Administratörsmanual Companyexpense (Lön)

Transkript

1 Administratörsmanual Companyexpense (Lön) Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

2 Innehållsförteckning 1. Kom igång 2 2. Min organisation Översikt Information Avdelningsstruktur Attestering Design Fakturauppgifter 4 3. Inställningar Rapporter Hantering/Flöde Attestering Utläggskategorier Inmatningsfält Lönearter/Utläggskoder Kostnadsställen, Projekt & Dimensioner 7 4. Användare 7 5. Rapporter 7 6. Tilläggstjänster Bankkopplingar Elektronisk körjournal Funktioner 9 Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 1

3 1. Kom igång Efter att du har skapat upp din organisation på Companyexpense.se får du ett välkomstmail, vilket också är en bekräftelse på att din organisation är skapad. Följ de enkla stegen nedan eller i mailet du fått för att komma igång. Eftersom du är administratör över organisationen, kan du i vänstermenyn växla mellan din organisation och ditt privata läge. Privat läge använder du när du vill registrera dina utlägg och skicka in dina rapporter till organisationen. För att administrera organisationen (bjuda in användare, hantera inskickade rapporter, ändra i inställningar etc.) växlar du lätt till organisationen genom att klicka på pilen bredvid privatläge. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 2

4 2. Min organisation 2.1 Översikt Under fliken Översikt hittar du en sammanställning över rapporter, utlägg och användare per månad för organisationen. Du kan också ta ut en avstämningsrapport. I avstämningsrapporten kan du bl.a. få information om totalt belopp per användare, en kontosummering, information om upplupna resekostnader etc. 2.2 Information Under fliken Information hittar du information om din organisation, och det är även här du kan säga upp tjänsten om så önskas. Det gör du genom att klicka på Ta bort organisationen 2.3 Avdelningsstruktur Finns det olika avdelningar på organisationen kan du sätta upp de olika avdelningarna här. 2.4 Attestering Läs mer här hur du sätter upp attestflödet. 2.5 Design Under fliken Design kan du designa hur tjänsten ska se ut för användarna. Du kan sätta organisationens egen logotyp och en bakgrundsbild. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 3

5 2.6 Fakturauppgifter Här ställer du in om fakturan ska skickas som pappersfaktura eller på e-post. 3. Inställningar Den första sidan du kommer till när du skapat ditt bolag är Inställnings-sidan. Det är här du anpassar inställningarna som ska vara unika för din organisation. Den finns 6 olika kort (Rapporter, Hantering/Flöde, Attestering, Utläggskategorier, Lönearter, Kostnadsställen & Projekt och Dimensioner) med inställningar att gå igenom. Det finns en förklaringstext till varje inställning i tjänsten, men nedan förklaras utvalda inställningar lite extra. 3.1 Rapporter Välj den rapportmottagare som rapporterna ska skickas till, exempelvis Fortnox Lön, Hogia Lön XML-fil eller Visma Lön TLU-fil. Klicka på pennan för att ändra rapportmottagare och kugghjulet för att göra inställningar på den rapportmottagaren som är vald. Använd kontoplan (inställningen finns inte för samtliga mottagare) innebär att kontering kommer även ske för konton utöver lönearterna. Det innebär att kontona som finns kopplade mot lönearten i löneprogrammet skrivs över. Om inställningen är aktiverad innebär det att kontoplanen kommer synas samt läggas upp, konton kommer även behöva läggas till för respektive utläggskategori. Valet belasta momskonto med kostnadsställe och projekt avgör om projekt och kostnadsställe ska skickas med tillsammans med momskontot eller inte. Bocka i det alternativet om momskontot ska belastas. Avancerade inställningar här har du möjlighet att göra inställningar på milersättning och traktamente. Bocka i det du vill ska synas i filen. 3.2 Hantering/Flöde Om du väljer att aktivera redigeringsläget innebär det att du som administratör eller redovisningskonsult har möjlighet att granska rapporterna innan de skickas till rapportmottagaren. I stället för att rapporten går direkt från användaren till den uppsatta rapportottagren kommer rapporterna ligga under Rapporter och fliken redo att skickas. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 4

6 Du får även ett val där du har möjlighet att välja en mottagare av påminnelse när en rapport kan skickas. Den personen får ett mail med en påminnelse när en rapport är redo att skickas in. Du kan även välja att ladda ner godkända rapporter direkt i webbläsaren. Filen laddas ner direkt i webbläsaren istället för att skickas till mottagaren. Om du väljer använd betalningsunderlag ges administratörer för organisationen möjlighet att betalmarkera rapporter och få en sammanställning per användare för valda rapporter. Kontrollnummer för papperskvitton används genom att användaren får ett nytt nummer som ska skrivas på varje kvitto innan det fotas (gäller enbart papperskvitton). Tillåt administratörer att ändra rapporter innebär att du som administratör får göra ändringar som påverkar bruttobeloppet och betalsättet i rapporter som ligger under redo att skickas. Under Avancerade inställningar kan du ange vilken valuta som ska redovisas i rapporten. Tänk på att om du väljer till exempel Euro här så kommer den inställningen ställas in för alla användare på företaget. Det kommer även påverka organisationen befintliga utlägg och rapporter. 3.3 Attestering Om attesteringen är aktiverad innebär det att rapporterna kommer gå från användaren till den personen som är uppsatt att attestera. När attesteraren sedan har godkänt rapporten går den vidare till rapportmottagaren eller till fliken redo att skickas om aktiveringsläget är aktiverat. Hur du sätter upp attesterings-strukturen kan du läsa om här: 3.4 Utläggskategorier Vanliga utlägg Här lägger du upp de kategorier som är aktuella för organisationen. Du styr vad som ska synas för användarna och inte. Det du lägger upp under Vanliga utlägg är de kategorier som kommer vara valbara för användarna när de klickar på Nytt utlägg. Representation Här anger man inställningarna för intern och extern representation. Bocka i vilka representationstyper som företaget använder. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 5

7 Inköp från utlandet (omvänd skatteskyldighet). Den här kategorin används när omvänd skatteskyldighet gäller. Till exempel om företaget gör inköp av tjänster från utlandet. Traktamente. Du bestämmer också om traktamente är aktuellt för organisationen. Klicka på pennan bredvid de olika alternativen för att redigera löneart/utläggskod, moms, lägga upp nya/ta bort kategorier etc. Om inställningen Använd kontoplan är vald under Rapporter så kommer du även få upp kategorin Konto. Företaget kan lägga in en avancerad inställning om man vill tillåta endagsförrättningstillägg eller lägga till en skattepliktig del per dag. Milersättning. Om företaget reser i tjänsten och registrerar milersättning så kan man registrera det här. Lägg in skattefritt och skattepliktigt konto för milersättningen. Fyll i ersättning per km och välj om den raden ska vara valbar eller standard för användarna. 3.5 Inmatningsfält Genom att klicka på Hantera fler inmatningsfält väljer du vilka fält som ska vara synliga och vilka fält som ska vara obligatoriska att fylla i för användaren. Man kan välja att lägga till en validering på ett inmatningsfält. beroende på vad det är för typ av inmatningsfält. Vill man göra en validering på belopp så kommer det istället stå beloppsvalidering, det är då möjligt att lägga in min- och maxgränser som ska vara tillåtna. Man kan även lägga till en text till användaren när reglerna inte är uppfyllda som exempelvis Observera att företagsnamnet måste stå med på kvittot vid köp över kronor!. Användaren får då upp meddelandet vid registrering över kr. Man kan även välja lägg till undantag, här kan du då välja att lägga till ett undantag på en specifik kategori. 3.6 Lönearter/Utläggskoder Lönearten/Utläggskoden kopplas ihop med de olika utläggskategorierna för att konteringen på företaget ska bli korrekt. Alla lönearter som finns att välja här under Lönearter går att välja under respektive utläggskategori. Klicka på pennan och välj att skapa nytt eller ladda ner mall och importera för att lägga till lönearter. Du kan även radera en eller flera lönearter genom att klicka på papperskorgen eller ta bort alla. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 6

8 3.7 Kostnadsställen, Projekt & Dimensioner Om du valt en mottagare genom att integrera direkt med det mottagande systemet (ej filbaserad) synkroniseras grunddatat som finns där till Companyexpense. Varje natt hämtas då projekt och kostnadsställen. Behöver du lägga upp fler Kostnadsställen eller Projekt är det i det externa systemen du hanterar det. Har du valt en annan rapportmottagare underhåller du fälten manuellt. Välj om Kostnadsställe och Projekt ska registreras på rapportnivå eller utläggsnivå. Rapportnivå innebär att ett Kostnadsställe/Projekt sätts på hela rapporten, oavsett hur många utlägg rapporten innehåller. Väljer du på utläggsnivå ska Kostnadsställe/Projekt väljas specifikt på varje utlägg. Importera ett eller flera kostnadsställen och projekt genom att ladda ner mall. Fyll i kolumnerna i filen och importera. De nya kostnadsställena och projekten läggs nu till. Spara din ändring. 4. Användare Har du ställt in alla inställningar på organisationen är du redo att bjuda in användarna som ska använda tjänsten för sina reseräkningar. Klicka på Användare i vänstermenyn. Här visas organisationens samtliga användare, eventuella redovisningskonsulter samt pågående inbjudningar. För att bjuda in nya användare klickar du på Bjud in användare Skriv in e-postadressen på personen som ska bjudas in. Ett inbjudningsmail samt instruktioner hur användaren kommer igång går nu iväg till den tillagda e-postadressen. Klickar du i Ange fler fält kan du redan från början fylla i fler uppgifter om användaren, t.ex. om de ska vara administratör över organisationen, lägga till anställningsnummer, avdelning, kostnadsställe etc. 5. Rapporter Beroende av organisationens inställningar kommer rapporter, efter att den skickats in från slutanvändaren, hamna i olika statusar. När rapporterna är helt färdigbehandlade och redo för att skickas till lönesystemet kommer de, beroende på mottagarsystem, att antingen skickas in direkt till löneberedningen eller så kommer Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 7

9 en fil skickas till den förbestämda e-postadressen. Nedan beskrivs olika statusar en rapport kan vara i efter att de skickats in från en användare. Under fliken Rapporter i vänstermenyn får du kontroll på alla rapporter som är inskickade från de anställda. Är attesteringen påslagen, syns de rapporter som väntar på godkännande under fliken Att attestera Är redigeringsläget påslaget syns de rapporter som användarna har skickat in till företaget under fliken Redo att skickas, de är alltså ännu inte inskickade till rapportmottagaren. Under denna flik kan du som administratör eller redovisningskonsult granska rapporterna och göra de ändringar som behövs, innan de skickas in till rapportmottagaren. När du vill skicka in dessa rapporter markerar du dem och klickar på Skicka rapporter Under fliken Inskickade ligger alla rapporter som har skickats in till rapportmottagaren. Utbetalda rapporter. Om man har bockat i Använd betalningsunderlag under företagsinställningarna så får man möjlighet att betalmarkera rapporten. Rapporten hamnar då under den här fliken som heter Utbetalda. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 8

10 Felaktiga rapporter hamnar under den här fliken. Om man har lagt till en e- postadress under mottagare vid inskickningsfel under företagsinställningarna, kommer den personen få ett mail om att det finns en felaktig rapport på företaget. 6. Tilläggstjänster För att förenkla utläggshanteringen ytterligare är det möjligt att koppla tjänsten med organisationens företagskort och/eller en elektronisk körjournal. Gå in under Tilläggstjänster i menyn till vänster. 6.1 Bankkopplingar Läs mer här hur du kopplar till tjänsten. 6.2 Elektronisk körjournal Tjänsteresor i egen bil eller tjänstebil resulterar i rapportering av milersättning. Det är möjligt att ansluta en elektronisk körjournal i tjänsten under fliken Elektronisk körjournal. Läs mer här hur du kopplar till tjänsten. 6.3 Funktioner Under funktioner kan företaget aktivera drivmedelsförmån. Läs mer här hur du aktiverar funktionen och använder den funktionen. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 9