POLICY FÖR RESOR OCH REPRESENTATION FÖR FÖRTROENDEVALDA 2009

Transkript

1 POLICY FÖR RESOR OCH REPRESENTATION FÖR FÖRTROENDEVALDA 2009 Kongressen har beslutat att kostnadsersättningar till förbundsstyrelsen, valberedningen och revisorerna skall utgå enligt samma regler som gäller för förbundets anställda. Förbundsstyrelsen har beslutat att samma regler också skall gälla övriga förtroendevalda inom Villaägarnas Riksförbund, t ex regionstyrelserna och valberedningar på regional nivå. Denna policy gäller för alla förtroendemän inom den juridiska personen Villaägarnas Riksförbund. Policyn gäller formellt inte i föreningar och kretsar, men rekommenderas som riktlinjer även för dessa. Policyn överensstämmer med de regler som gäller för Villaägarnas personal. De regler som gäller för personalen grundas bl a på ingångna avtal (t ex kollektivavtal), lagar och andra regler och riktlinjer som gäller för Villaägarnas Riksförbund. De regler som gäller för personalen justeras med automatik när dessa regler ändras. Då justeras också denna resepolicy automatiskt och en ny version skickas ut. Allmänna regler gällande tjänsteresor Med tjänsteresa avses förrättning utanför ordinarie verksamhetsort. Tjänsteresa anses påbörjad och avslutad vid den förtroendevaldes ordinarie tjänsteställe eller bostad. Vid tjänsteresa skall befintliga leverantörsavtal tillämpas. Detta gäller dock inte om man kan hitta billigare och bättre alternativ på annat sätt. Vid resor i tjänsten skall som huvudregel det billigaste och säkraste färdsättet väljas. Om det med hänsyn till restiden och arbetstidens längd framstår som försvarligt, kan ett dyrare färdsätt väljas. Vid tveksamhet skall den förtroendevalde rådgöra med närmast ansvarig. Tjänsteresor med flyg skall alltid beviljas av närmast ansvarig. Längre tåg och bilresor skall också beviljas av närmast ansvarig. Alla typer av rabatter, bonus, fribiljetter, kontanta ersättningar o dyl som lämnas i samband med tjänsteresan från t ex flygbolag och hotell, är förbundets egendom och får endast användas vid andra tjänsteresor eller inbetalas till förbundet. Förtroendevalda som företar tjänsteresa eller utför tjänsteuppdrag är försäkrade genom Villaägarnas Riksförbunds tjänstereseförsäkring.

2 Regler om bilersättning Bilersättning för förtroendevalda inom Villaägarnas Riksförbund uppgår till 31,50 kr per mil, varav 18,50 kr är skattefritt och överskjutande del skattepliktig. Om den skattefria delen av bilersättningen höjs kommer ersättningen att höjas med motsvarande belopp. Redovisning skall göras på avsedd blankett. Traktamenten Traktamenten utgår med samma belopp som Skatteverket behandlar som skattefritt. Fr o m gäller följande belopp och regler vid tjänsteförrättning. Flerdygnstraktamenten För att flerdygnstraktamente ska utgå krävs att förrättningen ska vara förlagd utanför verksamhetsorten och vara förenad med övernattning. Med verksamhetsorten menas ett område, vars yttre gräns ligger på ett avstånd av 50 km (närmaste färdväg) dels från den förtroendevaldes tjänsteställe, dels från bostaden. Maximibelopp Hel dag Avresa före kl Hemkomst efter kl Halv dag Avresa efter kl Hemkomst före kl Privat övernattning Skattefritt 210 kr 105 kr 105 kr I de fall den förtroendevalde ej betalar kostnaden för måltider skall flerdygnstraktamentet reduceras enligt följande: 210 kr 105 kr Frukost, lunch och middag 189 kr 95 kr Lunch och middag 148 kr 74 kr Lunch eller middag 74 kr 37 kr Frukost 42 kr 21 kr OBSERVERA dock följande: Måltid som erhålls gratis på allmänna transportmedel leder ej till någon reducering av flerdygnstraktamentet. Erhållande av hotellfrukost leder alltid till reducering av flerdygnstraktamentet, oberoende om den förtroendevalde ätit frukost eller ej: Undantag kan dock göras om den förtroendevalde kan visa att förmånen (frukosten) ej kunnat utnyttjas. Detta gäller under förutsättning att frukosten obligatoriskt ingår i rumspriset.

3 Endagstraktamente Vid förrättning belägen mer än 10 km från såväl tjänsteställe som bostad utbetalas ett skattepliktigt traktamente om förrättningen överstiger 5 timmar inklusive restid. Traktamentet uppgår till 210 kr och reduceras enligt följande: Frukost, lunch och middag Lunch och middag Lunch eller middag Frukost 210 kr 148 kr 74 kr 42 kr Reducering ska ske om måltiden har varit kostnadsfri eller kunnat intas i bostaden vid normala tider för måltiden. Om reducering ska ske oavsett skäl för frukost, lunch och middag, utgår inte endagstraktamente. Kostför mån Fr o m gäller följande: Beskattning för kostförmån sker om det ej är fråga om representation (extern eller intern), hotellfrukost eller måltid som erhålls gratis på allmänna transportmedel. Extern representation: Representation riktad utåt mot förbundets affärsförbindelser Intern representation: Representation riktad inåt till förbundets förtroendevalda och anställda. Exempel på intern representation är personalfester, informationsmöten, interna planeringskonferenser, interna kurser, kontakt med koncernföretag, luncher under mässors öppethållande, styrelsesammanträden, revisionsmöten, kongress m.m. En förutsättning är dock att det måste vara fråga om i huvudsak interna möten, att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka, att det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med korta mellanrum, t. ex. varje eller varannan vecka samt att det är gemensamma måltider. Intern representation som inte uppfyller kraven ovan, får endast undantagsvis förekomma efter beslut av ansvarig chef. När den interna representationen inte uppfyller kraven enligt ovan, sker förmånsbeskattning enligt följande: Frukost 35 kr Lunch 70 kr Middag 70 kr Helt fri kost/dag 175 kr OBS! När intern eller extern representation sker, skall alltid traktamentet reduceras.

4 Representation och gåvor Villaägarnas Riksförbund skall i egenskap av medlemsorganisation strikt hålla nere sina representationskostnader. Väl motiverad extern representation och lämnande av gåvor får ske med iakttagande av Riksskatteverkets regler för skattemässig avdragsgill representation och av lagregler om mutor och bestickning. Samtliga förtroendevalda måste kunna motivera representationen för respektive ansvarig. Återkommande representation mot samma företag eller samma person accepteras inte. Attestering sker i enlighet med förbundets attestregler. Anteckningar skall finnas på varje restaurangnota eller annat underlag om när och var representationen ifråga ägde rum. Även namnen på de personer som deltog i representationen skall framgå av underlaget. Samma sak gäller namnet på motpartens företag samt uppgift om den aktuella affärsförhandlingen. De förtroendevaldas anhöriga får inte kostnadsfritt medverka i några som helst representationssammanhang. Undantag kan dock göras i samband med representation mot utländska personer. Respektive ansvarig måste först godkänna sådan representation. Villaägarnas Riksförbund bekostar inte i något fall s k arbetsmåltider för förtroendevalda och anställda. Med arbetsmåltid menas en måltid som äts i samband med gemensamt arbete kollegor emellan. Detta gäller dock inte måltider under interna konferenser. Respektive ansvarig avgör om intern konferens föreligger och om eventuella måltider skall bekostas av förbundet. Den som uppbär traktamente måste meddela via sin reseräkning att han har ätit en representationsmåltid. Anledningen är att det skattefria traktamentet i så fall måste reduceras. Detta gäller både om det är arbetsgivaren eller t ex en kund som har bekostat måltiden. Förtroendevalda som gör utlägg vid representation för Villaägarnas Riksförbunds räkning skall lämna in sina kvitton och andra underlag till ekonomiavdelningen. För att utbetalning skall kunna ske måste underlagen dessutom vara attesterade. Muta Sammanfattning av lagregler om mutor och bestickning Som straffbar handling betraktas att lämna eller erbjuda en muta (bestickning) att motta eller begära en muta (mutbrott) Varje arbetstagare/uppdragstagare oberoende av ställning (t ex företagschef, arbetare, inköpare) kan straffas.

5 Som muta betraktas förmån som har samband med mottagarens åtgärd och kan vara ägnad att påverka. Förmånen ska ha ett ekonomiskt värde av inte helt obetydlig storlek. Förmånsvärde upp till 1 % av basbeloppet torde accepteras. För måltid gäller samma beloppsregler som för avdragsgill representation. (För 2009 är 1 % av basbeloppet drygt 400 kr.) Förbundet skall som medlemsorganisation iaktta strikt försiktighet vad gäller aktiviteter som kan rubba eller påverka beroenderelationen med externa parter. Mottagande av produkter och tjänster för demonstration skall vara affärsmässigt motiverade, tidsbegränsade och i förväg godkända av närmast överordnad.