt - utdelning (KU31) med nummer 401 och en för Utbetald utdelning mm (KU31) med nummer 574.

30 Antingen lägger du in värdet i ackumulatorerna via menyn Register - Registervård eller skriver in värdet i respektive ruta under Ändra/komplettera kontrolluppgifter. Skriver du in värdet direkt i rutorna på kontrolluppgiften, bör du ha i minnet att värden i och med detta inte är sparade i databasen. Behöver du skapa om kontrolluppgiftsregister raderas innehållet i fälten. Lägger du däremot in värden i ackumulatorerna via registervården, under menyn Register - Registervård - Ändra ackumulatorvärden, är uppgiften sparad i databasen och visas automatiskt på kontrolluppgiften. För kupongskatt gäller följande: I ruta 003 redovisas Avdragen svensk kupongskatt, i ruta 581 redovisas Annan kupongskattepliktig ersättning än utdelning. Landskod redovisas i ruta Ta ut underlag för rapport till Fora Ta ut underlaget till FORA Nyhet i år Det är fler kollektivavtal som utökats med deltidspension, som är en extra pensionsavsättning till Avtalspension SAF-LO. Om du har anställda som omfattas av denna avsättning kan du nu även ange de nya avtalskoderna på fliken Utbetalning/försäkring i anställdaregistret. Nya avtalskoder: 9: Infomediaavtalet O: Förpackningsavtalet #: Ahlsell Gelia/Sv. Foder/Teknosan +: Handel & Studsvikavtalet Om företaget ska rapportera löneuppgifter till Fora för att fastställa premie avseende kollektivavtalade försäkringar ska du ta ut rapporten AFA-rapport till Fora. AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF/LO är samlingsnamn för kollektivavtalade försäkringar som framförallt privata arbetsgivare tecknar för sina anställda. Dessa försäkringar utgör ett komplement till den allmänna försäkringen. 30

31 Mellan 2-31 januari ska den slutliga rapporteringen av uppgifter för arbetare och tjänstemän vara Fora tillhanda. Du gör din rapportering på Foras hemsida. Arbeta i föregående års databas. Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil, då rapporterar du istället bara in Slutliga uppgifter via Foras sida. Inställningar i anställdaregistret Fliken Utbetalning/försäkring Gå igenom ditt anställdaregister och genomför eventuella korrigeringar och kompletteringar av AFArapporten till Fora. Gå till fliken Utbetalning/försäkring, eller ta hjälp av rapporten Personuppgifter under Egna rapporter, och kontrollera att inställningarna för AFA-försäkringarna stämmer för dina anställda. Om du istället vill skriva ut en Egen rapport över dessa inställningar går du till menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter och väljer Personuppgifter. Under Urval av fält markerar du den information du vill ha ut på rapporten, exempelvis anställningsnummer, namn och de fält som har med AFA att göra. Rapporten kan då se ut så här: Arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. Personer med markering AFA Arbetare kommer med i filen och på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Vid eventuell förlängning av anställning och försäkringsavtal anger du ett datum i 31

32 fältet Förlängt avtal t om (datum) för att personen även fortsättningsvis ska komma med i rapporteringen till Fora. På AFA-rapportens sida 2 kan man se hur många arbetare som fyllt 65 under året och hur många av dem som fått förlängt avtal. Tjänsteman Markera här för dina tjänstemän. Deras löneuppgifter kommer inte med i filen men summeras på slutliga uppgifter på sidan 3. För tjänstemän redovisas all utbetald lön till och med månaden innan de fyller 65 år. Ej AFA Om personen inte ska ingå i AFA-rapporten anger du koden ej AFA. VD Den person som är VD för företaget ska ha en extra markering i kryssrutan VD. Markeringen innebär att årslönen för denna person utesluts ur det belopp som ligger till grund för inbetalningen till Trygghetsrådet. Definition av VD beskrivs på Foras hemsida. Arbetare blev tjänsteman (datum) Om den anställde har bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året, ska endast lön för tiden som arbetare vara med i filen och lönen för tiden som tjänsteman ska vara med i summeringen på sidan 3. Det finns en speciell funktion som hanterar detta genom att du i anställdaregistret anger datum då anställningsformen ändrades. Tjänsteman blev arbetare (datum) Om den anställde har bytt anställning från tjänsteman till arbetare under året fyller du i datum för förändringen. Programmet summerar bruttolön från och med det datum som tjänstemannen blivit arbetare och redovisar lönen för arbetaren i filen och lönen för tiden som tjänsteman i summeringen på sidan 3. Tänk även på att flytta markeringen från Tjänsteman till Arbetare i anställdaregistret. Förlängt AFA avtal t om (datum) Om det finns ett avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare om en förlängd försäkringsperiod, att den anställde fortsätter att arbeta efter fyllda 65 år, ska du ange ett t om datum i detta fält. Inställningar i löneartsregistret Fliken Allmänt För att AFA-rapporten ska generera korrekta uppgifter måste du, på alla lönearter som utgör underlag för AFA, ha angivit ett kryss i rutan AFA-lön (belopp). För att det ska bli lätt att kontrollera detta kan du ta ut en Förkortad löneartslista under menyn Analys Rapporter, fliken Register. Du får en lista över alla dina lönearter och ser vilka lönearter som är kopplade eller inte kopplade till ackumulator 172 Lön AFA: Om denna markering saknats under året så har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i så fall korrigera värdet i ackumulator 172 Lön AFA genom att gå in och kryssmarkera rutan AFA-lön (belopp) på lönearter som eventuellt saknat korrekt inställning och därefter välja att räkna om värdet för 32

33 ackumulatorn 172. Funktionen hittar du under menyn Register - Registervård - Räkna om ackumulatorvärden, välj att endast räkna om ackumulator 172. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. Ta en säkerhetskopia innan du räknar om ett ackumulatorvärde. Rapporten AFA-rapport till FORA Gå in under menyn Analys - Rapporter - fliken Statistik när du ska ta fram rapporten AFA-rapport till Fora. Fyll i avtalsnummer, inkomstår och att transaktioner läses för utbetalningsdatum Programmet hämtar bruttolön från ackumulator 172 Lön AFA när du redovisar helt år och från transaktioner när du redovisar del av år. Du kan göra urval på Urvalskategori om du har delat in de anställda i olika urvalskategorier i Anställdaregistret. Livsarbetstidspremie: Om du har arbetstidskonto för dina arbetare och vissa av de anställda har valt att placera den årliga avsättningen i pensionspremie, anger du vilken löneart som du använt för detta. Följer du grundregistret i löneprogrammet heter lönearten 401 Pensionspremie arbtidskto. Rutan Alla ska räknas som tjänstemän gäller bara vissa specifika avtal. Markera rutan Skriv till fil och ange var du vill spara filen. Jämförelse prisbasbelopp eller inkomstbasbelopp Beroende på om du ska anmäla intjänande av avtalspension till SAF-LO eller om du har en annan pensionsförsäkring (exempelvis TFA, TGL, AGB, OMST) skiljer det sig om du ska använda Prisbasbelopp eller Inkomstbasbelopp vid rapportuttaget. Vet du inte vilket av dessa två alternativ du ska välja får du ta kontakt med Fora. Prisbasbelopp (PBB) används till beräkning för försäkringar. Inkomstbasbelopp (IBB) används för intjänande till pension SAF-LO. Klicka OK och knappen Skrivare/Bildskärm för att skapa filen och skriva ut rapporten. Slutliga uppgifter för år 2017 Slutliga uppgifter ska innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda. Årslönesummorna redovisas fördelade på vd, tjänstemän och arbetare och skrivs ut på sidan 3. Fyll i 33

34 dessa uppgifter på Mina sidor på Foras hemsida. Löneuppgifter för arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året, till och med månaden innan de fyller 65 år, om du inte lagt in ett förlängt AFA-avtal i anställdaregistret. Dessa skrivs i filen som du kan ladda upp på Foras hemsida. För ytterligare information om denna rapportering hänvisar vi till Foras hemsida där du även kan testa din fil i deras testprogram. Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil. Du rapporterar istället bara in Slutliga uppgifter via Foras sida. 9. Ta en säkerhetskopia för arkivering Ta en säkerhetskopia på inkomstår 2017 för arkivering Ta en säkerhetskopia för arkivering. Du ska stå i föregående år (2017) när du tar säkerhetskopian. Spara säkerhetskopian på en server eller på datamedia. Nu bör du ha skapat två säkerhetskopior: Den första - före årsskifteskörningen där 2017 fortfarande är innevarande år (punkt 3). Den andra - när du är i 2017 efter årsskifteskörningen, alltså när 2017 har blivit föregående år och har årtal inom parentes (2017). Det är den här säkerhetskopian som ska arkiveras. 34

35 VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR - DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Läs in svarsfilen från CSR Läs in CSR-svaret Om du skickat in en CSR-förfrågan läser du in svarsmaterialet i det nya året innan du gör den första löneberedningen för Rutinen finns under menyn Verktyg CSR-rutin. Har du inte skickat in någon CSR förfrågan kan du göra det nu, det går att skicka in hela året. Information om hur du skapar en frågefil till CSR finns på Kundtorget. Svarsfilen får du tillbaka redan efter två till tre dagar, alternativt efter att preliminärskatteuppgifterna för 2018, för de anställda, är klara. När svarsfilen avser inkomstår 2018 sparas den på Skatteverkets webbplats till och med 31 januari, därefter raderas svaret. Skulle du ha missat att hämta svaret och svarsfilen raderats, kan du alltid skicka in en förfrågan på nytt. Svarsfilen via internet har exempelvis filnamn CSRUtdrag_ xml. Hämta svarsfil via Skatteverkets e-tjänst För att läsa in svarsfilen behöver du först gå till Skatteverkets hemsida. Hämta din svarsfil via Skatteverkets e-tjänst, spara ner svarsfilen på din dator. Gå därefter in i löneprogrammet under menyn Verktyg - CSRrutin och välj Läs svarsfil från CSR, klicka på OK. Bläddra till den sökväg där svarsfilen sparats, gör sedan dina val för hur du vill hantera sidoinkomst mm, klicka sedan på OK för att läsa in uppgifterna i svarsfilen. Svarsfil för flera företag Funktionen uppdaterar anställdaregistret med uppgift om tabelltillhörighet samt jämkning. Har du skapat en frågefil för flera företag, genom att gå in i respektive företag och fylla på filen, ska du, när du läser tillbaka svarsfilen, gå in i alla företag och läsa tillbaka svarsmaterialet (om du inte har Flerföretagslicens). Har du Flerföretagslicens och skapat en frågefil för flera företag, markerar du valet Läs in samtliga företag i svarsfilen när du läser in svarsmaterialet. Markerar du Endast rapport, ej registeruppdatering innebär det att du får en rapport på skrivaren med de uppgifter som finns i svarsfilen. Anställdaregistret uppdateras inte med informationen. Du får också meddelande om vilka personer som har en anställning men som inte har kommit med på filen, exempelvis personer som har börjat efter det att du skickade in CSR-förfrågan. Anställda med sidoinkomst Har du anställda med sidoinkomst måste du ta ställning till om dessa ska ligga kvar med nuvarande sidoinkomst i anställdaregistret eller om du vill uppdatera dessa personer med informationen i svarsfilen från CSR. Vill du behålla nuvarande sidoinkomst markerar du Behåll nuvarande sidoinkomst. Det sista alternativet Stanna och fråga för varje person med sidoinkomst i samband med inläsningen innebär att programmet stannar vid varje person som har sidoinkomst i anställdaregistret och frågar om personen ska uppdateras med uppgifterna från CSR eller inte.

36 Har du många anställda med sidoinkomst kan denna inläsning ta lång tid. Om du har valt att jämkning ska sparas i personalhistoriken kommer programmet att visa varje ändring av de anställdas värden. För att undvika detta kan du avmarkera att jämkning ska sparas under menyn Arkiv - Inställningar fliken Personalhistorik när du läser tillbaka CSR-filen. När du är klar med detta, sätter du tillbaka markeringen. Svarsfilen läser du in före första lönen med utbetalning under januari. I samband med inläsningen får du samtidigt en utskrift som talar som vilka uppgifter som lästs in samt vilka uppgifter du måste komplettera med. Tänk på att svarsfilen från CSR inte innehåller några uppgifter om engångsskatt. Dessa procentsatser lägger du enklast in på de anställda genom att välja alternativet Engångsskatt under menyn Verktyg. Vidare innehåller inte svarsfilen från CSR uppgifter om kolumntillhörighet, detta får du korrigera manuellt. Registrera in uppgifterna manuellt Du kan givetvis registrera uppgifterna om tabelltillhörighet och jämkning manuellt. Glöm då inte att ange ett minustecken framför jämkningsbelopp om jämkningsbeslut innebär ett lägre skatteuttag. Komplettera även med uppgift om kolumn samt engångsskatt på respektive anställd. Engångsskatten uppdaterar du smidigast genom att ta hjälp av rutinen Engångsskatt under menyn Verktyg. 11. Justera registren i innevarande år 2018 Löneartsregistret Passa på att ändra prisformler och andra inställningar för det nya året för exempelvis schablonbelopp gällande resor, traktamenten och kostavdrag med mera om nya belopp satts av Skatteverket. Registrerar du bilersättning och traktamente i efterhand ska du tänka på att först lönebereda in och avräkna allt som tillhör föregående år innan du ändrar formeln på lönearterna. Har du ett försystem till löneprogrammet ska du komma ihåg att vid behov även kontrollera/ändra i detta när du ändrat förutsättningarna för genereringen av lönearterna i löneprogrammets register. Om du har lönearter som inte använts sedan 2016 och du inte kommer använda dessa framöver, kan du nu passa på att ta bort dessa ur löneartsregistret. Observera att version 18.0 inte uppdaterar ditt företags löneartsregister, det behöver du ändra manuellt. Du kan däremot importera nya lönearter från Övningsföretaget. Se information om Belopp och procentsatser för inkomstår 2018 i slutet av dokumentet för eventuella nya värden. Dessa fastställs av Skatteverket i mitten av december. Anställdaregistret Kontrollera att skatteuppgifter, löner, semesterrätt, semesteravtal etc. stämmer. Du som har anställda med en procent i rutan Nedsättning ska tänka på att ändra till rätt procent för Vilka värden som gäller hittar du på Skatteverkets hemsida. Passa även på att ta bort anställda som slutat under år 2016 eller tidigare. Bilförmån Det är viktigt att du uppdaterar alla anställda med nya bilförmånsvärden innan du börjar med lönekörningen i januari. Detta gör du under menyn Verktyg - Uppdatera beräkningsregister - Bilregister. Vi informerar via Kundtorget när bilfil för 2018 finns tillgänglig. Glöm inte att räkna om raden för bilförmån som ligger i löneberedningen, om den är återkommande, så att den får det nya värdet. 36

37 Arbetsschema Arbetsscheman som har ett slutdatum har förlängts per automatik till Komplettera ditt avvikande schema med helgdagar för Detta gör du i schemat för avvikande dagar under menyn Register - Arbetsschema. För att få en ny rad, ställ markören på sista raden och tryck Enter. Rensa arbetsscheman Du kan också passa på att rensa gamla arbetsscheman i programmet. Se dock till att spara scheman för ett år tillbaka. Du kan alltså rensa schema till och med Funktionen ligger under menyn Register - Registervård. Programmet rensar scheman som har ett tidigare till och med datum än det angivna. Funktionen rensar både i registret över arbetsscheman och tar bort scheman från anställdaregistret på de anställda som är knutna till schemat. 12. Klart för löner i januari 2018 Nu kan du lönebereda utbetalningen i januari med avvikelser från december. Om ditt semesterår är lika med kalenderår, gör du en preliminär och definitiv avräkning för januarilönen och utför därefter semesterberäkningen, som beskrivs i punkt 14, och skriv sedan ut lönespecifikationerna. Nu kan de anställda se sina nya semesterdagar på januari månads lönespecifikation. De flesta företag registrerar avvikelser månaden efter att de inträffat. Sjukfrånvaro som hör till december avräknas alltså i januari. Observera att avvikelser för till exempel inrikes traktamente/kostavdrag/kostförmån som avser december 2017, som avräknas i januari 2018, kan behöva justeras i löneberedningen avseende pris om du på lönearten för traktamente uppdaterat till 2018 års värden. 13. Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet Om du i samband med årsskiftet upprättar bokslut kommer du att behöva en semesterskuldslista. Du hittar rutinen under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterskuld. Programmet tar hänsyn till anställningstid samt inlagd uppgift om semesterrätt. För att rapporten ska fungera, krävs att du registrerat vilken semesterkategori respektive anställd tillhör. Innestående komptid kan tas med vid beräkningen och listan kan sorteras på anställningsnummer och resultatenhet per anställningsnummer. Börja med principen för intjänandeår som företaget följer. Intjänandeår är lika med föregående år Detta innebär att de anställda har ett krav på intjänande av semesterdagar innan de blir tillgängliga för uttag. Om du följer semesterlagens period, som innebär att ett semesterår sträcker sig från 1 april till 31 mars, ska semesterskulden i detta fall beräknas från Intjänandeår är lika med innevarande år Detta innebär att de anställda tjänar in betalda semesterdagar under samma år som de tar ut dem, dvs. de får nya dagar vid semesterårets början och har resten av året på sig att tjäna in dem. Semesterskulden kan användas som underlag för att kontrollera om alla tjänat in det antal dagar som de tagit ut under året. Om du har innevarande år som intjänandeprincip, är det vanligt att semesterår och kalenderår sammanfaller, vilket innebär att semesterskulden i detta fall ska beräknas från

38 För korrekt semesterskuld till bokslutet ska du stå i innevarande år Om du har släpande avvikelser, tänk på att uttagna semesterdagar för december regleras på januarilönen. Dessa dagar påverkar semesterskulden först efter definitiv avräkning i januari. Semesterskuldslistan tar du ut före en eventuell semesterberäkning. Information om datumangivelser för semesterskuld hittar du på Kundtorget under menyn PROGRAMSUPPORT - Årsskifte. 14. Semesterberäkna om semesteråret sammanfaller med kalenderåret Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret gör du nu din semesterberäkning. Rutinen hittar du under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och innebär att: Betalda semesterdagar räknas fram. Ej uttagna betalda semesterdagar förs över till sparade. För att beräkningen av semesterlön/dag ska ske korrekt, krävs att du har löneberett hela år 2017 i ditt löneprogram. Använd dig av våra lathundar till respektive semesteravtal som finns på Kundtorget under menyn PROGRAMSUPPORT Semester. Semesterberäkning innevarande år Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret gör du din semesterberäkning efter att du löneberett lönen i januari. Semester uttagen under december 2017 ska belasta det årets semesterdagar. Följ nedan instruktion för att göra allt i rätt ordning. Arbetsgång: 1. Lönebered januari månads lön med semesteruttag avseende december. 2. Definitivavräkna januari månads lön. 3. Uppdatera semesterdagar/timmar för perioden Ta ut semesterskuld för intjänandeperioden Genomför semesterberäkningen för intjänandeperioden All information om semesterberäkning finns att läsa på Kundtorget under menyn PROGRAMSUPPORT - Semester. 6. Skriv ut eller publicera lönespecifikationerna för januari. Det är mycket viktigt att du genomför stegen i rätt ordning och att du uppdaterar semesterdagar för 2017 innan du genomför semesterberäkningen. Observera att funktionen Uppdatera semesterdagar/timmar inte bör användas om du inte har alla transaktioner i löneprogrammet under 2017 alternativt manuellt korrigerat semesterdagar i anställdaregistret. Har du fått hjälp att konvertera din databas/ditt företag under året bör du kontakta supporten innan funktionen Uppdatera semesterdagar/timmar används. 38