TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 13:1

Transkript

1 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 13:1 Kf 126/2013 Dnr Ks 2012/277 Reglemente för tjänsteresor Syfte Riktlinjer för resor och möten är en del av kommunens arbete för en långsiktig ekonomisk, ekologisk och social hållbar utveckling. Riktlinjerna ska hjälpa till att styra användningen av resor i tjänsten så att miljöpåverkan minskas. Berörda grupper Förtroendevalda gällande resor och möten i kommunens regi. Medarbetare inom kommunförvaltning och kommunala bolag. Riktlinjerna ska även gälla vid upphandling av resor, transporter och inköp/leasing av fordon och transporttjänster. Ansvar för riktlinjerna Kommunens ledning bör arbeta aktivt för att kommunicera, utvärdera och utveckla tagna riktlinjer för resor. Kommunförvaltningens planering och genomförande av resor bör vara ett föredöme för andra verksamheter i Tomelilla kommun. Var och en har ett ansvar att planera sina resor utifrån riktlinjerna. Verksamhetschefen ansvarar för att informera om riktlinjerna samt att se till att kostnaderna för resor inklusive arbetstid står i proportion till nyttan samt att arbetsmiljötrafiksäkerhets- och miljökraven följs. Verksamhetschefen ansvarar också för att ta fram mer detaljerade tillämpningar av riktlinjerna efter den egna verksamhetens olika förutsättningar om behov finns.

2 Planering av resor Vid val av färdmedel ska en sammanvägning göras av kostnader, miljöhänsyn, tidsåtgång och säkerhet för den som reser. Resor som sker ska planeras så effektivt som möjligt och alla ska sträva efter att minska antalet kilometer med bil. Val av färdmedel Vid resor ska följande prioritetsordning gälla: 1. Gå eller cykla 2. Kollektivtrafik 3. Bil a. Leasingbil b. Privatbil, efter överenskommelse med arbetsgivaren Resor längre än 15 mil bör i första hand ske med kollektivtrafik. Undantag medges efter godkännande av verksamhetschef/motsvarande och ska kunna motiveras.

3 Bilaga 1 Tillämpning av riktlinjer gällande tjänsteresor Definitioner Arbetsresa De dagliga resor, som normalt görs mellan bostaden och arbetsplatsen. Arbetstagaren får ingen ersättning från arbetsgivaren för arbetsresa. Tjänsteställe Arbetsplatsen, där huvuddelen av tjänstgöringen är förlagd. Tjänsteärende Tjänstgöring på annat ställe än tjänstestället som krävs i tjänsten. Ex. tillsynsärende, hembesök och rådgivning. Tjänsteresa Tjänsteresan är en resa av tillfällig natur, som t.ex. kurs, konferens och workshop på annan ort. Redovisning och uppföljning Resplan och kostnader för resa ska innan resan påbörjas godkännas av behörig chef/politiker (enligt gällande delegeringsregler). I första hand skall kostnaden faktureras och handläggas via kommunförvaltningens program Raindance. Av fakturan eller bifogat dokument skall det framgå datum, vem som rest samt ändamål och skäl till resan. I andra hand redovisas kostnadsutlägg för resor via Personec, kommunförvaltningens personalredovisningsprogram. Förtroendevalda ges stöd i redovisningen av kanslienheten. Personalen redovisar reseräkning i Personec när det finns utgifter för en resa med krav på någon form av ersättning eller när kostförmån ska redovisas. Ändamål och skäl till resan samt färdväg och färdsätt ska också tydligt framgå. Utlägg under resan ska styrkas med kvitton för att ersättning ska erhållas. Reseräkningen ska skrivas ut från Personec och kvitto fästas på. Reseräkningen lämnas därefter till ansvarig chef eller till delegerad administratör för aktivering i tio år (verifikation). Förtroendevalda redovisar sina utlägg till nämndens ordförande, som redovisar till kanslienheten. Även utlägg för resor med eget Jojo-kort samt parkeringsutlägg sker via Personec mot bilagda kvitton/biljetter. Reseräkning ska lämnas in senast en månad efter det att resan/förrättningen avslutas. Uppföljning av redovisade miltal och kostnader/utlägg sker årligen till ledningsgruppen och kommunstyrelsen.

4 Möten, konferenser och utbildningar När Tomelilla kommun (förtroendevalda/kommunförvaltning) arrangerar möten, konferenser eller utbildningar bör lokalisering och tider om möjligt anpassas till kollektivtrafiken. Bokning Resebyrån, som kommunförvaltningen har avtal med, ska användas vid bokning av resor utanför Skåne. Fribiljetter, bonus, rabatter Fribiljetter, bonus, rabatter och andra ersättningar som lämnas i samband med tjänsteresan från t.ex. flygbolag och hotell ska användas vid andra tjänsteresor och tillfaller arbetsgivaren. Dessa får inte användas i privata syften. Information om försäkringar och ersättningar Information om försäkringar, ersättningar och traktamente kan hämtas på Tomelilla kommuns intranät (insidan) alternativt kontaktas närmaste chef för information. Samtliga förtroendevalda och anställda omfattas av en tjänsterese-försäkring som gäller vid tjänsteresa. Traktamente utgår enligt det centrala avtalet Trakt 04, om ingen annan överenskommelse är gjord. Säkerhet När ett större antal nyckelpersoner politiker och/eller tjänstemän reser i tjänsten med samma resmål ska säkerheten beaktas. Samråd bör ske med kommunstyrelsens ordförande (politiker) och kommunchefen (anställda). Rådgivande i dessa ärenden är kommunens säkerhetschef. Vid tjänsteresor till utlandet ska säkerhetschefen informeras minst 14 dagar före beställning av resa, så att i förekommande fall kontroller med UD och SÄPO kan göras. Representation Vid representation hänvisas frågor till gällande reglemente. Användning av egen bil i tjänst Ytterligare tillämpningar kan komma att upprättas, när riktlinjer för tjänsteresor godkänts av kommunfullmäktige. Resor inom kommunen och Skåne Överväg alternativ till resan Telefonmöte, e-post, chatfunktion samt video- eller webbkonferens kan ersätta resan. Gå eller cykla Tjänstecyklar och cykelhjälm tillhandahålls av kommunförvaltningen och kan bokas via Outlook-kalendern. Cykelhjälm rekommenderas.

5 Åk buss eller tåg För upplysningar om kollektivtrafik och Skånetrafikens tidtabeller eller andra frågor om resande, se eller ring Kommunförvaltningens Jojo-kort kan bokas i Outlook-kalendern under bokningsbara resurser. Åk bil Kommunförvaltningens fordon ska användas i första hand. Om inte den egna verksamheten har fordon kan du boka kommunförvaltningens övriga fordon genom Outlook-kalendern. I undantagsfall kan egen bil användas efter överenskommelse med arbetsgivaren. Resor utanför Skåne Överväg alternativ till resan Telefonmöte, e-post, chatfunktion samt video- eller webbkonferens kan ersätta resan. Åk buss eller tåg För bokning och frågor, kontakta den resebyrå kommunen har avtal med. Information finns på Insidan under styrdokument under fliken upphandling och inköp. Använd annat färdmedel Om inte något av ovanstående fungerar, kan bil eller flyg användas. Kontakta resebyrån kommunförvaltningen har avtal med för mer information. Används bil ska i första hand kommunförvaltningens egna bilar användas. Bokning sker via Outlook-kalendern. Resor till Stockholm Resor till Stockholm bör i första hand ske med tåg. Undantag medges enbart av verksamhetschef och ska kunna motiveras. Kontakta resebyrån kommunförvaltningen har avtal med för mer information. Används bil ska i första hand kommunens egna bilar användas. Bokning sker via Outlookkalendern. Internationella resor Överväg att åka tåg. Tomelilla och Skåne har goda förbindelser med norra Europa. Utlandsresa inom tjänst ska alltid anmälas till personalchef och närmsta chef eller motsvarande.