Rapportera i Självservice P

Transkript

1 Rapportera i Självservice P Manual för medarbetare

2 Sida 2 av 19 Innehåll Person... 4 Kalender... 4 Visningar i kalendern... 4 Meny i kalendern... 5 Har du mer än en anställning... 5 Lägga till aktiviteter... 5 Omvandla ersättning till ledig tid... 6 Rapportering av frånvaro, avvikande tjänstgöring, turbyte med mera från kalendern... 7 Frånvaro... 7 Avvikande tjänstgöring... 8 Avvikande tjänstgöring när jag arbetat på annan arbetsplats... 9 Turbyte... 9 Tillägg/Avdrag...10 Semester/Komptid...10 Lönelista...10 Tidutvärdering (Tid utv)...10 Veckoarbetstid och Dygnsvila...11 Reseräkning...11 Reseräkning med kvitto...11 Reseräkning utan kvitto...11 Hur gör jag en reseräkning?...11 Val av Förrättning...11 Registrera Km ersättning mm...12 Registrera Resetillägg > 6 timmar...12 Registrera Traktamente Flerdygns...12 Meddelande till chefen...13 Registrera Färdtid...13 Färdbok/Körjournal...14 Titta på mina reseräkningar...14 Utlandsreseräkning...14 Ta bort reseräkning, går det?...14 Mina resor...14 Flex...15 Allmän information...15 Var rapporterar jag min flextid?...15

3 Sida 3 av 19 Rapportering via Flexregistrering...15 Rapportering när jag behöver korrigera stämplingar...16 Jag går inte till min arbetsplats direkt på morgonen, hur gör jag?...16 Jag har missat att stämpla lunchrast, hur gör jag?...17 Jag vill ändra något i en flexstämpling, hur gör jag?...18 När ska jag rapportera med kod?...18 Fellista...19 Utstämpling saknas...19 Stämplingarna matchar inte varandra...19 Stämplingen skapar ODEF + alt

4 Sida 4 av 19 Manualen är framtagen av HR-servicecenter. Om något i manualen inte stämmer överens med hur systemet vill att du ska registrera, vänligen meddela oss på hrservicecenter@helsingborg.se Person Under Grund/Person hittar du sådant som har med dig som person att göra. Namn/Adress: Här ska du vid flytt ändra din adress. (Ej Båstad - detta uppdateras maskinellt) Du kan också registrera kontaktuppgifter till anhörig. Person/Barn: Här lägger du in ditt/dina barns namn och födelsedata (sex siffror). Detta måste du göra för att kunna rapportera Föräldraledighet och Tillfällig föräldraledighet. Om du begär föräldraledighet innan barnet är fött anger du första tjänstledighetsdag. När barnet är fött ändrar du datum till korrekt födelsedatum. Du kan också se hur många dagar som registrerats som föräldraledighet för respektive barn. Kalender Visningar i kalendern Kalendern visar en översikt över schema/arbetstider, avvikande tjänstgöring och frånvaro. Härifrån rapporterar du frånvaro, turbyte, avvikande tjänstgöring/extratid, samt rapporterar ny bunden tid och arbetad tid under jour och beredskap. Du rapporterar även härifrån när du vill omvandla ersättningar till tid. Kalendern visar alltid innevarande månad när bilden tas upp. Du kan ändra period som ska visas, från hel månad till en vecka eller en dag.

5 Sida 5 av 19 Meny i kalendern Kugghjulet här finns inställningar för visning i kalendern, om partiell frånvaro skall visas samt turbyten med ledig dag. Har du mer än en anställning I menyraden kan du välja länken Alla anställningar. Här väljer du den anställning du vill rapportera på. Lägga till aktiviteter Du väljer att rapportera ny aktivitet som frånvaro, avvikande tjänstgöring, turbyte genom att klicka på aktuell dag i kalendern. Du får då upp en ruta där du gör ditt val. Ska du rapportera något via Tillägg/Avdrag eller Bunden tid respektive Aktiv tid under beredskap klickar du på Lägg till ny aktivitet som du ser i övre vänstra hörnet av kalendern.

6 Sida 6 av 19 Omvandla ersättning till ledig tid Tidsomvandling kan göras om du arbetar med jour, beredskap, jour bilaga J, förskjuten arbetstid eller OBersättning d v s du kan få ledig tid istället för kontant ersättning. Obs! För att kunna omvandla måste valet Tidsomvandling vara markerat under Inställningar I Kalendern hittar du funktionen för tidsomvandling uppe i menyraden. Listat finns de orsaker och de timmar du kan välja att omvandla. Du anger önskat antal timmar att omvandla och sparar genom att klicka på grön knapp. Du ser nu under Totalt hur många timmar du önskat att omvandla och hur många timmar som kommer att betalas ut kontant. Du stänger aktuellt fönster genom att klicka på krysset uppe till höger. Den tid du önskat omvandla kommer efter attest från chef och efter att lön är verkställd att sparas i en egen tidbank Övrig innestående tid. Den hittar du under menyn Saldon/översikt. För att ansöka om ledighet av omvandlade timmar anger du ledighetsorsaken Kompledig arbtidbank i Frånvarobilden.

7 Sida 7 av 19 Rapportering av frånvaro, avvikande tjänstgöring, turbyte med mera från kalendern Frånvaro Det är du själv som rapporterar in kortare och viss längre frånvaro i Självservice P. Sjukfrånvaro och vård av barn rapporteras in senast då du är åter i tjänst. Sjukdom rapporterar du själv (se kommunspecifik rutin) Semester rapporterar du själv. Frånvaro som rapporteras innevarande månad och som blir beviljad före lönebryt kommer med i kommande löneberäkning. Alltså om du har ansökt om semester den 19/2 20/2 och din chef beviljar den innan lönebryt (ska tillstyrkas/beviljas före ledigheten infaller) kommer semesterdagstillägget med på lönen i februari. Frånvaron kan ändras av dig så länge den inte är tillstyrkt och/eller beviljad. Alla orsaker som du inte kan rapportera i Självservice P ska lämnas skriftligen till din chef. Klicka på aktuell dag i kalendern och välj Frånvaro. Välj aktuell frånvaroorsak, ange start- och slutdatum. Gäller frånvaron del av dag anger du även klockslag. Är du ferie- eller uppehållsanställd ska även timmar/dag anges.

8 Sida 8 av 19 Vill du ta bort inrapporterad frånvaro klickar du på frånvaroraden i aktuell dag och kan där klicka på Ta bort. När chefen beviljat är soptunnan inte tillgänglig. Kontakta chef för ändring. Du kan även gå via Saldon/översikt i menyraden. Markera Frånvaro översikt, välj period och anställning. Klicka på knappen Visa. Där ser du alla inrapporterade poster för aktuell period. Så länge posten är möjlig att ta bort, d v s inte beviljad av chef, så är soptunnan rödmarkerad. Avvikande tjänstgöring Du rapporterar själv in avvikande tjänstgöring i Självservice P. Systemet följer avtalet gällande vilken ersättning mer/övertiden ger samt räknar ut vilken mer/övertid det rör sig om (fyllnad/enkel/kval). Avvikande tjänstgöring kan ändras av dig så länge den inte är tillstyrkt eller beviljad. För att du ska få ersättning måste din chef ha beviljat din rapport. Är det en bock i rutan på aktuell rad/aktuell dag så är posten beviljad. Du kan även se att posterna är beviljade i listan Avvikande tjänstgöring översikt som du hittar under saldon/översikt eller på din lönelista. Om du bryter din beredskap för aktiv tjänstgöring rapporterar du detta som avvikande tjänstgöring i Självservice P. Klicka på aktuell dag i kalendern och välj Avvikande tjänstgöring. Välj aktuell orsak och ange start- och slutdatum samt klockslag. Glöm inte ange rast om passet överstiger 5 timmar.

9 Sida 9 av 19 Avvikande tjänstgöring när jag arbetat på annan arbetsplats Under Orsak väljer du aktuell ersättningsorsak. I fältet Sök arbetsplats kan du fritextsöka den arbetsplats du arbetat på. Klicka på Sök-knappen och på nästa bild anger du arbetsplatsens namn. Välj genom att klicka på raden under resultat. Du måste välja rätt arbetsplats för att din lön ska registreras rätt! Är du timavlönad och ska rapportera din arbetade tid väljer du ersättningsorsak Ordinarie arbetstid. Du rapporterar dag för dag via kalendern och fyller i Kl from, Kl tom, klickar på knappen Rast och anger Rast Kl from och Rast Kl tom. Under Sök arbetsplats klickar du på förstoringsglaset. På nästa bild fyller du i arbetsplatsens namn (vet du inte exakt vad arbetsplatsen heter sök på ett begrepp t ex förskola så får du fram alla arbetsplatser som innehåller ordet förskola och kan där välja rätt arbetsplats). Markera aktuell arbetsplats och klicka på Spara. För att lön ska betalas ut måste chefen bevilja posten/-erna. Är det en bock i rutan på aktuell rad/aktuell dag så är posten beviljad. Du kan även se att posterna är beviljade i listan Avvikande tjänstgöring översikt som du hittar under Saldon/översikt eller på din lönelista. Vill du ta bort inrapporterad post klickar du på raden för extratid i aktuell dag och kan sedan där klicka på Ta bort. När chefen beviljat är soptunnan inte tillgänglig. Kontakta chef för ändring. Turbyte Klicka på aktuell dag i kalendern och välj Turbyte. Välj typ av turbyte (arbete eller jour/beredskap). Turbyte använder du när du byter arbetspass eller arbetstider för en dag. Alla turbyte ska beviljas av chefen. Turbyte innebär ingen extra ersättning, endast Ob-ersättning om det nya passet ligger på en sådan tid att du har rätt att få Ob-ersättning. Byter du till ledig dag bockar du i rutan framför texten Ledig. Det går att rapportera tre raster.

10 Sida 10 av 19 Tillägg/Avdrag I Tillägg/Avdrag rapporterar du själv in t ex lägerersättning m fl orsaker Du går till Tillägg/Avdrag via menyn Lägg till ny aktivitet. Vill du ta bort inrapporterad post klickar du på Saldon/översikt och därefter på Tillägg/avdrag översikt. Klicka på Visa-knappen. Så länge soptunnan är röd kan du själv ta bort posten. Semester/Komptid Här kan du se dina semesteruppgifter gällande aktuellt semesterår och innestående komptid. Inlöst övertidssaldo och saldo årsarbetstid visas under Diverse ackar. Vid Övrig innestående tid ser du den tid du valt att omvandla via Tidsomvandling. Om du vill få med inrapporterad semester som ej löneberäknats och verkställts så klickar du på knappen Simulera semester och dina återstående dagar visas i Kvarstående semdgr tot. Du hittar dessa uppgifter under Saldon/översikt som finns i menyraden i Kalender. Klicka på Saldon översikt. Lönelista Här ser du dina lönespecifikationer. Du kan ta fram en preliminär lönespecifikation innan lönen är verkställd. Avdrag för t ex fackavgifter syns först på den lönespecifikation du ser i internetbanken alternativt får hem i din brevlåda eftersom dessa avdrag inte görs av din arbetsgivare. Tidutvärdering (Tid utv) I tidutvärderingen ser du närvarotid, frånvarotid samt avvikande tjänstgöring för valbar period. Du kan välja en period på högst 92 dagar. Du ser även OB, jour och beredskap. Inrapporterade poster syns i tidutvärderingen dagen efter under förutsättning att chefen beviljat posterna.

11 Sida 11 av 19 Veckoarbetstid och Dygnsvila I simuleringen av veckoarbetstiden och dygnsvilan räknas alla arbetstider du har på samtliga aktuella anställningar. Systemet tittar på aktuellt grundschema eller placeringsschema samt turbyte, avvikande tjänstgöring och frånvarouppgifter för vald period. Reseräkning I Självservice P kan du rapportera inrikes resor, km-ersättning, färdtid samt utlägg i samband med din resa. Utlandsresor rapporteras inte i Självservice P. Du fyller i en blankett för utlandsresa och lämnar till din chef för attest. Reseräkning med kvitto Reseräkningar med kvitto ska skrivas ut och kvittot ska vidhäftas reseräkningen. Reseräkningen skall attesteras av chef på papper samt beviljas i Självservice P. Reseräkning utan kvitto Reseräkning utan kvitto arkiveras elektroniskt i systemet, denna behöver inte skrivas ut. Hur gör jag en reseräkning? Klicka på Reseräkning i menyn till vänster. Välj Period, klicka på Hämta och därefter på Ny. Val av Förrättning Det finns tre olika typer av förrättningar att välja mellan när du ska göra en reseräkning. Km ersättning mm används när du ska ha ersättning för körda km och/eller omkostnader som uppstått i samband med förrättning/tjänsteresa. Resetillägg > 6 tim (endagarstraktamente) används när du varit på en förrättning/tjänsteresa utanför kommunen som varat mer än 6 timmar inklusive restiden. Detta är ett lokalt avtal f n tecknat för Båstad, Helsingborg och Höganäs kommuner. Traktamente flerdygns används när du varit på en förrättning/tjänsteresa som medför övernattning utanför verksamhetsorten.

12 Sida 12 av 19 Registrera Km ersättning mm Välj Km ersättning mm i rullisten, fyll i obligatoriska fält. Klicka på nästa. Välj fram aktuell kilometerersättning och fyll i antal körda kilometer Har du haft utlägg i samband med resan, klicka på Ny rad och välj fram dina utlägg, fyll i kostnaden. I rutan Meddelande skriver du in anledningen till din resa och utlägg Registrera Resetillägg > 6 timmar Välj Resetillägg > 6 tim i rullisten. Fyll i obligatoriska fält Under menyvalet Restid/kostavdrag avmarkerar du de måltider du inte har fått. Finns här ingen markering, bockar du istället i de måltider du fått. Klicka på Nästa. Här kan du fylla i de eventuella utlägg du haft i samband med resan. På nästa bild skriver du in anledningen till din resa. Registrera Traktamente Flerdygns Välj Traktamente flerdygns i rullisten. Fyll i obligatoriska fält. Klicka på Nästa. Under menyvalet Restid/kostavdrag avmarkerar du de måltider du inte har fått. Finns här ingen markering bockar du istället i de måltider du fått. Klicka på Nästa. Under menyvalet Tillägg kan du registrera kilometerersättning, färdtid, utlägg och/eller nattraktamente för privat logi. Välj aktuell Ersättning och ange antal eller belopp. Använd punkt som skiljetecken om du t ex inte har hela timmar eller hela kilometer. För att få fram flera rader klicka på Ny rad. Vid utlägg ange endast beloppet i fältet Belopp. Klicka på Nästa. Vill du lämna ytterligare information till attesterande chef gällande din reseräkning skriv ett meddelande i rutan. Välj alternativ för att spara din reseräkning. Har du kvitton på utlägg som din chef ska ha, välj alternativet Spara och skriv ut. Häfta fast kvittona på reseräkningen och lämna till chef för attest.

13 Sida 13 av 19 Meddelande till chefen Har du glömt lämna information till din chef gällande din reseräkning klicka på ikonen som finns under rubriken Medd (Meddelande) i översikten. Kolumnen för Meddelande (Medd) blir färgmarkerad, vilket indikerar att du lämnat ett meddelande. Samma bild visas hos chefen. Vid Sim kan du även simulera din resa. Registrera Färdtid Färdtid registrerar du under menyvalet Tillägg. Här kan du välja Färdtid Färdtid lägre och/eller Färdtid Färdtid högre. Här anger du bara Antal timmar. OBS! Om antal inte är hel timme måste du skriva heltal och en decimal, t ex 3 ½ timme skrivs 3.5 i antal.

14 Sida 14 av 19 Färdbok/Körjournal För dig som ofta kör med din privatbil i tjänsten använder du en färdbok/körjournal där du skriver in dina körningar. Din färdbok/körjournal får du av din chef. När månaden är slut räkna ihop körsträckorna och lägg in totalsumman i reseräkningen. Om kvitton finns ska reseräkningen alltid skrivas ut och lämnas till chef för attest. Välj Km ersättning mm i rullisten. Ange aktuell period i fälten Avrese dag och Hemkomst dag. I fältet Ort och Ändamål skriver du t ex Enligt Färdbok/Körjournal. Välj aktuell ersättning fyll i antal körda km samt eventuella övriga utlägg, såsom parkering. Klicka på Ny rad efter varje i fylld rad. Titta på mina reseräkningar Om du vill titta på en registrerad reseräkning, klicka på Reseräkning i menyn till vänster. Välj Period och därefter på Hämta. Klicka på raden eller knappen Sim (Simulera) för att se uppgifterna i reseräkningen. Vill du ändra något i en reseräkning som inte blivit tillstyrkt eller beviljad klicka på raden för att ändra/ta bort uppgiften. Klicka därefter på Spara. Utlandsreseräkning Utlandsreseräkning kan inte göras i Självservice P. Du fyller i en utlandsreseräkningsblankett och lämnar till din chef för attest. Ta bort reseräkning, går det? Du kan ta bort en reseräkning som ännu inte är tillstyrkt eller beviljad. Är posten tillstyrkt eller beviljad måste du vända dig till din chef för åtgärd. Mina resor Det finns nu ett nytt gränssnitt för rapportering av resor som heter Mina Resor. Detta nya utseende kommer vi att beskriva i en senare version av manual för medarbetare.

15 Sida 15 av 19 Flex För närvarande gäller informationen om flex kommunerna Båstad, Helsingborg och Svalöv. Allmän information Om ditt flexsaldo avviker enligt avtalets +/- timmar vid begränsningsperiodens slut kommer dessa timmar att justeras. Överskjutande timmar kommer att strykas och vid minus får du ett löneavdrag på kommande lön. From ett bestämt datum i månaden, se kommunspecifik information, kan du inte korrigera föregående månad och det sker en maskinell kontroll av ditt totala flexsaldo. Systemet tar hänsyn till all flex som rapporterats in fram till och med den sista dagen i föregående månad. All frånvaro del av dag skall rapporteras via Flexstämpling. Endast frånvaro hel dag rapporteras via Frånvaro. Har du ansökt via Frånvaro om flexledig hel dag framåt i tiden korrigeras inte ditt saldo förrän ansökan är beviljad och aktuell dag har passerat. Alla turbyte måste vara beviljade av chef innan stämpling/korrigering görs. Var rapporterar jag min flextid? Tiden rapporterar du under Tid Flexregistrering i menyn till vänster eller via menyraden i Kalendern. Rapportering via Flexregistrering Rekommenderat är att du stämplar dina tider varje dag via Flexregistrering. Detta sätt kräver minst antal knapptryckningar, är tidsbesparande samt minskar risken för fel. OBS! Om du stämplar In på morgonen måste du alltid stämpla Ut på kvällen och vice versa. Stämplar du inte Rast ut och Rast in så dras det automatiskt lunch, se kommunspecifik information. Klicka på länken Flexregistrering i menyn till vänster. Kontrollera Typ och ändra vid behov. Klicka på Spara. Systemets klockslag/tid registreras. När du klickar på Spara hamnar din stämpling i boxen under Senaste registrering.

16 Sida 16 av 19 När du ska gå på lunch öppnar du Självservice. Kontrollera så att det står Rast ut, klicka på Spara. Väl tillbaka från lunch, kontrollera Typ, välj Rast in, klicka på Spara. Om du är ledig i samband med lunchen måste du använda In och Ut för att kunna lägga kod Det sista du gör innan du går hem för dagen är att stämpla Ut och Spara. Om du vill veta aktuellt flexsaldo efter att en stämpling har gjorts kan du via knappen Simulera ta fram detta. Rapportering när jag behöver korrigera stämplingar Nedan följer tre olika exempel på hur du kan göra. Jag går inte till min arbetsplats direkt på morgonen, hur gör jag? Klicka på länken Flex översikt. Markera den dag du vill korrigera. Klicka på Pennan uppe till höger i bild. Klicka på Lägg till ny flexregistrering, ändra tid och välj Typ, klicka på Lägg till och därefter spara. Kommer du in senare än flexramen anger måste du även ange Kod. Om du kommer tillbaka till din arbetsplats någon gång under dagen och korrigerar enligt ovan kan du stämpla som vanligt resten av arbetsdagen.

17 Sida 17 av 19 Jag har missat att stämpla lunchrast, hur gör jag? Klicka på länken Flex översikt i menyn till vänster, ändra dag (systemet visar dagens datum och framåt). Markera den dag du vill korrigera och du ser de stämplingar som finns registrerade denna dag. Klicka på Pennan uppe till höger i bild. Klicka på Lägg till ny flexregistrering, ändra tid och välj Typ Rast ut, klicka på Lägg till. Gör därefter på samma sätt fast med Typ Rast in. Om du gör detta innan din arbetsdag är slut kan du stämpla ut som vanligt när du går hem.

18 Sida 18 av 19 Jag vill ändra något i en flexstämpling, hur gör jag? Klicka på länken Flex översikt i menyn till vänster, välj datum. Du får fram en översikt av din flexram samt dina stämplingar. Klicka på Pennan. Här kan du ändra Typ, klockslag och ev lägga till Kod. Klicka på Spara. När ska jag rapportera med kod? När du stämplar utanför flexramarna När du är frånvarande del av dag. OBS! Hel dag rapporteras via Frånvaro. När du ska rapportera avvikande tjänstgöring via flex vid deltid eller du har fått godkänt övertid innan flexramen är slut. Nedan följer några olika konkreta exempel på när och hur du stämplar/korrigerar med kod. Du har stämplat in på morgonen och blir under dagen sjuk och ska gå hem. På din Ut-stämpling väljer du kod som talar om varför du går hem. Klicka därefter på Spara. Du har stämplat in på morgonen och måste under dagen gå hem för att vårda sjukt barn. På din Ut-stämpling väljer du kod som talar om varför du går hem. Klicka därefter på Spara. När du är frånvarande för vård av barn måste du meddela vilket barn du är frånvarande för. När du rapporterar aktuell kod för vård av barn i flexen kan du inte skriva in barnets personnummer. Efter att du stämplat ut med koden för vård av barn måste du därför gå till Kalender. Klicka på frånvaroraden som kommit från din flexstämpling, klicka på Ändra. Välj vilket barn frånvaron avser och klicka på Spara. Du har stämplat in på morgonen och har arbetat beordrad övertid efter din ordinarie arbetstid (ex kl. 17:00). På din Ut-stämpling måste du lägga in kod Extratid/ledig eller Extratid/pengar.

19 Sida 19 av 19 Fellista Det finns tre typer av felmeddelanden och det är du själv som ska rätta dessa fel. Utstämpling saknas Stämplingarna matchar inte varandra Stämplingen skapar ODEF + alt Utstämpling saknas Om du stämplar in på morgonen måste du stämpla ut på kvällen och vice versa. Om du inte stämplar ut får du felmeddelande Utstämpling saknas. Gå in via Flex översikt så ser du vilken dag det finns någon felstämpling på. En symbol visas nu uppe till vänster i bild. Klicka på symbolen så ser du ett felmeddelande. Klicka på pennan vid Åtgärda. På nästa bild kan du lägga till utstämplingen som saknas. Stämplingarna matchar inte varandra Vanliga orsaker till denna felmeddelande. Det kan vara att man har stämplat in två gånger, lagt fel typ rast ut och rast in. Korrigera på samma sätt som ovan. Stämplingen skapar ODEF + alt - När du får detta felmeddelande har du stämplat utanför flexramarna och måste rätta med en kod.