Instruktion för att godkänna och attestera

Transkript

1 Instruktion för att godkänna och attestera Version Medvind Informationsteknik AB

2 Innehåll Godkännande/Attestering... 3 Allmänt...3 Registrering av attestansvarig/rätt att godkänna...3 Skapa attestansvarig...4 Delegering av attest/godkännande...5 Attestnivåer...7 Nivå 1 = Klarmarkering...7 Markering för att godkänna och attestera...9 Nivå 2 = Godkänna Godkänna en person Godkänna flera personer Ta bort Godkänn för en eller flera personer Nivå 3 = Attesterad Attestera en person Attestera flera personer Ta bort Attest för en eller flera personer Visa godkänd/atteststatus i planeringen Rapporter inför attest/godkännande Visa rapporterade tider Utfall och Utfall/person Rapport över oattesterade planeringar/eller tider Sidan 2 av 20

3 Godkännande/Attestering Allmänt Genom att ange på organisationsbilden vem som är attestansvarig/har rätt att godkänna så får den användaren också skrivrättigheter till den organisationen. Om användaren i vanliga fall inte är kopplad till en användargrupp som har chefsrättigheter så ges automatiskt funktionssekretess för godkännande av övertid och hantering av ledighetsansökan om en sådan kundinställning är gjord. Registrering av attestansvarig/rätt att godkänna Attestansvarig/rätt att godkänna för en eller flera organisationer sätts upp på den gula mappen, det är också här man kan delegera sitt attestansvar. Om påminnelse ska skickas om attest ej är utförd och/eller påminnelse om ledighetsansökningar ska göras anges också här. Sidan 3 av 20

4 Skapa attestansvarig Attestansvarig för organisationen gör man genom att trycka på Skapa ny, då visas följande bild: Den som ska kopplas som attestansvarig/rätt att godkänna måste finnas i personregistret. Om det är en person som normalt inte finns med räcker det med en Personpost, dvs personnummer, namn osv. Man kopplar personen genom att hämta den via Sök person. I datumfältet ges dagens datum som förslag i Fr o m och innevarande månads sista dag som förslag i T o m, båda de kan ändras, om det gäller tillsvidare kan t o m-datumet tas bort. I fältet Attestbehörighet anges om Sidan 4 av 20

5 det avser rätt att godkänna eller attestera. Om personen ska ha samma rätt till alla organisationer som finns under vald organisation så sätts ett kryss i Behörighet på aktuell nod samt alla under. Det är också här man anger om påminnelser ska göras om föregående period inte är attesterad. De val som kan göras är ingen påminnelse, påminnelse via mail eller påminnelse via SMS. När det gäller påminnelse av ej behandlade ledighetsansökningar så är valen desamma påminnelse, påminnelse via mail eller påminnelse via SMS. Delegering av attest/godkännande Den som är ansvarig för attest/godkännande kan delegera sitt ansvar. För att göra det högerklickar man i organisationsträdet och väljer Mina attestbehörigheter, då visas den här bilden: Här markerar man raden som ska delegeras och trycker på Skapa ny. Då visas följande bild: Sidan 5 av 20

6 Den som behörigheten ska delegeras till måste finnas i personregistret. Om det är en person som normalt inte finns med räcker det med en Personpost, dvs personnummer, namn osv. Man kopplar personen genom att hämta den via Sök person. I datumfältet ges dagens datum som förslag i Fr o m och innevarande månads sista dag som förslag i T o m, båda de kan ändras, om det gäller tillsvidare kan t o m-datumet tas bort. I fältet Attestbehörighet anges om det avser rätt att godkänna eller attestera. Om personen ska ha samma rätt till alla organisationer som finns under vald organisation så sätts ett kryss i Behörighet på aktuell nod samt alla under. Det är också här man anger om påminnelser ska göras om föregående period inte är attesterad. De val som kan göras är ingen påminnelse, påminnelse via mail eller påminnelse via SMS. När det gäller påminnelse av ej behandlade ledighetsansökningar så är valen desamma påminnelse, påminnelse via mail eller påminnelse via SMS. Om delegationen ska göras av någon annan än ansvarig görs det på organisationsbilden: Sidan 6 av 20

7 Attestnivåer Attestering kan utföras upp till tre nivåer varav den 1:a (klarmarkering) är frivillig. Om tre nivåer används, står nivå 1 för att den anställde själv godkänner sina tider (klarmarkering), nivå 2 står för att arbetsledaren godkänner densamma och nivå 3 står för att överordnad chef attesterar tiderna inför lönebearbetning. När en tid är godkänd/attesterad kan den inte förändras vare sig från webbgränssnittet eller från planeringen i MedvindArbetstid. Om förändringar ska göras måste man först ta bort godkännandet/attesteringen. Om export till lön ska göras måste alla tider först godkännas/attesteras. Tid som har klarmarkerats av den anställde kan ändras av arbetsledaren. Nivå 1 = Klarmarkering Görs av den anställde direkt på sin webbild. Den anställde markerar till och med vilket datum han/hon är klar. Sidan 7 av 20

8 Den anställde kan inte ta bort en angiven klarmarkering. Han/hon måste då ta kontakt med sin arbetsledare som kan låsa upp denna. Sidan 8 av 20

9 Markering för att godkänna och attestera För att kunna godkänna och/eller attestera måste fältet markering tändas på planeringsbilden. Det gör du genom hatt högerklicka på namnet: Och välja Visa kolumn för markering. Du kan alternativt göra det genom att välja Ordna kolumner i Visa-menyn Markera fältet Markerad Sidan 9 av 20

10 Nivå 2 = Godkänna Godkänna en person När man ska godkänna kan man göra det för en person eller flera samtidigt. För att godkänna en person markerar man t.o.m. vilket datum som man ska godkänna och sedan klickar man på valet attestera och väljer Godkänn val... En post behöver inte vara klarmarkerad (om klarmarkering används) för att man ska kunna Godkänna denna. Godkänna flera personer Om man istället vill godkänna flera personer markerar man vilka personer man vill godkänna genom att bocka i fältet markera. Vill man välja alla personer högerklickar man i kolumnen markera och då får man valen Markera alla eller Avmarkera alla. Sidan 10 av 20

11 Du väljer att markera alla genom att högerklicka i något av fälten och där välja Markera alla Om man vill se vilka tidigare godkända tider som finns för en person i perioden markerar man personen och klickar på Attestera och väljer valet Visa attestdetalj. Sidan 11 av 20

12 När en person/tid är godkänd kan man inte ändra något för den dagen utan att ta bort godkännandet. Om man försöker rapportera en tur/arbetspass får man signal, och det är inte möjligt att göra. Tar du upp bilden daginformation är tidigare tider samt inmatningsraden gråade : Ta bort Godkänn för en eller flera personer Markera datum och vilka personer som ni ska ta bort godkännandet på och klicka sedan på Attestera och välj Ta bort godkänn på val Nivå 3 = Attesterad Attestera en person För att kunna attestera en tid måste den vara godkänd. För att attestera en person markerar man t.o.m. vilket datum som man ska attestera och sedan klickar man på valet Attestera och väljer Attestera val Attestera flera personer Om man istället vill attestera flera personer markerar man vilka personer man vill attestera genom att bocka i fältet markera. Vill man välja alla personer högerklickar man i kolumnen markera och då får man valen Markera alla och Avmarkera alla Sidan 12 av 20

13 Om man vill se vilka tidigare attesterade tider som finns för en person i perioden markerar man personen och klickar på Attestera och väljer valet Visa attestdetalj. När en person/tid är attesterad kan man inte ändra något för den dagen utan att ta bort godkännandet/attesten. Om man försöker rapportera en tur/arbetspass får man signal att ändring inte kan göras. Om man tar upp bilden daginformation är tidigare tider samt inmatningsraden gråade : Sidan 13 av 20

14 Ta bort Attest för en eller flera personer Markera datum och vilka personer som ni ska ta bort attesten på och klicka sedan på Attestera och välj Ta bort attest på val Visa godkänd/atteststatus i planeringen Under valet Visa och Egenskaper för bildvisning kan du ställa in om du vill se vilka tider som är godkända respektive attesterade i planeringen. Se avsnitt översikt. Här kan du välja om du vill ha markering i särskild färg för de dagar som är godkända respektive attesterade. På planeringen nedan visas de personer som är attesterade med annan färg: Sidan 14 av 20

15 Sidan 15 av 20

16 Rapporter inför attest/godkännande Visa rapporterade tider För att snabbt få en överblick över vilka personer som rapporterat avvikelser kan man välja Visa rapporterade tider som finns att välja under valet Övrigt. När man valt denna lista kan man göra urval på vilka typer av tider som ska visas. Detta gör man genom att klicka på Välj Urval. I exemplet nedan har vi valt Övertid. Denna lista kan man kopiera till Excel för att sedan titta närmare på dagarna. Sidan 16 av 20

17 Hantera ledighetsansökningar och övertid Det går inte att attestera en period om det finns ledighetsansökningar, eller övertid att godkänna, de måste antingen beviljas/godkännas eller tas bort. För att kunna hantera ledighetsansökningar/godkännande av övertid kan man välja detta under Övrigt och Hantera ledighetsansökningar och Hantera godkännande av övertid. Alternativt kan man markera en organisationsmapp och gå till Organisationsfunktioner och väljer Hantera ledighetsansökningar Ytterligare ett alternativ är att man markerar en gul mapp och högerklickar och väljer Hantera ledighetsansökningar Sidan 17 av 20

18 I alla exemplen ovan visas den här bilden för ledighetsansökan: Hantera godkännande av övertid: Visa översikt stämplingar Om det är obligatoriskt att stämpla går det inte att attestera perioder om stämplingen är ofullständig. För att kontrollera detta innan attest kan man välja under Övrigt valet Visa stämplingsöversikt alla Alternativt kan man markera en organisationsmapp och gå till Organisationsfunktioner och väljer Visa instämplade personer Sidan 18 av 20

19 Ytterligare ett alternativ är att man markerar en gul mapp och högerklickar och väljer Visa instämplade personer Här kan man välja att titta på ofullständiga stämplingar. De måste vara åtgärdade innan attest kan göras. Utfall och Utfall/person På de här flikarna visas vad som utvärderas för att skicka till mottagande lönesystem, se vidare i Manual Planering Sidan 19 av 20

20 Rapport över oattesterade planeringar/eller tider Det finns en rapport att ta ut under rapporter som visar planeringar som är oattesterade. Rapporten finns under Utskrifter - Starta Medvindsrapporter. Rapporten redovisar planeringar samt personer som ännu inte är godkända eller attesterade. Man kan göra urval om man vill se vilka personer i planeringen som är del-/eller helt oattesterade. Här finns även rapporten Ej attesterade tider som tar ut alla tider som inte är godkända/attesterade för personerna oavsett planering. Urvalet gör utifrån var man är anställd. Ej attesterade planeringar hittar du under menyvalet Planerings rapporter Ej attesterade tider hittar du under menyvalet Personrapporter Sidan 20 av 20