Ännu ett årsskifte närmar sig och det är dags att sätta punkt för inkomstår Kortfattad checklista för årsskiftesrutiner

Transkript

1 Lö n enytt Årsskiftet 2007/2008 Ännu ett årsskifte närmar sig och det är dags att sätta punkt för inkomstår Ett årsskifte förknippas ofta med osäkerhet och funderingar eftersom många av de rutiner som ska genomföras normalt sett bara görs en gång om året. Detta nummer av LöneNytt hjälper dig igenom årsskiftesrutinerna och checklistan är ett utmärkt stöd. Punkt för punkt kommer vi att gå igenom exakt hur du ska göra för att få ett så smidigt årsskifte som möjligt. Utöver LöneNytt får du också den nya årsversionen på den medföljande CD:n. Version innehåller bland annat de nya skattetabellerna för inkomstår Kortfattad checklista för årsskiftesrutiner OBS! Det är viktigt att du följer checklistan i rätt ordning! Har du bråttom med lönen i januari? Du som betalar ut lönen tidigt i januari kan påbörja löneberedningen efter det att du genomfört punkterna 1-5 samt 9 och 10 så att du har korrekt skattetabell inlagd på respektive anställd samt korrekta lönearter. 1. Gör klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kom ihåg att göra eventuella justeringar för år Gör avstämningar avseende lön, skatt och eventuella förmåner. 3. Ta en säkerhetskopia. 4. Läs in programversion Löneprogrammet ska vara avstängt när du läser in den nya versionen. I samband med installationen uppdateras skattetabellerna i programmet för inkomstår Kör rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. När du verkställer årsskiftet nollställs de årsbundna ackumulatorerna i det nya årets databas. Välj att arbeta i det föregående året databasen för inkomstår Skapa register för kontrolluppgifter samt ändra/komplettera vid behov. Skriv ut kontrolluppgifterna på papper och skapa KU-filen till Skatteverket. 7. Ta ut underlaget till Fora. 8. Ta en säkerhetskopia på inkomstår 2007 för arkivering. Välj att arbeta i det innevarande året databasen för inkomstår Läs in svarsuppgiften från CSR. Om du inte har gjort CSR-förfrågan kan du registrera uppgift om ny tabelltillhörighet och jämkning manuellt på de anställda. Komplettera även med uppgift om engångsskatt på respektive anställd. 10. Anpassa dina register, d v s ackumulatorer och nya lönearter, efter de förändringar som sker 2008 eller uppgifter som varit fel under Klart för januarilönen Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet. 13. Ta fram rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro till årsredovisningen om räkenskapsåret sammanfaller med kalenderåret. 14. Gör semesterberäkning om semesteråret sammanfaller med kalenderåret. En beskrivning av respektive punkt hittar du på sidan 3! 1

2 God Jul & Gott Nytt År! Tiden rusar iväg och det har redan blivit dags att sätta punkt för Ett år där vi fortsätter växa i antal användare av vårt löneprogram men även där vi har utökat vårt programutbud med ett nytt, kraftfullt och webbaserat reseräkningsprogram Hogia Resa. I löneprogrammet har året präglats av nya regeringsbeslut så som jobbskatteavdrag och sänkt arbetsgivaravgift för åringar. Som löneadministratör är du van vid att ditt arbete påverkas av ständiga förändringar och nästa år lär inte bli något undantag då vår regering planerar att utöka jobbskatteavdraget för låg- och medelinkomsttagare, slopa den särskilda löneskatten för personer födda 1937 eller tidigare, höja datorförmånen m m. Det enda du kan vara säker på är att det kommer att bli ett händelserikt år och att vi kommer att se till att du får informationen och programförändringen i tid! hjälpa dig med årskiftet i ditt löneprogram! Men trots alla förberedelser kommer det att bli kö till vår telefonsupport även i år. Vi kan gemensamt försöka att göra den så kort som möjligt. Här följer några tips på hur vi kan hjälpas åt för att bli så effektiva som möjligt: Läs LöneNytt noga! Varje moment finns beskrivet och gör du punkterna i tur och ordning missar du inget. Löneprogrammet har inbyggda hjälptexter som du enkelt når via F1-tangenten. Om du behöver ringa oss; sitt vid datorn med ditt löneprogram igång och ha ditt kundnummer till hands. Hamnar du i kö, använd headset eller högtalartelefon om du har tillgång till detta. På så vis kan du arbeta under tiden. Skickar du frågor via e-post, var noga med att uppge ditt företags namn, kundnummer och kontaktperson. Svarstiden för frågor via dessa media ligger under januari på runt 8 arbetstimmar. Vi svarar via samma media som du frågar. Kontrolluppgiftsrutinen görs på samma sätt år från år men trots det så kan man ändå bli osäker oavsett om man är nybörjare eller har hållit på ett bra tag. Då kan det kännas tryggt att kunna utgå ifrån den här informativa och pedagogiska checklistan eller om du hellre föredrar, våra interaktiva guider på Internet där du kan se och höra hur du ska gå tillväga. För dig som har varit klok nog att köpa tilläggsmodulen Rätt Lön online kan du direkt ifrån löneprogrammet söka reda på dina löneadministrativa frågor i den elektroniska handboken från Bonnier Utbildning. Har du fortfarande frågor/funderingar så finns vår kundsupport tillgänglig både via telefon, e-post och fax. Med förhoppning om en riktigt skön jul och nyårshelg! Under januari månad besvarar vi ca 25 % av årets totala samtalsmängd i supporten. Efter många års erfarenhet vet vi exakt när topparna infaller och vår kundsuppport är maximalt bemannad, inklusive en bakjour som tar hand om inkommande e-post. Vi är redo att Madeleine Ekliden Produktansvarig för Hogia Lön 2

3 Checklista punkt för punkt! 1. Lönebered och avräkna december månad Inled ditt arbete med att göra klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kontrolluppgifterna följer kontantprincipen vilket innebär att löner som betalas ut i december ska med på kontrolluppgiften för samma år. Lön som tjänats in under december och som betalas ut i januari tillhör januarilönen och ska vara med på nästa års kontrolluppgift. Passa också på att göra eventuella justeringar som påverkar inkomst och skatt för 2007 det kan t ex röra sig om ersättningar som du hanterat vid sidan av under året, men som nu ska läggas in så att dessa kommer med på kontrolluppgiften. Kontrollera också att du har angivit personnummer på samtliga anställda. Ruta 50 på Skattedeklarationen ska motsvara det belopp som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. Ruta 51 Skattepliktiga förmåner på Skattedeklarationen ska motsvara summan av ackumulerade värden från ackumulator: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedel vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån 149 Förmån som pension 2. Stäm av skattedeklarationen mot ackumulatorerna Inför kontrolluppgiftsarbetet ska du stämma av ackumulatorvärden som ska redovisas på kontrolluppgiften mot redovisade värden på skattedeklarationen för hela Skatteverket gör denna avstämning, så det är bra att göra detta innan kontrolluppgifter skapas eller skickas iväg till Skatteverket. Om du hittar differenser i avstämningen är det viktigt att ta reda på vad det beror på och om det är värdena i ackumulatorerna eller i skattedeklarationen som stämmer. Rapporter för att göra avstämning: Skattedeklaration för hela 2007 Ackumulatorer för kontrolluppgifter Summering av förmånslönearter för 2007 (Mina rapporter) Rapporter om du upptäcker differenser: Löneartsfördelning för 2007 Lönearter per ack Börja med att stämma av Skattedeklaration för hela 2007 och Ackumulatorer för kontrolluppgifter. Skattedeklaration finns summerad för hela 2007 och det är den som du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Rapporten hittar du under Rapporter, fliken Periodens, Skattedeklaration. I rutan för löneutbetalningsmånad väljer du Hela Skriv därefter ut ackumulatorlistor under Visa/Ackumulatorvärden. Börja med att avmarkera rutorna K-uppgift, Fora, Frivillig och skriv sedan ut en lista per ackumulatorgenom att markera ackumulator 101 (skatt) och sedan ackumulator 111 (bruttolön). Har du idrottsutövare ska du även skriva ut en lista på ackumulator 131 (andra skattepliktiga ersättningar). Beloppet i Ruta 88 Avdragen skatt på skattedeklarationen ska stämma överens med totalsumman i ackumulator 101 Avdragen Skatt d v s ruta 1 på kontrolluppgiften. Stämmer inte beloppen? Om du har anställda som tjänat under kr eller ett ½ basbelopp (idrottsutövare), kommer beloppet i ruta 50 att vara lägre än värdet i ackumulator 111. En helt naturlig differens eftersom arbetsgivaren inte behöver betala sociala avgifter på inkomster som understiger kr eller ½ basbelopp (idrottsutövare). OBS! Ersättning till idrottsutövare som tjänat ½ prisbasbelopp ( kr för 2007) eller mer ska redovisas i ruta 11 på kontrolluppgiften. Har du löneberett ersättning till idrottsutövare på en löneart kopplad till ackumulator 131 och markerat dem anställda med Gräns ½ basbelopp i registret Anställda, kan programmet flytta värdet med automatik till ruta 11 på kontrolluppgiften. Överflyttningen görs i samband med att du skapar dina kontrolluppgifter. För att göra avstämningar mot skattedeklarationen innan du skapar dina kontrolluppgifter behöver du, för de idrottsutövare som har en inkomst på ½ prisbasbelopp eller mer, därför stämma av både ackumulator 131 samt ackumulator 111 mot värdet i ruta 50 på skattedeklarationen. När det gäller anställda med gräns kr för arbetsgivaravgift som tjänat under kr måste du vid avstämning istället räkna av deras värde i ackumulator 111 innan du stämmer av värdet mot ruta 50 på skattedeklarationen. För att lättare särskilja dessa personer kan du vid utskrift av ackumulatorlista välja att sortera enligt kolumnen Värde, på så sätt kan du få dessa belopp att hamna sist alternativt först på listan. Tänk också på att det vid drivmedelsförmån uppstår en differens, eftersom en del av förmånen inte utgör underlag för sociala avgifter. Värdet från löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter ska inte redovisas i ruta 51 på skattedeklarationen men värdet är med i ackumulator 118 Drivmedelsförmån och redovisas på kontrolluppgiften ruta 18 drivmedel vid bilförmån. Det innebär värdet blir högre på kontrolluppgiften än vad det är på skattedeklarationen. 3

4 Tips! Ta ut löneartshistorik på löneart Drivmedelsförmån ej sociala avgifter (469) under Visa/Utökad historik, Hela året så vet du exakt hur stort differensbeloppet är. För att skapa din rapport klickar du på knappen Ny. Du hamnar nu i steg 1 av 3 och här börjar du med att döpa rapporten, t ex till Avstämning förmåner. För att kontrollera andra differenser kan du ta ut rapporten Löneartsfördelning som visar vilka lönearter som använts under året och hur mycket som registrerats på respektive löneart. Löneartsfördelningen, som även innehåller uppgifter om bokföringskonton, kan beställas med urval på utbetalningsdatum (även från tidigare år), konto och sorteras per anställd. Du hittar Löneartsfördelningen under Rapporter, fliken Periodens. Vid differenser som inte beror på tidigare tips kan du t ex titta på löneartsfördelningen och se vilka lönearter du använt under året. Gå sedan till Register/Lönearter och kontrollera att du har rätt inställningar på lönearterna när det gäller löneartstyp, underlag eller ej underlag för arbetsgivaravgift samt summering till ackumulatorer för kontrolluppgifter. På så sätt är det lättare att ringa in om det är inställningarna som är fel på någon av dina lönearter du använt under året och på sätt påverkar dina kontrolluppgifter eller skattedeklaration. Klicka sedan på knappen Nästa för att hamna i steg 2 där du talar om vilka kolumner du vill ha med på din rapport. För att se vilka lönearter som påverkar värdet i ackumulatorerna kan du ta fram rapporten Löneart per ack under Rapporter, fliken Register. Här ser du alla ackumulatorer och vilka lönearter dessa är kopplade till. Är du osäker på om inställningarna på dina lönearter är rätt kan du skriva ut samma rapport i Övningsföretaget och sedan jämföra och göra eventuella ändringar i ditt företag. Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundningen som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till Skattedeklarationen. Vill du kontrollera detta klickar du på knappen Visa detaljer under Rapporter/Skattedeklaration. OBS! Under våren 2008 kommer vi att ta bort Egna Rapporter under fliken Diverse. Det innebär att de rapporter du skapat här kommer att försvinna. Av den anledningen rekommenderar vi att du redan nu börjar använda dig av Mina rapporter under Rapporter, fliken Mina rapporter då detta är ett verktyg med fler möjligheter. För att få fram värdet på förmåner som finns i lönehistoriken, går du till Rapporter, fliken Mina rapporter och skapar en egen rapport. I rutan Kolumner i rapporten markerar du Antal. Tryck sedan på knappen Ta bort, för att ta bort informationen om antal på rapporten. I rutan nedanför som heter Sorteringar väljer du Anstnr i kolumnen Kolumn att sortera efter. Under kolumnen Gruppering väljer du Grupp med summa. Kryssa i Summera passiva lönearter och förmånslönearter samt Slå samman lika lönerader. Klicka Nästa för att komma till steg 3. Här fyller du i datum för hela 2007 samt väljer de lönearter du har som förmånslönearter, i vårt grundregister är det lönearterna Klicka därefter på knappen Skapa rapport för att spara rapporten och få den på bildskärm. Du kan sedan i detta läge välja att skriva ut rapporten på din skrivare. 4

5 3. Ta en säkerhetskopia Innan du påbörjar årsskiftesarbetet bör du ta en säkerhetskopia på inkomstår Ha för vana att säkerhetskopiera minst en gång per löneperiod. Säkerhetskopian är din försäkring mot oförutsedda störningar som kan skada ditt material. Du hittar rutinen för säkerhetskopiering under menyn Arkiv. Har du en dator utan diskettenhet kan du välja att t ex bränna säkerhetskopian på en CD-skiva. För att kunna spara ner säkerhetskopian på en CD behöver du först spara ner filen någonstans på din dator för att sedan bränna ut filen till en CD-skiva med hjälp av ett CD-brännarprogram. 4. Läs in version Allt arbete vid kalenderårsskiftet ska ske i den nya versionen av löneprogrammet. OBS! Kontrollera sökvägen till din programmapp innan du installerar, det gör du under menyn Hjälp/Om... Se till att ditt löneprogram INTE är igång när du läser in uppdateringen! Uppdateringen startar automatiskt när du sätter CD:n i CD-enheten och söker efter tidigare installationer av ditt löneprogram. Kontrollera att den målkatalog som föreslås stämmer. Genom att trycka på knappen Nästa tar du dig igenom installationsprogrammets olika menyer. Efter avslutad installation startar du löneprogrammet och går till menyn Hjälp/Om... för att kontrollera att versionen uppdaterats till I och med detta har du fått in de nya skattetabellerna för inkomstår 2008 samt kontrolluppgiftsinställningarna för inkomstår Övningsföretaget uppdateras också i samband med installationen och du kan med fördel kopiera lönearter från detta när du behöver lägga upp nya lönearter eller ändra inställningar på befintliga. När du öppnar programmet första gången efter uppdateringen visas en lista över alla nyheter i programmet under det gångna året. Denna lista finns även under menyn Information/Nyheter och förändringar. Skriv gärna ut och läs igenom informationen så att du inte missar viktiga programförbättringar. 5. Nytt kalenderår Välj rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. OBS! Du måste köra den här rutinen INNAN du börjar göra lön för inkomstår När du väljer Verkställ årsskifte kommer programmet att döpa om din databas till Företagsnamnet(2007) där föregående års uppgifter ligger lagrade, samtidigt som ett nytt år skapas. Innevarande år är alltid Företagsnamnet utan uppgift om inkomstår inom parantes. Dina tidigare år ligger i listan över upplagda företag under menyn Arkiv/Företag och du kan lagra obegränsat antal år i olika databaser. Ser du inte föregående år i företagslistan kan det bero på att du har en markering i rutan Visa endast innevarande år. I samband med att du verkställer årsskiftet kommer ackumulatorer med kryss i rutan Automatisk nollställning vid årsskifte att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskifte, t ex den för komptidssaldo. Dessa saknar markering för nollställning och bibehåller sitt värde även i det nya årets databas. Löneprogrammet uppdaterar automatiskt inställningarna för arbetsgivaravgift och aktuellt prisbasbelopp för inkomstår Uppdatering skattekolumn 2007 tillkom det fler skattekolumner som alla anställda uppdaterades med. När du gör rutinen Nytt kalenderår kommer programmet att ändra från kolumn 1 till 3 på de anställda som är födda Har du under året lagt upp anställda som är födda 1941 eller tidigare ändras inte dessa med automatik. Detta gäller även anställda som ska tillhöra kolumn 2 eller 5. Du får själv gå in på respektive anställd och ändra kolumn. TIPS! Har du många anställda som är födda 1941 eller tidigare kan du använda dig av Mina rapporter och sortera de anställda efter personnummer och skattekolumn. Kolumnerna ser ut på följande sätt: Kolumn 1 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1943 eller senare. Allmän pensionsavgift ska betalas och inkomsten ger rätt till skattereduktion för arbetsinkomst. Kolumn 2 avser inkomster (t ex pensioner) som det inte ska betalas allmän pensionsavgift på och ger inte rätt till någon skattereduktion för arbetsinkomst. Kolumn 3 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1942 eller tidigare, men inte tidigare än Allmän pensionsavgift ska betalas och inkomsten ger rätt till en högre skattereduktion för arbetsinkomst än enligt kolumn 1. Kolumn 4 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1937 eller tidigare. Allmän pensionsavgift ska därför inte betalas. Inkomsten ger samma rätt till skattereduktion för arbetsinkomst som enligt kolumn 3. Kolumn 5 avser andra pensionsgrundande ersättningar än löner, t ex ersättning från arbetslöshetskassa och egen arbetsskadelivränta, till den som är född 1938 eller senare. Allmän pensionsavgift ska betalas på inkomsten men denna ger inte någon rätt till skattereduktion för arbetsinkomst. 5

6 Välj att arbeta i det föregående året databasen för inkomstår Skapa kontrolluppgiftsregister Steg 1 Skapa register för kontrolluppgifter Du inleder arbetet med steg 1 och skapar register för kontrolluppgifter. Om du får meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta? svarar du JA. Register för kontrolluppgifter kan skapas flera gånger utan att det påverkar något i ditt löneprogram. Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har: avdragen preliminär skatt. uppburit inkomst på 100 kr eller mer i någon av rutorna 11, 12, 13, 17, 18, 20, 25, 30, 31, 32 samt 35. uppburit andra ersättningar för vilka redovisning ska ske med kryssmarkering i någon av rutorna Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska vara Skatteverket tillhanda senast den 31 januari Till de anställda skriver du ut en kontrolluppgift på vanligt papper eller använder lönespecifikationen på laserpostformat. Inställningar i registret Anställda, fliken Statistik/Info Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta med ett kryss i rutan Delägare. Med närstående avses make, registrerad partner, förälder, mor- och farförälder, avkomling och avkomlings make, syskon, syskons make och avkomling samt dödsbo som den skatteskyldige eller någon av ovan nämnda personerna är delägare i. Kontrollera vilket inkomstår som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2007 så vet du att du arbetar i rätt databas. Står det 2008, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år. Detta gör du i listan över upplagda företag under menyn Arkiv/Företag. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde/belopp föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du anger rätt ackumulator till respektive ruta. Med make jämställs sambo om partnern har eller har haft gemensamma barn eller om de tidigare har varit gifta med varandra. Med avkomling avses barn och barnbarn etc liksom styvbarn och fosterbarn. Om du lämnar fler än en kontrolluppgift (avseende löner) för en och samma person, ska du fylla i ett specifikationsnummer, annars kan Skatteverket inte hantera kontrolluppgifterna korrekt. Specifikationsnumret ska vara unikt för KU-typen, personen och uppgiftslämnaren. I övrigt finns inga krav på hur numreringen görs. Du kan t ex låta alla kontrolluppgifter från en enhet ha specifikationsnummer 1 och alla kontrolluppgifter från en annan enhet ha specifikationsnummer 2 och så vidare. OBS! Det får inte förekomma flera kontrolluppgifter med samma specifikationsnummer för en och samma person. Har du anställda med tjänstebil ska du också ange Skatteverkets kod för förmånsbil. Koden hämtas automatiskt till kontrolluppgifterna om den finns angiven i registret Anställda. Koderna för samtliga bilmärken och modeller finns under fliken Bilförmån i registret Anställda och registreras under fliken Statistik/Info i rutan för Kontrolluppgifter. Mer information hittar du på Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12), 20, 25, 31 eller 37 måste du specificera med text i rutorna vad som avses. I bilden för inställningar av kontrolluppgiften har du möjlighet att lämna ett meddelande till inkomsttagarna. Meddelandet kan också kompletteras med uppgift om ett visst ackumulatorvärde. Genom att klicka på knappen Spara mall sparar du inställningarna så att det blir enklare att skapa om ditt register för kontrolluppgifter om det skulle behövas. Du hittar kontrolluppgifterna under Verktyg/Kontrolluppgifter. Framtagandet av kontrolluppgifterna är uppdelat i 3 arbetssteg. 6

7 Har du idrottsutövare? Det finns en inbyggd funktion när du skapar register för kontrolluppgifter och har idrottsutövare. Programmet är anpassat efter Skatteverkets regel beträffande ersättning över ½ prisbasbelopp. Om ersättningen uppgår till ett ½ prisbasbelopp eller mer, kan du automatiskt styra över hela den kontanta ersättningen i ruta 31 Andra skattepliktiga ersättningar till ruta 11 Kontant Bruttolön på kontrolluppgiften. Du får frågan i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Gränsvärdeskontrollen sker på de personer som ligger kodade med Gräns arbetsgivaravgift ½ basbelopp i registret Anställda. Steg 3 Kontrolluppgift på fil till Skatteverket Sista arbetssteget är att skapa KU-filen till Skatteverket. Fyll i alla uppgifter avseende medielämnare. Med medielämnare avses det företag som skapar och skickar in KU-filen. Är du en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företagsnamn. Klockslaget som anges överst i bilden hämtas per automatik från datorns inställningar. Stämmer inte dessa uppgifter justerar du det enklast via Kontrollpanelen under Datum och tid. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på OK. Ändra/Komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. Som exempel på justering kan vi nämna bilförmånen. Om du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 15 (antal månader med bilförmån) och lämnar ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, så lägger programmet automatiskt ut 12 månader som förslag i ruta 15 på samtliga anställda som haft bilförmån. Skulle någon anställd haft bilförmån del av året ändrar du antal månader manuellt via funktionen Ändra/komplettera. Sammanställning Sammanställningen ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister, uppdelat per anställd. Den visar både bruttolön, skatt, förmåner och eventuellt inlagt rättelsedatum, samt en total summering av övriga ersättningar. Rapporten kan tas ut både på bildskärm och skrivare. Behöver du ändra i en redan inskickad kontrolluppgift så måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörda anställda. Det gör du under Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Vid utskrift kan du göra urval även på anställda med olika rättelsedatum. Steg 2 Utskrift av kontrolluppgifter Gå vidare till arbetssteg 2 för att skriva ut kontrolluppgifter till de anställda. Om du vill, kan du först få upp kontrolluppgifterna på bildskärm innan du väljer att skriva ut dem på skrivaren. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd lönespecifikationer i laserpostformat. Du kan med fördel välja blankettypen A4/Grafisk för en snygg utskrift enligt mallen för KU10 på vanligt papper. Du kan även välja om du vill sortera bort anställda som tjänat under 100 kronor även vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras automatiskt bort vid skapandet av KU-filen. Detta fungerar enbart för anställda med värde i ruta 11 Kontant bruttolön. OBS! Förtryckta blanketter från Skatteverket kan inte användas vid utskriften. Har du redan lagrat en fil på en diskett, eller i en mapp på din dator för att sedan bränna ut den på en CD-skiva, får du frågan om du vill ha kvar samma medielämnare (eftersom det bara får finnas en medielämnare per inskickad fil). Samtidigt som filen sparas får du frågan om du vill skriva ut ett etikettunderlag. Skriv ut detta och använd uppgifterna som underlag när du märker din diskett eller CD-skiva. OBS! Använd en tom etikett och märk enligt etikettunderlagets anvisningar. Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till Skatteverket. När Skatteverket har läst in uppgifterna kommer en bekräftelse. Det är viktigt att kontrollera följande uppgifter: Är antalet kontrolluppgifter rätt? Det ser du på etikettunderlaget. Är organisationsnumret på uppgiftslämnaren rätt? Om du inte har fått någon bekräftelse inom 10 dagar ska du kontakta ditt Skattekontor. Filen skickas till: Skatteverkets Inläsningscentral Enhet Östersund Du kan lätt rapportera dina kontrolluppgifter via Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet på deras hemsida. För att det ska fungera krävs det att du har en e-legitimation. Har du ingen e-legitimation kan du även här gå in på Skatteverkets hemsida och läsa mer om hur du skaffar en sådan. Du skapar filen som vanligt men istället för att spara ner filen på diskett sparar du den lokalt på din dator. Följande två filer ska föras över: INFO.KU och KURED Om du skickar dina kontrolluppgifter via filöverföringstjänsten på Internet får du direkt en kvittens på skärmen. 7

8 Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Programmet lagrar uppgift om rättelsedatum som du registrerar i samband med en ändring på kontrolluppgiften. När du sedan väljer att skapa ny fil till Skatteverket har rutan Urval utökats med alla förekommande rättelsedatum. Om du gjort flera justeringar så att det finns flera olika rättelsedatum lagrade, får du spara ner ett rättelsedatum i taget när du skapar ny fil till Skatteverket. Välj alternativet Fyll på om du vill lägga flera rättelser på samma diskett/cd. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget och inkludera även uppgift om rättelsedatum. Skicka in en ny diskett/cd till Skatteverket den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Kontrollista från fil till Skatteverket När du har sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista. Listan innehåller en total sammanställning av de värden från kontrolluppgifterna som finns i filen. Du kan snabbt ta fram utskriften på bildskärm för att kontrollera innehållet. 7. Ta ut underlag rapport till Fora AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF/LO är samlingsnamn för kollektivavtalade försäkringar som framförallt privata arbetsgivare tecknar för sina anställda. Dessa försäkringar utgör ett komplement till den allmänna försäkringen. Rapporten Underlag till Fora innehåller uppgifter som Fora använder för att fastställa premierna till AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF/LO som företaget ska betala. Senast den 31 januari 2008 ska slutliga uppgifter och löneuppgifter för arbetare skickas till FORA. Slutliga uppgifter för år 2007 Slutliga uppgifter ska innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda födda 1942 eller senare. Årslönesummorna redovisas fördelade på tjänstemän och arbetare, samt särredovisar den del av summan som överstiger 7,5 gånger prisbasbeloppet. Löneuppgifter för arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare födda , som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. För arbetare födda 1986 ska endast lön rapporteras från och med den månad de fyllt 21 år. För arbetare som är 65 år fyllda och där överenskommelse finns om att arbetsgivaren ska betala premien för Avtalspensionen SAF-LO, ska endast lön tas med i rapporteringen av arbetarnas individuella löner och personuppgifter men INTE i den totala lönesumman för samtliga arbetare. I registret Anställda, fliken Statistik/Info anger du om personen är Fora-tjänsteman, Fora-arbetare eller om han/hon inte ska ingå i Fora-rapporten. Om du har arbetare över 65 år, som inte har fortsatt överenskommelse om avtalspension med arbetsgivaren, markerar du dessa som Ej Fora. Om den anställde bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året, ska endast lön för tiden som arbetare vara med. Det finns en speciell funktion som hanterar detta genom att du anger datum för övergången av anställningsform. Vem är arbetare och vem är tjänsteman? Arbetare är den anställde som omfattas av kollektivavtal mellan medlemsföretag i Svenskt Näringsliv och förbund inom LO. Tjänsteman är den anställde som omfattas av kollektivavtal mellan medlemsföretagen i Svenskt Näringsliv och förbund inom PTK. Om kollektivavtal saknas avgör arbetsuppgifterna tillhörigheten. Löneuppgifterna avser bruttolön och ska anges efter eventuella avdrag för hemdator (bruttolöneavdrag). För att Fora-rapporten ska generera korrekta uppgifter måste du, på alla lönearter som utgör underlag för Fora, ha satt ett kryss i rutan Fora lön (belopp) ackumulator 172. Om markeringen saknats under året, har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i efterhand återskapa värdet i ackumulator 172 genom att gå in och kryssmarkera avseende Fora på lönearten och därefter välja att Räkna om ackumulatorvärden under Register/Registervård. Välj urval enligt nedan samt att endast räkna om ackumulator 172. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. Du hittar Underlag rapport till Fora under Rapporter, fliken Diverse. Ange företagets 7-siffriga försäkringsnummer hos Fora och inkomstår. För att kontrollera vilka summor som ligger till grund för rapporten till Fora kan du klicka på knappen Visa underlag. 8

9 Vart skickas uppgifterna? Precis som tidigare kan du skicka in löneuppgifter för Arbetare på diskett/cd eller via e-post direkt till Fora på adressen Du kan också rapportera löneuppgifterna direkt på Foras hemsida. OBS! Slutliga uppgifter ingår inte i filen till Fora, dessa måste antingen rapporteras via deras hemsida eller skickas in på blankett. Läs mer på om hur du blir Internetkund till Fora. Fora skickar inte längre ut blanketter för rapporteringen med automatik (annat än i undantagsfall). De kommer även fortsättningsvis att ta emot uppgifterna på blankett, men i första hand är det rapportering via webben som gäller. Samtliga blanketter (och eventuell diskett/cd) skickas till Fora AB, Kristineberg. Det finns en länk till Foras hemsida direkt i löneprogrammet, välj menyn Internet/Länkar/FORA. 8. Ta säkerhetskopia för arkivering Ta en säkerhetskopia på föregående år (2007) för arkivering nu när allt arbete är klart. Välj att arbeta i innevarande år databasen för inkomstår Läs in svarsuppgifter från CSR Svarsuppgiften läser du in i det nya året EFTER kalenderårsskiftet, INNAN du gör den första löneberedningen. Gå till Verktyg/CSR rutin och välj Läs uppgifter från CSR. Ange sökvägen till den mapp/diskett du sparat ner svarsuppgiften från CSR. Funktionen uppdaterar registret Anställda med uppgift om tabelltillhörighet och jämkning. Du kan givetvis registrera uppgifterna manuellt om du inte har skickat in någon förfrågan till CSR. Glöm inte att ange ett minustecken framför jämkningsbeloppet om jämkningsbeslutet innebär ett lägre skatteuttag. Komplettera även med uppgift om engångsskatt på respektive anställd. Detta gör du smidigast genom att köra rutinen Verktyg/ Beräkna engångsskatt. 10. Anpassa registren för 2008 Följande lönearter behöver ändras/eventuellt läggas upp: Löneart 479 Datorförmån Fr o m 1 januari 2008 kommer förmånen av en fri lånedator att beskattas med kr per år, d v s med 400 kr per månad. Formeln på lönearten ska därför ändras till 400. Det har regeringen föreslagit oavsett om utlåningen sker med eller utan bruttolöneavdrag. För att undvika en datorförmån måste den anställde köpa ut datorn eller lämna tillbaka den. Vid utköp krävs, för att förmånsbeskattningen ska undvikas, att köpet görs till marknadspris. Observera att utlåningen även i fortsättningen måste ske enligt samma regler som gäller för den skattefria utlåningen. Det innebär att hela personalen måste erbjudas förmånen på likartade villkor och att de årliga bruttolöneavdragen inte får överstiga kr. Löneart 820 Traktamente inrikes sk-fr Ändra löneartens formel till 210 kr. Löneart 733 Utlägg trängselskatt Fr o m 1 augusti 2007 återinfördes trängselskatten för de sk biltullarna i Stockholm. Om en anställd reser med privat bil i tjänsten och arbetsgivaren ersätter den anställdes erlagda trängselskatt i tjänsten, görs detta som ett vanligt skattefritt utlägg. Lönearten ska ha följande inställningar: Nummer: 733 Namn: Utlägg trängselskatt Löneartstyp: Ej skattegr. ersättning Arbetsgivavgift: Påverkar inte arbetsgivaravgift Vid löneberedning registreras: Pris Summera vid avräkning: Kontrolluppgift 155 Utlägg resekostnader Löneart 503 Uttag obetalda semesterdagar timavlönade Används för att registrera dagar då timavlönade tar ut obetalda semesterdagar. Lönearten är kopplad till löneart 550 Semesterlönegrundade frånvarotimmar där du registrerar antal timmar. Lönearten ska ha följande inställningar: Nummer: 503 Namn: Uttag obet semdgr timlön Löneartstyp: Passiv/Information Arbetsgivavgift: Påverkar inte arbetsgivaravgift Kopplad löneart: 550 Semlönegr frånvtimmar Vid löneberedning registreras: Datum, Antal Räkna ner semesterdagar: Obetalda Löneartsregistret Passa på att ändra prisformler och andra inställningar för det nya året. OBS! Notera att version INTE uppdaterar ditt företags löneartsregister. Övningsföretaget uppdateras så använd detta som mall när du anpassar ditt eget löneartsregister. OBS! Om du har ett försystem ska du komma ihåg att även kontrollera/ändra i detta när du ändrat förutsättningarna för genereringen av lönearter i löneprogrammets register. 9

10 Följande ackumulatorer behöver ändras/eventuellt läggas upp: 131 Skattepliktiga ersättningar ej soc. avg. Ackumulatorn finns redan men byter namn enligt instruktioner från Skatteverket. Ackumulatorn ska ha följande inställningar: Nummer: 131 Namn: Skattepliktiga ersättningar ej soc. avg. Grupp: Kontrolluppgifter Automatisk nollställning: Ja 132 Skattepliktiga ersättningar ej soc. avg/sk. red. Ackumulatorn ska ha följande inställningar: Nummer: 132 Namn: Skattepliktiga ersättningar ej soc. avg/sk. red. Grupp: Kontrolluppgifter Automatisk nollställning: Ja 149 Förmån som pension Ackumulatorn ska ha följande inställningar: Nummer: 149 Namn: Förmån som pension Grupp: Kontrolluppgifter Automatisk nollställning: Ja Anställdaregistret Kontrollera att skatteuppgifter, löner, semesterrätt, semesterkategori och sysselsättningsgrader för semesterdagar stämmer. Beräkna procent för engångsskatt inför det nya året. Du får hjälp med beräkningen under menyn Verktyg/ Beräkna engångsskatt. Beräkna nya värden för eventuella tjänstebilar. Det gör du under Anställda, fliken Bilförmån. Vid beräkningen används statslåneräntan som finns angiven under Arkiv/Inställningar, kontrollera att den är korrekt angiven (4,16 %). Eftersom det kommer nya bilar fortlöpande under året finns rutinen Uppdatera bilregister under Verktyg. Saknar du någon bilmodell i din lista, så inled med att uppdatera bilregistret. Finns inte bilens tillverkningsår, märke eller modell i rulllisten kan du hämta värdet på Justera sedan värdet manuellt i P4 Bilförmån på fliken Personliga lönefält. 11. Klart för löner i januari 2008 Nu kan du lönebereda januari månads lön. OBS! Om ditt semesterår = kalenderår ska du utföra punkt 14 efter den definitiva avräkningen för januari Avvakta med att skriva ut de anställdas lönespecifikationer. Detta gör du först efter att semesterberäkningen är gjord, så att de anställda kan se sina nya semesterdagar på januari månads lönespecifikation. De flesta företag registrerar avvikelser månaden efter att de inträffat och t ex sjukfrånvaro som hör till december avräknas således under januari. Det är viktigt att sjukfrånvaron för december finns registrerad INNAN du tar ut rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro. 12. Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet Om du i samband med årsskiftet upprättar bokslut kommer du att behöva en semesterskuldslista. Du hittar den under Verktyg/Semesterskuld. Programmet tar hänsyn till anställningstid samt inlagd uppgift om semesterrätt. För att rapporten ska fungera krävs också att du registrerat vilken semesterkategori respektive anställd tillhör. Innestående komptid och eventuell tidbank (arbetstidsförkortning) kan tas med vid beräkningen och listan kan sorteras på anställningsnummer, efter semesterkategori eller efter resultatenhet i anställdaregistret. Notera att du kan stå i både innevarande och föregående års databas och ta ut semesterskuldslistan till bokslutet. Skillnaden är att skulden i innevarande år 2008 beräknas med de nya arbetsgivaravgifterna. Om du har släpande avvikelser tänk på att uttagna semesterdagar för december regleras på januarilönen. Dessa dagar påverkar semesterskulden först efter definitiv avräkning i januari. Semesterskulden är indelad med flikar för respektive semesterkategori. Börja med att gå igenom de Generella inställningarna och ange vilken princip för intjänandeår som ditt företag följer. Föregående år Detta innebär att de anställda har ett krav på intjänande av semesterdagar innan dessa blir tillgängliga för uttag. Om du följer semesterlagens period, som innebär att semesteråret sträcker sig från 1 april till 31 mars, ska semesterskulden i detta fall beräknas från Innevarande år Detta innebär att de anställda tjänar in betalda semesterdagar under samma år som de tar ut dem, d v s de får nya dagar vid semesterårets början och har resten av året på sig att tjäna in dem. Semesterskulden kan användas som avstämning för att kontrollera att alla tjänat in det antal dagar som de tagit ut under året. Om man har innevarande år som intjänandeprincip är det vanligt att semesterår och kalenderår sammanfaller, vilket innebär att följande datum anges Det är mycket viktigt att perioden som listan ska omfatta har slutdatum och att du tar ut semesterskuldslistan FÖRE en eventuell semesterberäkning görs. 10

11 När du valt princip för intjänandeår och fyllt i datum som semesterskulden ska beräknas på, går du vidare in på flikarna för de semesteravtal som ditt företag följer och fyller i uppgifterna på respektive flik. Fältens betydelse i korthet Årets intjänade dagar Ange procentsatsen för beräkning på fast månadslön (t ex 5,4 %). Detta värde multipliceras sedan med antalet intjänade dagar. Beräkningen tar automatiskt hänsyn till sysselsättningsgraden (P8/P9). 13. Ta fram rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro till årsredovisningen om räkenskapsår sammanfaller med kalenderår Kvarvarande Betalda dagar och Sparade dagar från tidigare år Ange procentsatser för beräkning på fast månadslön (t ex 5,4 % eller 4,6 % om du redan betalat ut tillägget på 0,8 % i en klumpsumma). De angivna värdena multipliceras med antalet kvarvarande respektive sparade dagar som finns i registret Anställda och tar hänsyn till dessa dagars sysselsättningsgrad. Procent på intjänad rörlig lön Tjänstemännens rörliga del anges som en procentsats per dag, (t ex 0,5 %). Procent på semesterlönegrundande inkomst Här anges en procentsats för semesterlönen i sin helhet (lägst 12 % enligt Semesterlagen men är oftast högre i kollektivavtal). Den angivna procentsatsen multipliceras därefter med semestergrundande inkomst. Löneunderlaget hämtas från de lönearter som anges längre ned i samma bild för semesterlönegrundande inkomst. Arbetsgivaravgift Procentsatsen för arbetsgivaravgiften styrs efter den anställdes personnummer. Lägsta semesterlön/dag Om ditt kollektivavtal reglerar en lägsta semesterlön/dag, anger du detta belopp här. Om den av programmet framräknade semesterlönen per dag är lägre än lägsta semesterlön/dag, används det angivna beloppet för lägsta semesterlön/dag för att värdera företagets semesterskuld. Från och med den 1 juli 2003 är arbetsgivare med fler än 10 anställda, skyldiga att redovisa de anställdas sjukfrånvaro i årsredovisningen. Du hittar Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro under Rapporter, fliken Diverse. I beställningsbilden har du möjlighet att göra Urval på anställda, vilket kan vara nödvändigt om du har anställda i utlandet som ska sorteras bort. Ange därefter Datumperiod som motsvarar årsredovisningens räkenskapsår. För att rapporten ska bli korrekt ska du ha löneberett in DATUM på sjukfrånvarolönearterna. Datum krävs för att programmet ska kunna hantera gränsen för långtidssjukfrånvaro, som definieras som minst 60 dagars sammanhängande sjukfrånvaro samt för att frånvaron ska kunna hänföras till rätt period. Utbetalningsdatum har ingen betydelse i sammanhanget. Arbetsgång om du har Frånvarostöd Om du har tilläggsmodulen Frånvarostöd kan du välja att hämta årsarbetstid från arbetsschemat på respektive anställd ELLER i första hand från registret Anställda och i andra hand från arbetsschemat. Lönearterna för sjukfrånvaro behöver inte anges eftersom dessa hämtas automatiskt från Frånvarostödet. Det faktum att enheten på sjukfrånvarolönearterna skiljer sig åt när det gäller timmar/dagar spelar ingen roll rapporten hanterar det med hjälp av Frånvarostödets logik. Om en anställd varit tjänstledig eller föräldraledig ska den ordinarie årsarbetstiden reduceras. Ange därför aktuella lönearter för reduktion av årsarbetstid om du har haft anställda med den typ av frånvaro. 11

12 Arbetsgång om Frånvarostöd saknas Då arbetsschema saknas (d v s om du inte har tilläggsmodulen Frånvarostöd), hämtas arbetstiden från ett fält som heter Årsarbetstid i registret Anställda. Det innebär att du måste komplettera med uppgift om årsarbetstid på samtliga anställda innan rapporten kan tas ut. Lägg in den planerade ordinarie årsarbetstiden enligt kollektivavtal eller annan överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare. Programmet tar därefter hänsyn till sysselsättningsgraden utifrån P-fälten med automatik. Du ska alltså inte själv reducera årsarbetstiden om den anställde har en lägre sysselsättningsgrad än 100 %. Om en anställd varit tjänstledig eller föräldraledig, ska den ordinarie årsarbetstiden reduceras med dessa timmar. Reduceringen gör du enklast genom att markera rutan Rätta i avstämningsunderlag och ändra årsarbetstiden direkt i tabellen. För att få ut rapporten, anger du därefter lönearter för sjukfrånvarotimmar. OBS! Du kan inte ange lönearter för sjukavdrag som görs per dag eller hel månad, i dessa fall är enheten inte timmar. Det krävs att du har använt en passiv löneart (t ex 555 Sjukfrånvarotimmar) för att omvandla dagarna till timmar för att uppgifterna ska bli rätt. Om du av misstag lagt in både schema och uppgift om årsarbetstid i registret Anställda, hämtar programmet uppgiften om årsarbetstid utifrån markerat val vid Löneartsurval vid arbetsschema på personen (Frånvarostödet krävs). De personer som saknar uppgift om årsarbetstid specificeras vid uttag av rapporten i en lista med information om att de uteslutits ur själva redovisningen. Programmet kontrollerar inte om antalet anställda i medeltal uppgått till högst 10 personer under de två senaste räkenskapsåren. Om behov finns gör du denna kontroll manuellt innan du tar ut rapporten. Utskrifterna Programmet producerar dels ett Avstämningsunderlag, där frånvarotimmar specificeras för de olika grupperna och dels en Bilaga till årsredovisningen med procentuell redovisning enligt de krav som ställs. Utifrån avstämningsunderlaget kan du härleda och kontrollera den procentuella redovisningen i bilagan till årsredovisningen. En markering i Rätta i avstämningsunderlag gör att du direkt kan justera årsarbetstid i timmar, sjukfrånvarotimmar för långtidsfrånvaro samt totalt antal sjukfrånvarotimmar. Programmet utgår från de värden du angivit och rapporten baseras på dessa. Du kan välja bort avstämningsunderlaget vid utskrift om du önskar. Det gör du genom att avmarkera krysset vid Skriv ut avstämningsunderlag i rapportens beställningsbild. Vid utskrift genereras enbart Bilagan till årsredovisningen med denna inställning. Rapporten kan tas ut obegränsat antal gånger. Har du Hogia Bokslut kan du exportera en fil med uppgifterna direkt till Hogia Bokslut. Du hittar funktionen under Arkiv/Exportera/Bokslutsuppgifter. 14. Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret så gör du nu din semesterberäkning. Rutinen finns under Verktyg/Semesterberäkning och innebär att: betalda semesterdagar räknas fram. ej uttagna betalda semesterdagar förs över till sparade semesterlön/dag räknas fram för kollektivanställda. Använd semesterberäkningsrutinen under Verktyg/Semesterberäkning och välj den semesterkategori du vill semesterberäkna. Välj metoden Endast lista tills du är säker på att du vill göra en definitiv semesterberäkning. När du vill göra en definitiv semesterberäkning väljer du metoden Lista + uppdatering av dina register. Alternativt kan de nya dagarna skrivas in direkt på fliken Semester i registret Anställda. Eventuella kvarvarande betalda dagar flyttas till Sparade dagar År -1. Tidigare sparade dagar flyttas så att de blir ett år äldre. Intjänandeår = föregående år Ange datum för intjänandeår under Beräkningsperiod för semesterdagar ( ), samt datum i fälten Lönetransaktioner med utbetalningsdatum ( ). Gör eventuellt urval på Anställda. Har du släpande avvikelser ska du vänta till efter januarilönen är definitivavräknad innan du gör semesterberäkningen, om du gjorde så förra året. Huvudsaken är att du är konsekvent. Antingen kör du med samma datum i båda datumintervallen eller med släpande datum i intervallet för lönetransaktionerna. 12

13 Ange Lönearter för ej semesterlönegrundande frånvarodagar (tjänstledighet m m). Ska semesterlön beräknas på rörliga lönedelar anges procentsats per dag (vanligtvis 0,5 %), lönearter där de rörliga delarna löneberetts samt lönearter för semesterlönegrundande frånvarodagar. (Semesterkategori Månadslön + rörliga lönedelar). Klicka på OK när inställningar är klara. Du får sedan möjlighet att flytta över kvarvarande betalda dagar till sparade samt justera övriga dagar för varje person. När du arbetat igenom alla anställda får du upp en rapport för den kategori du beräknat semester för. Registret Anställda har också uppdaterats med nya dagar. Väljer du Endast lista uppdateras ej anställdaregistret och semesterberäkningen kan göras om. Intjänande år = innevarande år Du gör på samma sätt som ovan men datum för intjänandeår blir istället Ska beräkning ske på rörliga lönedelar är dock datum för transaktioner föregående år, d v s Nyheter inför inkomstår 2008! Arbetsgivaravgift Arbetsgivaravgiften strys utifrån personnummer och de olika procentsatserna i faktarutan på sista sidan. Statslåneränta Statslåneräntan den siste november 2007 har fastställts till 4,16 %. Statslåneräntan den siste november styr många skattemässiga beräkningar bl a bilförmån, schablonintäkt (ränta) på periodiseringsfonder samt positiv och negativ räntefördelning. Företagsstöd Företagsstödet om 2,5 % tas bort helt. Rutorna 73 och 74 försvinner därför på Skattedeklarationen fr o m årsversionen när du tar ut en Skattedeklaration i Innevarande år Denna ändring sker med automatik i programmet. Det utvidgade företagsstödet om 10 % ska däremot vara kvar som tidigare men byter namn till Regionalt stöd. Kontrolluppgifter Vid årsskiftet kom två nya rutor på kontrolluppgiften. Ruta 32 för skattepliktiga ersättningar som inte är underlag för sociala avgifter eller särskild löneskatt, en anmärkning krävs då i textruta 69, tex livräntor, utbetalning från vinstandelsstiftelse eller ärvd royalty. Den andra rutan som tillkommit är 49 förmån som pension. Prisbasbelopp Nytt prisbasbelopp för år 2008 är kr, vilket är en höjning med 700 kr jämfört med år Prisbasbeloppet uppdateras med automatik i programmet. Prisbasbeloppet används bl a för beräkning av bilförmånsvärdet, maximalt skattefritt traktamente, högsta sjukpenninggrundande inkomst och för att redovisa löner över 7,5 basbelopp i Fora-rapporten. Kostförmån Förmånsbeskattningen av fri kost höjs De nya värdena hittar du i faktarutan på sista sidan. Skattefritt Traktamente Det skattefria inrikes traktamentet höjs till 210 kr år Du får själv gå in i ditt löneartsregister för att ändra priset på din löneart för Skattefritt inrikes traktamente, i Övningsföretaget löneart 820. Trängselskatt Trängselskatten återinfördes för de så kallade biltullarna i Stockholm från 1 augusti Ersätter arbetsgivaren den anställdes erlagda trängselskatt för resor med egen bil i tjänsten fr o m 1 augusti, ska detta ha behandlats som ett vanligt skattefritt utlägg och redovisats till kontrolluppgiftsruta 55 Resekostnader. Om arbetsgivaren istället betalat den anställdes utgifter för trängselskatt avseende privata resor med förmånsbil fr o m 1 augusti (även resor till och från arbetet räknas in här) uppkommer en skattepliktig förmån med motsvarande belopp. Utgiften för trängselskatten ska ingå i underlaget för arbetsgivaravgift och skatteavdrag samt redovisas på kontrolluppgift i ruta 47 Annan förmån och då specificeras i ruta 65. Jobbskatteavdraget förstärkt Regeringen beslutad att införa skattereduktion 2007 det sk jobbskatteavdraget. Under 2008 kommer jobbskatteavdraget förstärkas ytterligare. Skatteavdraget blir olika stort beroende på om de anställda har fyllt 65 eller inte vid årets ingång, vilket innebär att skattelättnaden blir olika för de anställda. Titta på Skatteverkets hemsida för mer information samt om ni vill se skattetabeller för Skattespecifikation på lönespecen Fr o m version finns det inte längre möjlighet att skriva ut skattespecifikationen på de anställdas lönespecifikation. 13

14 Operativsystemen Windows 98, ME och NT Fr o m versionen stödjer inte Hogia installationer av löneprogrammet på operativsystemen Windows 98, ME och NT. Vi garanterar därmed inte längre att programmet fungerar i dessa miljöer och som kund kör du på egen risk (vår support hjälper inte till att felsöka om något oförklarligt inträffar). Anledningen till detta beslut är att Microsoft inte längre utvecklar, underhåller eller ger support på dessa operativsystem och då kan inte vi fullt ut testa och säkerställa löneprogrammet i ovanstående operativsystem. Hogias löneprogram är anpassat och säkerställt i operativsystemen Windows 2000, XP och Vista (Business och Enterprise). Datorförmån Skärpt beskattning på personaldatorer från 1 januari 2008 höjs förmånsvärdet från 200 kr/månad till 400 kr/månad. Ändra då priset på löneart 479 Datorförmån till 400 kr. Skattedeklarationen Särskild löneskatt Slopad löneskatt för födda 1937 eller tidigare, rutorna 61 och 62 på skattedeklarationen används då inte längre för detta ändamål. Skattereduktion för förmån av hushållsnära tjänster Riksdagen har beslutat att även personer som har hushållsnära tjänster som löneförmån ska kunna få skattereduktion. I huvudsak ska samma tillämpningsområde, definitioner, beloppsgränser m m. som i lagen om skattereduktion gälla. Vid beräkningen av skatteavdrag ska arbetsgivaren inte beakta förmån av hushållsarbete. Begäran om skattereduktion för förmån av hushållstjänster ska göras i inkomstdeklarationen. Arbetsgivaren är skyldig att på kontrolluppgiften redovisa underlaget för skattereduktion. Detta underlag kommer att förtryckas på den anställdes inkomstdeklaration. De nya reglerna träder i kraft den 1 januari 2008 och tillämpas på förmåner som har tillhandahållits fr o m det datum. Nyheter i löneprogrammet under 2007 Arbetstidskonto I rutinen Arbetstidskonto - Avsättning sker baserat på procent på löneunderlaget, finns numera möjlighet att markera att anställningstid inte ska påverka betald ledig tid, dvs även anställda som inte arbetat under hela beräkningsperioden får ändå fullt antal timmar. Visa historik Visa historik har fått ett nytt utseende. Arbetar du med Avsättning sker utifrån tidbank har du nu själv möjlighet att ange hur många timmar som ska ligga kvar i tidbanken vid avsättning till pensionspremie. Historik och Utökad historik ligger numera i samma rutin, men på varsin flik. Ytterligare en nyhet är möjlighet att sortera på utbetalningsdatum. Detta ger dig en snabb överblick av årets utbetalningsdatum samt visar även hur många personer som är avräknade på respektive datum. Utökad historik har dessutom nya kolumner för konto och resultatenhet. 14

15 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro Använder du tilläggsmodulen Frånvarostöd har du möjlighet att välja om ordinarie årsarbetstid ska hämtas från schemat eller om ordinarie årsarbetstid i första hand ska hämtas från anställdaregistret och i andra hand hämtas från schemat när du skall beställa rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro. Bokföringsorder På fliken Konton för sociala avgifter har vi lagt till fält för kostnadskonto och skuldkonto för åringar. Om du har anställda i den ålderskategorin och tar ut en bokföringsorder för sociala avgifter efter 1 juli 2007, får du en varning i programmet om du har glömt att ange bokföringskonto för sociala avgifter för åringar. Tilläggsmodul Rätt Lön online I samarbete med Bonnier Utbildning kan du som lönekund köpa tilläggsmodulen Rätt Lön online. Det enda som krävs är en Internetuppkoppling. När du har aktiverat tilläggsmodulen genom att lägga in en ny licensnyckel behöver du bara klicka på menyn och då kommer du direkt till onlinetjänsten utan att behöva ange användarnamn och lösenord. Den elektroniska handboken Rätt Lön online innehåller allt som boken Rätt Lön innehåller, men uppdateras kontinuerligt! Rätt Lön online baseras på information i inkomstskattelagen, skattebetalningslagen och på aktuell arbetsrätt. Beskattningskonsekvenser belyses ur såväl företagets som den anställdes perspektiv och förutom fakta ges konkreta råd, rekommendationer och anvisningar om hur löneadministration kan hanteras i såväl små som stora företag. Skattedeklaration Arbetsgivaravgiften sätts ner för personer som vid årets ingång har fyllt 18 men inte 25 år och det gäller för löneutbetalningar som görs från 1 juli Nedsättningen kunde göras första gången på skattedeklarationen i augusti Den lägre arbetsgivaravgiften för unga gäller för företag med fast driftställe i Sverige samt ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige och företag med utsända till eller från Kanada, Québec och USA. I programmet styrs detta automatiskt via den anställdes personnummer. På skattedeklarationen infördes två nya rutor, 57 och 58, för Arbetsgivaravgift för födda avseende företag med fast driftställe i Sverige. För ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige. Det gäller även för företag med utsända till eller från Kanada, Québec och USA särredovisas inte arbetsgivaravgiften utan ingår i de ordinarie rutorna på skattedeklarationen. Lönen till åringar ingår i underlagen för företagsstöd, ruta 73 och utvidgat företagsstöd, ruta 75. Bankkoppling Under Arkiv/Inställningar, på fliken Bank har vi ändrat om rutinen för inställningar av överföringsalternativ. Om du ska ändra överföringsalternativ görs det enbart under Arkiv/Inställningar under fliken Bank. Ett nytt överföringsalternativ har tillkommit, Danske Bank, samt ett nytt filformat för nettolöneutbetalning, Nordeas LON format löner via Personkontosystem. Du har nu också möjlighet att lägga in sökvägen till den Internetsida som du vill använda för filöverföring. Internetsidan startas automatiskt när du skapar din löneutbetalningsfil. Om du har angett en sökväg till en Internetsida kan du markera valet Starta Internetsida när lönefilen har skapats och då startas den angivna Internetsidan i samband med skapandet av löneutbetalningsfilen. I Arkiv Inställningar under fliken Bank anger du sökvägen till Internetsidan. Semesterberäkning På utskriften visas sysselsättningsgraden för betalda dagar och respektive år för sparade dagar. Visa Ackumulatorvärden Om du har valt sortering på ackumulator kan du nu få en summering per ackumulator direkt i resultatbilden. Windows Vista Business och Enterprise Justeringar har gjorts i programmet för att installation på dator med operativsystem Vista Business och Vista Enterprise ska fungera. 15

16 Har du fått en trasig eller felaktig leverans? Hämta årsversionen från vår hemsida Snabbaste sättet att komma vidare i arbetet är att hämta årsversionen direkt från vår hemsida. Inifrån löneprogrammet väljer du menyn Internet/Logga in på supportsidorna. Ange det tre första bokstäverna i ditt företagsnamn och ditt kundnummer för att logga in. Du kan även gå in på Logga in med de tre första bokstäverna i företagsnamnet och ditt kundnummer. Lägg gärna till sökvägen som Favorit i din webbläsare. Har du fler program från Hogia, får du välja ditt Löneprogram i rutan Dina produkter när du loggat in. Välj sedan Nedladdningar/Uppdatering och klicka på länken Uppdatering Välj att spara installationsfilen, förslagsvis på Skrivbordet på din dator (ditt löneprogram uppdateras inte i och med detta steg). Vi rekommenderar att du tar en säkerhetskopia på ditt företag INNAN du installerar uppdateringen. Funktionen hittar du under Arkiv/Säkerhetskopiering. Innan du installerar uppdateringen är det bra om du går in i löneprogrammet under menyn Hjälp/Om Hogia... och kontrollerar vilken sökväg som står efter Programmapp. Det är till den här sökvägen som installationen av uppdateringen ska ske. OBS! Tänk på att Avsluta programmet när du kontrollerat sökvägen! När det är klart går du till den sökväg där du sparat ner installationsfilen. Starta själva installationen genom att dubbelklicka på filen. OBS! Ha INTE ditt löneprogram igång när du gör uppdateringen! Installationsprogrammet söker automatiskt efter tidigare installationer av programmet på din dator. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Följ anvisningarna i installationsguiden när uppdateringen är klar får du besked om detta. Starta nu ditt löneprogram och kontrollera att det uppdaterats korrekt till version Kontakta oss via e-post om du behöver en ny CD med årsversionen Du hittar din supports e-postadress i löneprogrammet under Hjälp/Om Hogia... samt under menyn Internet/Skicka fråga/önskemål till supporten. Faktaruta 2008 Arbetsgivaravgifter 32,42 % Särskild löneskatt 24,26 % Arbetsgivaravgift för födda ,31 % Arbetsgivaravgift för födda ,21 % Prisbasbelopp kr Statslåneränta ,16 % Skattefri bilersättning enligt schablon: Resa med egen bil 1,85 kr/km Resa med bensindriven tjänstebil 0,95 kr/km Resa med dieseldriven tjänstebil 0,65 kr/km Kostförmån/dag Helt fri kost Fri lunch eller middag Frukost Traktamentsersättning schablon Helt belopp Halvt belopp Natt 175 kr 70 kr 35 kr 210 kr 105 kr 105 kr Om arbetsgivaren utöver traktamente även betalar kost ska måltidsavdrag göras (gäller även vid representation och hotellfrukost, men inte för kost som obligatoriskt ingår i resebiljett): Måltidsavdrag Sverige Helt Halvt Helt fri kost Lunch och middag Lunch eller middag Frukost Måltidsavdrag Utlandet Normalbelopp Helt fri kost 85 % Lunch och middag 70 % Lunch eller middag 35 % Frukost 15 % Representationsbelopp Högst 90 kr/person vid extern och intern representation. Vi reserverar oss för eventuella förändringar av siffrorna efter tidningens tryck. OBS! Vid kontakt med leveransavdelningen är det viktigt att du anger ditt namn, företagsnamn och kundnummer, samt vilket av våra löneprogram du använder Telefonnummer till supporten hittar du i ditt program. Ansvarig utgivare Martin Hogmalm. Skribent Malin Samuelsson.