1(16) Självservice. Chef/Chefstöd. Personec P. Avvikande tjänstgöring. Version

Transkript

1 1(16) Självservice Chef/Chefstöd Personec P Avvikande tjänstgöring Version

2 2(13) Innehåll Avvikande tjänstgöring 3 Rapportering av extratid på ordinarie ansvar 4 Ändra eller ta bort en Avvikande tjänstgöring 6 Rapportering av extra tid på ledig dag, ordinarie ansvar 7 Rapportering av extra tid på avvikande ansvar 8 Fördelning av ordinarie månadslön del av dag/enstaka dag 10 Fyllnad/utb som ersättas timma för timma 12 Endast ob-ersättning ska utgå för personalmöte 13 Anställd som börjar arbeta innan kl

3 3(13) Avvikande tjänstgöring Avvikande tjänstgöring används när du vill få ut ersättning till den anställde utöver ordinarie schema eller vill kostnadsföra de timmar som ligger i schemat på ett annat ansvar. Avvikande tjänstgöring kan du göra från Bemanning/Översikt eller Beslut/Avvikande tjänstgöring. Bemanning/Översikt Klicka på namnet på den som ska ha Avvikande tjänstgöring. Klicka på Ny avvikande tjänstgöring för inrapportering av uppgift. Lista avvikande tjänstgöring används för att se tidigare Avvikande tjänstgöringar, härifrån går det också att göra rapportering. Det fungerar på samma sätt att rapportera Jour/Beredskap. När du gör en Avvikande tjänstgöring kan du i de flesta fall använda en orsak som heter Extra tid (Tid/Kontant) för att få maskinell uträkning enligt avtal.

4 4(13) Det finns dock några undantag när du måste rapportera manuellt med specifik orsak. Undantag Vid ersättning för arbetsplatsträffar, studier, konferenser där ersättning ska utgå timma för timma används orsaken Fyllnad/utb (Tid/Kontant), den ger ersättning timma för timma. Vid ersättning som ska utgå för tid innan kl ska alltid kvalificerad övertidsersättning utgå, detta hanteras inte av systemet. Välj orsaken kvalificerad övertid i ledighet/kontant. När beräkningen inte ska göras utifrån normaltiden för den anställdes schema utan istället ifrån den person man går in och vikarierar för. En timavlönad som arbetar mer än 40 timmar/vecka och det ska utgå övertidsersättning måste bevakas manuellt. En deltidsanställd som arbetar mer än heltid för schemats begränsningsperiod måste även detta manuellt bevakas. Rapportering av extratid på ordinarie ansvar Markera aktuell dag och person i översikten, vill du se vilka avvikande tjänstgöringar som ligger sedan tidigare så går du in på lista avvikande tjänstgöring och sedan klickar du på ny post.

5 5(13) Orsaker: Arbete eller Jour. Orsak: Ange typ av ersättning/ledighet som ska betalas ut. Använd tidtyperna Extra tid (tid) och Extra tid (kontant) för att få så mycket hjälp som möjligt av systemet när det gäller vilken ersättning som ska utvärderas. Kl from: ange klockslag för den tid som ligger utanför den ordinarie tiden på schemat (anger du tid som redan ligger i schemat utvärderas mertid även för denna tid). Kl tom: ange när arbetspasset slutar. Finns det en rast så använder du fälten Kl raststart och rast antal min (anger du minuter så blir Kl from ett obligatoriskt fält). Bemanningstyp: Anledningen till den avvikande tjänstgöringen. Beviljad: Måste vara ifylld för att posten ska gå till lönehantering Nytt Konto: Här anges avvikande ansvar. Observera! Tänk på undantagen ovan, du kan inte använda Extra tid i alla lägen.

6 6(13) På översikten så blir det flera rader på dagar med rapportering. Systemet gör även om den ordinarie tiden i schemat så att den får samma gröna färg som den avvikande tjänstgöringen. På lönespecen kan du kontrollera ersättningen. Använd Tidutvärderingen om du vill kontrollera vilken typ av ersättning och antal timmar som systemet kommer att utvärdera. Bägge dessa uppgifter syns efter den körning som genomförs varje natt. Ändra eller ta bort en Avvikande tjänstgöring Om du vill ändra en Avvikande tjänstgöring (du kan t ex ha rapporterat på fel person, fel dag eller ett felaktigt klockslag) måste du först kontrollera så att ersättningen inte har utbetalats. Avvikande tjänstgöringar utvärderas till lön efterföljande månad, gör du en rapportering till april utgår ersättning eller komptid på löneutbetalningen i maj. Är ersättningen redan utbetald måste du kontakta PA-support som gör en rättelse.

7 7(13) Ta bort en rad i Avvikande tjänstgöring via Bemanning/Översikt, markera person och klicka på Lista Avvikande tjänstgöring. Markera Period, Arbete/Jour och om posten är Obeviljad/Alla. Klicka på Sök. Klicka på namnet för att komma in på posten.. Klicka på Ta bort. Rapportering av extra tid på ledig dag, ordinarie ansvar Bemanning/Översikt,Klicka på personen, klicka på Ny Avvikande tjänstgöring.

8 8(13) I exemplet ovan är det en person som arbetar deltid som går in och tar ett extra pass som han vill ha ersättning för, tex Extra tid (kontant). Bevilja (om du har rätt till det) och klicka på Spara. Här måste du också tänka på vad det är för typ av anställning som ligger i grunden på den anställde. Det fanns undantag då jag måste rapportera manuellt, dvs. jag kan inte använda mig av Extra tid. Rapportering av extra tid på avvikande ansvar Om du har en anställd som går in och gör extra tid och detta ska kostnadsföras på annan enhet, klicka på personen och klicka på Ny avvikande tjänstgöring

9 9(13) För att ange ett avvikande ansvar klickar du på knappen Nytt konto. Här kan du ange ett ansvar eller söka fram ansvar i Organisationsträdet. Väljer du via Organisationsträdet så kommer också texten på vald organisation att visas på Tidutvärderingen. Om det redan ligger ansvar och verksamhet från anställningen och du sedan bara lägger in Ansvar så hämtas det vid konteringen upp övriga koddelar som ligger på anställningen. Får du värde i en koddel som du inte vill ha måste du markera den koddelen med ett snedsträck (/). Klicka sedan på Ok och sedan på Spara

10 10(13) Texten Pl visas bakom arbetstiden, den visar att det finns en avvikande placering i förhållande till anställningen. För att se vilken så markera personen och titta via Lista avvikande tjänstgöring. På Tidutvärderingen visas vilken typ av ersättning som kommer att utvärderas och också var i organisationen personen varit. Fördelning av ordinarie månadslön del av dag/enstaka dag Om du har en anställd som har månadslön och personen tillfälligt, enstaka dagar eller timmar, är utlånad till annan verksamhet och timmarna/dagen ska kostnadsföras på den andra verksamheten (ange inte klockslag som ligger utanför ordinarie tid under aktuell dag, i annat fall görs en placering). Bemanning/Översikt Klicka på personen, klicka på Ny Avvikande tjänstgöring.

11 11(13) Ange Orsak Ord avv Ksträng (När du väljer denna tidtyp kommer en fördelning av timmarna den dagen att göras enligt 1/165 del av månadslönen/timma) Ange sedan: Datum, Kl from Kl tom, Bemanningstyp, Bevilja Klicka på knappen Nytt konto Klicka på knappen Välj org, klicka på ok Klicka på Spara i nästa bild Bemanning/Översikt

12 12(13) Texten Pl visas bakom arbetstiden, den visar att det finns en avvikande placering i förhållande till anställningen. För att se vilken så markera personen och titta via Lista avvikande tjänstgöring. Omfördelningar går endast att göra en månad bakåt i tiden eftersom det som är rapporterat till Avvikande tjänstgöring för t ex maj månad är med i bearbetningen av lön till juni månad. Kommer informationen in för sent meddela PA-support som gör en ombokning. Fyllnad/utb som ersättas timma för timma (ett av undantagen då du inte kan använda dig av Extra tid) Har du en anställd som varit på utbildning eller ett personalmöte där tiden ska ersättas timma för timma så använder du dig av en speciell orsak. Bemanning/Översikt Klicka på personen, klicka på Ny Avvikande tjänstgöring

13 13(13) Du har en orsak som heter Fyllnad/utb (kontant) och en som heter Fyllnad/utb (tid). Bägge dessa orsaker ger ersättning/tid timma mot timma. Vill du dessutom ha ett avvikande ansvar anger du det genom att klicka på knappen Nytt konto och registrera ansvar. Skulle du använda dig av orsaken Extra tid här kommer det att utvärderas tid/ersättning enligt avtal vilket innebär att personen får fyllnadslön upp till heltid och därefter övertidsersättning. Endast ob-ersättning ska utgå för personalmöte Personal som endast ska ha betalt för ob-ersättning för tid som ingår i ordinarie månadslön men har inte gått att schemalägga. Bemanning/Översikt Klicka på personen, klicka på Ny Avvikande tjänstgöring När du väljer orsaken ordinarie arbete så utgår endast obersättning. Vill du rapportera att ob-ersättningen ska gå på ett avvikande ansvar klickar du knappen Nytt konto och väljer via organisation eller knappar in avvikande ansvar.

14 14(13) När du lägger orsaken ordinarie arbetstid så kommer dessa timmar att räknas med som arbetad tid till statistik samt på Arbetsgivarintyget till den anställde. Anställd som börjar arbeta innan kl (ett av undantagen då du inte kan använda dig av Extra tid) Enligt AB ska en person som börjar arbeta innan kl ha kvalificerad övertidsersättning för hela tiden fram till ordinarie arbetstid. Här måste du manuellt gå in och ange orsak. Ange Orsak: Övertid kval (tid/kontant) Klicka på knappen Nytt konto om du vill ha ett avvikande mot det som ligger på anställningen. I ex ovan har personen ordinarie arbete mellan 07:00-16:00. Om du väljer orsaken Extra tid så kommer systemet i fallet ovan att istället betala ut kvalificerad övertid mellan kl kl och enkel övertid mellan kl kl