Policy. Regler och riktlinjer för resor och trafiksäkerhet. Sida 1/5

Transkript

1 Sida 1/5 Regler och riktlinjer för resor och trafiksäkerhet Syfte Tjänsteresor och transporter ska företas så kostnadseffektivt som möjligt med hänsyn till verksamhetens krav och medarbetarnas individuella förutsättningar och behov. Kommunens strävan är att ständigt göra tjänsteresor och transporter säkrare och mer miljöanpassade. Om det förekommer konflikter mellan olika mål ska avvägningen ske utifrån verksamhetens behov och de lokala förutsättningarna. Medarbetare i Kungsbacka kommun ska bli medvetna om vikten av säkra och miljöanpassade resor. Lika viktigt är att förstå innebörden av det goda exemplets makt som gör att var och en genom sitt handlande kan bidra till att nå samhällets trafiksäkerhets- och miljömål. Vid upphandling av fordon ställs krav på högsta koldioxidutsläpp 150 g/km motsvarande 6,2 l bensin/ 10 mil. Säkerhetskrav: fyra stjärnor enligt GAP. Mål Skapa förutsättningar för ett kostnadseffektivt resande. Skapa en säker och trygg arbetsmiljö för kommunens medarbetare vid resor och transporter i tjänsten. Minimera risken för att andra trafikanter ska komma till skada. Minimera våra resors miljöpåverkan. Ansvar Ansvaret för resor och transporter följer verksamhetsansvaret. Alla medarbetare har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker på ett samordnat, ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt.

2 Omfattning Dessa regler och riktlinjer gäller för alla de resor och transporter som företas i tjänsten och betalas av Kungsbacka kommun. Således innefattas även kommunens förtroendevalda när det gäller sådana resor. Avsteg kan göras efter beslut av respektive chef. Sida 2/5 Regler för tjänsteresor i Kungsbacka kommun Tjänsteresor i Kungsbacka kommun regleras av bestämmelserna i kommunalskattelagen, gällande avtal samt av dessa regler. Varje chef ska informera om vad som gäller och se till att kostnaderna för resorna står i proportion till nyttan samt att arbetsmiljö-, trafiksäkerhets- och miljökraven efterlevs. Resor ska godkännas i förväg. Beslut om resor inom landet fattas av budgetansvarig chef. Resor i övrigt beslutas av förvaltningschef efter samråd med kommundirektören. Beslut om resor för förtroendevalda fattas av varje nämnds ordförande. Beslut om ordförandes resor fattas av vice ordförande i respektive nämnd. Beställning av resor Alla beställningar av biljetter, hotellrum, flyg, tåg, taxi, hyrbilar med mera görs av resebeställaren på varje förvaltning hos den resebyrå kommunen antagit som leverantör. Vid övernattning ska alltid hotell som inte visar porrfilm bokas där så är möjligt. Uppgift på aktuell resebyrå finns på insidan under rubriken Bokning av tjänsteresor. När resa är godkänd ska biljett snarast bokas. Tidig bokning ger bästa rabattmöjlighet. Ändringar och avbokningar ska göras så snart som möjligt. Ersättning vid tjänsteresor Ersättning vid tjänsteresor betalas ut i enlighet med kommunalskattelagens bestämmelser och vad som gäller enligt bil- och traktamentsavtal. Vid tjänsteresor i utlandet betalas traktamenten enligt Skatteverkets allmänna råd. Se Sökord: Utlandstraktamenten.

3 Reseräkningar Reseräkningar ska lämnas in inom en månad efter resans slut. Sida 3/5 Reseförskott Reseförskott ska redovisas senast en månad efter resans slut. Normalstandard Tåg Affärs- eller normalbiljett i andra klass. Vid resa med nattåg ges dock möjlighet till egen kupé. Flyg Flygresor ska ske till lägsta möjliga kostnad. Vid längre resor utanför Europa kan Businessklass eller motsvarande utnyttjas. Eventuell bonus tillfaller arbetsgivaren. Resa ska bokas i så god tid att det är möjligt att utnyttja rabatter. Båt Egen hytt med dusch och toalett. Hotell Enkelrum med dusch eller bad och toalett. Bil Personal i stadshuset och i lokaler runt stadshuset som ej har bilavtal ska i första hand använda sig av bilarna i bilpoolen. Särskilda regler finns för bilpoolen. Egen bil I övrigt får egen bil eller hyrbil användas efter överenskommelse med närmaste chef. Parkeringsböter, fortkörningsböter och eventuellt andra liknande avgifter ersätts aldrig. Om en olycka inträffar när egen bil används i tjänsten regleras detta helt via den egna fordonsförsäkringen. Den milersättning som utbetalas vid körning med egen bil anses innefatta såväl drivmedelskostnad som slitage på bilen och eventuell självrisk vid olycka. Inträffar olycka vid transport av barn/elever/brukare i egen bil regleras också detta via fordonsförsäkringen för det fordon som orsakar olyckan. Eventuella intyg från föräldrar påverkar inte försäkringsskyddet.

4 Försäkringar vid tjänsteresor Kommunen har tecknat reseförsäkringar som gäller för resor i tjänsten. Se under varugrupp: Försäkringar i kommunens avtalsdatabas. Av bilagan till försäkringsbrevet framgår kommunens försäkringsnummer. På försäkringsbolagets hemsida finns närmare uppgifter om vart man vänder sig vid inträffad skada. Avbrytes tjänsteresan för privata angelägenheter upphör kommunens reseförsäkring och istället inträder egen hemförsäkring med vissa undantag. Sida 4/5 Intyg från försäkringskassan om att man är sjukförsäkrad krävs vid resor inom EU och till vissa andra länder. Uppföljning För att förbättra resandet i enlighet med reglernas krav ska resandet följas upp. Drivmedelsförbrukningen för tjänstebilarna och resmålsstatistik ska redovisas och följas månatligen. I samband med årsredovisningen bör innehållet i reglerna med bilagor prövas mot tillgänglig statistik samt mot den tekniska, miljö och marknadsmässiga utvecklingen för att säkra en positiv utveckling av resandet i tjänsten. Råd för att följa reglerna, effektivt resande Överväg alternativ till att resa Går det att ersätta en resa med något annat sätt att kommunicera till exempel telefonmöte, telefonkonferens, e-post eller videokonferens. På kortare sträckor kan man överväga att promenera eller cykla. Åk kollektivt Använd kollektiva trafikmedel i första hand vid resor. Samåk Samåk med andra om det är möjligt. Buss eller minibuss kan ibland vara lämpliga alternativ när många ska till samma resmål. Tänk dock på riskerna om flera nyckelpersoner samåker. Kostnadsjämförelse Det är viktigt att välja det för kommunen fördelaktigaste alternativet. Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till logi, traktamenten, arbetstid och restid. Avgörande för hur resan genomförs är den totala kostnaden, hänsynen till trafiksäkerhet och miljö. Villkoret för att få ett fördelaktigt pris, till exempel apex-biljetter, är ibland bortovaro över en lördag. Om den totala kostnaden kan minskas genom längre bortavaro kan kommunen betala de extra hotellkostnaderna och traktamentena för högst två övernattningar.

5 Trafiksäkerhet och miljöanpassning Res kollektivt Allmänna kommunikationer, i första hand tåg, är oftast det bästa alternativet med avseende på såväl effektivitet och kostnad som säkerhet och miljö. Sida 5/5 Säker körning En säker körning förutsätter att trafikregler följs. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten ytterligare. Att prata i mobiltelefon under körning kan vara mycket olämpligt och telefonen måste användas med stort omdöme. Fordonet bör parkeras på ett säkert sätt medan samtal pågår. Sparsam körning med minskad miljöpåverkan Körsättet har stor betydelse för bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Det är möjligt att spara minst 10 procent bränsle på detta sätt. Personal som kör mycket i tjänsten bör i tjänsten få genomgå utbildning i sparsam körning till exempel EcoDriving. Kommunens fordon Kommunens fordon ska ha en tjänstevikt på lägst 1000 kg och högst 1500 kg. Undantag förs för bilar med fler platser än fem och bilar som kräver lastkapacitet. Bilarna ska ha bältespåminnare som signalerar ljud eller ljus om bältet inte används och krockkuddar och bältessträckare på såväl förarplats som passagerarplats. Dessa krav gäller även hyrbilar. Cykelhjälm Vid tjänstetransporter med cykel ska cyklisten använda hjälm. Beslutad av: Kommunfullmäktige i protokoll PU 43/07 Ansvarig förvaltning: Kommunstyrelsens förvaltning Kontakt: Kungsbacka direkt , info@kungsbacka.se