Heroma Rese LFV Användarmanual - Chef

Transkript

1 Instruktion D (9) Heroma Rese LFV Användarmanual - Chef

2 Instruktion D (9) Innehåll 1 ATTESTFLÖDET Attestera och utanordna reseräkningar Returnera reseräkning Skicka vidare Attestera reseräkning Utanordna reseräkning Makulera reseräkning Granskning av reseräkning Delegering av attesträtt Delegera ansvar Delegera ansvar via webben Ta bort delegering ARKIVERING... 9

3 Instruktion D (9) 1 ATTESTFLÖDET Att kunna attestera och utanordna en reseräkning styrs i Heroma Rese via funktionen Ansvar och Funktion. Ansvar och Funktion bygger på LFVs organisationsschema dvs styrs genom att du är chef för ett eller flera kostnadsställen. Avvikelser av attestvägen kan ske genom att du utesetts till reseattestant för ett antal fördefinierade medarbetare eller genom att chef har delegerat attestansvaret till dig. Via projektdefinition finns också möjlighet att styra attest och utanordning av reseräkning till en projektledare. Atteststeget - kan genom att skicka reseräkningen vidare, utgöras av annan medarbetare än den ansvarige enligt det uppsatta regelverket. Utanordningssteget - kan aldrig ändras. Är reseräkningen destinerad till fel person, är det fel i regelverket. Detta måste felanmälas till hrservicedesk@lfv.se. En reseräkning kan fördelas på flera kostnadsbärare. Därför kan det finnas flera attestanter per reseräkning. Det är först när samtliga attestanter godkänt sin del av reseräkningen som den får status Utanordnad och utbetalas till resenären i samband med nästkommande lönekörning. 1.1 Attestera och utanordna reseräkningar Är du chef, projektledare eller har rollen reseattestant kan du få reseräkningsärende att attestera i Självservice. Normalt är det samma person som både attesterar och utanordnar en reseräkning. När du har reseräkningar att attestera kommer du att få ett mail. Mailet innehåller en sammansställning av de nya reseräkningar som inkommit i din inbox under dagen. Du hittar dina ärenden antingen under fliken Mina arbetsuppgifter. Du öppnar ärendet genom att klicka på det. Du kan också gå in via fliken Rese Start i eget fönster. Då öppnas hela reseräkningssystemet med tillgång till fler flikar och sökningar.

4 Instruktion D (9) På Startsidan får attestanten upp aktuella reseräkningar. Dels sina egna reseräkningar dels de reseräkningar som ligger för attest från medarbetarna. Attestanten markerar och väljer det ärende du vill öppna. Då reseräkningen öppnats hamnar man i Sammanställningsfliken. Nu kan attestanten kontrollera att reseräkningen är korrekt. Kontroll bör ske av att: du är rätt attestant för resan resan har genomförts på det sätt som resenären anger i reseräkningen att konteringen är korrekt om det finns utlägg eller övriga ersättningar ska resenären lämna in ett utskrivet Reseräkningsdokument samt kvitton/verifikat på utläggen. Kontroll ska ske att kvitto stämmer mot begärda utlägg. Efter kontroll av reseräkningen kan attestanten välja något av nedanstående åtgärder: Returnera reseräkning Returnera: Då fel eller ofullständig information upptäckts Skriv ett meddelande på vad som saknas eller är fel och tryck på knappen Returnera.

5 Instruktion D (9) Skicka vidare Skicka vidare: Sista personen i attestflödet har möjlighet, att om du själv inte kan bedöma riktigheten av reseräkningen eller då resan har gjorts på någon annans initiativ, välja att skicka reseräkningen vidare till beställaren/initiativtagaren av resan. Skriv ett meddelande och tryck på knappen Skicka vidare. Via SÖK kan du söka fram den person som du vill skicka reseräkningen till. Tänk på att du har tillgång till alla anställda inom LFV, så det är viktigt att du söker fram rätt person. Markera rätt person och tryck på Skicka vidare. Har du använt funktionen Skicka vidare tidigare, så finns det en sparad rullista med de personer du tidigare valt att skicka reseräkningar till Attestera reseräkning Attestera: Då du kontrollerat att reseräkningen är korrekt, så kan du attestera den, genom att tryck på knappen Attest.

6 Instruktion D (9) Utanordna reseräkning Utanordna: Då reseräkningen är attesterad av samtliga attestanter, så sker Utanordning automatiskt vid sista attesteringen. En reseräkning måste få status Utanordnad för att reseräkningen ska komma med i lönekörningen och utbetalas till resenären Makulera reseräkning Makulera en reseräkning kan ske av chef från Sammanställningsfliken. Chef kan även makulera en icke utanordnad reseräkning. Detta bör endast ske om både chef och resenär är överens om att så ska ske. En varningsruta kommer alltid upp innan makuleringen verkställs. Bekräfta makuleringen genom att svara Ja.

7 Instruktion D (9) 1.2 Granskning av reseräkning För reseräkningar som skrivs via processen Inrikes/Utrikes Projektresa samt för enhet System och Utveckling kommer granskning av kvitton att ske hos GSF. Detta innebär att resenären skickar sitt Reseräkningsdokument och kvitton direkt till GSF. Chef/attestansvarig kontrollerar att: du är rätt attestant för resan resan har genomförts på det sätt som resenären anger i reseräkningen att konteringen är korrekt Om ovanstående kontroll är korrekt Attesteras reseräkningen. Den går nu automatiskt vidare till GSF som granskar reseräkningen mot bifogade kvitton. Därefter Utanordnas reseräkningen av GSF. 1.3 Delegering av attesträtt Delegering innebär att någon annan kan ta över en persons attestansvar under en viss tid, d v s reseräkningsärendena går till den nya delegerade mottagaren istället för till ordinarie ansvarig under vald tidsperiod. Skriftligt beslut om delegation ska skickas till hrservicedesk@lfv.se. Delegering görs på hela ansvaret, dvs samtliga funktioner som ingår i ansvaret. Delegering innebär att reseräkningarna går till den nya delegerade mottagaren istället för ordinarie ansvarig under vald tidsperiod. Den användare som ansvaret delegeras till behöver inte ha Ansvar och Funktion kopplat till sin anställning. För att mottagaren ska kunna hantera reseräkningarna förutsätts dock att han/hon har behörighet till berörda personer och organisation. För att kunna delegera en persons ansvar krävs behörighet till Underhåll/Hantera annan persons ansvar. För att kunna delegera sina egna ansvar krävs behörighet Underhåll/Hantera eget ansvar Delegera ansvar Välj fliken Delegera under Personadmin/Person/Ansvar i kompassen. Person som ska hanteras läses ner via personurvalet. Delegering av ansvar görs i den vänstra bilden.

8 Instruktion D (9) Välj Ny. Klicka på kolumnen Ansvar. Välj ansvar från rullistan. Alla ansvar kan delegeras genom att välja *. Funktion - välj * Sök fram den person dit delegering ska ske. Ange From- och Tom-datum för den tidsperiod delegeringen ska omfatta. Välj Spara. Den utförda delegeringen kommer nu även att visas i mootagarens flik för delegering Delegera ansvar via webben Delegera ansvar går även att göra från Självservice. Under fliken Mina arbetsuppgifter - Ansvar finns möjlighet att delegera ansvar till annan person Ta bort delegering Markera raden som ska tas bort eller ändras. - Ändring kan göras av person och datum. Välj Spara. - Vid borttag, välj Ta bort.

9 Instruktion D (9) 2 ARKIVERING Arkivering av reseräkningar ska ske ute i verksamheten för de enheter som saknar granskningsfunktion. Det är endast reseräkningar med bifogade kvitton/utlägg som behöver arkivers. Reseräkningarna sparas i arkivboxar. De behöver inte sorteras. Varje kvartal (halvår vid små mängder) skickas arkivboxen till GSF HR/ Lön, som sorterar och vidarebefordrar till GSF/Arkiv. För reseräkningar som granskas, hanteras arkiveringen av GSF.