Retroaktiv lön (Denna rutin ingår i tilläggsmodulen PA-stöd)

Transkript

1 Retroaktiv lön (Denna rutin ingår i tilläggsmodulen PA-stöd) Med hjälp av funktionen Retroaktiv lön kan du dels göra själva lönerevisionen, dels beräkna den retroaktiva delen. När löneförhandlingarna är klara är det vanligt att det ska gälla från ett tidigare datum och därmed även gälla lön som redan är utbetald. Med hjälp av beräkningen av retroaktiv lön kan du räkna ut lönejustering på tidigare utbetald lön. Funktionen är indelad i tre steg och du hittar den under menyn Verktyg Retroaktiv lön. Viktigt att veta! Funktionen är anpassad att hantera höjning av månadslön och timlön, det vill säga de personliga lönefälten P1 månadslön faktisk, P2 Månadslön heltid och P3 Timlön i anställdaregistret, samt att retroaktivt beräkna lönearter vars formler baserar sig på P1, P2 och P3. Vissa kollektivavtal har regler om ersättningar där ett fast timbelopp gäller för en viss löneart, exempelvis Ob-tillägg. Observera att funktionen för beräkning av retroaktiv lön i detta fall får användas på ett annat sätt, utöver grundhöjningen och retroberäkningen av månadslön och/eller timlön, får du köra funktionen en gång per övrig ersättningshöjning, exempelvis OB enkel, OB kvalificerad. Mer information om detta hittar du i slutet av detta dokument. Observera att om du ska beräkna löner retroaktivt tillbaka över ett årsskifte behöver du dela upp arbetet per inkomstår. I det föregående årets inkomstår gör du beräkningen t o m steg 2 och skriver ut listan som du sedan har som underlag när du i innevarande år lönebereder den retroaktiva delen. Du gör därefter beräkningen för den del av perioden som ska beräknas i det innevarande året. Här kan du även använda steg 3 av funktionen, d v s att lönearter med den framräknade retroaktiva lönen läggs in direkt i beredningen. Retroaktiv lön Steg 1 av 3 1

2 Urval av anställda Gör eventuellt urval på anställningsnummer eller kategori. Om du har en löneart för Retroaktiv lön arbetare och en för Retroaktiv lön tjänstemän rekommenderar vi att du gör beräkningen för en kategori i taget då du bara kan välja en löneart för utbetalning. Visa Här gör du inställningar för hur du vill att personerna ska visas i tabellen nedan. Du kan välja att visa månadslön och timlön med eller utan decimaler. Du kan också välja att visa personnummer och urvalskategori samt anställningsdatum i tabellen med de anställda. Slutligen kan du välja om du vill att tabellen visar P1-P3 före eller efter lönehöjningen. Lönerevision/Lönehöjning Välj om du vill göra en lönehöjning med att visst krontal för månadslön eller timlön, eller en procentsats. Klicka sedan på knappen Räkna. Tabellen med dina anställda uppdateras då med både lönehöjningen i procent och i kronor. I de vita kolumnerna kan du nu själv ändra både procentsats och krontal på de anställda tills du är nöjd med resultatet. De gula kolumnerna kan du inte ändra på. Du kan hela tiden följa den genomsnittliga lönehöjningen längst ner i bilden. Där får du också en översikt över den tidigare lönekostnaden och den nya lönekostnaden. PA historik Har du tidigare gjort lönehöjningen i P-fälten kan du använda rutinen till att enbart beräkna den retroaktiva delen. Ange vilket P-fält, P2 för månadslön eller P3 för timlön som är ändrade och ange vilket datum ändringen gäller från. I tabellen visas de anställda som har en förändring av sitt P-fält på valt datum. Programmet räknar fram lönehöjningen i procent per person och även den genomsnittliga höjningen. Du kan inte ändra i tabellen, utan endast titta på resultatet. Arbetar du på detta sätt kan du i Steg 3 endast välja att lönebereda den retroaktiva delen. När du är nöjd med resultatet klickar du på knappen Nästa. Retroaktiv lön Steg 2 av 3 I steg 2 räknas den retroaktiva lönen fram utifrån de lönehöjningar du angivit i steg 1. 2

3 Löneartsurval Ange de lönearter som ska ligga till grund för den retroaktiva löneberäkningen. Lönearter som du anger här är tidigare ersättningar som påverkas av förändringen av lön som tidlön, sjuklön, sjukavdrag, övertidsersättning m.m. Datum Ange datumintervall för den retroaktiva beräkningen. I första hand används inmatat datum på transaktionerna, i andra hand används utbetalningsdatum. Visa När du klickar på knappen Visa uppdateras tabellen med den totala kostnaden för den retroaktiva lönen. Du kan välja att Visa summering per anställd/löneart genom att markera rutan för detta. Vill du se alla detaljer markerar du också Visa alla transaktioner i underlaget. Visa kolumn Genom att klicka i Antal och Inmatat datum får du ytterligare information i tabellen över den retroaktiva lönen. Du kan inte ändra på några värden i tabellen. Behöver du ändra på något kan du göra detta genom att lägga till/ta bort lönearter i urvalet eller gå tillbaka till Föregående sida och ändra lönehöjningen. När du är nöjd går du vidare till steg 3 med knappen Nästa. Retroaktiv lön Steg 3 av 3 Uppdatera P-fält Har du gjort lönerevisionen i rutinen kan du nu välja att uppdatera P1-P3 i anställdaregistret med de nya lönerna. Har du redan lagt in de nya lönerna i P1-P3 och enbart använt funktionen för att beräkna den retroaktiva delen är denna funktion inte valbar. PA historik Har du valt att uppdatera P1-P3 ska det även sparas i din PA historik. Ange här från och med vilket datum den nya lönen gäller. 3

4 Lönebered retroaktiv lön Här anger du om du vill lönebereda den retroaktiva lönen i löneberedningen, i den tillfälliga löneberedningen eller inte alls. Har du valt att endast göra lönerevision och inte beräkna retroaktiv lön anger du Uppdatera inte löneberedningen. Har du valt att uppdatera löneberedningen måste du välja vilken löneart det retroaktiva beloppet ska beredas på, exempelvis 048 Retro månadslön. Samtidigt som listan skrivs till bildskärm uppdateras löneberedningen med den framräknade retroaktiva lönen. Du har möjlighet att få med en informationstext om maximalt 66 tecken till de anställda i fältet Anmärkning. Anmärkningen visas i löneberedningen, där kan du även ändra den för en enskild anställd. Har du valt att uppdatera P-fälten med de nya lönerna får du också frågan om inneliggande rader i beredningen, exempelvis månadslön som ligger som en återkommande löneart, ska baseras på den nya lönen. En lista genereras på de anställda som det räknats retroaktiv lön för, skriv ut och spara för arkivering. Om du valt att uppdatera löneberedningen med det retroaktiva beloppet kan du nu gå in i beredningen och se att transaktionen ligger där. 4

5 Om du vid beräkning av retroaktiv lön använt fel lönearter eller beräkningssätt kan du i löneberedningen manuellt ändra den framräknade retroaktiva lönen. Du kan också göra om beräkningen. Om du har valt att lägga in ersättningen i löneberedningen måste du först ta bort lönearten på de anställda du vill göra om beräkningen för. När du gör om beräkningen uppdateras löneberedningen med den nya framräknade retroaktiva lönen. Retroaktiv beräkning av ersättning med fasta timbelopp (ej P-fält) Du som har fasta timersättningar som ska beräknas retroaktivt gör en körning per höjningsnivå som löneförändringen omfattar. Det betyder att du gör en körning för höjning av grundlönen i P1, P2 eller P3, samt en körning per övrig höjningsnivå (i procent) exempelvis OB enkel, OB kvalificerad. Steg 1 Gör en körning per höjningsnivå, lägg in den procentuella höjningen som motsvarar höjningen av ersättningen, exempelvis enkelt OB före höjning 27 kr, efter höjning 33 kr - ger en procentuell höjning på 2,22% (du får manuellt räkna ut den procentuella höjningen.) I fältet Procent på månadslön/timlön anges procenten 2,22. Beräkningen görs och visar effekten på P1-P3, men du ska här i steg 1 bortse från redovisad effekt på höjning av P1-P3, den ska inte genomföras. Steg 2 Ange löneart för den ersättning du ska retroberäkna, exempelvis 310 Ob-ersättning, samt för vilken period beräkningen ska göras. 5

6 Steg 3 Lämna rutan Uppdatera de personliga p-fälten (P1-P3) i anställdaregistret med de nya lönerna omarkerad. Ange löneart som ska hantera den retroaktiva lönen, exempelvis 048 Retroaktiv lön. På raden Anmärkning kan du gärna ange vilken ersättning beräkningen avser. Beräkningen utförs. När du använder funktionen för beräkning av retroaktiv lön på detta sätt, så blir resultatet i löneberedningen en lönerad per retroaktiv beräkning. Genom att som anmärkning ange vilken ersättning beräkningen avser, kan den anställde enkelt på sin lönespecifikation se vad de olika raderna gäller. 6