Arbetsuppgifter personalredogörare BUF 2

Transkript

1 Innehållsförteckning Arbetsuppgifter 2 Sjukanmälan 3 Sökning av person 3 Sökning med urval 3 Rapportering sjuk 4 Sjukanmälan del av dag 5 Friskanmälan 6 Rutiner sjukfrånvaro längre tid än 7 dagar 7 Läkarintyg 7 Deltidssjukskrivning 7 Rapportera frånvaro 8 Personal som egenrapporterar 9 Rutiner frånvaro 30 dagar och längre 10 Stående frånvaro 10 Deltidsfrånvaro 11 Rapportera övertid 12 Sökning av person 12 Sökning med urval 12 Rapportera reseräkning 14 Sökning av person 14 Sökning med urval 14 Granska godkända reseräkningar 15 1

2 Arbetsuppgifter I detta dokument beskrivs de uppgifter som du som specifikt ska göra. När du avvikelserapporterar för andra personer använder du din egen tidportal där alla funktioner finns. 2

3 Sjukanmälan Lägg upp ett sjuktillfälle så att det rullar tills personen blir frisk. 1. Under Min tidrapportering 2. Klicka på Uppdatera 3. Ditt eget tidkort öppnas där du kan arbeta med andras tidkort för rapportering. I tidkortet ska du först söka fram den aktuella personen. Sökning av person 4. Klicka på symbolen till höger om fältet Anst nr för att välja annan person 5. En lista med personer visas 6. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella personen Sökning med urval Genom att skriva antingen anst nr eller namn kan du begränsa urvalet 7. Klicka på knappen Sök för att söka personen 8. I listan kan du söka på anställningsnummer eller namn 3

4 9. I fältet Namn på anställd kan du söka på exv del av namn+%, se exemplet nedan avmarkera rutan Sökning som skiljer mellan versaler/gemener för bästa sökresultat Om du vet anst nr kan du skriva det i fältet Avmarkera rutan för bästa sökresultat 10. Klicka på OK. 11. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella personen 12. Tidkortet för aktuell person visas Rapportering sjuk 13. Klicka på den tomma stämplingen för den aktuella dagen 14. Klicka på knappen Ny 15. I fältet In-typ väljer du Frånvaro 16. I fältet Löneart skriver du F10 (=frånvarokod för Sjuk) 17. Klicka på Spara & Återgå 18. Sjuktillfället lämnas öppet och stämplar sjukfrånvaro varje natt tills friskanmälan sker 4

5 Sjukanmälan del av dag Används när personen går hem efter att arbetsdagen påbörjats. Du gör då en öppen frånvaro innevarande dag i tidkortet när personen går hem. Exemplet visar en utstämpling för sjukfrånvaro från kl Sök fram personens tidkort enligt tidigare beskrivning. 2. Klicka på den tomma stämplingen för den aktuella dagen 3. Klicka på knappen Ny 4. I fältet Ut-tid skriver du när personen gick hem 5. I fältet Ut-typ väljer du Normal 6. Klicka på knappen Spara & Ny 7. I den nya raden -> Ändra In-tid till den tid personen gick hem 8. I fältet In-typ ändrar du till Frånvaro 9. I fältet Löneart skriver du F10 (=frånvarokod för Sjuk) 10. Klicka på Spara & Återgå 11. En ny rad läggs upp med en öppen frånvaro 12. Resultatet blir en öppen frånvaro från kl

6 Friskanmälan När personen börjar arbeta igen tas den öppna frånvarostämplingen bort. 1. Sök fram personens tidkort enligt tidigare beskrivning. 2. Klicka på den öppna stämplingen 3. Ta bort raden genom att klicka på den blå pilen och välj Ta bort 4. Klicka på Spara & Återgå. 5. Den öppna stämplingen tas bort och systemet automatstämplar som vanligt Normaltid natten efter. 6

7 Rutiner sjukfrånvaro längre tid än 7 dagar Sjukfrånvaro längre tid än 7 dgr kräver att läkarintyg finns för att sjuklön fr o m dag 8 ska betalas ut. Läkarintyg Kopia på läkarintyg skickas/faxas snarast till personalkontoret som registrerar läkarintyget i lönemodulen. För att avdrag ska kunna ske innevarande månad - om sjukskrivningen är 30 dagar eller längre - läggs en s k stående frånvaro in av personalkontoret. Deltidssjukskrivning Om personen är deltidssjukskriven ska det finnas Närvaroschema för deltid som de arbetar Blankett för scheman finns på intranätet under kategorin Handböcker, Personalhandbok, Blanketter. 7

8 Rapportera frånvaro Rapporteras från exv ledighetsansökan som den anställde fått beviljad via ledighetsansökan (blankett). OBS! Om tid redan automatstämplats måste stämplingen tas bort. 1. Under Mina länkar 2. Klicka på Registrera frånvaro 3. I formuläret som öppnas ska du först välja Anst nr 4. Klicka på symbolen till höger om fältet Anst nr för att välja rätt person 5. En lista med personer visas 6. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella personen eller sök personen med hjälp av urval 7. Personens uppgifter läggs in i formuläret 8. Därefter ska du fylla i Från datum, Till datum och ev tider om frånvaron avser del av dagen. OBS! Använd datumformat enligt exemplet nedan. Detaljerad beskrivning av personsökning se exv avsnitt sjukanmälan 9. Klicka på symbolen till höger om fältet Frånvarolöneart för att välja den frånvaro det gäller - du kan naturligtvis även skriva frånvarokoden om du känner till den. 10. En lista med valbara frånvarolönearter visas 11. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella lönearten 12. Frånvaroorsak visas i klartext i Beskrivning av frånvarolöneart 13. Klicka på Spara & Återgå 14. Frånvaron stämplas in i kortet 8

9 Personal som egenrapporterar All ledighet ska sökas via Ledighetsansökan i Tidportalen av den anställde - med undantag för studier och facklig tid som söks på blankett och efter beslut registreras manuellt i tidportalen, semester under sjukskrivning Godkännande av ledigheten sker i tidportal av chef. När ledigheten godkänts stämplas frånvaron in i tidkortet. OBS! Manuell registrering av frånvaron ska inte ske om ledighetsansökan gjorts.! 9

10 Rutiner frånvaro 30 dagar och längre Stående frånvaro All frånvaron som är 30 dagar eller längre ska meddelas till personalkontoret, exv via kopia av ledighetsansökan/motsv, för att löneavdrag ska kunna ske innevarande månad; en s k stående frånvaro registreras i lönemodulen. Personal som egenrapporterar Även för personal som egenrapporterar ska meddelande skickas till personalkontoret för att avdraget ska kunna göras. 10

11 Deltidsfrånvaro Deltidsfrånvaro exv partiell föräldraledighet, tjänstledigheter, sjukdom mm ska meddelas till personalkontoret. Scheman enligt nedan skickas/faxas till personalkontoret. närvaroschema Blankett för scheman finns på intranätet under kategorin Handböcker, Personalhandbok, Blanketter. 11

12 Rapportera övertid Rapporteras från T2:a som den anställde skrivit på blankett. Övertiden attesteras i tidportalen av attestanten. 1. Under Min tidrapportering 2. Klicka på Uppdatera 3. Ditt eget tidkort öppnas där du kan arbeta med andras tidkort för rapportering. I tidkortet ska du först söka fram den aktuella personen. Sökning av person 4. Klicka på symbolen till höger om fältet Anst nr för att välja annan person 5. En lista med personer visas 6. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella personen Sökning med urval Genom att skriva antingen anst nr eller namn kan du begränsa urvalet 7. Klicka på knappen Sök för att söka personen 8. I listan kan du söka på anställningsnummer eller namn 12

13 9. I fältet Namn på anställd kan du söka på exv del av namn+%, se exemplet nedan avmarkera rutan Sökning som skiljer mellan versaler/gemener för bästa sökresultat Om du vet anst nr kan du skriva det i fältet Avmarkera rutan för bästa sökresultat 10. Klicka på OK. 11. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella personen 12. Tidkortet för aktuell person visas 13. Klicka på den stämplade tiden för aktuell dag 14. I Ut-tid skriv klockslag när personen slutade arbeta 15. I Ut-typ välj övertidsersättning i tid eller kontant 16. Klicka på Spara & Återgå. 13

14 Rapportera reseräkning 1. Under Mina länkar 2. Klicka på Reseräkning 3. Klicka på länken Ny Sökning av person 4. Klicka på symbolen till höger om fältet Anst nr för att välja en annan person 5. En lista med personer visas 6. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella personen - o om listan innehåller många personer kan du i stället göra ett urval som beskrivs här nedan. Sökning med urval Genom att skriva antingen anst nr eller namn kan du begränsa urvalet 7. Klicka på knappen Sök för att söka personen 8. I listan kan du söka på anställningsnummer eller namn 9. I fältet Namn på anställd kan du söka på exv del av namn+%, se exemplet nedan avmarkera rutan Sökning som skiljer mellan versaler/gemener för bästa sökresultat Om du vet anst nr kan du skriva det i fältet Avmarkera rutan för bästa sökresultat 10. Klicka på OK. 11. Klicka på symbolen till vänster om den aktuella personen 12. Du kan nu fortsätta att registrera reseräkningen för den person som du valt. Arbetsgång se häftet Reseräkning för egenrapportörer. 14

15 Granska godkända reseräkningar Reseräkningar ska alltid granskningsattesteras innan attest. Den anställde ska alltid själv godkänna sin reseräkning - naturligtvis under förutsättning att de egenrapporterar. I annat fall ska du som godkänna reseräkningen när du registrerat den. 1. Under Återstående attesteringar ser du rapporterade reseräkningar. Visar om det finns reseräkningar att attestera 2. Klicka på siffran vid Reseräkning Godkänd 3. Godkända reseräkningar visas där du kan bläddra mellan formulären med knappen Bläddra för att gå vidare till nästa Knappen Bläddra 4. Klicka på Individinformation 15

16 5. Klicka på Granska 16