Heroma Rese LFV Snabbguide- Inrikes resa konterad pa hemkostnadssta lle

Transkript

1 Instruktion D (13) HEROMA RESE LFV - SNABBGUIDE INRIKES RESA KONTERAD PÅ HEMKOSTNADSSTÄLLE Heroma Rese LFV Snabbguide- Inrikes resa konterad pa hemkostnadssta lle

2 Instruktion D (13) Innehåll 1. ALLMÄNT INLOGGNING I SJÄLVSERVICE Starta reseräkningssystemet i eget fönster Logg REGISTRERA RESERÄKNING Förrättning Måltidsavdrag Restidsersättning Kilometerersättning Utlägg Sammanställning och rapport Reseräkningsdokument... 13

3 Instruktion D (13) 1. ALLMÄNT Heroma Rese Snabbguide kan användas för enkla inrikes resor som ska konteras på ditt hemkostnadsställe. För övriga resor och då du vill söka efter gamla reseräkningar ska du använda Heroma rese Användarmanual Medarbetare. 2. INLOGGNING I SJÄLVSERVICE Heroma Rese finns i Självservice. Inloggning sker via LFV Serviceportal, Heroma Du kan även gå in via en länk till Självservice från valfri dator Logga in med anställningsnummer och lösenord. Under Mina personliga ärenden kan du se dina reseräkningar, samt vilken typ och status de har.

4 Instruktion D (13) 2.1 Starta reseräkningssystemet i eget fönster På startsidan finns en ny flik Rese. Om du markerar fliken tänds ytterligare flikar: Ny reseräkning, Långtidsförrättning, Visa/Sök, Starta i eget fönster. Välj fliken: Starta i eget fönster. Reseräkningssystemet öppnas i eget fönster och följande bild visas då. Du öppnar ett ärende antingen genom att dubbelklicka på det eller genom att markera det och klicka på Välj ärende. När du öppnar ett ärende visas Sammanställningsbilden med reseräkningens totalsumma tillsammans med den andel som ersätts via lön. Härifrån kan du även fortsatta din registrering av tidigare startad eller sparad reseräkning. 2.2 Logg Under Sammanställnings-fliken kan du via Logg-knappen följa de händelser som påverkar din reseräkning. Där kan du också i Text-raden se vem nästa ansvarig: är som ska hantera din reseräkning.

5 Instruktion D (13) Genom att markera en rad och trycka Ny rad har du möjlighet att via en editeringsruta lägga till Noteringsrader i loggen. Tryck Spara för att spara texten i loggen. Tryck Tillbaka för att återvända till reseräkningen.

6 Instruktion D (13) 3. REGISTRERA RESERÄKNING Menyraden visas i alla processer och i menyn väljer du vad du vill göra i Heroma Rese. Välj Reseräkning, Ny reseräkning och Inrikes resa.: 3.1 Förrättning Under fliken, Förrättning, anger du distansvillkor, From Datum och tid då resan startade, Tom Datum och tid då resan slutade, samt förrättningsort. Om arbetsgivaren inte bekostat några av dina måltider, utan du har bekostat alla måltider själv, ska du bocka i Bekostat alla måltider själv (frukost, lunch, middag). I rullistan under distansvillkor, finner du de giltiga värden som LFV fastställt: Val av distansvillkor påverkar rätten till traktamente enligt Skatteverkets regler.

7 Instruktion D (13) Datumfält inmatas antingen manuellt eller anges genom att klicka i datum i kalendern. När du har fyllt i all information, klickar du på Beräkna. Förrättning, med traktamente och eventuella måltids- och kostavdrag beräknas. 3.2 Måltidsavdrag Ska måltidsavdrag ske då du ej bockat i rutan Bekostat alla måltider själv dyker rutan för måltidsavdag upp automatiskt vid Beräkna eller byte till annan flik. Om arbetsgivaren bekostat dina måltider ska det skattefria traktamentet minskas. Fyll i under kolumnen Avdrag måltider, det antal frukost, lunch och middag som du erhållit. Ska måltiden förmånsbeskattas ifylls även detta antal i respektive fält. Vid övernattning är frukostavdrag automatiskt ifyllt. Frukost ska aldrig förmånsbeskattas.

8 Instruktion D (13) Regler för Förmånsbeskattning Exempel på när förmån uppstår är: Extern utbildning/konferens/informationsmöte m.m. där LFV inte är arrangör men genom kursavgift mm har betalat för måltider. Här uppstår ingen förmån: Måltid som inte ingår i rumspriset men ändå betalas av arbetsgivaren Intern och extern representation När frukost obligatoriskt ingår i rumspriset. Måltider som ingår i biljettpriset för en resa med flyg Då du endast registerar värden i kolumnen Avdrag måltider aktiveras knappen Måltidsavdrag. Anges värden i både Avdrag måltider och Förmånsbeskattning aktiveras knappen Måltidsavdrag + Kostförmån. 3.3 Restidsersättning I fliken, Restidsersättning, beräknas restiden. Beräkningen utgår ifrån de datum och klockslag som angetts under fliken Förrättning. Du kan ändra kolumnerna här vid behov. Raden för avresedagen ska kompletteras med ankomsttid till förrättningen. Raden hemkomstdag ska kompletteras med hemresans avresetid. Restiden beräknas automatiskt utifrån din arbetstid som finns registerad i Heroma. När du är klar klickar du på Beräkna och sedan Nästa för att gå vidare till nästa process. När du klickat på Beräkna visas en total för vad reseräkningen genererar i aktuellt läge.

9 Instruktion D (13) 3.4 Kilometerersättning Under fliken, Kilometerersättning, anger du transportsätt, distansvillkor, hur många kilometer du har kört samt mellan vilka orter du har rest. Följande transportsätt finns att välja på i rullistan. Klicka på Beräkna och sedan Nästa.

10 Instruktion D (13) 3.5 Utlägg Under fliken, Utlägg, registerar du de kvitton där du betalat med egna pengar. Kvittona ska bifogas reseräkningen. I rullistan kan du se vilka utlägg som är valbara. Väljs Övriga utlägg avvikande moms måste EM bockas i och momsbeloppet på kvittot inmatas manuellt. Klicka på Beräkna och sedan Nästa.

11 Instruktion D (13) 3.6 Sammanställning och rapport I fliken Sammanställning finns fältet Ändamål. Fältet visas med en röd ram, som indikerar att detta är ett obligatoriskt fält som måste fyllas i. När ändamålet är ifyllt släcks den röda ramen. Under fliken, Sammanställning, ser du också de olika beloppen som registrerats i respektive process. Tryck på de vita pilarna till höger eller dubbelklicka på respektive rad om du vill se mer detaljerad information. Spara preliminärt används då du vill spara dina registreringar för att sedan fortsätta registreringen av din reseräkning vid ett senare tillfälle. Det går att Spara preliminärt flera gånger. Spara när du är klar med din reseräkning. Spara-knappen sitter längst ner till höger på bilden. Här kan du också lämna ett meddelande till mottagaren av reseräkningen. Meddelandet måste registreras innan du trycker på Spara-knappen. Först när reseräkningen har sparats kan man se vem som är attestansvarig för din reseräkning. Stämmer inte attestanten, måste du kontakta hrservicedesk@lfv.se.

12 Instruktion D (13) Då du Sparar din reseräkning får du nu en fråga: Svara Ja, nu kommer reseräkningen att automatiskt kontera posterna enligt din anställning, som oftast är det samma som ditt hemkostnadsställe. Vill du kontera din reseräkning på annan kostnadsbärare, så ska du använda Heroma rese Användarmanual Medarbetare - där det finns beskrivet hur man gör. Här kan du välja att Skicka reseräkningen direkt till attestant. Väljer du OK är du kvar i Sammanställningsfliken och då får du sedan välja att skicka reseräkningen via Skicka-knappen längst ner till vänster i Sammanställningsbilden. Dokumentet åsätts nu ett reseid/verifikationsid.

13 Instruktion D (13) Reseräkningsdokument Genom att klicka på Reseräkningsdokument får du upp en sammanställning över reseräkningen med dokumentnummer. Genom att föra muspekaren över dokumentet tänds nedanstående symbol. Här kan man spara eller skriva ut dokumentet genom att trycka på resp ikon. Attesthantering: Attestansvarig får mail att han/hon har reseräkningar att attestera Då kvitto/utlägg saknas finns inget krav att reseräkningsdokumentet skrivs ut, utan hanteringen sker helt maskinellt. Då kvitto/utlägg finns ska reseräkningsdokumentet skrivas ut och signeras. Reseräkningar för anställda inom enheten System och Utveckling ska reseräkningsdokumentet inklusive kvitton skickas till GSF. För övriga enhet skickas reseräkningsdokumentet inklusive kvitto till din attestansvarige