Att tänka på när man fyller i en reseorder eller reseräkning

Transkript

1 UF/PA Att tänka på när man fyller i en reseorder eller reseräkning Reseorder En tjänsteresa ska alltid vara beordrad. För resor längre än 100 km krävs att man registrerar en reseorder i resehanteringssystemet. Reseordern är det dokumenterade sättet att styrka att resan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid en tjänsteresa. Varje resenär har ansvar för att tjänsteresan planeras och genomförs enligt gällande riktlinje. I reseordern fyller man i alla obligatoriska fält som är markerade med en röd asterisk under Allmänt och Kontering. Om tjänsteresan ska konteras på olika projekt då får man trycka på lägg till ny rad. I fältet Kommentar kan man t ex skriva om man avser att ta semester i samband med tjänsteresan. Man kan även bifoga bilagor, t ex konferensprogram eller inbjudan, resplan etc. Under Uppskattade kostnader kan man t ex ange vilka kostnader som kommer att faktureras KTH, egna utlägg etc. Reseförskott kan ges i undantagsfall 1, t ex för framtida kostnader vid längre resor. OBS: Tänk på att beloppet för det totala traktamentet inte tar hänsyn till måltidsavdrag, reseförskottet ska alltså vara lägre än den totala kostnaden. Reseförskott gäller inte för t ex ersättning för en konferensavgift som man har betalat i förväg. Ersättning får man i så fall genom att skapa en enkel reseräkning Endast utlägg/bilersättning. När allt är klart och attestanten är vald då kan man trycka på Skicka för attest. När chefen har attesterat reseordern kommer den att få status godkänd/attesterad och man kan då skapa en bokning online utifrån reseordern. Viktigt: Om man har yrkat ett reseförskott, då måste man ta ut en utskrift av den attesterade reseordern och ge den till reseadministratören som registrerar reseförskottet för utbetalning. 1 Vi rekommenderar att skaffa ett Eurocard FUP (Företagsupphandlat privatkort) med personligt betalningsansvar för tjänsterelaterade utlägg. Betalning sker via e-fakturan/autogiro till kortinnehavaren och regleras direkt mellan kortinnehavaren och kortföretaget. I samband med ansökan sker automatisk inläsning av Eurocard korttransaktioner i KTH-RES.

2 2 Reseräkning/Utlägg En reseräkning ska upprättas snarast efter hemkomsten dock senast inom ett år. Rätten till ersättning förfaller efter ett år, inga dispenser får ges. Ersättning får man mot verifikation, man måste alltså bifoga originalkvitto samt övrigt underlag, t ex konferensprogram, resplan, boarding card etc. För ersättning av vanliga utlägg (t ex fikabröd) då skapar man en reseräkning utan traktamente (reseavtal Endast utlägg/bilersättning ). Man bör samla flera utlägg per reseräkning för att minska antal registrerade reseräkningar. Underskrifter på papper behövs inte, all attest sker elektroniskt i systemet. Man skapar en reseräkning från reseordern (den ska då vara attesterad) eller med snabbknappen Skapa ny reseräkning/utlägg (resor < 100 km). Det finns 4 reseavtal att välja mellan: Endagsförrättning: dagsresa, ingen övernattning. Endast utlägg/bilersättning: används när man inte ska ha traktamente vid en tjänsteresa (t ex när tjänsteresan är inom 5 milsgränsen) eller när man vill registrera sina utlägg, t ex konferensavgift, men även utlägg som inte avser någon tjänsteresa. Flerdygnsförrättning: resa med övernattning, man får det skattefria och eventuellt det skattepliktiga traktamentet (traktamentstillägg som är lokalförhandlat på KTH). Flerdygnsresa utan traktamentstillägg: resa med övernattning, man får endast det skattefria traktamentet. Om man har fått ett reseförskott så får man kvitta förskottet i reseräkningen genom att kryssa i det aktuella förskottet och Fortsätt. Allmänt Här fyller man i alla obligatoriska fält som är markerade med en röd asterisk. Om man har skapat reseräkningen från en reseorder då är uppgifterna redan ifyllda och man behöver bara kontrollera att uppgifterna är korrekta. I beskrivning kan man t ex lägga in namn på konferensen, om man har besökt flera länder under sin resa etc. Påbörjas: när man lämnade bostaden eller KTH. Avslutas: när man kom hem eller var tillbaka på KTH. Avbrott Här anger man om man t ex har haft semester under tjänsteresan. Enligt skattereglerna så har man inte rätt att få traktamente av sin arbetsgivare när man är ledig. OBS: semester räknas i heldagar, förutom om man har haft avbrott före eller efter tjänsteresan, se nedan. Påbörjas: skriv första semesterdagens datum kl 00:00 Avslutas: skriv första arbetsdagens datum kl 00:00 Viktigt: Om man t ex haft avbrott pga semester direkt efter konferensen, då har man inte rätt till traktamente från tiden konferensen slutade ända tills man kom hem. Detsamma gäller om man har haft semester före konferensen, man har inte rätt att få traktamente från tiden man åkte hemifrån tills konferensen började eller t ex vid registreringstillfället.

3 3 Fortsättning på resa Används när man redovisar en lång tjänsteresa på flera reseräkningar. Kontering Huvudkonteringen följer med till flikarna Utlägg och Bilersättning. Vill man kontera på flera projekt, tryck på Skapa ny rad (man får då justera procentsatsen på de olika raderna). Kommentarer och Bilagor Man kan lägga till en längre beskrivning av resan i Kommentarer och man kan bifoga kopia på kvitto, inbjudan, konferensprogram, deltagarlista, boarding card etc i Bilagor. Traktamente Här anger man om man rest utomlands och om man har fått fria måltider. Vid utrikesresor fyller man i restider mellan länderna. Avresa från land och ankomst till land anges i lokal tid i respektive land. Knappen Lägg till land används om man reste i flera länder (OBS med övernattning eller tjänsteförrättning, t ex möte). Måltidsavdrag Traktamente får man för att täcka de fördyrande levnadsomkostnaderna under tjänsteresan. Om man inte betalar måltiden själv ska traktamentet reduceras. OBS: om tjänsteresan görs inom 5 milsgränsen, så har man inte rätt till traktamente. Inga fria luncher/middagar: man har betalat alla luncher/middagar själv. Detta betyder att man ska ha fullt traktamente utan reducering. Man måste kryssa i rutan för att intyga detta. Måltider utan förmånsbeskattning: Här kryssar man i måltid som man har blivit bjuden på och som är skattefri förmån, t ex hotellfrukost som obligatoriskt ingår i rumspriset, intern/extern representation eller intern utbildning (max 7 dagar), eller man blev bjuden på lunch och/eller middag av konferensarrangören. Detta betyder att man ska ha ett reducerat traktamente för lunch och/eller middag men man blir inte förmånsbeskattad för måltiderna. Måltider med förmånsbeskattning: Här kryssar man i måltid man har blivit bjuden på och som är skattepliktig förmån, t ex man är på en konferens/extern utbildning där lunch och middag ingår i konferenspriset. KTH har i detta fall betalat måltiderna. Traktamentet ska reduceras och man ska förmånsbeskattas. Om hotellfrukost obligatoriskt ingår i rumspriset blir man inte förmånsbeskattad för måltiden utan behöver bara göra ett måltidsavdrag på traktamentet (alltså utan kostförmån). För måltider på allmänna transportmedel som obligatoriskt ingår i biljettpriset görs ingen reducering. Privat övernattning (nattraktamente): Kryssas i för varje natt man bor privat under tjänsteresan (OBS: gäller inte när man har semester). Minska belopp: Om man är stationerad utomlands (t ex URA) då ska traktamentet minskas med 20 % vid tjänsteresa inom det egna stationeringslandet. Utlägg Utlägg ska redovisas med originalkvitto. Om kvittot levererades elektroniskt då ska man skriva ut det och bifoga det utläggsbilagan.

4 4 Måltider ersätts inte mot kvitto, förutom vid representation. Man kryssar inte i måltidsfliken och får traktamente. Särskilda regler gäller vid utlägg för logi/transport, se KTHs riktlinje om möten och resor. För att registrera utlägg trycker man på Lägg till utlägget. Om man har ett Eurocard företagsupphandlat privatkort (FUP-kort) så kan man peka in sina utlägg direkt i reseräkningen. Utläggskategori: extern representation, intern representation eller utlägg Utläggstyp: här finns alla typer av utlägg förutom övriga förskott och arbetsmåltid (dessa registreras som förut i HR+webb). Datum: datum på köpet Beskrivning: obligatoriskt Belopp: registreras inkl moms. Systemet räknar ut momsen automatiskt för svenska utlägg men man måste justera den manuellt om det står annat momsbelopp på kvittot. Momsbeloppet får inte avrundas. OBS: om resan finansieras av ett EU-projekt, då måste man särredovisa momsen från det totala beloppet. Välj i så fall utläggstypen Hotell & Logi utländsk moms. Valuta: SEK som default, välj annan valuta vid pilen Valutakurs: Kursen är köpkursen som gällde vid utläggsdagen. Systemet fyller i valutakursen, om man har haft en annan kurs, då får man ändra manuellt. OBS Om man betalade med kort kan man ange kostnaden i svenska kronor och bifoga en kopia av kontoutdraget samt originalkvitto. Kvittonummer: varje originalkvitto numreras med 1, 2 etc. Alternativ kontering: används när man vill kontera ett visst utlägg med annan kontering än huvudkonteringen. Om man delade hotellrummet med någon person som inte har rätt till ersättning för logikostnader (medföljande, t ex make/maka) då ska kostnaden för rummet ersättas med 75 % av priset för ett dubbelrum. Vid representation måste man ange syftet i fältet Beskrivning. Kassakvittona ska kopieras eftersom texten försvinner snabbt i dagsljus/solsken. Om kvittona inte scannas in i Bilagor då ska originalkvitton tejpas fast på en papperskopia. Dessa numreras och häftas ihop med utläggsbilagan som man kan skriva ut när man skickar reseräkningen för attest. Utläggsbilagan lämnas sedan till reseadministratören som kommer att granska reseräkningen. Bilresor För att registrera bilersättning trycker man på Lägg till bilresa. Ange datum, färdsätt, resväg, antal km samt eventuellt en kort beskrivning. Färdsätt: Egen bil, full ersättning: man får den skattefria samt den skattepliktiga ersättningen (tillägg som är lokaltförhandlat på KTH). Egen bil, end skattefri ers: man får bara den skattefria ersättningen. Sammanställning Knappen Sammanställning i reseräkningen visar reseräkningen på skärmen. OBS: reseräkningen måste först sparas som preliminär eller vara skickad för attest. Spara preliminärt/skicka för attest Spara preliminärt: det som är registrerat i reseräkningen sparas för senare komplettering. Reseräkningen kan öppnas och ändras och är inte färdig för attest.

5 5 Skicka för attest: reseräkningen är klar (sparas som definitiv) och skickas automatiskt för granskning. Då öppnas informationsrutan om utläggsbilagan som man kan skriva ut. Det går inte längre att ändra i reseräkningen. Om man upptäcker att man glömde något och vill komplettera reseräkningen, då får man kontakta reseadministratören (granskaren) på skolan som kan ändra status på reseräkningen till preliminär igen. När reseräkningen är granskad då går den automatiskt till attestanten för godkännande. Hur söka reseorder/reseräkningar Man kan se de fem senaste reseorder/reseräkningar på startsidan under Mina senaste aktiviteter. Om man vill se fler så trycker man på Se mer. Man kan även söka i övre menyn under Aktiviteter. Olika status på reseräkningar Preliminär: inte klar och inte skickad för attest, kan ändras och kompletteras. Definitiv: Klar och skickad för granskning och attest, resenären kan inte ändra den. Granskad: Är granskad av reseadministratören och skickad för attest. Attesterad: Är attesterad av attestanten och klar för utbetalning. Utbetald: Reseräkningen är utbetald/överförd till lönesystemet för utbetalning Underkänd: Reseräkningen har underkänts. Klicka på symbolknappen för Anteckningar för att se anledningen. Åtgärda och skicka på nytt för attest. Olika status på reseorder Ny: resan har inte startat ännu Pågående: resan är påbörjad Avslutad: resan är avslutad.